{"id":20800,"date":"2022-11-23T06:30:44","date_gmt":"2022-11-23T05:30:44","guid":{"rendered":"https:\/\/it-service.network\/blog\/?p=20800"},"modified":"2022-11-21T09:32:38","modified_gmt":"2022-11-21T08:32:38","slug":"e-mail-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/it-service.network\/blog\/2022\/11\/23\/e-mail-management\/","title":{"rendered":"E-Mail-Management ## Tipps f\u00fcr die Arbeits- und Postfach-Organisation"},"content":{"rendered":"<p><strong>Ein gutes E-Mail-Management spart im stressigen Arbeitsalltag nicht nur wertvolle Zeit, sondern kann sich auch positiv auf die Motivation und Arbeitsleistung auswirken.<\/strong><\/p>\n<p>Wir geben Tipps, wie Sie mit einer durchdachten Postfachorganisation Ihren Arbeitsalltag leichter und effizienter gestalten k\u00f6nnen.<br \/>\n<!--more--><\/p>\n<div class=\"inhaltsverzeichnis\">\n<div class=\"head\" data-toggle=\"collapse\" data-target=\"#verzeichnis\">Inhaltsverzeichnis<i class=\"material-icons\">expand_more<\/i><\/div>\n<ol id=\"verzeichnis\" class=\"collapse in\" style=\"line-height: 1.7;\">\n<li><a href=\"#eins\">Ein gutes E-Mail-Management ist die halbe Miete<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#zwei\">Volle Postf\u00e4cher und E-Mail-Flutwellen belasten Arbeitnehmer<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#drei\">E-Mail-Management ist Zeit-Management<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#vier\">Tipps f\u00fcr ein smartes E-Mail-Management<\/a>\n<ul id=\"verzeichnis\" class=\"collapse in\" style=\"line-height: 1.7;\">\n<li><a href=\"#fuenf\">Zeitplan-Erstellung<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#sechs\">1-Minute-Regel<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#sieben\">Kurz halten, sachlich bleiben<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#acht\">Newsletter<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#neun\">Ablage-System<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#zehn\">1-Klick-Regel<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><a href=\"#elf\">Arbeitsorganisation und E-Mail-Management leichtgemacht<\/a><\/li>\n<\/ol>\n<\/div>\n<h2 id=\"eins\">Ein gutes E-Mail-Management ist die halbe Miete<\/h2>\n<p>Was glauben Sie, wie viel Zeit der durchschnittliche B\u00fcromitarbeiter t\u00e4glich alleine damit verbringt, seine <strong>E-Mails zu checken und zu bearbeiten<\/strong>? Die Antwort ist erschreckend: <strong>Bis zu vier Stunden<\/strong> \u2013 und damit die H\u00e4lfte der gesamten Arbeitszeit. Im Durchschnitt erreichen jeden Mitarbeiter um die 40 E-Mails pro Tag. Und nat\u00fcrlich wollen all diese gesehen und beantwortet werden (Spam und Newsletter nat\u00fcrlich ausgenommen). Es geh\u00f6rt sich schlie\u00dflich so. Oder?<\/p>\n<p>Fakt ist: Die elektronische Post verschlingt jede Menge<strong> kostbare Arbeitszeit<\/strong> \u2013 die ja auf der anderen Seite auch wieder bares Geld ist. Aber es gibt auch eine gute Nachricht: Mit einigen wenigen Ma\u00dfnahmen l\u00e4sst sich ein ordentliches E-Mail-Management etablieren. Die Ziele dabei? Mehr Zeit f\u00fcr die wirklich wichtigen Aufgaben des Tages, weniger<strong> Stress<\/strong> (auch psychisch) und eine insgesamt besser <strong>organisierter Arbeitsalltag<\/strong>.<\/p>\n<div id=\"attachment_20811\" style=\"width: 1994px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-20811\" class=\"size-full wp-image-20811\" src=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/pexels-anastasia-shuraeva-7279341-e-mail-management.jpg\" alt=\"Thema E-Mail Management. Zu sehen ist eine blonde Frau am Schreibtisch vor ihrem Laptop. Bild: Pexels\/Anastasia Shuraeva\" width=\"1984\" height=\"1323\" srcset=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/pexels-anastasia-shuraeva-7279341-e-mail-management.jpg 1984w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/pexels-anastasia-shuraeva-7279341-e-mail-management-300x200.jpg 300w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/pexels-anastasia-shuraeva-7279341-e-mail-management-1024x683.jpg 1024w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/pexels-anastasia-shuraeva-7279341-e-mail-management-768x512.jpg 768w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/pexels-anastasia-shuraeva-7279341-e-mail-management-1536x1024.jpg 1536w\" sizes=\"auto, (max-width: 1984px) 100vw, 1984px\" \/><p id=\"caption-attachment-20811\" class=\"wp-caption-text\">Ein gutes E-Mail-Management spart wertvolle Arbeitszeit. Bild: Pexels\/Anastasia Shuraeva<\/p><\/div>\n<h2 id=\"zwei\">Volle Postf\u00e4cher und E-Mail-Flutwellen belasten Arbeitnehmer<\/h2>\n<p>In einigen Aspekten ist das Instrument E-Mail Fluch und Segen zugleich. Einerseits komplett etabliert f\u00fcr den schnellen, unkomplizierten <strong>Informationsaustausch<\/strong> und die Kommunikation \u00fcber R\u00e4umlichkeiten hinweg, andererseits ein <strong>Zeitfresser<\/strong> und mitunter Stressfaktor. Denn wer gerade hochkonzentriert an einem wichtigen Projekt arbeitet, kann nur zu schnell durch neue Nachrichten im Posteingang <strong>abgelenkt<\/strong> werden. Und das ist noch extremer geworden seitdem nicht nur der PC bzw. Laptop \u00fcber neue Mails informiert, sondern auch noch das Handy oder gar die Smartwatch.<\/p>\n<p>Dar\u00fcber hinaus kommt es nicht selten vor, dass eine <strong>Kommunikation<\/strong>, die via Telefon oder von Angesicht zu Angesicht in zwei Minuten gekl\u00e4rt w\u00e4re, langatmig in 52 E-Mails erfolgt. All das sind nur einige Gr\u00fcnde daf\u00fcr, dass zunehmend mehr B\u00fcroangestellte \u00fcber \u201e<strong>digitalen Stress<\/strong>\u201c klagen. Und <a href=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/2021\/01\/15\/auswirkungen-von-stress\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">welche Auswirkungen Stress<\/a> auf die Gesundheit, das Befinden, die Motivation und gar die burnout-bedingte <strong>Ausfallquote<\/strong> schlimmstenfalls haben kann, ist hinreichend bekannt.<\/p>\n<h2 id=\"drei\">E-Mail-Management ist Zeit-Management<\/h2>\n<p>Das Wahrnehmen, Lesen, Bearbeiten und Beantworten von E-Mails kostet viel Zeit und nicht selten entsteht daraus dann irgendwann ein <strong>Zeitdruck<\/strong>, weil die eigentlichen Aufgaben liegenbleiben. Es ist daher sehr sinnvoll, sich pers\u00f6nlich Gedanken \u00fcber das eigene E-Mail-Management zu machen. Das gilt nat\u00fcrlich besonders dann, wenn Sie immer h\u00e4ufiger feststellen, dass Ihr Stresslevel\u00a0 durch die Vielzahl t\u00e4glicher Nachrichten steigt.<\/p>\n<p>Daher vorab die wichtigste Regel im E-Mail Management. <strong>Eine E-Mail ist per Definition kein Kommunikationsmittel, das Sie dazu n\u00f6tigt, sofort alles stehen und liegen zu lassen.<\/strong> Wenn es wirklich brennt und ein Thema keinerlei Aufschub duldet, k\u00f6nnen Sie davon ausgehen, dass der Andere zum Telefonh\u00f6rer greift \u2013 oder direkt vor Ihrem Schreibtisch steht. Wer sich allein diese Tatsache bewusst macht und h\u00e4ufiger vor Augen f\u00fchrt, versp\u00fcrt auf einmal das tiefe Gef\u00fchl der Gelassenheit.<\/p>\n<div id=\"attachment_20813\" style=\"width: 1994px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-20813\" class=\"size-full wp-image-20813\" src=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/pexels-andrea-piacquadio-3768911-Zeit-und-E-Mail-Management.jpg\" alt=\"zu sehen ist eine Frau, die resigniert an ihrem Laptop vorbei ins Leere starrt. Das Thema ist E-Mail Management. Bild: Pexels\/Andrea Piacquadio\" width=\"1984\" height=\"1323\" srcset=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/pexels-andrea-piacquadio-3768911-Zeit-und-E-Mail-Management.jpg 1984w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/pexels-andrea-piacquadio-3768911-Zeit-und-E-Mail-Management-300x200.jpg 300w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/pexels-andrea-piacquadio-3768911-Zeit-und-E-Mail-Management-1024x683.jpg 1024w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/pexels-andrea-piacquadio-3768911-Zeit-und-E-Mail-Management-768x512.jpg 768w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/pexels-andrea-piacquadio-3768911-Zeit-und-E-Mail-Management-1536x1024.jpg 1536w\" sizes=\"auto, (max-width: 1984px) 100vw, 1984px\" \/><p id=\"caption-attachment-20813\" class=\"wp-caption-text\">Digitaler Stress f\u00fchrt oft zu Frustration. E-Mail-Management kann hier helfen. Bild: Pexels\/Andrea Piacquadio<\/p><\/div>\n<h2 id=\"vier\">Tipps f\u00fcr ein smartes E-Mail-Management<\/h2>\n<p>Im E-Mail-Management gibt es noch einige weitere Regeln und Tipps, deren Umsetzung sich lohnt und den Arbeitsalltag entzerrt. Hier kommen sie:<\/p>\n<h3 id=\"fuenf\">Zeitplan-Erstellung<\/h3>\n<p>Planen Sie <strong>feste Slots<\/strong> f\u00fcr die aktive Bearbeitung von E-Mails ein. Ideal geeignet ist gleich der fr\u00fche Morgen zu Arbeitsbeginn. Ein zweiter Slot ist nach der Mittagspause sinnvoll. Der dritte und letzte etwa eine Stunde vor Feierabend. Bei kleinen Fragen und Anliegen Ihrerseits haben Sie noch gute Chancen auf eine Antwort, w\u00e4hrend Sie selbst Ihren Tag optimal abschlie\u00dfen k\u00f6nnen. Wichtig: In Zeiten au\u00dferhalb der Slots sollten Sie nach M\u00f6glichkeit <strong>akustische und\/oder visuelle Benachrichtigungen<\/strong> \u00fcber neue E-Mails <strong>pausieren<\/strong>.<\/p>\n<h3 id=\"sechs\">1-Minute-Regel<\/h3>\n<p>Es gibt E-Mails, die sich<strong> innerhalb von einer Minute beantworten<\/strong> lassen. Ist das der Fall, sollten Sie es auch tun \u2013 und die urspr\u00fcngliche Nachricht direkt entsprechend ablegen. So verhindern Sie, dass sich \u201eKleinkram\u201c aufstaut. Wichtig: Konsequent bleiben. Eine Minute ist eine Minute. Was l\u00e4nger braucht, muss bis zum n\u00e4chsten Slot (s. o.) warten.<\/p>\n<div id=\"attachment_18480\" style=\"width: 730px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-18480\" class=\"size-full wp-image-18480\" src=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/One-Outlook-Pexels-Matilda-Wormwood.jpg\" alt=\"Eine Frau arbeitet im Home Office an Laptop und Smartphone; mit One Outlook wird die E-Mail-Nutzung k\u00fcnftig einfacher. Bild: Pexels\/Matilda Wormwood\" width=\"720\" height=\"540\" srcset=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/One-Outlook-Pexels-Matilda-Wormwood.jpg 720w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/One-Outlook-Pexels-Matilda-Wormwood-300x225.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><p id=\"caption-attachment-18480\" class=\"wp-caption-text\">Auch E-Mails, die \u00fcber das Smartphone eingehen, lenken von wichtigen Aufgaben ab. Bild: Pexels\/Matilda Wormwood<\/p><\/div>\n<h3 id=\"sieben\">Kurz halten, sachlich bleiben<\/h3>\n<p>Vergessen Sie nicht, wozu E-Mails \u00fcberhaupt erfunden wurden und worin ihr Nutzen im Gegensatz zu der pers\u00f6nlichen oder telefonischen Kommunikation liegt. Verzichten Sie daher auf Romane, denn dann droht Gefahr, dass Sie welche zur\u00fcckerhalten. Zudem gibt es Themen, bei denen das Medium E-Mail auch einfach nicht geeignet ist. Das betrifft insbesondere pers\u00f6nliche Angelegenheiten oder Streit mit Kollegen zu.<\/p>\n<h3 id=\"acht\">Newsletter<\/h3>\n<p>Hand aufs Herz: Wie viele Newsletter erhalten Sie in etwa pro Woche? Und wie viele davon lesen Sie? Daher: Trennen Sie sich von allen Newslettern, die Sie nicht (mehr) interessieren und Ihnen nur kostbare Aufmerksamkeit rauben. In unserem Artikel \u201e<a href=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/2019\/02\/13\/newsletter-abbestellen\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong>Newsletter abbestellen<\/strong><\/a>\u201c verraten wir Ihnen, wie Sie sich mit Hilfe eines praktischen Tools gleich in Masse abmelden k\u00f6nnen. Alternativ nutzen Sie die klassische Methode und klicken Sie einfach auf den entsprechenden Abmeldelink, der per Gesetz in jedem Newsletter enthalten sein muss. Sie finden ihn in der Regel ganz unten im sogenannten Footer in meist sehr kleiner Schrift. Tipp: Fehlt der Abmeldelink, setzen Sie den Absender einfach auf die <a href=\"https:\/\/it-service.network\/it-lexikon\/blacklist\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong>Blacklist<\/strong><\/a> Ihres E-Mail-Programms.<\/p>\n<div id=\"attachment_17396\" style=\"width: 790px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-17396\" class=\"size-full wp-image-17396\" src=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/Datenschutz-im-Newsletter-Pexels-Miguel-A.-Padrinan.jpg\" alt=\"Zu sehen ist das Wort &quot;E-Mail&quot; aus Scrabble-Buchstaben. T\u00e4glich sind auch Newsletter im E-Mail-Postfach. Wie sieht es mit dem Datenschutz beim Newsletter aus? Bild: Pexels\/Miguel \u00c1. Padri\u00f1\u00e1n\" width=\"780\" height=\"540\" srcset=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/Datenschutz-im-Newsletter-Pexels-Miguel-A.-Padrinan.jpg 780w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/Datenschutz-im-Newsletter-Pexels-Miguel-A.-Padrinan-300x208.jpg 300w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/Datenschutz-im-Newsletter-Pexels-Miguel-A.-Padrinan-768x532.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 780px) 100vw, 780px\" \/><p id=\"caption-attachment-17396\" class=\"wp-caption-text\">Unter den t\u00e4glichen E-Mails befinden sich meist zahlreiche Newsletter. Die meisten von ihnen rauben nur Zeit. Bild: Pexels\/Miguel \u00c1. Padri\u00f1\u00e1n<\/p><\/div>\n<h3 id=\"neun\">Ablage-System<\/h3>\n<p>Experten sind sich einig: Es gibt zwei Arten von Menschen. Die einen pr\u00e4ferieren das Prinzip<strong> \u201eInbox Zero\u201c<\/strong>, die anderen verf\u00fcgen \u00fcber einen Posteingang mit vier- bis f\u00fcnfstelliger Anzahl von Nachrichten. Problem: Irgendwann finden Sie auch gesammelt an dieser einen, zentralen Stelle nicht mehr auf Anhieb die Kommunikation, nach der Sie suchen. Ein individuelles Ablagesystem ist daher empfehlenswert. Wichtig: \u00dcberlegen Sie vorher, nach welchen Kriterien und Themen eine Sortierung sinnvoll ist. In Ihrem <strong>Posteingang<\/strong> sollten sich <strong>nur unbearbeitete E-Mails<\/strong> befinden.<\/p>\n<h3 id=\"zehn\">1-Klick-Regel<\/h3>\n<p>Disziplinieren Sie sich selbst. Die 1-Klick-Regel besagt, dass<strong> jede E-Mail nur einmal angeklickt<\/strong> werden darf. Und das reicht eigentlich auch. In der Vorschau-Ansicht k\u00f6nnen Sie schnell erfassen, ob es sich um eine E-Mail der Kategorie 1-Minute handelt oder eben nicht. Der Sinn dahinter: Sie konzentrieren sich erst auf den Inhalt, wenn Sie auch wirklich Zeit und Mu\u00dfe f\u00fcr die Bearbeitung haben. Alternativ: Sie entscheiden sich direkt f\u00fcr das L\u00f6schen oder Weiterleiten und das Thema ist zun\u00e4chst einmal f\u00fcr Sie erledigt.<\/p>\n<div id=\"attachment_18160\" style=\"width: 730px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-18160\" class=\"size-full wp-image-18160\" src=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Uebersetzungstools-Pexels-Polina-Zimmerman.jpg\" alt=\"Eine Frau will am Laptop eine E-Mail in einer Fremdsprache schreiben. \u00dcbersetzungstools k\u00f6nnen dabei helfen. Bild: Pexels\/Polina Zimmerman\" width=\"720\" height=\"540\" srcset=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Uebersetzungstools-Pexels-Polina-Zimmerman.jpg 720w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Uebersetzungstools-Pexels-Polina-Zimmerman-300x225.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><p id=\"caption-attachment-18160\" class=\"wp-caption-text\">Wer sich gut organisiert, kann konzentriert an wichtigen Projekten arbeiten. Bild: Pexels\/Polina Zimmerman<\/p><\/div>\n<h2 id=\"elf\">Arbeitsorganisation und E-Mail-Management leichtgemacht<\/h2>\n<p>Sie sehen: Sich selbst und seinen Posteingang zu organisieren, ist gar nicht so aufw\u00e4ndig und schwierig wie vielleicht gedacht. Aber Vorsicht: Geraten Sie vor lauter Kampfgeist gegen die t\u00e4gliche E-Mail-Flut jetzt nicht in einen blinden L\u00f6schmodus. Denn nicht wenige Nachrichten k\u00f6nnen auch sp\u00e4ter wieder an Relevanz gewinnen oder lassen sich im Falle eines Falles als Beleg verwenden. Zudem gibt es auch E-Mails, deren ordnungsgem\u00e4\u00dfe Archivierung per Gesetz Pflicht ist.<\/p>\n<p>Unsere <a href=\"https:\/\/it-service.network\/it-dienstleister-finden\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK<\/a> stehen Ihnen bei allen Fragen und Herausforderungen rund um die gesetzeskonforme <a href=\"https:\/\/it-service.network\/cloud-computing\/e-mail-archivierung\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong>E-Mail-Archivierung<\/strong><\/a> gern zur Verf\u00fcgung. Nehmen Sie einfach unverbindlich Kontakt zu einem unserer professionellen IT-Dienstleister in Ihrer N\u00e4he auf und lassen Sie sich pers\u00f6nlich beraten. Unser Tipp: Auch f\u00fcr weitere Optimierungsma\u00dfnahmen rund um die <strong>bessere Arbeitsorganisation<\/strong> haben unsere erfahrenen Partner die richtigen Instrumente parat \u2013 von moderner Hardware bis hin zu innovativen Kollaborationstools.<\/p>\n<hr \/>\n<p><small><strong> Weiterf\u00fchrende Links:<\/strong><br \/>\n<a href=\"https:\/\/www.maschinenmarkt.vogel.de\/sieben-tipps-fuer-ein-organisiertes-postfach-a-32ae28ebd21b856dad7f790430958cb7\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">MM Maschinenmarkt<\/a><\/small><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ein gutes E-Mail-Management spart im stressigen Arbeitsalltag nicht nur wertvolle Zeit, sondern kann sich auch positiv auf die Motivation und Arbeitsleistung auswirken. 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