Prozessbeschreibung erstellen

Ein Mitarbeiter fällt aus, Kollegen müssen seine Aufgaben übernehmen. Aber was ist, wenn die Prozesse dahinter nicht bekannt sind? Sorgen Sie vor, indem Sie die Prozessbeschreibung zur Pflicht machen!

Wir erklären, warum es wichtig ist, Prozesse schriftlich festzuhalten und wie Sie eine Prozessbeschreibung erstellen.

Damit jeder weiß, wie’s geht

Sicherlich laufen auch in Ihrem Unternehmen Tag für Tag unzählige Arbeitsabläufe statt. Manche Aufgaben stehen täglich, andere dagegen nur einmal pro Woche, einmal im Monat, einmal im Quartal oder sogar nur einmal im Jahr auf dem Programm. Und oft ist es doch so, dass ein bestimmter Mitarbeiter für diese Aufgabe zuständig ist.

Nun kann es aber vorkommen, dass ein Mitarbeiter ganz plötzlich für eine längere Zeit ausfällt. Oder vielleicht kommt nach einer neuer Mitarbeiter ins Team und Aufgaben werden umverteilt. In beiden Fällen ist es notwendig, dass Mitarbeiter wissen müssen, wie diese bestimmte Aufgabe abzuarbeiten ist. Wenn der (bisher) zuständige Mitarbeiter im Einsatz ist, kann er natürlich problemlos zeigen, wie es geht. Problematisch wird es, wenn er aus unbestimmten Gründen nicht einsatzfähig ist. Im schlimmsten Fall kann die Aufgabe dann nicht erledigt oder nur fehlerhaft erledigt werden, sodass Geschäftsprozesse wohlmöglich zum Erliegen kommen.

Glücklicherweise gibt es einfaches – wenn auf etwas Zeitaufwand erforderndes – Mittel, um dies zu verhindern: die Prozessbeschreibung! Sie fragen sich, was genau als Prozess gilt, wie sich Prozesse beschreiben lassen und wie Sie eine Prozessbeschreibung erstellen lässt? Wir geben Antworten!

Ein Kollege fällt plötzlich aus und die Vertretung weiß nicht, wie Aufgaben zu erledigen sind? Eine Prozessbeschreibung hilft in so einem Fall weiter. Bild: Pexels/Nataliya Vaitkevich

Was ist ein Prozess?

Ein Prozess beschreibt eine Abfolge von Aktivitäten oder Arbeitsschritten, die notwendig sind, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Diese Aktivitäten sind meist logisch und zeitlich aufeinander abgestimmt. Prozesse finden in allen Bereichen eines Unternehmens statt, von der Produktion über den Vertrieb bis hin zur Kundenbetreuung. Häufig sind solche Prozesse den Mitarbeitern sozusagen in Fleisch und Blut übergegangen: Routiniert erledigen sie die notwendigen Arbeitsschritte ohne groß darüber nachdenken zu müssen.

Prozesse sind essentiell für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb. Sie entstehen oft durch wiederholte Durchführung und kontinuierliche Optimierung, bis sie zu Best Practices geformt sind. Als solche sorgen sie für effiziente und konsistente Arbeitsabläufe. Idealerweise sollten Prozesse schriftlich festgehalten werden, um Transparenz zu schaffen, die Qualität zu sichern und eine Grundlage für zukünftige Anpassungen zu bieten.

Was ist eine Prozessbeschreibung?

Bei einer Prozessbeschreibung handelt es sich um eine detaillierte Dokumentation der einzelnen Schritte eines Arbeitsprozesses. Sie umfasst die sachliche und chronologische Abfolge der Aufgaben, die beteiligten Personen, die benötigten Ressourcen sowie alle weiteren relevanten Informationen. Ziel einer Prozessbeschreibung ist es, Transparenz zu schaffen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten den Ablauf verstehen und konsistent ausführen können.

Durch die schriftliche Festhaltung von Prozessen wird Einheitlichkeit gefördert und ineffizientes Arbeiten vermieden. Prozessbeschreibungen sind somit essenziell für die Optimierung von Abläufen und die Qualitätssicherung innerhalb eines Unternehmens. Zudem dient sie als Orientierungshilfe bei einer Vielzahl unterschiedlicher Situationen. Wann genau eine Prozessbeschreibung nützlich ist, erklären wir im nächsten Abschnitt.

Wichtigster Tipp: Wer eine Prozessbeschreibung erstellen möchte, sollte dabei sehr sorgfältig arbeiten. Denn Ziel ist es, dass sie zukünftig als Anleitung dient. Bild: Pexels/cottonbro studio

Wann ist eine Prozessbeschreibung wichtig?

Es gibt im Berufsalltag ziemlich viele Situationen, in denen es von großem Vorteil ist, dank einer (schriftlichen) Beschreibung eines Arbeitsablaufes zu wissen, was zu tun ist. Wir haben Gründe dafür zusammengestellt, weshalb eine detaillierte Prozessbeschreibung wichtig ist:

• Wenn ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt, können gut dokumentierte Prozesse sicherstellen, dass seine Aufgaben von anderen Teammitgliedern übernommen werden. Dadurch bleibt die Produktivität erhalten und Verzögerungen werden vermieden.
• Während der Urlaubszeit kann die Abwesenheit eines Mitarbeiters zu Engpässen führen. Eine klar definierte Prozessbeschreibung ermöglicht es Vertretungen, nahtlos einzuspringen und die Arbeit fortzuführen. Es macht dabei Sinn, Prozessbeschreibungen im Zuge einer Urlaubsübergabe mit in die Übergabemappe aufzunehmen.
• Auch dann, wenn verschiedene Teammitglieder für eine Aufgabe zuständig sind, ist es sinnvoll, mit einem einheitlichen Prozess dafür zu sorgen, dass ein gleiches Vorgehen und gleiche Standards gesichert sind. Im Zweifel kann ein Kollege dann problemlos für den anderen einspringen und eine Aufgabe übernehmen.
• Verlassen Mitarbeiter das Unternehmen, nehmen sie oft wertvolles Wissen mit. Eine umfassende Prozessdokumentation hilft dabei, dieses Wissen zu bewahren und den Übergang für Nachfolger reibungslos zu gestalten, wodurch ein Wissensverlust minimiert wird.
• Neue Mitarbeiter benötigen Zeit, um sich in ihre Aufgaben einzuarbeiten. Prozessbeschreibungen dienen hierbei als wertvolle Orientierungshilfe. Sie ermöglichen es neuen Kollegen, sich schneller einzuarbeiten und ihre Rollen und Verantwortlichkeiten besser zu verstehen, was die Einarbeitungszeit verkürzt und die Effizienz steigert.
• Prozessbeschreibungen sind in manchen Bereichen auch essenziell, um gesetzlichen Anforderungen und internen Qualitätsstandards gerecht zu werden. Sie bieten eine nachvollziehbare Dokumentation der Abläufe und erleichtern Audits und Zertifizierungen.
• Durch die systematische Dokumentation von Prozessen werden Verbesserungspotenziale sichtbar. Unternehmen können gezielt ineffiziente Abläufe identifizieren und optimieren, was langfristig zu Kosteneinsparungen und höherer Produktivität führt.
• In komplexen Projekten helfen Prozessbeschreibungen dabei, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben kennen und die Projektziele erreicht werden.

Fakt ist: Durch das systematische Festhalten von Prozessen wird nicht nur die Kontinuität in der Arbeitsweise gewährleistet, sondern auch eine Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen geschaffen.

Prozessbeschreibung erstellen: Tipps & Tricks

Eine Prozessbeschreibung soll also als Anleitung für die Erledigung bestimmter Arbeitsabläufe dienen. Daher ist es wichtig, bei der Erstellung einer Prozessbeschreibung sorgfältig und gewissenhaft vorzugehen, damit die Prozesse zukünftig reibungslos funktionieren. Hier sind einige Tipps und Tricks, mit denen sich eine Prozessbeschreibung erstellen lässt:

• Klare Struktur: Gliedern Sie die Prozessbeschreibung in übersichtliche Abschnitte wie Ziel, Ablauf, beteiligte Personen und benötigte Ressourcen. Eine klare Struktur erleichtert das Verständnis und die Nutzung der Beschreibung.
• Detaillierte Schritte: Beschreiben Sie jeden Schritt des Prozesses genau und in der richtigen Reihenfolge. Achten Sie darauf, keine wichtigen Details auszulassen, sich aber gleichzeitig auch nicht in (unnötigen) Details zu verlieren.
• Visuelle Hilfsmittel: Integrieren Sie Screenshots (zum Beispiel über das Snipping Tool) und Bildschirmaufnahmen, um einzelne Arbeitsschritte am Computer detailliert zu dokumentieren. Dies ist besonders hilfreich bei der Einführung neuer Tools. Auch Flussdiagramme, Tabellen oder Checklisten können dabei helfen, komplexe Abläufe visuell darzustellen und das Verständnis zu fördern.
• Einfachheit: Bemühen Sie sich um eine einfache Sprache und klare Anweisungen. Vermeiden Sie Fachjargon und komplizierte Formulierungen. Die Beschreibung sollte für alle Mitarbeiter verständlich sein, unabhängig von ihrer Erfahrung oder ihrem Fachwissen.
• Rückkopplung: Holen Sie Feedback von Mitarbeitern ein, die sich mit dem Prozess ebenfalls auskennen. Ihre praktischen Erfahrungen können wertvolle Hinweise zur Verbesserung der Beschreibung liefern.
• Aktualität: Überprüfen und aktualisieren Sie die Prozessbeschreibungen regelmäßig. So stellen Sie sicher, dass sie immer den aktuellen Gegebenheiten und Anforderungen entsprechen.
• Schulungen: Nutzen Sie die Prozessbeschreibungen als Grundlage für Schulungen und Einarbeitungen. Dies fördert die Einhaltung der Abläufe und die Effizienz im Arbeitsalltag. Visuelle Prozessdokumentationen erklären Abläufe einfacher und verständlicher und können die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erheblich erleichtern.

Indem Sie diese Tipps und Tricks umsetzen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Prozessbeschreibungen präzise, verständlich und nützlich sind. Sie haben noch weitere Tipps? Dann teilen Sie sie uns doch in den Kommentaren mit!

Prozesse festhalten: auch für neue Tools nützlich

Prozessbeschreibungen sind nicht nur für bestehende Abläufe wertvoll, sondern auch bei der Einführung neuer Tools und Technologien. Durch die detaillierte Dokumentation können Mitarbeiter schneller und effizienter lernen, wie neue Systeme zu bedienen sind. Dies reduziert die Einarbeitungszeit und minimiert Fehler. Zudem schaffen klare Anleitungen Sicherheit und Vertrauen im Umgang mit neuen Tools, was die Akzeptanz und Nutzung im Team erhöht.

IT-Dienstleister wie die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK sind darauf spezialisiert, neue Technologien zu beschaffen und zu implementieren. Sie bieten maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen und erstellen umfassende Prozessdokumentationen, die eine nahtlose Integration neuer Systeme gewährleisten. So bleibt Ihr Unternehmen stets auf dem neuesten Stand der Technik und kann effizient auf Veränderungen reagieren.

Weiterführende Informationen:
techsmith, reinstil, creately
Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text die männliche Form. Gemeint sind jedoch immer alle Geschlechter und Geschlechtsidentitäten.

Geschrieben von

Janina Kröger

Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich – anfangs in der Position der Online-Redakteurin und inzwischen als Content Marketing Managerin. Die studierte Germanistin/Anglistin und ausgebildete Redakteurin behält das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, verfolgt gespannt neue Trends und Technologien und beobachtet aktuelle Bedrohungen im Bereich des Cybercrime. Die relevantesten… Weiterlesen

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