{"id":1324,"date":"2017-07-17T10:40:03","date_gmt":"2017-07-17T08:40:03","guid":{"rendered":"https:\/\/it-service.network\/blog\/?p=1324"},"modified":"2026-02-02T08:52:44","modified_gmt":"2026-02-02T07:52:44","slug":"vertretungsregelung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/it-service.network\/blog\/2017\/07\/17\/vertretungsregelung\/","title":{"rendered":"Vertretungsregelung ## IT-Anwendungen in der Ferienzeit"},"content":{"rendered":"<p><strong>Sommerzeit ist Urlaubszeit. Und wir alle kennen sie: Die \u201eIch bin dann mal weg\u201c-Mentalit\u00e4t. Das Gesch\u00e4ft muss trotzdem laufen, genauso wie die\u00a0daf\u00fcr notwendige IT. Stellen Sie deshalb eine verbindliche Vertretungsregelung auf \u2013 gerade f\u00fcr den Betrieb Ihrer wichtigsten\u00a0IT-Anwendungen.<\/strong><\/p>\n<p>Wie Sie die Urlaubs\u00fcbergabe sinnvoll planen, erfahren Sie hier.<br \/>\n<!--more--><\/p>\n<h3>Keine Vertretungsregelung \u2013 ein Fallbeispiel<\/h3>\n<div id=\"attachment_1344\" style=\"width: 310px\" class=\"wp-caption alignright\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-1344\" class=\"size-medium wp-image-1344\" src=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/girl-571808_1280-300x214.jpg\" alt=\"vertretungsregelung\" width=\"300\" height=\"214\" srcset=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/girl-571808_1280-300x214.jpg 300w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/girl-571808_1280-700x500.jpg 700w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/girl-571808_1280-768x548.jpg 768w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/girl-571808_1280-1024x731.jpg 1024w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/girl-571808_1280.jpg 1280w\" sizes=\"auto, (max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/><p id=\"caption-attachment-1344\" class=\"wp-caption-text\">Vertretungsregelung planen \u2013 bevor Sie die Koffer packen und in den Urlaub entschwinden.<\/p><\/div>\n<p>Endlich Sommerferien: Die einen sind schon mittendrin, die anderen starten gerade, und im S\u00fcden der Republik steigt die Vorfreude darauf. Ihr Mitarbeiter oder Kollege aus der EDV-Abteilung versendet vielleicht schon munter seine ersten Urlaubsgr\u00fc\u00dfe und Fotos mit Sonne, Sandstrand, Meer und Cocktails. Ihnen perlt dagegen\u00a0der Angstschwei\u00df von der Stirn. Die Server sind ausgefallen \u2013 nichts geht mehr.<\/p>\n<p>Ihnen schie\u00dfen hunderte von Fragen durch den Kopf: Wer hat eigentlich die Schl\u00fcssel zum Serverraum? Und wo steht noch mal das Passwort daf\u00fcr? Tauscht eigentlich irgendwer die Backup-B\u00e4nder aus? Wei\u00df das vielleicht unser <a href=\"https:\/\/it-service.network\/it-dienstleister-finden\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">IT-Dienstleister<\/a>? Wer hatte denn gleich noch einmal dessen\u00a0Kontaktdaten?<\/p>\n<p>Mit einer vern\u00fcnftigen Aufgabenverteilung bzw. <strong>Vertretungsregelung<\/strong> bei der <strong>Urlaubs\u00fcbergabe<\/strong> h\u00e4tten Sie zumindest den Hauch einer Ahnung, was jetzt zu tun ist. Bedenken Sie: Wenn die IT stillsteht, greift auch die beste <strong>Aufgabenverteilung<\/strong> f\u00fcr die <strong>Urlaubszeit<\/strong>\u00a0in anderen Abteilungen nicht mehr.<\/p>\n<p style=\"text-align: right;\"><em>Erfahren Sie in unserem Blog, was Sie f\u00fcr eine gelungene Urlaubs\u00fcbergabe noch beachten sollten.<\/em><\/p>\n<h3>Verifizieren Sie Ihre wichtigsten IT-Anwendungen<\/h3>\n<p>Wenn der Mitarbeiterstamm urlaubsbedingt ausd\u00fcnnt, m\u00fcssen <strong>Vertretungsregelungen<\/strong> greifen \u2013 in gro\u00dfen Unternehmen meist kein Problem, bei kleinen, mittelst\u00e4ndischen Firmen, Organisationen, Vereinen oder Stiftungen schon eher. Wenn<strong> IT-Anwendungen<\/strong> nicht mehr richtig funktionieren, kann es mitunter zu empfindlichen Ausfallzeiten kommen.<\/p>\n<div id=\"attachment_1348\" style=\"width: 310px\" class=\"wp-caption alignright\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-1348\" class=\"size-medium wp-image-1348\" src=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/binary-715831_1920-300x225.jpg\" alt=\"vertretungsregelung\" width=\"300\" height=\"225\" srcset=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/binary-715831_1920-300x225.jpg 300w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/binary-715831_1920-768x576.jpg 768w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/binary-715831_1920-1024x768.jpg 1024w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/binary-715831_1920.jpg 1920w\" sizes=\"auto, (max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/><p id=\"caption-attachment-1348\" class=\"wp-caption-text\">Vertretungsregelung: Der Ausfall welcher IT-Anwendung w\u00e4re f\u00fcr Sie eine Katastrophe?<\/p><\/div>\n<h3>Stellen Sie sich drei grundlegende Fragen<\/h3>\n<p>Bei der <strong>Urlaubs\u00fcbergabe<\/strong> sollten daher die wichtigsten Informationen f\u00fcr einen reibungslosen Betrieb Ihrer IT-Systeme \u2013 und die verantwortlichen Ansprechpartner \u2013 schriftlich festgehalten werden. Sie wissen\u00a0nicht, wo Sie da anfangen sollen?<\/p>\n<p>Verschaffen Sie sich erst einmal einen \u00dcberblick. Die folgenden drei, allgemein formulierten Fragen\u00a0k\u00f6nnen Ihnen helfen, die f\u00fcr Ihr Unternehmen wichtigsten<strong> IT-Anwendungen<\/strong> zu verifizieren:<\/p>\n<ul>\n<li>Wo in Ihrem Unternehmen oder Netzwerk k\u00f6nnen Sie sich keinesfalls einen Systemstillstand leisten?<\/li>\n<li>Welche IT-relevanten Infos m\u00fcssen jederzeit zur Verf\u00fcgung stehen?<\/li>\n<li>Welches sind die drastischsten Einschr\u00e4nkungen, die Ihre Mitarbeiter bei Ihrer jeweiligen T\u00e4tigkeit im Falle einer Systemst\u00f6rung zu bef\u00fcrchten haben?<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Vertretungsregelung \u2013 werden Sie konkret<\/h3>\n<p>Wenn die wichtigsten Fragen beantwortet sind, wird es konkreter. Kl\u00e4ren Sie zum Beispiel,<\/p>\n<ul>\n<li>wie schnell der E-Mail-Server wieder zum Laufen gebracht werden kann.<\/li>\n<li>dass und vor allem wo die Zugangsdaten der Administratoren oder <a href=\"https:\/\/it-service.network\/it-dienstleister-finden\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">IT-Dienstleister<\/a> hinterlegt werden: Wie ist der Zugriff darauf geregelt?<\/li>\n<li>dass alle Mitarbeiter f\u00fcr die Zeit Ihrer Abwesenheit eine E-Mail-Umleitung an ihre jeweilige Vertretung oder das Sekretariat eingerichtet haben \u2013 zumindest eine Abwesenheitsnotiz, inklusive Kontakt in dringenden Angelegenheiten.<\/li>\n<li>die <strong>Vertretungsregelung<\/strong> sinnvoll zu gestalten: Ist die mit der Vertretung beauftragte Personen f\u00fcr die vorgesehenen Aufgaben \u00fcberhaupt geeignet?<\/li>\n<li>dass eine vern\u00fcnftige <strong>Urlaubs\u00fcbergabe<\/strong> mit konkreten\u00a0Handlungsanweisungen an die Vertretung stattgefunden hat.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Vertretungsregelung \u2013 Machen Sie es zur Pflichtaufgabe<\/h3>\n<p>Ihnen als Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer, als urlaubenden Mitarbeiter oder <strong>Urlaubsvertretung<\/strong>\u00a0gibt eine schriftlich verfasste und unterzeichnete <strong>Vertretungsregelung<\/strong> Sicherheit. Chefs\u00a0wissen, dass alles in geregelten Bahnen verl\u00e4uft, der\u00a0Urlauber kann verdient entspannen und die Vertretung kann niemanden in der Firma mit gro\u00dfen Kulleraugen fragend anstarren und sagen: \u201eWie jetzt, das geh\u00f6rt auch zu meinen Aufgaben als Vertretung? Das hat mir keiner gesagt!\u201c<\/p>\n<p>Wenn Sie noch einen Schritt weitergehen wollen, k\u00f6nnen Sie die Vertretungsregelung und <strong>Aufgabenverteilung<\/strong> auch verpflichtend einf\u00fchren \u2013 zu\u00a0jedem Urlaubsantrag, der eingereicht wird. \u00a0Auch\u00a0leitende Angestellte oder Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer sollten nicht ausgenommen sein \u2013 besonders, wenn sie selbst regelm\u00e4\u00dfig IT-relevante Aufgaben wahrnehmen.<\/p>\n<h3>Urlaub in anderen Abteilungen\u00a0\u2013 Denken Sie an den Datenschutz<\/h3>\n<p>Wenn Sie f\u00fcr die Urlaubszeit eine externe <strong>Urlaubsvertretung<\/strong> einstellen, sollten Sie sicherstellen, dass sensible, f\u00fcr die Vertretung irrelevante Daten, vor fremden Zugriff gesch\u00fctzt sind. Mitarbeiter sollten dazu f\u00fcr die Vertretung \u00a0wichtige Dateien vor Urlaubsbeginn in einem gesonderten Ordner auf dem Desktop ablegen.<\/p>\n<p>Alle anderen Dateien sollten in einen per Passwort verschl\u00fcsselten Ordner gespeichert und zus\u00e4tzlich auf dem zentralen Server abgelegt werden.<\/p>\n<h4>Kostenlose Verschl\u00fcsselungsprogramme<\/h4>\n<p>Ein beliebtes und kostenloses Verschl\u00fcsselungsprogramm ist <a href=\"https:\/\/truecrypt.sourceforge.net\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">TrueCrypt<\/a>. Es wird seit Juli 2014 allerdings nicht mehr weiterentwickelt. Das Bundesamt f\u00fcr Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) \u00a0<a href=\"https:\/\/www.bsi-fuer-buerger.de\/BSIFB\/DE\/Empfehlungen\/Verschluesselung\/Datenverschluesselung\/Software\/software_node.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">empfiehlt<\/a> es jedoch weiterhin \u2013 mit folgender Begr\u00fcndung: \u201eDie Sicherheitsexperten kommen zu dem Ergebnis, dass TrueCrypt weiterhin f\u00fcr die Verschl\u00fcsselung von Daten auf lokalen sowie externen Datentr\u00e4gern geeignet ist.\u201c<\/p>\n<p>Eine Alternative\u00a0dazu stellt\u00a0die\u00a0ebenfalls kostenlose Software\u00a0<a href=\"https:\/\/www.gpg4win.de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">GNU Privacy Guard for Windows (Gpg4Win)<\/a>\u00a0dar. Sie besteht\u00a0aus mehreren Programmen zum Verschl\u00fcsseln unter Microsoft-Windows-Betriebssystemen. Die Entwickler sind vom BSI damit beauftragt worden. Aber auch die Freeware\u00a0DiskCryptor\u00a0ist bei Nutzern beliebt.<\/p>\n<h4>Passwortgesch\u00fctzter Account f\u00fcr Urlaubsvertretung<\/h4>\n<p>Schr\u00e4nken Sie den Datenzugriff der <strong>Urlaubsvertretung<\/strong> ein. Legen Sie spezielle Netzwerkbereiche\u00a0fest, die f\u00fcr die Vertretung\u00a0zug\u00e4nglich seien m\u00fcssen und richten Sie ein eigenes, sicheres Passwort daf\u00fcr ein. Wenn die Urlaubszeit vorbei ist und die Vertretung Ihr Unternehmen verlassen hat, sollten sie diesen Zugang sofort sperren.<\/p>\n<p>Zus\u00e4tzlich und vorab bereiten Firmen mit Weitsicht eine Erkl\u00e4rung zur Unterzeichnung f\u00fcr die Urlaubsvertretung vor. Darin verpflichtet sich die jeweilige Person dazu, einschl\u00e4gige Vorschriften wie das\u00a0Datenschutzgesetz und firmeninterne Regelungen zur IT-Sicherheit einzuhalten.<\/p>\n<div id=\"attachment_1347\" style=\"width: 310px\" class=\"wp-caption alignright\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-1347\" class=\"size-medium wp-image-1347\" src=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/office-1548293_1920-300x182.jpg\" alt=\"vertretungsregelung\" width=\"300\" height=\"182\" srcset=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/office-1548293_1920-300x182.jpg 300w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/office-1548293_1920-768x465.jpg 768w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/office-1548293_1920-1024x620.jpg 1024w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/07\/office-1548293_1920.jpg 1920w\" sizes=\"auto, (max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/><p id=\"caption-attachment-1347\" class=\"wp-caption-text\">Der Flieger in Richtung Urlaub hebt schon ab: Checken Sie noch mal Ihre Vertretungsregelung.<\/p><\/div>\n<h3>Checkliste f\u00fcr Ihre Mitarbeiter<\/h3>\n<p>Sie wollen diese Pflicht und den b\u00fcrokratischen Aufwand zur <strong>Vertretungsregelung<\/strong> Ihren Mitarbeitern nicht aufb\u00fcrden \u2013 eine zwanglose Checkliste tut es in diesem Fall auch. Und in f\u00fcnf Schritten\u00a0steigt bei Ihnen das Sicherheitsgef\u00fchl und beim urlaubsreifen Mitarbeiter\u00a0die Vorfreude auf eine ungest\u00f6rte, stress- und sorgenfreie Zeit\u00a0\u2013 ohne Firmen-Notruf.<\/p>\n<ol>\n<li>Alle f\u00fcr das Unternehmen wichtigen Dateien befinden sich zus\u00e4tzlich auf dem Server in einem Projektordner.<\/li>\n<li>Die von den Aushilfen nicht ben\u00f6tigten Dateien sind durch ein neues Passwort vor unberechtigtem Zugriff gesichert.<\/li>\n<li>E-Mails mit rechtlich relevanten Informationen sind beantwortet oder an meinen Vertreter \u00fcbergeben.<\/li>\n<li>Es ist sichergestellt, dass eingehende E-Mails w\u00e4hrend meiner Abwesenheit an meinen Vertreter weitergeleitet werden und er sie beantworten kann.<\/li>\n<li>Der aktuelle Stand zu den derzeit anliegenden Projekten ist hinreichend dokumentiert, so dass sich mein Vertreter leicht zurechtfindet.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Weitere Infos und der folgende \u201e<a href=\"https:\/\/www.it-sicherheit.de\/uploads\/tx_isdownload\/secure-it-Infodienst_3_03_Hintergrund.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Denkzettel<\/a>\u201c f\u00fcr\u00a0Mitarbeiter sind als PDF im Internet verf\u00fcgbar.<\/p>\n<h3>Managed Service \u2013 die Alternative zur internen IT-Vertretung<\/h3>\n<p>Sie haben ein kleines Unternehmen mit einem Systemadministrator? Dann greifen Sie auf externe Hilfe zur\u00fcck. Denken Sie nur daran, die\u00a0IT-verantwortliche <strong>Urlaubsvertretung<\/strong>\u00a0rechtzeitig einzuarbeiten\u00a0oder einen <a href=\"https:\/\/it-service.network\/it-dienstleister-finden\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">IT-Dienstleister<\/a> f\u00fcr die Urlaubszeit zu beauftragen. Nicht nur die Technik und Ihren <a href=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/2017\/04\/25\/netzwerkplan-fuer-unternehmen\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Netzwerkplan<\/a>, auch interne Regelungen muss der Vertreter kennenlernen: Verfahrensweisen, Sicherheitsma\u00dfnahmen, aktuelle Passw\u00f6rter und wo sie hinterlegt sind, sowie eine Zugriffsdokumentation fortf\u00fchren.<\/p>\n<p>Bei einer externen <strong>Vertretungsregelung<\/strong>\u00a0in Ihrer EDV-Abteilung unterst\u00fctzt Sie das\u00a0<a href=\"https:\/\/it-service.network\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">IT-SERVICE.NETWORK<\/a>. Wir helfen Ihnen\u00a0bei der Suche nach einem kompetenten und zuverl\u00e4ssigen\u00a0<a href=\"https:\/\/it-service.network\/it-dienstleister-finden\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">IT-Dienstleister<\/a>, der Ihnen eine ausgereiftes Managed-Service-Konzept anbietet \u2013 f\u00fcr die <strong>Urlaubszeit<\/strong> und dar\u00fcber hinaus.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Sommerzeit ist Urlaubszeit. Und wir alle kennen sie: Die \u201eIch bin dann mal weg\u201c-Mentalit\u00e4t. Das Gesch\u00e4ft muss trotzdem laufen, genauso wie die\u00a0daf\u00fcr notwendige IT. Stellen Sie deshalb eine verbindliche Vertretungsregelung auf \u2013 gerade f\u00fcr den Betrieb Ihrer wichtigsten\u00a0IT-Anwendungen. 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