{"id":1401,"date":"2017-08-02T10:30:00","date_gmt":"2017-08-02T08:30:00","guid":{"rendered":"https:\/\/it-service.network\/blog\/?p=1401"},"modified":"2021-11-23T08:58:16","modified_gmt":"2021-11-23T07:58:16","slug":"records-management-in-unternehmen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/it-service.network\/blog\/2017\/08\/02\/records-management-in-unternehmen\/","title":{"rendered":"Records Management ## Schriftgutverwaltung in Unternehmen"},"content":{"rendered":"

Mehrere Minuten, manchmal auch Stunden: So viel Zeit verbringt ein B\u00fcroangestellter t\u00e4glich mit der Informationssuche. Schlechtes Zeitmanagement seinerseits oder fehlendes Records Management des Unternehmens?<\/strong><\/p>\n

Was Records Management bedeutet und welche technischen L\u00f6sungen die Dokumentensuche und Kommunikation Ihrer Mitarbeiter verbessern kann, lesen Sie hier.
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Records Management: Der gr\u00f6\u00dfte Zeitfresser im B\u00fcroalltag ist die Dokumentensuche.<\/p><\/div>\n

Mitarbeiter auf Dokumentensuche<\/h3>\n

Die gesch\u00e4ftliche Kommunikation<\/a> nimmt zu \u2013 auf allen Kan\u00e4len. Schriftst\u00fccke<\/strong> auf Papier treffen auf E-Mails, E-Rechnungen<\/a> etc. Da ist Dokumente ordnen<\/strong> angesagt: f\u00fcr Unternehmen eine zentrale Herausforderung der digitalen Transformation. Ein weiterer Grund seine aktuelle\u00a0Schriftgutverwaltung<\/strong> auf den Pr\u00fcfstand zu stellen, liefert eine Umfrage von\u00a0Kyocera Document Solutions, einem japanischen Anbieter von Dokumentenmanagement-L\u00f6sungen, zusammen mit dem Statistik-Portal Statista<\/a>.<\/p>\n

1000 deutsche B\u00fcroangestellte \u00e4u\u00dferten sich darin, wie zufrieden sie mit den Dokumentenprozessen in ihren Betrieben sind. Das Ergebnis: Es gibt eindeutig Verbesserungsbedarf.
\nLaut Studie <\/a>(kostenloser Download erst nach Registrierung) verbringen 67 Prozent relativ viel Zeit damit, nach bestimmten Informationen zu fahnden. Zeit, die Sie in produktivere Aufgaben investieren k\u00f6nnte.<\/p>\n

R<\/strong>ecords Management<\/strong> im Speziellen betrifft demnach Unternehmen, Organisationen und Verwaltung jeder Gr\u00f6\u00dfe \u2013 und geht \u00fcber die reine Dokumentenverwaltung hinaus.<\/p>\n

Was ist Records Management?<\/h3>\n

Das englische Wort Records Management<\/strong>, kurz RM, hei\u00dft \u00fcbersetzt so viel wie \u201eSchriftgutverwaltung<\/strong>\u201c oder \u201eAktenf\u00fchrung<\/strong>\u201c. Dieser, im Englischen feststehende Begriff, ist jedoch \u00fcbergeordnet und beschreibt weniger technische L\u00f6sungen als viel mehr notwendige Strategien und Standards, auf die Arbeitsabl\u00e4ufe im Unternehmen angepasst werden m\u00fcssen. Das Wort Records an sich ist ebenso weit gefasst und bedeutet \u201eAufzeichnungen\u201c. Damit umschreibt es inhalts- und formunabh\u00e4ngig \u00a0s\u00e4mtliche Informationsobjekte, die aufbewahrungspflichtig sind.<\/p>\n

Was abstrakt klingt, wird im deutschsprachigen Raum schlicht als Dokumenten-Management<\/strong> bezeichnet \u2013 auch wenn dieser Ausdruck nicht ganz korrekt ist. Records Management umfasst das Erstellen, Bearbeiten, Verwalten, Archivieren, aber auch die\u00a0Entsorgung gesch\u00e4fts- und steuerrelevanter Informationen in jeglicher Form. Ein Dokumenten-Management-System (DMS) bietet wiederum eine technische L\u00f6sung f\u00fcr Records Management in Ihrem\u00a0Unternehmen.<\/p>\n

Weitere Begriffserkl\u00e4rungen im Zusammenhang mit Records Management liefert der Digitalverband Bitkom in der Brosch\u00fcre (PDF)<\/a> Enterprise Content Management \u2013 Archiv, DMS, ECM und Co. \u2013 \u00dcberblick und Begriffserl\u00e4uterungen. Lesen Sie f\u00fcr weitere Informationen hierzu unseren Blogbeitrag zum Enterprise Mobility Management<\/a>.<\/p>\n

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Records Management: Statt in Papierstapeln nach dem richtigen Dokument zu suchen, bieten DMS Volltext-Suchfunktionen.<\/p><\/div>\n

Schriftgutverwaltung mit System<\/h3>\n

Zur\u00fcck zur Umfrage unter B\u00fcroangestellten, die mehrheitlich unzufrieden sind mit der Schriftgutverwaltung<\/strong> in Ihren Unternehmen. Denn nicht nur hier hapert es. Auch die Freigabe oder Abstimmung von Vorg\u00e4ngen mit Kollegen wird als aufw\u00e4ndig empfunden.<\/p>\n

Um die Dokumentensuche<\/strong> und Zusammenarbeit effizienter zu gestalten, kann die Einf\u00fchrung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) helfen. Dieses wird laut Befragung allerdings nur in knapp der H\u00e4lfte der Betriebe eingesetzt. In diesen F\u00e4llen finden die befragten Mitarbeiter diese technische L\u00f6sung vor allem im Bereich der Archivierung und des Dokumentenmanagements sinn- \u00a0und wertvoll.<\/p>\n

Auch die Zusammenarbeit werde nach Ansicht der Mitarbeiter deutlich vereinfacht, da sich zum Beispiel \u00c4nderungen an einem Dokument einfacher und transparenter verfolgen lassen. Bereits 2006 hat der Digitalverband Bitkom einen Leitfaden (PDF)<\/a> f\u00fcr Records Management<\/strong> \u2013 Anforderungen und L\u00f6sungen f\u00fcr die Aktenf\u00fchrung im Informationszeitalter ver\u00f6ffentlicht.<\/p>\n

Vorteile von\u00a0DMS f\u00fcr Records Management<\/h3>\n

In Dokumenten-Management-Systemen (DMS)<\/a> sind alle Dokumente elektronisch erfasst und im Volltext durchsuchbar. Die Zeit der Dokumentensuche wird so ma\u00dfgeblich verk\u00fcrzt. Denn es wird nach Inhalt und nicht nach Ablageort gesucht. Selbst anzulegende\u00a0Favoriten-Suchmasken k\u00f6nnen\u00a0die Dokumentensuche<\/strong> noch komfortabler gestalten.<\/p>\n

Zus\u00e4tzlich protokolliert das DM-System alle Arbeitsschritte und wer sie wann vorgenommen hat. Eine zentrale Rechteverwaltung legt fest, welche Mitarbeiter oder Abteilungen auf welche Dokumente zugreifen und welche \u00c4nderungen sie darin vornehmen d\u00fcrfen \u2013 nur lesen, \u00e4ndern oder sogar komplett l\u00f6schen. Auch die Langzeitarchivierung\u00a0gem\u00e4\u00df\u00a0gesetzlicher Aufbewahrungsfristen<\/a>, Stichwort GoBD, wird mittels DMS m\u00f6glich.<\/p>\n

Nachteile der Schriftgutverwaltung mit DMS<\/h3>\n

Ein DMS nun als Universall\u00f6sung\u00a0zu preisen, ist\u00a0allerdings der falsche Ansatz. Denn die\u00a0Effizienz jedes neuen Systems steht und f\u00e4llt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Wen \u00fcberrascht es da, dass sch\u00e4tzungsweise mehr als die H\u00e4lfte aller DMS-Projekte<\/strong> in mittleren und gr\u00f6\u00dferen Unternehmen scheitern \u2013 oftmals, weil sie keine oder nicht die erhofften Verbesserungen bringen.<\/p>\n

In diesem Zusammenhang\u00a0zeigt die Befragung: F\u00fcr mehr als zwei Drittel der Befragten ist die Bedienerfreundlichkeit einer DM-Software der wichtigste Aspekt bei der Einf\u00fchrung einer DMS-L\u00f6sung. Daher ist es ratsam, gewohnte Offline-Ordnungsstrukturen\u00a0und bew\u00e4hrte\u00a0Prozesse in das DMS zu integrieren. Das erh\u00f6ht auch die Akzeptanz bei weniger technisch versierten Mitarbeitern.<\/p>\n

So k\u00f6nnen sie weiterhin mit dem ihnen bekannten Aktenplan<\/strong> arbeiten \u2013 wenn auch digital. Mitarbeiterschulungen im Umgang mit der entsprechenden Software sind\u00a0ebenfalls empfehlenswert.<\/p>\n

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Records Management: Eine Checkliste hilft Ihnen bei der Umsetzung.<\/p><\/div>\n

Records Management \u2013 Welches DMS ist sinnvoll f\u00fcr Sie?<\/h3>\n

Wenn Sie nicht zuvor im Sinne des Records Management<\/strong>\u00a0eine Strategie oder Struktur f\u00fcr den Umgang mit Dokumenten in Ihrem Betrieb festgelegt haben, ist es schwierig Ihnen eine passende DM-Software zu empfehlen.<\/p>\n

Auf der anderen Seite gibt es viele, meist kleinere DMS-Anbieter, die sich auf bestimmte Branchen wie Handwerk, Rechtsanw\u00e4lte oder Immobilienmakler spezialisiert haben. Das kann ein Ansatzpunkt bei der Suche nach einer geeigneten Software zur Schriftgutverwaltung<\/strong> sein \u2013\u00a0auch ohne Records Management.<\/p>\n

DM-System \u2013 So gelingt Ihnen die Einf\u00fchrung<\/h3>\n

Damit ein DM-System sich als technische L\u00f6sung nahtlos in Ihr Records Management<\/strong> einf\u00fcgt, sollten Sie wichtige Punkte abkl\u00e4ren.\u00a0Ihre To Dos Schritt f\u00fcr Schritt sind folgende:<\/p>\n