Einführung eines Dokumenten-Management-Systems

Dokumente richtig ordnen, Unterlagen sinnvoll sortieren, Dateien organisieren, Daten strukturiert ablegen – und das alles digital, sodass jeder Mitarbeiter am besten von überall, also beispielsweise aus dem Home Office oder auf Geschäftsreisen, auf die benötigten Materialien zugreifen kann. Damit all das in elektronischer Form gelingen kann, geht einem effizienten Dokumentenmanagementsystem als Grundvoraussetzung die Digitalisierung von Akten voraus. Denn: Um Dokumente digital abrufen zu können, heißt es zuvor Akten scannen. Außerdem ist zu überlegen, wie die Ablagestruktur innerhalb des DMS genau aussehen soll. Idealerweise wird eine logische Ordnerstruktur im Unternehmen eingerichtet, die sich von allen Mitarbeitern sinnhaft erschließen und bei der Datenablage in Zukunft auch weiterhin einfach befolgen lässt. Es ist also wichtig, dass die Aktenordnung mit Bedacht vorbereitet und anschließend mit Hilfe eines starken DMS umgesetzt wird.

Die Büroschränke sind voller Akten? Es passen keine weiteren Aktenordner mehr hinein? Sie müssen eigens Lagerflächen für die Aufbewahrung von Akten anmieten und dafür Lagerkosten in Ihrem Budget einplanen? Mit einem Dokumenten-Management-System gehören solche Probleme der Vergangenheit an. Sogar noch mehr. Mit dem Übergang zu einer elektronischen Datenbank wird Ihr Datenarchiv mehr und mehr papierlos – und das spart sowohl Platz als auch Druckkosten und schont noch dazu die Umwelt.

Natürlich kostet das Akten scannen zur Vorbereitung einer digitalen Schriftgutverwaltung Zeit. Aber einmal erledigt, gehen elektronische Dokumente nicht mehr verloren, sind auf Wunsch für alle Zeiten digital verfügbar und lassen sich durch die Eingabe von Schlagwörtern in der Suchmaske in Sekundenschnelle auffinden. Von jedem Standort aus können Ihre Mitarbeiter auf sämtliche elektronische Informationen zugreifen und gemeinsam an den Dokumenten arbeiten. Alle Versionen eines Dokument können auch nach Änderungen weiterhin eingesehen werden, wodurch die oft komplizierte Versionierung von Dokumenten entfällt.

Mit einem Dokumenten-Management-System sparen Sie sich außerdem die Sorge um die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die GoBD gilt seit dem 31.12.2016 und stellt zum Beispiel Regeln zur Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter elektronischer Daten auf. Eine dieser Regeln lautet etwa, dass Unternehmen jeglicher Größe elektronisch eingegangene Rechnungen, die generell viele Vorteile gegenüber der klassischen Papiervariante haben, nicht in Papierform archivieren dürfen. Und – wo das Thema Richtlinien gerade schon angerissen ist – wie sieht es eigentlich mit DSGVO-Konformität aus? Keine Sorge: Natürlich berücksichtigen moderne Dokumenten-Management-Systeme auch die europäische Datenschutzgrundverordnung. Unter anderem durch das Rechnungs-Scannen als pdf-Datei, die dann innerhalb des Systems sinnvoll abgelegt werden, legen Sie die Grundlage für eine gründliche und sichere Archivverwaltung. Gleiches gilt natürlich für Belege, Lieferscheine, Verträge und weitere für Ihr Unternehmen relevante Schriftstücke. Und dadurch, dass auf diese Weise Aktenführung, Langzeitarchivierung und Co. digital erfolgen, werden Archivräume im Firmengebäude überflüssig und können stattdessen anderweitig genutzt werden.

Sie haben noch keine digitale Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen implementiert? Dann wird es höchste Zeit. Immerhin birgt ein DMS enormes Potenzial, Ihr Unternehmen voranzubringen. Ein vereinfachter Informationszugriff und, daraus resultierend, ein leistungsstarker und übersichtlicher Workflow sorgen durchweg für ein effizienteres Arbeiten. Unternehmensinterne Prozesse werden für alle Mitarbeiter transparenter – zum Beispiel dadurch, dass Veränderungen an bestimmten Dokumenten und der Weg dieser Dokumente durch das Unternehmen besser nachvollzogen werden können. Oft lässt sich auch eine Steigerung der Mitarbeitermotivation erkennen, denn viele monotone, stupide Aufgaben fallen durch ein DMS weg und schaffen mehr Zeit für kreative Denkansätze. Auch eine deutliche Kostenreduktion, unter anderem durch Zeit- und Platzersparnis, lässt sich nach der Einführung eines Dokumenten-Managements in vielen Unternehmen beobachten. Und nicht zuletzt werden Controlling-Möglichkeiten und Dokumentensicherheit verbessert. Die Liste der Vorteile, die ein Dokumenten-Management-System als zentrale, einheitliche Informationsplattform mit sich bringt, ist lang und lässt sich beliebig weiterführen.

Und wenn Sie jetzt schon mit der Umsetzung eines Dokumenten-Management-Systems liebäugeln, sollten Sie in diesem Zuge auch direkt eine Cloud-Lösung in Erwägung ziehen. Warum? Stellen Sie sich einen Moment vor, es kommt an Ihrem Firmensitz zu einem Brand. Von heute auf morgen sind ohne DMS und ohne Cloudspeicherung sämtliche Daten verloren und Ihre gesamte Existenz steht plötzlich auf dem Spiel. Das Szenario lässt Sie frösteln? Dann reagieren Sie rechtzeitig und kümmern sich um den Schutz Ihrer IT.