Groupware – Definition

Was ist Groupware?

Mit dem Begriff Groupware – auch bekannt als Gruppen-Software oder Kollaborationssoftware bzw. kollaborative Software – wird eine Software bezeichnet, die die zeitlich und/oder räumlich übergreifende Zusammenarbeit einer Gruppe bzw. eines Teams ermöglicht.

Der Begriff Groupware etablierte sich in den 1980er und 1990er Jahren und ist gem. seiner ersten, publizierten Definition ein „computer-basiertes System, das eine Gruppe von Personen in ihrem Aufgabengebiet oder Ziel unterstützt und eine Schnittstelle für eine geteilte Arbeitsumgebung bietet.“
Bekannte Beispiele sind Microsoft 365 oder Microsoft Teams. Mit Ausbruch der weltweiten Corona-Pandemie im Jahr 2020 und der damit verbundenen „Stay home“-Offensive, wuchs die Bedeutung und Relevanz von Groupware enorm. Nur so war es z. B. im Lockdown möglich, dass mehrere Mitarbeiter gemeinsam an Projekten arbeiten und miteinander kommunizieren konnten, ohne dabei physischen Kontakt zu haben.

Per Definition sind aber beispielsweise auch gemeinsame Terminkalender, To-Do-Listen (z. B. Trello, Jira usw.) oder auch gemeinsame Adressbücher als Groupware zu bezeichnen. In der Praxis hat es sich daher durchgesetzt, dass der Begriff Kollaborationssoftware heute eher verwendet wird, wenn es um das Zusammenarbeiten in Echtzeit (z. B. Erstellung einer gemeinsamen Präsentation über die Cloud) geht, während der ursprüngliche Begriff Groupware bereits verwendet wird, wenn lediglich softwarebasierte Schnittstellen existieren.

Bedeutung und Vorteile von Groupware / Kollaborationssoftware

Groupware zeichnet sich dadurch aus, die Isolation des einzelnen Nutzers so gut wie möglich zu reduzieren. Im Unterschied zu z. B. Datenbanken, auf die mehrere Nutzer gleichzeitig zugreifen können, geht es bei Groupware explizit um die Zusammenarbeit unter- und miteinander – wobei der Begriff „Zusammenarbeit“ auch meinen kann, dass lediglich die Aktivitäten anderer Team-Mitglieder nachvollzogen werden können (Beispiel gemeinsamer Terminkalender).

Vorteile von Groupware

In Zeiten der Digitalisierung, des Fachkräftemangels und des anhaltenden Trends Remote-Work bietet Groupware bzw. Kollaborationssoftware nicht nur Vorteile, sondern stellt teilweise gar die Basis für ein effizientes (Zusammen-)Arbeiten in Unternehmen dar. Unternehmen, die entsprechende Software einsetzen, können automatisch flexibler bei der Auswahl ihrer Mitarbeiter agieren und diesen Benefits wie z. B. eine Tätigkeit im Homeoffice bieten. Darüber hinaus lassen sich Prozesse schneller abbilden, die Transparenz erhöhen, die Kommunikation optimieren und Risiken (z. B. das „Umhergeistern“ unzähliger, verschiedener Versionen von einem Dokument oder einer Präsentation) minimieren.