{"id":178,"date":"2016-11-29T16:47:45","date_gmt":"2016-11-29T15:47:45","guid":{"rendered":"https:\/\/it-service.network\/blog\/?p=178"},"modified":"2022-03-10T13:04:10","modified_gmt":"2022-03-10T12:04:10","slug":"langzeitarchivierung-daten-gobd","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/it-service.network\/blog\/2016\/11\/29\/langzeitarchivierung-daten-gobd\/","title":{"rendered":"Langzeitarchivierung von Daten wird Pflicht##Gesetzliche Aufbewahrungsfristen f\u00fcr E-Mails"},"content":{"rendered":"

Die Langzeitarchivierung von digitalen Gesch\u00e4ftsbriefen ist seit dem 1. Januar 2017 f\u00fcr Unternehmen unumg\u00e4ngliche Pflicht. Gesch\u00e4ftsbriefe oder steuerlich relevante Dokumente fallen unter die Regelungen f\u00fcr die ordnungsgem\u00e4\u00dfe Buchf\u00fchrung.<\/b>
\nDazu geh\u00f6ren unter anderem Angebote, Rechnungen oder Handelsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden.
\n<\/p>\n

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Gesch\u00e4ftsunterlagen
\n<\/b><\/h3>\n
\"Langzeitarchivierung

Digital archivieren wird f\u00fcr Unternehmen zur Pflicht: Neue gesetzliche Aufbewahrungsfristen im Rahmen der GoBD gelten ab dem 01. Januar 2017.<\/p><\/div>\n

Seit dem 1. Januar 2017 gilt die neue gesetzliche Regelung zur Langzeitarchivierung<\/strong> digitaler gesch\u00e4ftlicher Unterlagen endg\u00fcltig. Diese Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD<\/strong>) gelten f\u00fcr alle zur Buchf\u00fchrung verpflichteten Unternehmen. Die GoBD bestimmen \u00fcber die Art der Langzeitarchivierung von digitalen Gesch\u00e4ftsunterlagen und die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen \u2013 Gesch\u00e4ftsunterlagen in digitaler Form fallen genauso unter die ordnungsgem\u00e4\u00dfe Buchf\u00fchrung<\/strong> wie Unterlagen auf Papier.<\/span><\/p>\n

Ordnungsgem\u00e4\u00dfe Buchf\u00fchrung umfasst E-Mail-Archivierung<\/b><\/h3>\n

Die GoBD l\u00f6sen seit 2017 die Regelungen der GDPdU (Grunds\u00e4tze zum Datenzugriff und zur Pr\u00fcfbarkeit digitaler Unterlagen) aus 2001 ab. Die Frist f\u00fcr die Umstellung auf die Langzeitarchivierung ist damit abgelaufen. <\/span>Mittlerweile gelten neue gesetzliche Aufbewahrungsfristen<\/strong>: Gesch\u00e4ftsunterlagen in Form von E-Mails <\/span>sind dann f\u00fcr sechs bis zehn Jahre<\/a> digital zu archivieren<\/span>. Zum Ende des Jahres muss in allen Unternehmen auf eine digitale Langzeitarchivierung unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen umgestellt werden. Das Finanzamt belegt den mit einer Sch\u00e4tzung, der gefordertes Datenmaterial w\u00e4hrend einer Betriebspr\u00fcfung nicht liefern kann. Das geht finanziell h\u00e4ufig zu Lasten des Unternehmens. Unter die GoBD-Regelung f\u00e4llt jeglicher digitaler gesch\u00e4ftlicher Schriftverkehr. Hierzu geh\u00f6ren beispielsweise Angebote, Rechnungen, Auftragsbest\u00e4tigungen und Handelsbriefe; seit dem 1. Januar 2017 auch Kassensysteme.<\/span><\/p>\n

Langzeitarchivierung: E-Mails manipulationssicher speichern
\n<\/b><\/h3>\n

Sie m\u00fcssen steuerlich relevante E-Mails vollst\u00e4ndig und nicht ver\u00e4nderbar aufbewahren. Dar\u00fcber hinaus ist eine Signierung ebenso wichtig wie ein Zeitstempel und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Dazu reicht keine einfache Dateiablage \u2013 ein digitales Archivsystem in der Cloud<\/strong> hingegen erf\u00fcllt die Anforderungen der GoBD. Mit einem professionellen Dokumenten-Management-System (DMS)<\/a> k\u00f6nnen die archivierten Unterlagen verwaltet werden. Gleichzeitig sind sie auf diese Weise vor Manipulation gesch\u00fctzt. Dadurch erf\u00fcllen Sie die Grunds\u00e4tze f\u00fcr ordnungsgem\u00e4\u00dfe Buchf\u00fchrung. Durch die Nutzung der Cloud wird gleichzeitig ein sicheres Backup<\/a> f\u00fcr Ihre E-Mails gew\u00e4hrleistet. <\/span><\/p>\n

Digitale Gesch\u00e4ftsunterlagen f\u00fcr sechs bis zehn Jahre absichern<\/b><\/h3>\n

Alle steuerlich relevanten Aufzeichnungen (zum Beispiel Material- und Warenwirtschaft, Kassensysteme, Lohnabrechnung, Zeiterfassung)<\/span> m\u00fcssen sicher archiviert werden und jederzeit abrufbar sein<\/span>. In der Regel gilt: Wenn Belege anfallen, die in der Buchf\u00fchrung ber\u00fccksichtigt werden, kann von einer Aufbewahrungspflicht nach GoBD ausgegangen werden.<\/span> Besonders geeignet f\u00fcr ein rechtssicheres Archiv ist eine vollautomatisierte Cloud-L\u00f6sung. Diese ist flexibel skalierbar und Cloud-Rechenzentren sind in der Regel besonders gut vor Ausf\u00e4llen oder Hacker-Angriffen gesichert. Au\u00dferdem garantiert eine automatische L\u00f6sung zur Langzeitarchivierung Rechtssicherheit; ohne zus\u00e4tzliche Arbeitsschritte zu erfordern. Damit sichern Sie Ihre digitalen Handelsbriefe ger\u00e4teunabh\u00e4ngig und k\u00f6nnen sich auf eine professionelle Langzeitarchivierung Ihrer E-Mails verlassen. F\u00fcr den passenden Service zur E-Mail-Langzeitarchivierung in der Cloud<\/a> konktaktieren Sie einen IT-Dienstleister in Ihrer Region<\/a><\/span>.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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