{"id":807,"date":"2017-05-18T12:25:41","date_gmt":"2017-05-18T10:25:41","guid":{"rendered":"https:\/\/it-service.network\/blog\/?p=807"},"modified":"2021-11-22T13:58:52","modified_gmt":"2021-11-22T12:58:52","slug":"rechnung-per-email-e-rechnung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/it-service.network\/blog\/2017\/05\/18\/rechnung-per-email-e-rechnung\/","title":{"rendered":"Rechnung per Email ## Senken Sie Kosten mit der E-Rechnung"},"content":{"rendered":"

Gesch\u00e4ftsprozesse zu digitalisieren ist effizient und g\u00fcnstig. Unternehmen scheuen sich jedoch, auf die Rechnung via Email (E-Mail) umzusteigen. <\/strong>Das ergibt eine aktuelle Umfrage der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK). Dabei trat 2018 das E-Rechnungsgesetz in Kraft.<\/strong><\/p>\n

Welche Gr\u00fcnde f\u00fcr die Umstellung auf elektronische Rechnung sprechen und was dabei zu beachten ist, lesen Sie hier.<\/p>\n

\"rechnung

Die meisten Unternehmen drucken eine Rechnung per Email zus\u00e4tzlich aus.<\/p><\/div>\n

Rechnung per Email wird ausgedruckt<\/h3>\n

Auch wenn die Papierrechnung der elektronischen Rechnung schon 2011 mit dem Steuervereinfachungsgesetz<\/a>\u00a0gleichgestellt worden ist. Durchgesetzt hat sich die E-Rechnung bislang\u00a0nicht. Dabei gilt: Wenn Sie eine Rechnung per Email<\/strong> versenden und der Empf\u00e4nger nicht ausdr\u00fccklich die Papierform w\u00fcnscht, akzeptiert er die elektronische Rechnung damit.
\nDie meisten Unternehmen gehen bei der Finanzbuchhaltung lieber auf Nummer sicher \u2013 und fahren zweigleisig.<\/p>\n

Denn wie die DIHK-Umfrage Buchf\u00fchrung in Zeiten der Digitalisierung<\/a>\u00a0ergibt, legen 40 Prozent der 732 befragten Unternehmen ihre elektronischen Rechnungen auch in Papierform ab. Mehr als die H\u00e4lfte von ihnen versenden und empfangen eine Rechnung per Email<\/strong> gar nicht oder nur gelegentlich. Hauptgrund daf\u00fcr: Die Verfahrensdokumentation und Archivierungsvorgaben werden als zu komplex und zu teuer angesehen.<\/p>\n

Hinzu kommt: Ist das\u00a0Rechnungsaufkommen eines Unternehmens gering, sei die damit verbundene technische Umstellung nicht lohnenswert. Gerade im Gesch\u00e4ftskunden-Bereich geben\u00a0Auftraggeber an, keine elektronische Rechnung<\/strong> zu versenden, weil ihre Kunden diese nicht verarbeiten k\u00f6nnten.<\/p>\n

Das Ende der Papierrechnung kommt<\/h3>\n

Wirtschaftswissenschaftler prognostizieren jedoch das Ende der Papierrechnung<\/strong> \u2013 auch f\u00fcr kleine und mittelst\u00e4ndische Unternehmen sowie f\u00fcr Selbstst\u00e4ndige und Freiberufler. Und zwar nicht nur bei der Rechnungsstellung an private Kunden, sondern besonders auch an Unternehmen. Sie gehen davon aus, dass vor allem Gro\u00dfunternehmen ihre Gesch\u00e4ftspartner k\u00fcnftig immer h\u00e4ufiger dr\u00e4ngen werden, auf Papier zu verzichten, um Gesch\u00e4ftsprozesse zu automatisieren und zu rationalisieren. F\u00fcr Ihr Unternehmen ergibt sich mit einer freiwilligen Umstellung auf die Rechnung per Email<\/strong>\u00a0daher die M\u00f6glichkeit, Zugang zu gr\u00f6\u00dferen Gesch\u00e4ftspartnern zu bekommen, weil diese ihre Prozesse schon fast vollst\u00e4ndig elektronisch abwickeln.<\/p>\n

Neben der Zeit- spricht besonders die Kostenersparnis f\u00fcr das Potential der E-Rechnung<\/strong>.\u00a0<\/strong>Experten nennen eine Reduzierung von bis zu 20 Prozent. Hinzu kommen die Vorteile einer kompletten Automatisierung der gesamten Rechnungsverarbeitung. Dazu hat die IHK N\u00fcrnberg f\u00fcr Mittelfranken<\/a> ihre Mitgliedern bereits im Jahr 2012 informiert: \u201eVor allem beim elektronischen Rechnungsempfang sinken die Kosten dadurch, dass Pr\u00fcfung, Zahlungsschritte und Ablage beschleunigt werden.\u201c<\/p>\n

E-Rechnung \u2013 Suchen und Finden eines Standards<\/h3>\n

Um die Kostenersparnis beim Versenden, Empfangen und Verarbeiten einer Rechnung per Email<\/strong> auch wirklich zu erreichen, ist ein einheitliches Datenformat die Voraussetzung. Die Suche nach diesem einheitlichen Standard f\u00fcr die E-Rechnung<\/strong> fand im Juni 2014 mit dem Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD) erstmals ein Ende.<\/p>\n

Der ZUGFeRD-Standard beschreibt, wie alle Informationen einer Rechnung, also der Text und alle grafischen Elemente, in einer Datei gespeichert werden. Er wurde in Zusammenarbeit\u00a0mit Verb\u00e4nden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Einen Praxisleitfaden f\u00fcr Unternehmen<\/a>\u00a0zur E-Rechnung stellt das FeRD Interessierten zur Verf\u00fcgung.<\/p>\n

Recht und Ordnung auch f\u00fcr Rechnung\u00a0per Email<\/h3>\n

Ihr Steuerberater und IT-Dienstleister<\/a>\u00a0sind die beiden wichtigsten Ansprechpartner bei der Umstellung von der Papierrechnung auf die\u00a0elektronische Rechnung<\/strong>. Sie beraten Sie quasi zu Recht und Ordnung \u2013 der eine zu den GoBD<\/a>, der andere zu Software-, Sicherheit und Speicher-L\u00f6sungen.<\/p>\n

Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom) hat\u00a010 Merks\u00e4tze f\u00fcr elektronische Rechnungen<\/a>\u00a0zusammengefasst. Wichtige Kriterien zur Authentizit\u00e4t und Integrit\u00e4t einer E-Rechnung sind hier nachvollziehbar aufgef\u00fchrt.<\/p>\n

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Bei einer Rechnung per Email ersetzt ein Dokumenten-Management-System die Papierablage.<\/p><\/div>\n

E-Rechnung archivieren \u2013 aber wie?<\/h3>\n

Die Langzeitarchivierung<\/a> gilt auch f\u00fcr die E-Rechnung<\/strong>. Werden Rechnungen elektronisch empfangen, m\u00fcssen sie im Originalformat zehn Jahre lang elektronisch archiviert werden. Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zul\u00e4ssig. Das bedeutet, dass sie nicht nur elektronisch unversehrt und manipulationssicher zu archivieren ist,\u00a0sondern dass das menschliche Auge den Inhalt auch in zehn Jahren noch erfassen k\u00f6nnen muss.<\/p>\n

In der Praxis hat sich der Rechnungsversand per E-Mail im PDF-Format durchgesetzt. Wer auf der sicheren Seite sein will, sollte jedoch nicht nur den Anhang, sondern die gesamte E-Mail archivieren<\/a>. Ein GoBD-konformes, revisionssicheres Dokumenten-Management-System (DMS)<\/a> ist au\u00dferdem ratsam. Es garantiert die Unver\u00e4nderbarkeit und Historisierung der E-Rechnungen. Dropbox und Google Drive sind nicht in der Lage, Dokumente unver\u00e4nderbar zu speichern. Datentr\u00e4ger wie CD und DVD sind auch keine wirkliche\u00a0Alternative. Sie k\u00f6nnen zerkratzen und unlesbar werden.<\/p>\n

Rechnung in Word und Excel ist im Zweifelsfall E-Rechnung<\/h3>\n

Sobald Sie Ihre eigenen Rechnungen am Computer erstellen und unter einem Dateinamen abspeichern, ist Ihre Rechnung eine E-Rechnung<\/strong> \u2013 auch wenn Sie sie ausdrucken und dann mit der Post versenden. Nach GoBD muss sie als elektronische Rechnung auch elektronisch unver\u00e4nderbar archiviert werden.<\/p>\n

Das hei\u00dft: Rechnungserstellung und Belegarchivierung erfolgt sinnvoller Weise\u00a0in einem Dokumenten-Management-System<\/a>. Das blo\u00dfe Abspeichern auf der Festplatte reicht nicht aus. Eine Papierrechnung liegt nur vor, wenn Sie eine Vorlage verwenden, die immer wieder neu \u00fcberschrieben wird \u2013\u00a0ohne sie unter neuem Dateinamen einzeln abzuspeichern.<\/p>\n

\"Rechnung

Nur wenige Unternehmen versenden, empfangen und verarbeiten eine Rechnung per Email.<\/p><\/div>\n

E-Rechnungsgesetz tritt 2018 in Kraft<\/h3>\n

Die\u00a0E-Rechnung<\/strong> wurde 2018 in Deutschland zum Gesetz. Bei dem sogenannten E-Rechnungsgesetz, das am 27. November 2018 in Kraft trat, geht es aber \u201enur\u201c darum, eine verbindliche Rechtsgrundlage f\u00fcr den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch \u00f6ffentliche Auftraggeber zu schaffen.<\/p>\n

Dies hat allerdings auch Auswirkungen auf Unternehmen, die \u00f6ffentliche Auftr\u00e4ge annehmen, ausf\u00fchren und in Rechnung stellen. F\u00fcr die zahlreichen Zulieferbetriebe aus der privaten Wirtschaft tickt damit ebenfalls die Uhr, betont der Verband elektronische Rechnung (VeR)<\/a>. Denn auch hier sei die Frage nun nicht mehr, ob man auf den elektronischen Rechnungsaustausch umstellen sollte \u2013 sondern, wie sich eine solche Digitalisierung am besten bewerkstelligen lasse.<\/p>\n

\u201eDie Bundesregierung kann k\u00fcnftig per Rechtsverordnung weitere Detailanforderungen an die elektronische Rechnungsstellung, das zu verwendende Rechnungsdatenmodell sowie die Verbindlichkeit der elektronischen Form stellen\u201c, sagt Stefan Gro\u00df vom VeR. Welche Fallstricke es bei der Digitalisierung f\u00fcr Unternehmen gibt, erkl\u00e4rt der Blogbeitrag Digitale Prozesse<\/a>.<\/p>\n

Suchen Sie sich einen Partner f\u00fcr die Rechnung per Email<\/h3>\n

Mit Blick auf die technischen Herausforderungen, die die Umstellung auf die Rechnung per Email<\/strong> mit sich bringt, ist es ratsam, einen erfahrenen Technologiepartner zu beauftragen. Informieren Sie sich zu den M\u00f6glichkeiten der E-Rechnung. Das IT-SERVICE.NETWORK<\/a> unterst\u00fctzt Sie dabei gern.<\/p>\n

Unsere IT-Dienstleister<\/a> stehen Ihnen zur Seite und finden die passende L\u00f6sung f\u00fcr Ihr Unternehmen. Stellen Sie Ihre Finanzbuchhaltung zukunftsf\u00e4hig auf. Denken Sie dabei immer daran: Eine Rechnung bleibt eine Rechnung, die niemand gern bekommt. Da spielt es keine Rolle, ob sie im Briefkasten oder im Email-Postfach landet. Investieren Sie das Geld lieber in postalische Feiertagsgr\u00fc\u00dfe an Ihre (Gesch\u00e4fts-)Kunden.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Gesch\u00e4ftsprozesse zu digitalisieren ist effizient und g\u00fcnstig. Unternehmen scheuen sich jedoch, auf die Rechnung via Email (E-Mail) umzusteigen. Das ergibt eine aktuelle Umfrage der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK). Dabei trat 2018 das E-Rechnungsgesetz in Kraft. Welche Gr\u00fcnde f\u00fcr die Umstellung auf elektronische Rechnung sprechen und was dabei zu beachten ist, lesen Sie hier.<\/p>\n","protected":false},"author":24,"featured_media":836,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[908,944,904,899],"class_list":["post-807","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-it-support","tag-crm","tag-e-commerce","tag-finanzen","tag-it-recht-und-digitalpolitik"],"yoast_head":"\nRechnung per Email: Kosten senken mit der E-Rechnung<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Firmen scheuen sich, ihre Finanzbuchhaltung auf die Rechnung per Email umzustellen \u2013 aufgrund der GoBD. 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