Microsoft 365 Copilot

So ein Copilot ist etwas Feines: Er ist stets an der Seite des Piloten und nimmt ihm viele (lästige) Aufgaben ab. Etwas Ähnliches soll in Zukunft auch der gemeine Büroarbeiter erleben dürfen – mit Microsoft 365 Copilot.

Wir erklären, was der Microsoft Copilot ist, und verraten, ab wann er verfügbar sein soll.

KI-Tools sind echte Überflieger

Alle Welt redet von KI-Tools. Ausgelöst wurde das Ganze durch den riesigen Hype um ChatGPT Anfang des Jahres 2023. Der Text-Roboter mit Künstlicher Intelligenz hat sowohl Fachleute als auch Journalisten mit seinen Ergebnissen verblüfft. Wie Pilze scheinen KI-Tools seitdem aus dem Boden zu sprießen.

Da ist zum Beispiel das Tool „Midjourney“, das bei der Bilderstellung unterstützt; da ist „Synthesia“, mit dem sich Videos erstellen lassen; und da ist „AgentGPT“, das bei der Aufgabenbewältigen und -planung helfen soll. Diese Beispiele sind an dieser Stelle nur exemplarisch genannt, denn tatsächlich ist die Liste von AI-Tools inzwischen sehr, sehr lang. Wie lang? Die Webseite BUZZMATIC führt derzeit eine „ultimative Liste mit 700+ AI Tools“…

Auch Software-Gigant Microsoft mischt natürlich bei diesem Trend-Thema mit. So ist ChatGPT inzwischen in Microsofts Suchmaschine Bing integriert, als KI-gestützter Copilot für das Web. Und bald soll ein solcher Copilot auch für die Büroanwendungen von Microsoft verfügbar sein – mit Microsoft 365 Copilot (auch: Microsoft Copilot).

Was ist Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot (auch: Microsoft Copilot) ist ein KI-unterstütztes Tool, das bei Microsoft 365 direkt in die klassischen Büroanwendungen Word, Teams, Outlook, Power Point und Excel integriert werden kann und dem Nutzer anschließend bei der Erledigung seiner Tätigkeiten behilflich ist. Wie der Copilot im Flugzeug den Kapitän unterstützt, arbeitet der Microsoft Copilot dem Nutzer zu und nimmt ihm (Teil-)Aufgaben ab. Der Nutzer soll dadurch noch kreativer und produktiver arbeiten und seine persönlichen Fähigkeiten verbessern können.

Das kostenpflichtige Tool greift dabei auf große Sprachmodelle, sogenannte Large Language Models (LLM), zurück und kombiniert deren Fähigkeiten mit Microsoft-Graph-Daten und den Microsoft-365-Apps. Der MS Copilot ist dadurch in der Lage, Informationen und Daten aus verschiedenen Apps und Speicherorten zusammenzutragen und zu sinnvollen Ergebnissen zusammenzuführen – bei Microsoft wird diese Funktion Business Chat genannt.

Ein Beispiel: Ein Nutzer bittet das System per Sprache, das Team über die jüngste Überarbeitung der Produktstrategie zu informieren; eigenständig trägt Business Chat Informationen aus Meetings, E-Mails und Chatverläufen zusammen und generiert das angefragte Update für das Team.

Was kann Microsoft Copilot?

Der Microsoft 365 Copilot unterstützt Nutzer in ihrem Arbeitsalltag in den gängigen Office-Programmen von Microsoft, das heißt in Word, Excel, Power Point, Outlook und Teams, aber auch in etwas weniger bekannten Programmen wie Whiteboard, OneNote, Loop und Viva (die Employee-Experience-Plattform von Microsoft).

Nutzer fordern das KI-gestützte Tool dabei entweder per Sprache oder per Texteingabe dazu auf, bestimmte Aufgaben zu erfüllen. Kurz gefasst, soll Microsoft 365 einzelne Arbeitsschritte übernehmen und dem Nutzer zuarbeiten können, damit diesem mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben bleibt und die Produktivität verbessert wird.

Die Bandbreite ist vielfältig: Copilot ist unter anderem in der Lage, Texte und Präsentationen zu erstellen, Daten zu analysieren, E-Mail-Kommunikation zu übernehmen oder Gesprächsprotokolle zur Verfügung zu stellen. Ganz neu ist ein Feature namens Business Chat, das fast wie ein persönlicher Assistent arbeitet. Nachfolgend gehen wir etwas genauer darauf ein, wie der Copilot in den bekanntesten Microsoft-Programmen unterstützend agiert.

Copilot in Word

Nutzer können den Microsoft 365 Copilot in Word nutzen, um erste Textentwürfe zu erstellen. Es reicht eine kurze Eingabeaufforderung und schon macht sich der Copilot an die Arbeit. Dabei greift das Tool entweder auf bestimmte, vom Nutzer ausgewählte bereits vorhandene Dateien zurück oder aber er sucht sich die benötigten Informationen selbstständig aus den Unternehmensdaten zusammen. Ein Beispiel für die Nutzung von Copilot in Word wäre der Befehl: „Verfasse eine Pressemitteilung zum Thema XY auf Grundlage dieser Präsentation.“

Genauso sollen Nutzer den Copiloten beauftragen können, Inhalte zu bestehenden Dokumenten hinzuzufügen, Texte zusammenzufassen oder auch Dokumente umzuschreiben – zum Beispiel, um prägnantere Formulierungen zu erhalten oder einen besonders professionellen, freundlichen oder lockeren Tonfall zu wählen.

Copilot in Excel

In Excel hilft der Copilot bei der Analyse von Daten – und zwar nicht nur durch die Eingabe von spezifischen Formeln, sondern auch durch Sprach- oder Textaufforderungen. Ein Beispiel wäre die Aufforderung: „Analysiere die Quartalszahlen und fasse daraus drei wesentliche Trends zusammen.“ Und schon legt der Copilot los und erledigt die ihm gestellte Aufgabe.

Der Microsoft 365 Copilot ist in Excel außerdem in der Lage, Korrelationen aufzudecken, Was-wäre-wenn-Szenarien aufzustellen oder sogar neue Formeln auf Basis der Fragestellungen des Nutzers vorzuschlagen. Letztendlich ist es das Ziel, dem Nutzer die Arbeit mit Daten zu erleichtern, Analysen zu vereinfachen und Trends früher erkennbar zu machen.

Copilot in Power Point

Auch bei PowerPoint soll der Copilot dem Nutzer helfend zur Seite stehen. So soll es zum Beispiel möglich sein, auf Grundlage eines Word-Dokuments automatisiert eine Präsentation erstellen zu lassen, inklusive Bildern, die entweder aus dem Archiv stammen oder durch ein integriertes KI-Bild-Tool erstellt werden.

Anschließend kann der Nutzer dann natürlich selbst Änderungen vornehmen und den Entwurf nach dem eigenen Geschmack anpassen – wobei der Copilot ebenfalls zum Einsatz kommen kann. Eine Aufforderung könnte beispielsweise wie folgt lauten: „Formatiere die drei Aufzählungszeichen in drei Spalten mit jeweils einem Bild.“ Besonders für Nutzer, die sich mit dem Programm nicht so gut auskennen, wäre die Unterstützung des Copiloten also Gold wert.

Und auch andersherum ist der Copilot behilflich: Aus bereits existierenden, möglicherweise viele Folien umfassenden Präsentationen kann er in wenigen Sekunden eine Zusammenfassung zaubern. Sprich: Der Copilot punktet auch hier durch Zeitersparnis.

Copilot in Outlook

Weniger Zeit für das Lesen und Beantworten von E-Mails aufwenden müssen – das hört sich sicherlich für viele Büromitarbeiter vielversprechend an! Der Copilot soll genau das ermöglichen, indem er aus wenigen Notizen eine fertig formulierte E-Mail formuliert. Bei Bedarf greift der Microsoft Copilot dabei auch auf Dokumente aus dem Microsoft-365-Universum zurück.

Die Textlänge lässt sich ganz einfach anpassen und auch der Tonfall kann problemlos von freundschaftlich zu geschäftlich oder aber von freundlich zu ernst abgeändert werden – alles ganz einfach per Sprachbefehl, durch eine Textaufforderung oder mit Hilfe eines Reglers.

Ebenfalls praktisch: Anstatt sich selbst durch verworrene E-Mail-Threads mit mehreren Personen kämpfen zu müssen, können Nutzer ihren Copiloten um eine Zusammenfassung bitten, inklusive der Standpunkte jedes Einzelnen und einer Übersicht über die noch offenen Fragen.

Copilot in Teams

Auch in Microsoft Teams soll sich der Microsoft 365 Copilot als nützlicher Begleiter erweisen und letztlich die Zusammenarbeit sowohl zwischen Kollegen als auch mit externen Kommunikationspartnern erleichtern. Stößt beispielsweise ein Teilnehmer etwas später zu einem virtuellen Meeting, kann er den Copiloten im Chat um eine Zusammenfassung des bisherigen Gesprächs bitten und ist dadurch direkt auf aktuellem Stand.

Genauso soll der Copilot im Anschluss an ein Meeting ein Gesprächsprotokoll erstellen, die wichtigsten Inhalte zusammenfassen, die aus dem Gespräch resultierenden Aufgaben auflisten und beim Nachfassen bei den zuständigen Kollegen helfen. Nach lebhaften Diskussionen erweist sich der Copilot als nützlich, indem er die genannten Vor- und Nachteile zum diskutierten Themas zusammenträgt und anschaulich darstellt.

NEU: der Business Chat

Mit Microsoft 365 Copilot hält auch der Business Chat Einzug auf die Geräte der Nutzer – genauer gesagt als Chat in Microsoft Teams. Dort lässt es sich ganz wie mit realen Geschäftspartnern in einem eigen privaten Chat mit dem Copiloten kommunizieren.

Das kann so aussehen, dass der Copilot den Nutzer am Morgen begrüßt und ihm Vorschläge für den Start in den Tag gibt. Er könnte beispielsweise anbieten, ein Update zu einem bestimmten Projekt zu geben. Der Nutzer kann dem Vorschlag folgen, indem er etwa fragt: „Gibt es seit gestern Neuigkeiten zu dem Projekt XY?“ Und schon fasst der Copilot eine neu eingegangene E-Mail dazu zusammen, inklusive Link zur Mail.

Business Chat greif dabei auf Microsoft Graph zurück und kann dadurch Daten aus Dokumenten, Präsentationen, E-Mails, Kalendern, Notizen und Kontakten zusammenführen. Ein lästiges Zusammensuchen für den Nutzer selbst entfällt somit und er kann seine Zeit sinnvoller nutzen.

Ab wann ist Microsoft 365 Copilot verfügbar?

Der Microsoft 365 Copilot wird noch im Jahr 2023 für die Unternehmenskunden von Microsoft 365 verfügbar sein, wahrscheinlich ist wohl das dritte oder spätestens vierte Quartal.

Wie es schon bei vielen anderen Neuerungen und ganz neuen Produkten von Microsoft der Fall war, geht der Software-Gigant beim Ausrollen von Microsoft Copilot wieder schrittweise vor: Seit dem 16. März haben 20 Unternehmenskunden – darunter Großkonzerne wie General Motors – den Copiloten getestet und ihre Erfahrungen damit an Microsoft zurückgespielt; am 9. Mai ist dann das Early-Access-Programm gestartet, eine Paid Preview, zu der zunächst 600 Unternehmen weltweit eingeladen worden sind. Auch hier wird nun Feedback gesammelt, durch das weitere Optimierungen vorgenommen werden können, bevor dann der endgültige Roll-out beginnt.

Was kostet Microsoft 365 Copilot?

Fest steht: Der Microsoft 365 Copilot wird zukünftig nicht einfach fest in Microsoft 365 integriert. Es handelt sich um ein kostenpflichtiges Add-on, das Unternehmen auf Wunsch hinzubuchen können. Wie hoch die Kosten genau sein werden, ist aktuell, Stand Juni 2023, allerdings noch nicht bekannt. Sobald es dazu weitere Informationen gibt, werden wir diesen Beitrag selbstverständlich aktualisieren.

Egal, wie hoch der Preis aber ausfallen sollte: Ein Testlauf könnte durchaus sinnvoll sein. Denn: Sollte die Zeitersparnis durch den Copilot tatsächlich so groß sein, würden sie die zusätzlichen Kosten für das neue KI-Tool sicherlich schnell wieder wett machen. Der Praxisgebrauch wird es zeigen.

IT-Experten navigieren durch das Microsoft-Universum

Alles in allem hört es sich so an, als könnte sich der von Microsoft vorgestellte Copilot als extrem hilfreiche Unterstützung erweisen. Wer weiß: Vielleicht revolutioniert er die Art, wie wir arbeiten, tatsächlich und führt uns zu einem bislang ungeahnten Level der Produktivität. Bis das passieren kann, sollten Unternehmen aber vor allem eine wichtige Hausaufgabe erledigt haben: Sie sollten für eine möglichst optimale Einrichtung von Microsoft 365 im Unternehmen sorgen, damit der Copilot nach seiner Integration optimal arbeiten kann.

Beides – sowohl die optimale Einrichtung sämtlicher Microsoft-Tools als auch die Integration von Microsoft 365 Copilot – kann leider durchaus kompliziert sein. Das Microsoft-Universum selbst ist es schließlich ebenfalls. Unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK helfen Ihnen daher gern bei der Einrichtung und stehen Ihnen auch danach gern beratend zu Seite. Sie möchten dazu mehr erfahren? Dann kontaktieren Sie uns!

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