E-Mail-Archivierung – Definition

Hier finden Sie verständliche Erklärungen zu den wichtigsten Begrifflichkeiten rund um das Thema IT.

Was ist E-Mail-Archivierung?

Der Begriff E-Mail-Archivierung meint die langfristige Speicherung von E-Mails. Dabei handelt es sich in der Regel um eine Langzeitarchivierung elektronischer Nachrichten nach gesetzlichen Vorgaben wie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Hintergrund ist die lückenlose Dokumentation von steuerlich relevanten Dokumenten, die per E-Mail versendet und erhalten werden. Für Gewerbetreibende und Unternehmer, ist die E-Mail Archivierung daher Pflicht.

E-Mail-Archivierung – wie geht das?

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreiben vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Bei der E-Mail-Archivierung ist es wichtig, seiner Dokumentationspflicht nachzukommen. Dabei unterstützen mittlerweile Softwareanwendungen, die die E-Mail-Verwaltung durch Kennzeichnung der elektronischen Nachrichten und vereinfachtes Auffinden durch Suchfilter erleichtern.

Die E-Mail Archivierung kann auch ein externer Dienstleister für Unternehmen übernehmen (siehe E-Mail Archivierung).

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