E-Mail-Archivierung

Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und und und – die Liste der Unterlagen, die im Zuge der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu sichern sind, ist lang. Vereinfacht gesagt, fällt jegliche Korrespondenz, mit der ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wird, unter diese Frist. Beste Beispiele dafür sind unter anderem Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Und nicht nur die E-Mails selbst müssen bei solchen geschäftlichen Abläufen sicher aufbewahrt werden, sondern auch ihr Anhang, wenn er für das Verständnis der Mail zwingend notwendig ist. Das ist bei der Masse an täglichen E-Mails kein einfaches Unterfangen. Es sei denn, Sie nutzen eine professionelle Archivierungslösung. Mit der richtigen Software geht die rechtssichere E-Mail-Archivierung geschäftlicher Korrespondenz nämlich ganz leicht von der Hand. Sie fragen sich, welche Lösungen es gibt und welche davon sich für Ihr Unternehmen am besten eignet? Wir beraten Sie dazu gern!

Die Anforderungen an eine rechtssichere E-Mail-Archivierung sind umfangreich. Zum Beispiel sind E-Mails im Originalzustand und dementsprechend in Ihrem vollen Umfang zu sichern. Veränderungen jeglicher Art sind nicht erlaubt, um auf diese Weise möglichen Manipulationen vorzubeugen. Zu den Grundsätzen gehört außerdem, dass archivierte E-Mails jederzeit verfügbar und maschinell lesbar sind. Nicht zuletzt spielt der Inhalt des digitalen Schriftverkehrs eine Rolle, denn während beispielsweise als Handels- oder Geschäftsbriefe geltende E-Mails sechs Jahre lang zu archivieren sind, liegt die Aufbewahrungspflicht bei Rechnungen, Buchungsbelegen, Bilanzen etc. bei zehn Jahren. Zusammengefasst bedeutet das: E-Mails sind vollständig, richtig, zeitgerecht, unveränderlich, ordentlich und nachvollziehbar aufzubewahren. Mit einer entsprechenden Software lassen sich diese Anforderungen am besten erfüllen – zumindest wenn diese optimal in Ihr Unternehmensnetzwerk eingebunden ist. Unterstützung für die Einführung der E-Mail-Archivierung finden Sie bei unseren angeschlossenen IT-Dienstleistern. Wir beraten Sie gern – sprechen Sie uns einfach an!

Verantwortlich dafür, dass die rechtssichere E-Mail-Archivierung im Unternehmen umgesetzt wird, ist grundsätzlich die Geschäftsleitung. Und kommt diese der Aufbewahrungspflicht nicht nach, drohen Konsequenzen verschiedener Art. Steuerlich könnte es passieren, dass bei fehlenden Nachweisen und Unterlagen zu Ungunsten des Unternehmens Schätzungen durch das Finanzamt vorgenommen und zusätzlich Zuschläge für den Aufwand berechnet werden. Im schlimmsten Fall kann es sogar zu Geld- und/oder Freiheitsstrafen kommen und die Gewerbeerlaubnis entzogen werden.

Sie sehen: Mit der revisionssicheren Aufbewahrungspflicht ist nicht zu spaßen. Gehen Sie daher auf Nummer sicher, indem Sie ganz einfach eine Software einsetzen und Ihre E-Mails archivieren lassen. Mit der richtigen Lösung können Sie problemlos schnell und einfach E-Mails sichern. Wir helfen Ihnen bei der Wahl und Implementierung einer entsprechenden Software.

Inzwischen gibt es natürlich mehr als eine E-Mail-Archivierung-Software auf dem Markt. Aber welche ist die richtige für Sie? Im Gespräch stecken wir Ihre Anforderungen ab und stellen Ihnen eine geeignete Lösung und ihre Vorteile vor. Haben Sie sich dafür entscheiden, setzen wir auf Wunsch auch die Einrichtung der E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen um. Mit der richtigen Konfiguration werden die Postfächer Ihrer Mitarbeiter anschließend automatisch archiviert, zudem findet eine regelmäßige Löschung aus den Postfächern statt, um die Datenmengen darin gering zu halten. Im Archiv bleiben die E-Mails mitsamt Ihren Anhängen weiterhin verfügbar und sind vor Datenverlust geschützt. Sie suchen eine bestimmte Mail oder einen bestimmten Anhang? Über eine Suchfunktion ist das Gesuchte schnell gefunden. Das ist generell ein hilfreiches Feature, aber besonders dann, wenn bestimmte Unterlagen für die Steuer gesucht werden oder in einem Rechtsstreit stichhaltige Beweise vorzulegen sind.

Aber Achtung: Eine E-Mail-Archivierung ist kein Ersatz für ein klassisches Backup. Dieses ist zusätzlich durchzuführen, damit auch die gesetzeskonformen Archive gesichert sind. Um eine schnelle Disaster Recovery sicherzustellen und juristische Risiken durch ein Verstoß gegen die GoBD zu vermeiden, gehen E-Mail-Archivierung und Backup innerhalb der unternehmenseigenen IT-Strategie also Hand in Hand. Unsere IT-Dienstleister sind glücklicherweise nicht nur in Sachen rechtssichere E-Mail-Archivierung bewandt, sondern auch Experten für zuverlässige Backup-Lösungen. Nehmen Sie Kontakt auf und nutzen das umfassende IT-Fachwissen unserer Partner.