{"id":9818,"date":"2020-02-04T08:38:09","date_gmt":"2020-02-04T07:38:09","guid":{"rendered":"https:\/\/it-service.network\/blog\/?p=9818"},"modified":"2020-02-04T08:38:09","modified_gmt":"2020-02-04T07:38:09","slug":"vorteile-dms","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/it-service.network\/blog\/2020\/02\/04\/vorteile-dms\/","title":{"rendered":"Vorteile DMS ## Dokumenten-Management-System spart Zeit & Kosten"},"content":{"rendered":"

Der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (kurz: DMS) kann sich f\u00fcr Unternehmen gleich doppelt bezahlt machen. In Zeiten hoher Informations- und Datenfluten sowie ineinander greifenden Arbeitsabl\u00e4ufen stellen entsprechende Systeme die Weichen f\u00fcr ein effizientes und kostenschonendes Arbeiten. Sie m\u00f6chten wissen, welche Vorteile DMS\u00a0 genau bietet?<\/strong>
\nWie erkl\u00e4ren, warum sich der Umstieg lohnt und wie die Implementierung abl\u00e4uft.
\n

\"vorteile

Physische Archive kosten Zeit und Geld.
Bild: Pexels\/Pixabay<\/p><\/div><\/p>\n

Analoges Dokumenten-Management als Zeit- und Geldfresser<\/h3>\n

Das papierlose B\u00fcro ist selbst im 21. Jahrhundert und unter dem Deckmantel der Digitalisierung in vielen Unternehmen noch Wunschdenken. Die einen scheuen die vermeintlich gro\u00dfen Investitionen, die anderen sind vom Nutzen digitaler Systeme nicht ausreichend \u00fcberzeugt und wieder andere arbeiten einfach nach dem Grundsatz \u201eDas haben wir schon immer so gemacht\u201c.
\nIn der Praxis bedeutet das \u2013 bezogen auf das Dokumenten-Management \u2013 dass viele Arbeitnehmer tagt\u00e4glich damit besch\u00e4ftigt sind, Dokumente zu suchen, zu sortieren, zu kopieren, abzuheften und zu archivieren. Sobald ein anderer Kollege das Dokument ben\u00f6tigt, geht die Rennerei richtig los.
\nUnd im schlimmsten Fall wei\u00df nachher keiner mehr, wo sich die Akte X gerade befindet und warum. Das Resultat ist ein hoher Zeitaufwand. Und Zeit kostet bekannterma\u00dfen auch immer Geld. Physische Archive ebenso.<\/p>\n

Kosten f\u00fcr Dokumenten-Management<\/h3>\n

Verschiedene Erhebungen<\/a> gehen davon aus, dass analoges Dokumenten-Management zwischen 40 und 60 Prozent der Arbeitszeit beziehungsweise 20 und 45 Prozent der Gehaltskosten verschlingt. Im Umkehrschluss schm\u00e4lert das am Ende der Prozesskette dann nat\u00fcrlich auch den Gewinn.
\nJeden Tag werden etwa 200 Millionen Seiten von Papier abgeheftet und so viele Aktenordner angelegt, dass sie in Form einer Kette satte 250 km lang w\u00e4ren. Im Durchschnitt wird jedes Dokument f\u00fcnfmal kopiert und drei Prozent aller Akten verschwinden auf Nimmerwiedersehen.
\nIn europ\u00e4ischen Unternehmen soll der Aufwand f\u00fcr die manuelle Dokumentenverwaltung zwischen f\u00fcnf und 15 Prozent des gesamten Umsatzes auffressen. Diese Zahlen sind erschreckend, zeigen gleichzeitig aber eindrucksvoll, wie relevant die Optimierung beziehungsweise Digitalisierung augenscheinlich irrelevanter Prozesse in Wirklichkeit ist. Das sind mehr als genug Gr\u00fcnde daf\u00fcr, dass Sie die Vorteile eines Dokumenten-Managementsystems einmal genau unter die Lupe nehmen.<\/p>\n

Vorteile DMS \u2013 nicht nur Zeit und Kosten sparen<\/h3>\n

Fakt ist: Dokumente und Informationen sollten immer schnell und unkompliziert zug\u00e4nglich sein (nat\u00fcrlich nur f\u00fcr befugte Personen). Dokumenten-Management-Systeme k\u00f6nnen diesbez\u00fcglich die Arbeitsabl\u00e4ufe revolutionieren und Freir\u00e4ume schaffen, die Mitarbeiter f\u00fcr andere (sinnvollere) T\u00e4tigkeiten nutzen k\u00f6nnen.
\nHier die Vorteile DMS auf einen Blick:<\/p>\n