{"id":2483,"date":"2018-02-27T10:05:54","date_gmt":"2018-02-27T09:05:54","guid":{"rendered":"https:\/\/it-service.network\/blog\/?p=2483"},"modified":"2021-11-23T09:26:19","modified_gmt":"2021-11-23T08:26:19","slug":"verarbeitungsverzeichnis-nach-dsgvo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/it-service.network\/blog\/2018\/02\/27\/verarbeitungsverzeichnis-nach-dsgvo\/","title":{"rendered":"Verarbeitungsverzeichnis ## Was ist zu tun?"},"content":{"rendered":"<p><strong>Verfahrensverzeichnis und Verarbeitungs\u00fcbersicht \u2013 geh\u00f6ren bald der Vergangenheit an. Mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt es ab Ende Mai n\u00e4mlich nur noch ein Verzeichnis von Verarbeitungst\u00e4tigkeiten. Kurz: das Verarbeitungsverzeichnis.<\/strong><\/p>\n<p>Ob Ihr Betrieb eins f\u00fchren muss und wenn ja, wie, das erkl\u00e4ren wir Ihnen hier.<br \/>\n<!--more--><\/p>\n<div id=\"attachment_2553\" style=\"width: 310px\" class=\"wp-caption alignright\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-2553\" class=\"size-medium wp-image-2553\" src=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/02\/pixabay-Free-Photos-300x200.jpg\" alt=\"verarbeitungsverzeichnis, verfahrensverzeichnis, dsgvo, gdpr\" width=\"300\" height=\"200\" srcset=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/02\/pixabay-Free-Photos-300x200.jpg 300w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/02\/pixabay-Free-Photos-768x512.jpg 768w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/02\/pixabay-Free-Photos-1024x683.jpg 1024w, https:\/\/it-service.network\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/02\/pixabay-Free-Photos.jpg 1920w\" sizes=\"auto, (max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/><p id=\"caption-attachment-2553\" class=\"wp-caption-text\">F\u00fcr Ihr Verarbeitungsverzeichnis nach DSGVO m\u00fcssen Sie die Datenfl\u00fcsse in Ihrem Unternehmen erfassen und analysieren. Foto: pixabay\/ Free Photos<\/p><\/div>\n<h3>Wann ist ein Verarbeitungsverzeichnis notwendig?<\/h3>\n<p>Wann muss ein\u00a0<strong>Verarbeitungsverzeichnis<\/strong> erstellt werden? Laut Gesetzestext m\u00fcssen Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern grunds\u00e4tzlich KEIN Verarbeitungsverzeichnis f\u00fchren (vgl. <a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-30-dsgvo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Art. 30 Abs. 5 DSGVO<\/a>). ABER: Wenn Ihr Unternehmen oder Ihr Auftragsverarbeiter\u00a0personenbezogene Daten verarbeitet \u2013 und das nicht mehr nur gelegentlich \u2013 oder auch nur einer der folgenden zwei Punkte zutrifft:<\/p>\n<ul>\n<li>Die Daten z\u00e4hlen zu besonders sensiblen bzw. personenbezogenen Kategorien wie Gesundheitsdaten oder strafrechtliche Verurteilungen (vgl. <a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-9-dsgvo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Art. 9 Abs. 1 DSGVO<\/a> und <a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-10-dsgvo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Art. 10 DSGVO<\/a>)<\/li>\n<li>Es besteht ein Risiko f\u00fcr die Rechte bzw. Freiheiten betroffener Personen (zum Beispiel bei Bewertung und Profilerstellung)<\/li>\n<\/ul>\n<p>&#8230;, dann m\u00fcssen Sie ein <strong>Verarbeitungsverzeichnis<\/strong> erstellen und f\u00fchren. Das ist bereits der Fall, wenn Sie eine Lieferanten- oder Kundendatenbank haben oder Ihre Mitarbeiterdaten verwalten.<\/p>\n<h3>Verarbeitungsverzeichnis \u2013 muss ich jetzt oder muss ich nicht?<\/h3>\n<p>Der in der DSGVO benutzte Begriff \u201egelegentlich\u201c wird im Gesetz selbst nicht weiter ausgef\u00fchrt. Allerdings legt dieser Begriff nahe, dass k\u00fcnftig auch von kleinen Unternehmen wie Handwerksbetrieben oder Arztpraxen ein <strong>Verarbeitungsverzeichnis<\/strong> gefordert wird.<\/p>\n<p>Nach BDSG (alt) waren diese Betriebe h\u00e4ufig von der Meldepflicht befreit und mussten meist in diesem Sinne auch keinen Datenschutzbeauftragten beauftragen (vgl. \u00a7 4d Abs. 3 BDSG alt). Diesem neuen Umstand geschuldet, gehen Juristen davon aus, dass die Befreiung von der <strong>Dokumentationspflicht<\/strong> in der Praxis nur sehr selten greifen wird.<\/p>\n<p style=\"text-align: right;\"><em>Ob Ihre Verarbeitungsprozesse eine Datenschutz-Folgenabsch\u00e4tzung erforderlich machen?<br \/>\n<\/em><em>Das lesen Sie im Blogbeitrag<\/em>\u00a0<a href=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/2018\/01\/10\/dsgvo-pia-risikoanalyse-wann-ist-dsfa-pflicht\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">DSFA \u2013 Wann sind Firmen dazu verpflichtet?<\/a><\/p>\n<h3>Schritt f\u00fcr Schritt zum Verarbeitungsverzeichnis<\/h3>\n<p>Das <strong>Verarbeitungsverzeichnis<\/strong> nach DSGVO wird in den meisten Unternehmen keine grundlegenden bzw. einschneidenden Ver\u00e4nderungen verursachen. Dennoch sollten Sie nun folgende sechs Schritte vornehmen:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Pr\u00fcfen Sie Ihre Vertr\u00e4ge zur Auftragsdatenverarbeitung<\/strong> (ADV-Vertrag), ob sie DSGVO-konform sind.<br \/>\n\u2192 Wenn Sie mit einem <a href=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/2017\/09\/28\/auftragsdatenverarbeitung-adv-vertag-aendert-sich\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Auftragsdatenverarbeiter<\/a> zusammenarbeiten, sollten Sie wissen, dass auch er dazu verpflichtet ist.<\/li>\n<li><strong>Listen Sie\u00a0alle eingesetzten Anwendungen auf<\/strong>, in denen personenbezogene Daten gespeichert werden.<br \/>\n\u2192 Das hilft Ihnen, die Datenfl\u00fcsse in Ihrem Unternehmen zu ermitteln und dient zudem als Basis f\u00fcr ein Verarbeitungsverzeichnis.<\/li>\n<li><strong>Pr\u00fcfen Sie die Zuverl\u00e4ssigkeit und Vollst\u00e4ndigkeit Ihrer bestehenden Dokumentationssysteme<\/strong> und ergreifen Sie Sicherheitsma\u00dfnahmen \u2013 technische und organisatorische.<br \/>\n\u2192 Auch kleinere Unternehmen m\u00fcssen k\u00fcnftig eine Dokumentation nachweisen \u2013 auch wenn sie bis dato kein Verfahrensverzeichnis f\u00fchren mussten. Schon allein die angedrohte Ahndung bei Datenschutzverst\u00f6\u00dfen sollte Sie dazu veranlassen, das Heft des Handelns in die Hand zu nehmen.<\/li>\n<li><strong>Pr\u00fcfen Sie gegebenenfalls die Daten\u00fcbermittlung in Drittl\u00e4nder.<\/strong><br \/>\n\u2192 Wenn Sie Daten in Drittl\u00e4nder \u00fcbermitteln (alles au\u00dferhalb der EU, zum Beispiel die US-Cloud), dann sollten Sie diese Daten\u00fcbermittlung genau pr\u00fcfen und daf\u00fcr sorgen, dass Sie den Aufsichtsbeh\u00f6rden entsprechende Datenschutz-Garantien vorlegen k\u00f6nnen.<\/li>\n<li><strong>Splitten Sie Ihr Verarbeitungsverzeichnis in Einzelverzeichnisse auf<\/strong>, die jedes Verfahren einzeln abbilden.<br \/>\n\u2192 Bei der Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen kommen unterschiedliche Verfahren zum Einsatz (zum Beispiel Zeiterfassungssystem, CRM-System), die nicht die gleichen Voraussetzungen haben oder Anforderungen stellen, um die DSGVO einzuhalten.<\/li>\n<li><strong>Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter f\u00fcr Datenschutz.<\/strong><br \/>\n\u2192 Datenschutz einzuhalten \u2013 das ist in Unternehmen nicht nur die Angelegenheit eines Einzelnen. Teilen Sie daher Ihren Mitarbeitern transparent mit, dass auch sie f\u00fcr die Einhaltung der DSGVO von essentieller Bedeutung sind und motivieren Sie sie, diese Verantwortung daf\u00fcr mitzutragen.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Sie k\u00f6nnen Ihr <strong>Verarbeitungsverzeichnis<\/strong> selbst erstellen. Es gibt dazu verschiedene Tools, die Sie bei der geforderten Dokumentation unterst\u00fctzen. Sie k\u00f6nnen die Umsetzung aber auch in die H\u00e4nde eines <a href=\"https:\/\/it-service.network\/it-dienstleister-finden\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Dienstleisters<\/a> geben. Das <a href=\"https:\/\/it-service.network\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">IT-SERVICE.NETWORK<\/a> unterst\u00fctzt Sie gern bei der Suche.<\/p>\n<h3>Wie sieht ein Verarbeitungsverzeichnis aus?<\/h3>\n<p>Das <strong>Verarbeitungsverzeichnis<\/strong> wird k\u00fcnftig eine wesentliche Rolle spielen, damit Sie datenschutzrechtliche Vorgaben \u00fcberhaupt einhalten k\u00f6nnen. Nur wenn Sie Ihre eigenen Verarbeitungsprozesse kennen, k\u00f6nnen Sie gezielt Ma\u00dfnahmen ergreifen, um eine rechtm\u00e4\u00dfige Verarbeitung personenbezogener Daten sicherzustellen.<\/p>\n<p>Dabei sollten Sie Ihr Augenmerk besonders auf die sogenannten TOMs legen, die technischen und organisatorischen Ma\u00dfnahmen. Sie m\u00fcssen im neuen <strong>Verarbeitungsverzeichnis<\/strong> aufgenommen werden \u2013 wie detailliert das passieren muss, ist allerdings eine Frage, mit der sich aller Voraussicht nach k\u00fcnftig Gerichte befassen werden.<\/p>\n<p>Im Artikel 30 der DSGVO ist lediglich die Rede davon, dass eine allgemeine Beschreibung dieser Ma\u00dfnahmen m\u00f6glich ist (vgl. <a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-30-dsgvo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Art. 30 Abs. 1g und Abs. 2d DSGVO<\/a>). Das Ganze\u00a0enth\u00e4lt einen weiteren Verweis auf den <a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-32-dsgvo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Artikel\u00a032 DSGVO<\/a> (Sicherheit der Verarbeitung).<\/p>\n<p style=\"text-align: right;\"><em>Sie fragen sich, welche Form und welchen Inhalt Ihr Verarbeitungsverzeichnis haben muss? <\/em><br \/>\n<em>Dann lesen Sie den Blogbeitrag<\/em> <a href=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/2018\/02\/23\/verfahrensverzeichnis-nach-dsgvo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Verfahrensverzeichnis \u2013 Datenverarbeitung nach DSGVO<\/a><\/p>\n<h3>Beispiel f\u00fcr Verarbeitungsverzeichnis<\/h3>\n<p>Als Beispiel f\u00fcr ein <strong>Verarbeitungsverzeichnis<\/strong> nach DSGVO stehen Ihnen verschiedene Muster zur Verf\u00fcgung. Auch eine Arbeitsgruppe der deutschen Aufsichtsbeh\u00f6rden hat dazu bereits eine Vorlage f\u00fcr ein <strong>Verzeichnis von Verarbeitungst\u00e4tigkeiten<\/strong> nach Art. 30 DSGVO\u00a0 erarbeitet. Ein Beispiel f\u00fcr Verfahrensverzeichnisse geben Ihnen die folgenden Leitf\u00e4den, Vorlagen und Muster als Anleitung und Ausf\u00fcllhilfen.<\/p>\n<ul>\n<li>Gesellschaft f\u00fcr Datenschutz und Datensicherheit GDD-Praxishilfe DSGVO V (PDF, 17 Seiten, Stand April 2017)\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/www.gdd.de\/downloads\/praxishilfen\/GDD-Praxishilfe_DS-GVO_5.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Verzeichnis von Verarbeitungst\u00e4tigkeiten<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Digitalverbund Bitkom\n<ul>\n<li>Das Verarbeitungsverzeichnis\u00a0(PDF, 46 Seiten, Stand: 2017)<br \/>\n<a href=\"https:\/\/www.bitkom.org\/NP-Themen\/NP-Vertrauen-Sicherheit\/Datenschutz\/FirstSpirit-1496129138918170529-LF-Verarbeitungsverzeichnis-online.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Verzeichnis von Verarbeitungst\u00e4tigkeiten<\/a> nach Art. 30 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands\n<ul>\n<li>Muster: <a href=\"https:\/\/www.bvdnet.de\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/Muster_Verz_der_Verarbeitungst%C3%A4tigkeiten_Verantwortlicher.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Verzeichnis von Verarbeitungst\u00e4tigkeiten<\/a> Verantwortlicher gem. Artikel 30 Abs. 1 DSGVO (PDF, 3 Seiten, Stand: Juni 2017)<\/li>\n<li>Muster: <a href=\"https:\/\/www.bvdnet.de\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/Muster_Verz_der_Verarbeitungst%C3%A4tigkeiten_Auftragsverarbeiter.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">\u00dcbersicht von Verarbeitungst\u00e4tigkeiten<\/a> Auftragsverarbeiter gem. Artikel 30 Abs. 2 DSGVO (PDF, 3 Seiten, Stand Juni 2017)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Landesbeauftragte f\u00fcr den Datenschutz Niedersachsen\n<ul>\n<li>\u00a0<a href=\"https:\/\/www.lfd.niedersachsen.de\/download\/120050\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Hinweise zum Verzeichnis f\u00fcr Verarbeitungst\u00e4tigkeiten<\/a>\u00a0(PDF, 13 Seiten, Stand: 30. Juni 2017)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Warum Verarbeitungsverzeichnis?<\/h3>\n<p>Bei Inhalt und Umfang Ihres Verarbeitungsverzeichnises gibt die DSGVO lediglich die Mindestanforderungen vor. Diese k\u00f6nnen variieren \u2013 je nach Art und Gr\u00f6\u00dfe Ihres Unternehmens. Wenn es allerdings um die Frage nach dem \u201eWarum \u00fcberhaupt <strong>Verarbeitungsverzeichnis<\/strong>?\u201c geht, ist es immer leicht zu sagen: &#8222;Weil das nun einmal die Vorschriften sind&#8220;.<\/p>\n<p>Unser Tipp: Machen Sie sich aus der Pflicht eine K\u00fcr. Sie k\u00f6nnen die vorgeschriebene <strong>Dokumentationspflicht<\/strong> n\u00e4mlich auch f\u00fcr Ihr Unternehmen gewinnbringend nutzen, so zum Beispiel f\u00fcr die Kundenbindung. Laut einer <a href=\"https:\/\/inpublic.globenewswire.com\/2017\/11\/28\/Studie+von+Gemalto+zeigt+Mehrheit+der+Verbraucher+w%C3%BCrde+nach+Datenschutzvorfall+keine+Gesch%C3%A4fte+mit+dem+verantwortlichen+Unternehmen+t%C3%A4tigen+HUG2152341.html;jsessionid=XOUBZP528bMztqc2Q1ufrJ9J3eKngVqNo1W8c5yUDLXsvFUy11OD!73761454\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Umfrage<\/a> des britischen Marktforschungsinstituts Vanson Bourne im Auftrag der niederl\u00e4ndischen Aktiengesellschaft Gemalto wird mangelnde Datensicherheit von Kunden schnell abgestraft.<\/p>\n<p>Danach w\u00fcrden die meisten Kunden (70 Prozent) nach einem Datenschutzvorfall keine weiteren Gesch\u00e4fte mit dem verantwortlichen Unternehmen machen.<\/p>\n<h3>Verarbeitungsverzeichnis als Chance begreifen<\/h3>\n<p>Sie k\u00f6nnen Ihr <strong>Verarbeitungsverfahren<\/strong> auch als Chance begreifen:<\/p>\n<ul>\n<li>F\u00fcr Ihre eigene Informationssicherheit<\/li>\n<li>F\u00fcr Ihre Unternehmenssicherheit<\/li>\n<li>Zur vertrauensvollen Vermarktung Ihrer Produkte oder Dienstleistungen<\/li>\n<\/ul>\n<p>Christian Volkmer, Autor bei <a href=\"https:\/\/www.projekt29.de\/muster-fuer-verzeichnis-der-verarbeitungstaetigkeiten-nach-art-30-dsgvo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Projekt 29<\/a> und Sachversta\u0308ndiger fu\u0308r Datenschutz und Informationssicherheit, schl\u00e4gt darum vor, Ihr <strong>Verarbeitungsverzeichnis<\/strong> \u00fcber die geforderte\u00a0<strong>Dokumentationspflicht<\/strong> hinaus sinnvoll zu nutzen \u2013 auch, um k\u00fcnftig Ihre Nerven zu schonen, beispielsweise, um<\/p>\n<ul>\n<li>die exakten Verarbeitungszwecke festzulegen (<a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-5-dsgvo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Art. 5 Abs. 1b DSGVO<\/a>)<\/li>\n<li>Ihrer Rechenschafts- und Dokumentationspflicht nachzukommen (<a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-5-dsgvo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Art. 5 Abs. 2<\/a>, <a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-24-dsgvo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Art. 24 DSGVO<\/a>)<\/li>\n<li>geeignete Ma\u00dfnahmen zu ergreifen, um Betroffenenrechte zu wahren (<a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-12-dsgvo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Art. 12 Abs. 1 DSGVO<\/a>)<\/li>\n<li>geeignete technisch-organisatorische Ma\u00dfnahmen zu ergreifen und diese auch nachweisen zu k\u00f6nnen (<a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-24-dsgvo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Art. 24 Abs. 1<\/a>, <a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-32-dsgvo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Art. 32 DSGVO<\/a>)<\/li>\n<li>zu pr\u00fcfen, ob Sie eine <a href=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/2018\/01\/03\/datenschutz-folgenabschaetzung-risikobewertung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Datenschutz-Folgenabsch\u00e4tzung<\/a> durchf\u00fchren m\u00fcssen <a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-35-dsgvo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">(Art. 35 DSGVO<\/a>)<\/li>\n<li>eine gute Grundlage zu schaffen, damit Ihr Datenschutzbeauftragter seine Aufgaben ad\u00e4quat erf\u00fcllen kann (<a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-39-dsgvo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Art. 39 DSGVO<\/a>)<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Unterst\u00fctzung vom Fachmann<\/h3>\n<p>Sie sind sich unsicher, ob Ihr <strong>Verarbeitungsverzeichnis<\/strong> DSGVO-konform ist oder brauchen Unterst\u00fctzung bei der optimalen Erstellung? Ist dies der Fall, dann wenden Sie sich vertrauensvoll an einen <a href=\"https:\/\/it-service.network\/it-dienstleister-finden\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Dienstleister<\/a> des Kompetenzverbunds <a href=\"https:\/\/it-service.network\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">IT-SERVICE.NETWORK<\/a>.<\/p>\n<hr \/>\n<p>Weitere interessante Tipps und alle zentralen sowie relevanten Fakten zur DSGVO erhalten Sie <a href=\"https:\/\/it-service.network\/blog\/tag\/dsgvo\/\">nat\u00fcrlich hier bei uns im Blog<\/a>.<\/p>\n<hr \/>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Verfahrensverzeichnis und Verarbeitungs\u00fcbersicht \u2013 geh\u00f6ren bald der Vergangenheit an. Mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt es ab Ende Mai n\u00e4mlich nur noch ein Verzeichnis von Verarbeitungst\u00e4tigkeiten. Kurz: das Verarbeitungsverzeichnis. 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