{"id":17205,"date":"2021-08-30T07:40:50","date_gmt":"2021-08-30T05:40:50","guid":{"rendered":"https:\/\/it-service.network\/blog\/?p=17205"},"modified":"2025-06-20T19:56:50","modified_gmt":"2025-06-20T17:56:50","slug":"abwesenheitsnotiz","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/it-service.network\/blog\/2021\/08\/30\/abwesenheitsnotiz\/","title":{"rendered":"Abwesenheitsnotiz formulieren ## Wir geben Tipps f\u00fcr eine elegante Abwesenheitsnotiz"},"content":{"rendered":"<p><strong>Ob sachlich, freundlich oder mit einem Augenzwinkern \u2013 eine Abwesenheitsnotiz hat viele Gesichter. Klar ist: Im Berufsalltag ist eine automatische Antwort unverzichtbar.<\/strong><\/p>\n<p>Wir erkl\u00e4ren, warum eine automatische Antwort bei Abwesenheit notwendig ist und\u00a0liefern Tipps und kostenlose Vorlagen.<br \/>\n<!--more--><\/p>\n<div class=\"inhaltsverzeichnis\">\n<div class=\"head\" data-toggle=\"collapse\" data-target=\"#verzeichnis\">Inhaltsverzeichnis<i class=\"material-icons\">expand_more<\/i><\/div>\n<ol id=\"verzeichnis\" class=\"collapse in\" style=\"line-height: 1.7;\">\n<li><a href=\"#eins\">Warum eine Abwesenheitsnotiz wichtig ist<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#zwei\">Abwesenheitsnotiz: Der Ton macht die Musik<\/a>\n<ul>\n<li><a href=\"#drei\">Arten der Abwesenheitsmeldung &amp; ihre T\u00fccken<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><a href=\"#vier\">Welchen Inhalt hat eine Abwesenheitsnotiz?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#fuenf\">Elegante Abwesenheitsnotiz formulieren<\/a>\n<ul>\n<li><a href=\"#sechs\">Textvorlage f\u00fcr Abwesenheitsnotiz mit Weiterleitung<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#sieben\">Textvorlage f\u00fcr Abwesenheitsnotiz ohne Weiterleitung<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><a href=\"#acht\">E-Mail-Automatisierung durch IT-Profis<\/a><\/li>\n<\/ol>\n<\/div>\n<h2 id=\"zahl\">Warum eine Abwesenheitsnotiz wichtig ist<\/h2>\n<p>Der langersehnte Urlaub steht an, es geht zu einer gesch\u00e4ftlichen Konferenz oder vielleicht beginnt die Elternzeit \u2013 immer mal wieder kommt es im Berufsalltag zu Situationen, in denen Mitarbeitende <strong>durch Abwesenheit gl\u00e4nzen<\/strong>. Diese tempor\u00e4re Abwesenheit ist (in den meisten F\u00e4llen) v\u00f6llig legitim. Trotzdem k\u00f6nnen daraus Probleme entstehen \u2013 und zwar dann, wenn Kontakte vergeblich auf eine Antwort-E-Mail zu einem m\u00f6glicherweise dringenden Sachverhalt warten.<\/p>\n<p>Damit sich weder interne noch externe Kontakte in solchen Zeiten wegen einer ausbleibenden elektronischen Antwort vor den Kopf gesto\u00dfen f\u00fchlen und ein schlechtes Bild des Unternehmens bekommen, geh\u00f6rt eine <strong>automatische Antwort auf E-Mails<\/strong> in der Gesch\u00e4ftswelt einfach zum guten Ton. Die gute Nachricht: In den meisten E-Mail-Programmen l\u00e4sst sich so eine Abwesenheitsnotiz mit nur wenigen Klicks erstellen.<\/p>\n<p>Die einzige Herausforderung, die sich dabei oft stellt, ist die des Inhalts. Welche Informationen m\u00fcssen enthalten sein? Wie sollte die <strong>Abwesenheitsnachricht<\/strong> klingen? Wie l\u00e4sst sich eine <strong>elegante Abwesenheitsnotiz formulieren<\/strong>? Oft ist es gar nicht so einfach, die passenden Antworten auf diese Fragen zu finden.<\/p>\n<div id=\"attachment_17210\" style=\"width: 660px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-17210\" class=\"wp-image-17210 size-full\" src=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/08\/Abwesenheitsnotiz-Unsplash-Wes-Hicks.jpg\" alt=\"Ein Mann sitzt am Laptop und denkt \u00fcber eine elegante Abwesenheitsnotiz nach. Bild: Unsplash\/Wes Hicks\" width=\"650\" height=\"450\" srcset=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/08\/Abwesenheitsnotiz-Unsplash-Wes-Hicks.jpg 650w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/08\/Abwesenheitsnotiz-Unsplash-Wes-Hicks-300x208.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 650px) 100vw, 650px\" \/><p id=\"caption-attachment-17210\" class=\"wp-caption-text\">Eine elegante Abwesenheitsnotiz zu formulieren, ist nicht immer einfach. Bild: Unsplash\/Wes Hicks<\/p><\/div>\n<h2 id=\"zwei\">Abwesenheitsnotiz: Der Ton macht die Musik<\/h2>\n<p>Dar\u00fcber, dass eine <strong>Abwesenheitsnotiz<\/strong> \u2013 auch: <strong>Autoresponder<\/strong> \u2013 unbedingt notwendig ist, besteht in der Gesch\u00e4ftswelt weitgehend Einigkeit. Sehr uneinheitlich ist dagegen der Umgang damit. W\u00e4hrend manche Unternehmen einen festen standardisierten Text vorgeben, der nur noch geringf\u00fcgig anzupassen ist, stellen andere Unternehmen ihren Mitarbeitenden frei, wie sie ihre Abwesenheitsnotiz formulieren.<\/p>\n<p>Und das kann wohlm\u00f6glich problematisch werden. Denn: Die Tonart kann h\u00f6chst unterschiedlich ausfallen. H\u00e4ufig sind Abwesenheitsnotizen sehr <strong>sachlich<\/strong> gehalten und enthalten einfach nur die wichtigsten Infos; dabei l\u00e4sst sich entsprechend auch nicht viel falsch machen.\u00a0Genauso gibt es aber auch Abwesenheitsmeldungen mit einem <strong>pers\u00f6nlicheren Touch<\/strong> \u2013 zum Beispiel dadurch, dass Pers\u00f6nliches preisgegeben oder humorvoll geschrieben wird. Manchmal werden Mitarbeitende dabei etwas zu sehr kreativ und schlagen m\u00f6glicherweise \u00fcber die Str\u00e4nge.<\/p>\n<p>Unternehmen sollten sich daher \u00fcbergeordnet einmal Gedanken dazu machen, ob sie ihren Mitarbeitenden wirklich freie Hand lassen wollen oder lieber einen einheitlichen Standard f\u00fcr Abwesenheitsnotizen definieren wollen. Immerhin vermitteln auch <strong>Abwesenheitsmeldungen<\/strong> nach au\u00dfen ein bestimmtes Bild des Unternehmens \u2013 und das sollte nach M\u00f6glichkeit nat\u00fcrlich positiv sein.<\/p>\n<h3 id=\"drei\">Arten der Abwesenheitsmeldung &amp; ihre T\u00fccken<\/h3>\n<p>Mit einer <strong>sachlichen Abwesenheitsnotiz<\/strong> l\u00e4sst sich, wie erw\u00e4hnt, eigentlich nichts falsch machen; Ihre Mitarbeitenden liegen damit also im Prinzip immer richtig. Manchmal kann es aber auch f\u00f6rderlich sein, wenn auch <strong>pers\u00f6nliche Informationen<\/strong> preisgegeben werden, um dadurch eine tiefere Form der Kundenbindung zu erreichen. Beispielsweise w\u00e4re ein Hinweis auf das Reiseziel m\u00f6glich, vielleicht sogar begleitet von einem Foto. Aber: Es kommt ganz auf das Unternehmen und die Branche an, ob solche pers\u00f6nlichen Details angemessen sind \u2013 sie k\u00f6nnen n\u00e4mlich auch schnell <strong>unprofessionell<\/strong> wirken.<\/p>\n<p>Genauso liegt der Fall bei (vermeintlich) lustigen Abwesenheitsnotizen. Problematisch dabei ist: Jeder hat einen anderen Sinn f\u00fcr Humor \u2013 und was in der Abwesenheitsmeldung lustig gemeint war, kann der Gegenpart als wenig lustig und sogar unprofessionell empfinden, was wohlm\u00f6glich das ganze Unternehmen in ein schlechtes Licht r\u00fcckt.<\/p>\n<p>Bei aller Liebe zur Kreativit\u00e4t: Weniger ist manchmal doch mehr. Das gilt auch im Fall der Abwesenheitsnotiz. Wichtig ist in erster Linie, dass \u00fcberhaupt eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet wird und diese alle wichtigen Informationen enth\u00e4lt. Aber <strong>welche Informationen geh\u00f6ren in eine Abwesenheitsnotiz<\/strong> auf jeden Fall?<\/p>\n<div id=\"attachment_17213\" style=\"width: 660px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-17213\" class=\"wp-image-17213 size-full\" src=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/08\/Abwesenheitsnotiz-Unsplash-Solen-Feyissa.jpg\" alt=\"Zu sehen ist ein Laptop, auf dem Gmail aufgerufen ist; bei Gmail l\u00e4sst sich eine Abwesenheitsnotiz festlegen. Bild: Unsplash\/Solen Feyissa\" width=\"650\" height=\"450\" srcset=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/08\/Abwesenheitsnotiz-Unsplash-Solen-Feyissa.jpg 650w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/08\/Abwesenheitsnotiz-Unsplash-Solen-Feyissa-300x208.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 650px) 100vw, 650px\" \/><p id=\"caption-attachment-17213\" class=\"wp-caption-text\">Alle g\u00e4ngigen E-Mail-Programme bieten die Funktion, eine Abwesenheitsnotiz zu formulieren. Bild: Unsplash\/Solen Feyissa<\/p><\/div>\n<h2 id=\"vier\">Welchen Inhalt hat eine Abwesenheitsnotiz?<\/h2>\n<p>Es gibt keine fest definierten Regeln, anhand derer eine Abwesenheitsnotiz zu formulieren w\u00e4re. Einige Bestandteile sollten aber m\u00f6glichst enthalten sein. Hier eine \u00dcbersicht:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Begr\u00fc\u00dfung:<\/strong><br \/>\nEine kurze Begr\u00fc\u00dfung ist besonders in gesch\u00e4ftlicher Korrespondenz allein aus H\u00f6flichkeit ein Muss. Da Sie nicht wissen, wer von extern schreiben k\u00f6nnte, ist eine neutrale und f\u00f6rmliche Anrede a l\u00e1 \u201eSehr geehrte Damen und Herren\u201c oder ein kurzes \u201eHallo!\u201c sinnvoll.<\/li>\n<li><strong>Dank:<\/strong><br \/>\nEbenfalls aus Gr\u00fcnden der H\u00f6flichkeit hat sich ein kurzer Dank f\u00fcr die eingegangene Nachricht etabliert \u2013 zum Beispiel mit den Worten \u201eVielen Dank f\u00fcr Ihre Nachricht!\u201c.<\/li>\n<li><strong>Abwesenheitszeit:<\/strong><br \/>\nAm meisten interessiert nat\u00fcrlich, wann die abwesende Person wieder erreichbar ist, um etwaige Anliegen anschlie\u00dfend kl\u00e4ren zu k\u00f6nnen. Hier sind pr\u00e4zise Formulierungen wichtig. Sprich: \u201eIch bin bis einschlie\u00dflich 31. August 2021 nicht zu erreichen.\u201c oder \u201eIch bin ab dem 1. September 2021 wieder im B\u00fcro.\u201c Der Grund f\u00fcr die Abwesenheit ist nicht unbedingt zu nennen. Mitarbeitende sollten sich sogar gut \u00fcberlegen, ob sie darauf eingehen \u2013 Stichwort: Datenschutz.<\/li>\n<li><strong>Weiterleitung:<\/strong><br \/>\nIst eine Weiterleitung an eine Vertretung eingerichtet? Diese Information darf in keiner Abwesenheitsnotiz fehlen. Schlie\u00dflich will der Absender wissen, was mit seiner E-Mail und seinem Anliegen passiert. Entweder ist also mitzuteilen: \u201eIhre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Nach meiner R\u00fcckkehr werde ich Ihre Nachricht zeitnah beantworten.\u201c Oder: \u201eIhre E-Mail wird an meine Kollegin Frau Mustermann weitergeleitet. Sie wird sich bei Ihnen melden.\u201c<\/li>\n<li><strong>Alternative:<\/strong><br \/>\nF\u00fcr den Fall, dass keine Weiterleitung eingerichtet, ein Anliegen aber dringend ist, sollten Sie eine Alternative bieten. Zum Beispiel: \u201eIn dringenden F\u00e4llen k\u00f6nnen Sie sich an unsere Zentrale (Tel.: XXX; E-Mail: XXX) wenden.\u201c<\/li>\n<li><strong>Schlussformel:\u00a0<\/strong><br \/>\nEine Schlussformel schlie\u00dft die gesch\u00e4ftliche Kommunikation grunds\u00e4tzlich ab \u2013 und das ist im Fall der Abwesenheitsnotiz nicht anders. M\u00f6glicherweise haben Sie diese schon in Ihrer Signatur hinterlegt, sodass sie automatisch generiert wird.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Falls Sie internationale Kontakte haben, sollten Sie den Text in den verschiedenen Sprachvarianten hinterlegen.<\/p>\n<h2 id=\"fuenf\">Elegante Abwesenheitsnotiz formulieren<\/h2>\n<p>Vor einer Abwesenheit ist es oft noch einmal besonders stressig. Projekte wollen noch abgeschlossen werden, die \u00dcbergabe an die Vertretung ist vorzubereiten und oft gehen dabei die letzten Kraftreserven vor dem Urlaub endg\u00fcltig zur Neige.<\/p>\n<p>Auf eine <strong>Abwesenheitsnachricht<\/strong> zu verzichten, ist dennoch keine Option. Kollegen, Gesch\u00e4ftspartner und Kunden sind unbedingt dar\u00fcber aufzukl\u00e4ren, dass sie derzeit keine Antwort von dem Empf\u00e4nger ihrer E-Mail erwarten k\u00f6nnen. Au\u00dferdem m\u00fcssen Sie wissen, wie es mit ihrem Anliegen weitergeht.<\/p>\n<p>Um es Ihnen ein wenig leichter zu machen, haben wir eine Textvorlage in zwei Varianten f\u00fcr Sie vorformuliert \u2013 gern k\u00f6nnen Sie diese <strong>Vorlagen f\u00fcr eine elegante Abwesenheitsnotiz<\/strong> nutzen.<\/p>\n<div style=\"background: #f2f2f2; padding: 15px 15px 5px; margin: 30px 0;\">\n<h3 id=\"sechs\">Textvorlage f\u00fcr Abwesenheitsnotiz mit Weiterleitung<\/h3>\n<p>Sehr geehrte Damen und Herren \/ liebe Kolleginnen und Kollegen,<\/p>\n<p>zuallererst vielen Dank f\u00fcr Ihre Nachricht\/Ihre E-Mail!<\/p>\n<p>Ich bin bis einschlie\u00dflich TT.MM.JJJJ nicht erreichbar und kann Ihre Nachricht dementsprechend nicht beantworten. Eine Weiterleitung an KOLLEGE\/KOLLEGIN ist eingerichtet. Sie\/Er wird sich zeitnah bei Ihnen melden.<\/p>\n<p>Nach meiner R\u00fcckkehr am TT.MM.JJJJ werde ich mich selbstverst\u00e4ndlich zum Status der Bearbeitung informieren und mich gegebenenfalls mit Ihnen in Verbindung setzen.<\/p>\n<p>Vielen Dank f\u00fcr Ihr Verst\u00e4ndnis!<\/p>\n<p>Mit freundlichen Gr\u00fc\u00dfen<br \/>\nName \/ Signatur<\/p>\n<\/div>\n<div style=\"background: #f2f2f2; padding: 15px 15px 5px; margin: 30px 0;\">\n<h3 id=\"sieben\">Textvorlage f\u00fcr Abwesenheitsnotiz ohne Weiterleitung<\/h3>\n<p>Sehr geehrte Damen und Herren \/ liebe Kolleginnen und Kollegen,<\/p>\n<p>zuallererst vielen Dank f\u00fcr Ihre Nachricht\/Ihre E-Mail!<\/p>\n<p>Ich bin bis einschlie\u00dflich TT.MM.JJJJ nicht erreichbar und kann Ihre Nachricht dementsprechend nicht beantworten. Eine Weiterleitung ist aus Vertraulichkeitsgr\u00fcnden nicht eingerichtet.<\/p>\n<p>Nach meiner R\u00fcckkehr am TT.MM.JJJJ werde ich Ihre Nachricht umgehend bearbeiten. In besonders dringenden F\u00e4llen k\u00f6nnen Sie sich auch an unsere Zentrale (Tel.: xxxxx\/xxxxxx \/ E-Mail: XXXX@XXX.de) wenden.<\/p>\n<p>Vielen Dank f\u00fcr Ihr Verst\u00e4ndnis!<\/p>\n<p>Mit freundlichen Gr\u00fc\u00dfen<br \/>\nName \/ Signatur<\/p>\n<\/div>\n<div id=\"attachment_17212\" style=\"width: 660px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-17212\" class=\"wp-image-17212 size-full\" src=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/08\/Abwesenheitsnotiz-Pexels-Vlada-Karpovich.jpg\" alt=\"Eine Frau sitzt am Laptop und denkt \u00fcber eine elegante Abwesenheitsnotiz nach. Bild: Pexels\/Vlada Karpovich\" width=\"650\" height=\"450\" srcset=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/08\/Abwesenheitsnotiz-Pexels-Vlada-Karpovich.jpg 650w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/08\/Abwesenheitsnotiz-Pexels-Vlada-Karpovich-300x208.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 650px) 100vw, 650px\" \/><p id=\"caption-attachment-17212\" class=\"wp-caption-text\">Wie l\u00e4sst sich die Abwesenheitsnotiz am besten formulieren? Bild: Pexels\/Vlada Karpovich<\/p><\/div>\n<h2 id=\"eins\">E-Mail-Automatisierung durch IT-Profis<\/h2>\n<p>Sie haben das Gef\u00fchl, dass das in Ihrem Unternehmen verwendete E-Mail-Programm nicht optimal konfiguriert ist? Oder m\u00f6chten Sie vielleicht eine umfassende <a href=\"https:\/\/it-service.network\/cloud-computing\/e-mail-archivierung\">E-Mail-Archivierung<\/a> einrichten, um damit allen Vorgaben hinsichtlich des <strong>Datenschutzes<\/strong> gerecht zu werden? Dann haben wir zum guten Schluss noch einen Tipp f\u00fcr Sie: Die <a href=\"https:\/\/it-service.network\/it-dienstleister-finden\">IT-Fachleute aus dem IT-SERVICE.NETWORK<\/a> unterst\u00fctzen Sie gern bei allen Aufgaben rund um die <strong>interne und externe Kommunikation<\/strong>.<\/p>\n<p>Die IT-Systemh\u00e4user in unserem Netzwerk haben sich auf <a href=\"https:\/\/it-service.network\/it-dienstleistungen\">IT-Dienstleistungen<\/a> wie die <a href=\"https:\/\/it-service.network\/it-infrastruktur\/einrichtung-einer-telefonanlage\">Einrichtung einer virtuellen Telefonanlage<\/a> oder auch die <a href=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/2020\/08\/14\/microsoft-teams-einfuehrung\/\">Einf\u00fchrung von Microsoft Teams<\/a> spezialisiert und helfen Unternehmen dabei, die Kommunikation sowohl unter <strong>Kollegen<\/strong> als auch <strong>Gesch\u00e4ftspartnern<\/strong> und <strong>Kunden<\/strong> optimal zu gestalten. Sie m\u00f6chten dazu mehr erfahren? Dann nutzen Sie unsere <a href=\"https:\/\/it-service.network\/it-dienstleister-finden\">Dienstleistersuche<\/a> und finden im Umkreis Ihres Standorts <strong>IT-Dienstleistungsunternehmen<\/strong>, die sich in unserem Netzwerk angeschlossen haben. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!<\/p>\n<hr \/>\n<p><small><strong> Weiterf\u00fchrende Links:<\/strong><br \/>\n<a href=\"https:\/\/www.spiegel.de\/karriere\/abwesenheitsnotiz-beispiele-motivator-workaholic-oder-zyniker-a-1294959.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">SPIEGEL<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/news\/story\/re-ich-bin-dann-mal-weg-5534322\/\">linkedin,<\/a> <a href=\"https:\/\/www.clockodo.com\/de\/ratgeber\/abwesenheitsnotiz\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">clockodo<\/a><\/small><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ob sachlich, freundlich oder mit einem Augenzwinkern \u2013 eine Abwesenheitsnotiz hat viele Gesichter. Klar ist: Im Berufsalltag ist eine automatische Antwort unverzichtbar. 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