Kollaborationstools erleben dank der Corona-Krise gerade einen regelrechten Boom. Während viele große Unternehmen schon vor der Pandemie die smarten Tools für effektives Team-Work nutzten, zogen nun auch zahlreiche Mittelständler und kleine Betriebe nach.
Aber welche Vorteile bieten Kollaborationstools wirklich und gibt es eigentlich auch Nachteile? Wir klären auf.
Seit es Microsoft Teams kostenlos gibt, ist der Ansturm groß. Bild: Screenshot Microsoft
Kollaborationstools – die Vorteile
Kollaborationstools haben eine Kernaufgabe: Die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams bzw. zwischen Kollegen im Unternehmen zu optimieren. Das fängt vor allem bei der Kommunikation an. Statt sich in episch langen Meetings zu treffen oder 97 E-Mails hin- und her zu schicken, wird beispielsweise schnell und einfach via Chat kommuniziert. Darüber hinaus findet die Zusammenarbeit in Echtzeit statt – beispielsweise, indem mehrere Kollegen gleichzeitig an einem Dokument oder an einer Präsentation arbeiten können.
Die Zeiten von Datei-Anhängen, die irgendwann auf den Namen „_Version_final_final_2_korr“ endeten, sind damit endgültig vorbei. Die smarten Tools bieten dabei zahlreiche Möglichkeiten, Prozesse, in denen es auf die Zusammenarbeit mehrerer Personen oder Abteilungen ankommt, zu verbessern und zu beschleunigen. Denn Zeit ist bekanntermaßen vor allem eines: Geld. Der Nutzen ist also unbestritten gegeben.
Kollaborationssoftware – in der Krise zeigt sich die Stärke
Durch die Corona-Krise und die damit einhergehenden Veränderungen der Arbeitskultur (Stichwort: Home Office) erlebt entsprechende Software gerade einen regelrechten Boom. Geboren aus der Notwendigkeit, Möglichkeiten der effektiven Zusammenarbeit zu schaffen, ohne physische Anwesenheit zu gewährleisten, nutzen nun auch viele Unternehmen Kollaborationstools, die davon vor einigen Wochen noch gar nichts wissen wollen. Große Hersteller wie beispielsweise Microsoft unterstützten diese Entwicklung verständlicherweise von Beginn an – so stellte der Konzern beispielsweise sein Microsoft Teams kostenlos zur Verfügung.
So gut und richtig dieser Schritt – auch im Zuge der Digitalisierung – ist, drohen dennoch einige Stolpersteine. Experten für IT-Sicherheit nehmen besorgt zur Kenntnis, dass sich vor allem kleine Unternehmen aus Kostengründen für „günstige“ oder gar Gratis-Lösungen entschieden haben. Nur ist es dabei nicht immer unbedingt gut um die Aspekten Sicherheit und Datenschutz bestellt.
Sind Kollaborationstools sicher?
Die Auswahl an Tools für die effektive Zusammenarbeit ist riesig – und natürlich werben alle Anbieter mit den bekannten Vorteilen. Dennoch kann ein Unternehmen das vermeintlich günstige Schnäppchen am Ende des Tages eine ganze Stange Geld kosten, wenn den Auswirkungen auf die IT-Sicherheit keine oder zu wenig Beachtung geschenkt wird.
Um zu verstehen, warum das so ist, nun ein Beispiel. Wie eingangs bereits erwähnt, ist die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen oder Präsentationen einer der wesentlichen Vorteile von Kollaborationssoftware. Trotzdem sollte sich jedes Unternehmen im Vorfeld mit einigen zentralen Fragen auseinandersetzen. Zum Beispiel:
- Auf welche Art werden persönliche Informationen gespeichert?
- Wer hat Zugriff auf welche Dokumente? Wie lässt sich der Zugriff widerrufen?
- Welche Sicherheitseinstellungen gibt es? Wer nimmt sie vor?
Dokumente bearbeiten, E-Mails versenden und mit Kollegen chatten: Das und mehr bietet Googles G Suite.
Bild: Google/Screenshot
Der Teufel kann im Detail stecken
Eines der bekanntesten kostenlosen Kollaborationstools ist Google Docs. Der Hauptvorteil, nämlich dass auch beispielsweise Externe lediglich mit Hilfe eines Links am Dokument arbeiten können, kann sich auch als Nachteil entpuppen. Grundsätzlich ist es so nämlich auch Suchmaschinen möglich, die hinter dem Link steckenden Dokumente zu indexieren. Damit kann praktisch jeder schnell und unkompliziert an die Inhalte kommen.
Je sensibler die Informationen in den öffentlich zugänglichen Dokumenten, desto größer das Fiasko, wenn sie in die falschen Hände geraten. Und werden beispielsweise auch Tabellen mit persönlichen Mitarbeiterinformationen wie Adressen, Gehältern usw. geleakt, steht prompt ein Datenschutz-Skandal ins Haus.
Ähnliche Sicherheitsrisiken gehen Sie ein, wenn Sie einfach „irgendwelche“ File-Sharing-Tools nutzen. Natürlich ist der Versand von großen Daten über die Cloud immens praktisch (oder gar notwendig, wenn das E-Mail-Programm einen Strich durch die Rechnung macht), aber die Sicherheit sollte trotzdem gewährleistet sein. Schauen Sie lieber zweimal hin und wählen Sie ein etabliertes Tool, das transparente Angaben zu den Themen Sicherheit und Datenschutz macht.
Welches Kollaborationstools passt zu meinem Unternehmen?
Bei der Beantwortung dieser Frage helfen Ihnen gerne unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK weiter. Nutzen Sie die Möglichkeit der unabhängigen, individuellen Beratung und finden Sie gemeinsam mit unseren Experten das perfekte Tool, um die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens auf ein neues Level zu heben. Und zwar ohne, dass es zu Lasten der IT-Sicherheit geht.
Gerne berät Sie unser Experte dabei, die passende Kollaborationslösung zu finden, damit auch Ihr Unternehmen profitieren kann – nicht nur in Krisen wie Corona, sondern auch langfristig durch den Einsatz eines funktionsstarken Tools. Lassen Sie sich beraten und nehmen Sie Kontakt auf!
Geschrieben von
Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen
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