{"id":6587,"date":"2019-07-16T10:29:53","date_gmt":"2019-07-16T08:29:53","guid":{"rendered":"https:\/\/it-service.network\/blog\/?p=6587"},"modified":"2019-07-16T10:29:53","modified_gmt":"2019-07-16T08:29:53","slug":"elektronische-archivierung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/it-service.network\/blog\/2019\/07\/16\/elektronische-archivierung\/","title":{"rendered":"Elektronische Archivierung ## So klappt der Einstieg ins Dokumenten-Management"},"content":{"rendered":"

Die elektronische Archivierung beziehungsweise das digitale Dokumenten-Management interessiert auch immer mehr kleine und mittlere Unternehmen.<\/strong>
\nWir verraten, wie der Einstieg ins DMS perfekt klappt und welche (wirtschaftlichen) Vorteile sich ergeben.
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Die elektronische Archivierung spart Zeit und ist revisionssicher
\u00a9 Clker-Free-Vector-Images \/ Pixabay<\/p><\/div><\/p>\n

Elektronische Archivierung \u2013 Vorteile & Nutzen<\/h3>\n

Eine aktuelle Studie des Anbieters Bitkom<\/a> mit dem klangvollen Titel \u201eECM im Mittelstand\u201c ergab, dass sich immer mehr KMUs f\u00fcr das digitale Dokumenten-Management begeistern beziehungsweise die Einf\u00fchrung eines Dokumenten-Management-Systems<\/a> planen. Kein Wunder, schlie\u00dflich ergeben sich durch die elektronische Archivierung eine Reihe von Vorteilen auf vielen Ebenen.
\nDabei am wichtigsten: Prozesse gewinnen an Transparenz und Flexibilit\u00e4t. Und es lohnt sich sogar, noch einen Schritt weiter zu denken. Denn ein Unternehmen, das es schafft, eine digitale Dokumenteninfrastruktur zu etablieren, schafft damit zugleich die Basis f\u00fcr digitale Kundenerlebnisse.<\/p>\n

Was ist DMS?<\/h4>\n

Um die Vorteile und den Nutzen ganzheitlich verstehen zu k\u00f6nnen, hilft eine kurze Definition. Der etwas umst\u00e4ndliche Begriff Dokumenten-Management-System wird mit DMS abgek\u00fcrzt.\u00a0DMS bedeutet letztendlich, dass alle gesch\u00e4ftlichen Dokumente digital abgelegt werden. Dadurch k\u00f6nnen Mitarbeiter von \u00fcberall aus und jederzeit auf sie zugreifen. Gerade in Zeiten von New Work<\/a> und Homeoffice<\/a> eine h\u00f6chst sinnvolle Sache.
\nAuch die gemeinsame Bearbeitung durch mehrere Teammitglieder zur selben Zeit geh\u00f6rt zu den Hauptvorteilen und spart eine Menge Zeit im Arbeitsalltag. Experten wollen in diesem Zusammenhang beobachtet haben, dass sich dadurch nicht nur die Transparenz erh\u00f6ht, sondern Vorg\u00e4nge auch wesentlich schneller abgeschlossen werden. Und davon profitieren letztendlich vor allem die Kunden.<\/p>\n

Chancen f\u00fcr den Mittelstand dank DMS<\/h3>\n

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) scheuen die DMS-Einf\u00fchrung<\/strong> noch. Angeblich setzen bislang erst etwa elf Prozent der KMUs auf die Digitalisierung von Gesch\u00e4ftsprozessen<\/a>. F\u00fcr diese Scheu gibt es aber keinen Grund. Zwar ist es nicht von der Hand zu weisen, dass viele DMS-Anbieter vornehmlich L\u00f6sungen f\u00fcr gro\u00dfe Betriebe und Konzerne anbieten, aber auch die KMUs finden mit der richtigen Beratung<\/a> perfekt passende Modelle.
\nZweiter Hemmschuh ist die Sorge vor \u201eunn\u00f6tigen Investitionen in die IT\u201c. Dabei sorgen die bekannten Vorteile nachweislich f\u00fcr eine Erh\u00f6hung der Produktivit\u00e4t und st\u00e4rken damit auch die Wettbewerbsf\u00e4higkeit. Wer auch k\u00fcnftig im B\u00fcro ausschlie\u00dflich auf analoge Prozesse setzt, wird die Folgen in den kommenden Jahren bestimmt zu sp\u00fcren bekommen, meinen Experten<\/a>.
\nDeswegen gilt: Entscheider und Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer sind jetzt gefordert. Bei dem Umstieg auf eine elektronische Archivierung handelt es sich nicht um eine h\u00fcbsche Spielerei, sondern um eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit. Zumindest f\u00fcr all diejenigen, die auch in den n\u00e4chsten Jahren und Jahrzehnten erfolgreich am Markt bestehen wollen.<\/p>\n

So gelingt der Einstieg in die elektronische Archivierung<\/h3>\n

Schnelle Erfolge sind vielen KMUs bei IT-Investitionen sehr wichtig. Damit der Einstieg ins digitale Dokumenten-Management entsprechend klappt, haben wir hier einige Tipps zusammengestellt:<\/p>\n