Dokumenten-Management-System – Definition

Was ist ein Dokumenten-Management-System (DMS)?

DMS ist die Abkürzung für „Dokumenten-Management-System“ und meint die Schriftgutverwaltung mithilfe von Software. DMS umfasst das elektronische Erfassen, Bearbeiten, Verwalten und Archivieren von Dokumenten wie E-Mails, Rechnungen, Verträgen etc.

Der Begriff Dokumenten-Management-System ist vor allem in Europa verbreitet. Im englischsprachigen Raum ist bei DMS meist die Rede von Records Management (übersetzt: Verwaltung von Aufzeichnungen). Im deutschen Raum umfasst der Begriff Dokumenten-Management-System zudem die revisionssichere Archivierung nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

DMS – Vorteile

Ein Dokumenten-Management-System standardisiert den Prozess vom Erstellen, Bearbeiten, Versionieren bis zum zentralen Speichern von Dokumenten. Der Zugriff ist dabei orts- und zeitunabhängig. Zudem erleichtern Suchfunktionen die Recherche nach bestimmten Schriftstücken. Außerdem ist es möglich, innerhalb des Dokuments zu anderen Dokumenten zu verlinken oder auszuführende Aufgaben mit dem Dokument zu verknüpfen, was Bearbeitungsprozesse effizienter gestalten kann.

Wie funktioniert DMS?

Ein DMS vereinheitlicht die Organisation und Koordination sämtlicher Schriftstücke im Unternehmen. Dazu werden Papierdokumente gescannt. Die digitalisierten Schriftstücke werden danach in dem Dokumenten-Management-System verschlagwortet, indiziert und kategorisiert. Das erleichtert die Dokumentensuche und -bearbeitung. Check-In- und Check-Out-Funktionen ermöglichen dem Nutzer, ein Dokument über einen längeren Zeitraum für die Bearbeitung dem DMS quasi zu entnehmen. Die ursprüngliche Dokumentenfassung bleibt dabei unverändert. Bei der DMS-Einführung unterstützen IT-Dienstleister.