Langzeitarchivierung von Daten wird Pflicht

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für E-Mails


29. November 2016, von in Cloud-Lösungen

Die Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsbriefen wird ab dem 01. Januar 2017 für Unternehmen zur unumgänglichen Pflicht. Dokumente, die als Geschäftsbriefe gelten oder steuerlich relevant sind, fallen unter die Regelungen für die ordnungsgemäße Buchführung – egal, ob diese digital oder in Papierform vorliegen. Dazu gehören unter anderem Angebote, Rechnungen oder Handelsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten auch für digitale Geschäftsunterlagen

Langzeitarchivierung für digitale Geschäftsunterlagen

Digital archivieren wird für Unternehmen zur Pflicht: Neue gesetzliche Aufbewahrungsfristen im Rahmen der GoBD gelten ab dem 01. Januar 2017.

Ab dem 01. Januar 2017 tritt die neue gesetzliche Regelung zur Langzeitarchivierung digitaler geschäftlicher Unterlagen endgültig und vollumfänglich in Kraft. Diese Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) gelten für alle zur Buchführung verpflichteten Unternehmen. Die GoBD bestimmen über die Art der Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsunterlagen und die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen – Geschäftsunterlagen in digitaler Form fallen genauso unter die ordnungsgemäße Buchführung, wie Unterlagen auf Papier.

Ordnungsgemäße Buchführung umfasst nun auch E-Mail-Archivierung

Die GoBD lösen die bisherigen Regelungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) aus 2001 zum neuen Jahr ab. Die Frist für Umstellung auf die Langzeitarchivierung läuft zu diesem Zeitpunkt ab. Dann gelten neue gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sind dann für sechs bis zehn Jahre digital zu archivieren. Zum Ende des Jahres muss in allen Unternehmen auf eine digitale Langzeitarchivierung unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen umgestellt werden. Wer gefordertes Datenmaterial während einer Betriebsprüfung nicht liefern kann, wird vom Finanzamt mit einer Schätzung belegt. Das geht finanziell häufig zu Lasten des Unternehmens. Unter die GoBD-Regelung fällt jeglicher digitaler geschäftlicher Schriftverkehr, also beispielsweise Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Handelsbriefe – ab 01. Januar auch Kassensysteme.

Langzeitarchivierung: E-Mails müssen manipulationssicher gespeichert werden

Steuerlich relevante E-Mails müssen vollständig aufbewahrt werden und dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Darüber hinaus ist eine Signierung ebenso wichtig wie Zeitstempel und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Dazu reicht keine einfache Dateiablage – ein digitales Archivsystem in der Cloud hingegen erfüllt die Anforderungen der GoBD. Mit einem professionellen Dokumenten-Management-System (DMS) können die archivierten Unterlagen verwaltet werden. Gleichzeitig sind sie auf diese Weise vor Manipulation geschützt. Dadurch erfüllen Sie die Grundsätze für ordnungsgemäße Buchführung. Durch die Nutzung der Cloud wird gleichzeitig ein sicheres Backup für Ihre E-Mails gewährleistet.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Digitale Geschäftsunterlagen sind laut GoBD für sechs bis zehn Jahre zu sichern

Alle steuerlich relevanten Aufzeichnungen (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Kassensysteme, Lohnabrechnung, Zeiterfassung) müssen sicher archiviert werden und jederzeit abrufbar sein. In der Regel gilt: Wenn Belege anfallen, die in der Buchführung berücksichtigt werden, kann von einer Aufbewahrungspflicht nach GoBD ausgegangen werden. Besonders geeignet für ein rechtssicheres Archiv ist eine vollautomatisierte Cloud-Lösung. Diese ist flexibel skalierbar und Cloud-Rechenzentren sind in der Regel besonders gut vor Ausfällen oder Hacker-Angriffen gesichert. Außerdem garantiert eine automatische Lösung zur Langzeitarchivierung Rechtssicherheit, ohne zusätzliche Arbeitsschritte zu erfordern. Damit sichern Sie Ihre digitalen Handelsbriefe geräteunabhängig und können sich auf eine professionelle Langzeitarchivierung Ihrer E-Mails verlassen. Den passenden Service für die E-Mail-Langzeitarchivierung in der Cloud finden Sie hier.

Thomas Buddendick, 11. Mai 2017 um 18:00

Hallo Janine,

insgesamt ist es in meinen Augen noch mal wichtig zu betonen, dass die Änderungen ab dem 01.01.2017 ausschließlich den Einsatz von Kassensystemen betreffen, die den Anforderungen der GoBD nicht genügt haben. Hier wurden Ende des letzten Jahres viele Unternehmen verunsichert.

Viele Grüße
Thomas Buddendick

Antworten

GoBD - Pflicht zur E-Mail-Archivierung ab 01.01.2017 für alle Unternehmen und Gewerbetreibenden - Systemhaus Griebsch

Brigitte Rigele, 6. Oktober 2017 um 10:52

Digitale Langzeitarchivierung ist etwas anderes und geht auch technisch weit über die Speicherung von 6-10 Jahren hinaus. Sie meinen gesicherte Speicherung.

Antworten

Christoph Schachner, 9. Oktober 2017 um 12:18

Hallo Janine,

eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation kann durch eine DATEV Schnittstelle von Unternehmen einfach erfüllt werden. Dazu haben wir einen Beitrag geschrieben, der das Thema aufgreift und die ideale Vorgehensweise für Unternehmen beschreibt: https://ready2order.com/de/post/2017/08/01/gobd-konforme-dokumentation/

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Christine Spengler, 15. Januar 2018 um 23:37

Hallo,
gilt die neue Regelung nur für Unterlagen, die im Ursprung schon digital sind oder müssen Papier-
Unterlagen digitalisiert werden?

Antworten

    Linda Boegelein, 16. Januar 2018 um 11:49

    Hallo Frau Sprengler,

    vielen Dank für Ihre Rückfrage. Nein, Sie müssen Ihre papierbasierte Buchhaltung nicht digitalisieren. Wie Sie Ihre steuerrelevanten Unterlagen aufbewahren, bleibt Ihnen überlassen. NEU ist nur, dass die bis zu zehnjährige Aufbewahrungspflicht nun auch für elektronische, steuerrelevante Geschäftsunterlagen gilt. Ein Beispiel: Sie erhalten eine E-Mail mit einer Rechnung als PDF-Datei im Anhang. Jetzt haben Sie mehrere Möglichkeiten: Anhang ausdrucken und in Ihren Buchhaltungsordner abheften, Anhang herunterladen und lokal speichern oder E-Mail an Ihr Dokumenten Management System weiterleiten, das die elektronische Rechnung automatisch ablegt und archiviert.

    Antworten

Wie archiviere ich E-Mails GoBD konform? | Billomat

Sarah H., 26. Februar 2018 um 13:33

Wie ist das denn im Lohn geregelt? Muss ich die Lohnabrechnung, Arbeitsverträge etc. sowohl elektronisch als auch noch in Papierform aufbewahren oder reicht nur die elektronische Form?

Ich würde mich über eine passende Rückmeldung freuen.

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    IT-SERVICE.NETWORK, 17. April 2018 um 9:14

    Hallo Sarah H.,

    leider haben wir auch nach gründlicher Recherche keine Antwort auf diese Frage gefunden.
    Am Besten wenden Sie sich diesbezüglich an einen entsprechend ausgebildeten Experten.

    Herzliche Grüße,
    Ihr IT-SERVICE.NETWORK

    Antworten

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