E-Rechnung statt Papier-Rechnung

Vorteile elektronischer Rechnungsstellung

Von in Digitalisierung
31
Jul
'19

E-Rechnung statt Papier-Rechnung – so lautet die Devise. Zumindest für alle Unternehmen, die echte Zeit und bares Geld sparen wollen.

Warum die elektronische Rechnungsstellung viele Vorteile bringt und welche genau das sind, erfahren Sie hier bei uns.

e-rechnung

Der Umstieg auf elektronische Rechnungen bringt viele Vorteile.
© mohamed_hassan / Pixabay

Goodbye Papier, hallo E-Rechnung

Ausdrucken, sortieren, eintüten, frankieren, abheften, archivieren… die To-Do-Liste der konventionellen Rechnungsstellung ist lang. Und: Viele Schritte sind nicht nur überflüssig, sondern kosten eine Menge Zeit und bares Geld. Zudem erhalten Sie durch einen längeren Postweg den in der Rechnung geforderten Betrag mit entsprechender Zeitverzögerung.

Wer hingegen darüber nachdenkt, in die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse zu investieren, verschafft sich gerade im Bereich Rechnungsstellung eine Menge Vorteile. Wichtige Info vorab: Bereits seit dem Jahr 2011 ist die E-Rechnung der klassischen Rechnung rechtlich gleichgestellt. Warum also noch zögern? Wir haben für Sie einige Gründe zusammengefasst, die Ihnen die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zeigen und hoffentlich die letzten Zweifel beseitigen.

Zeit & Ressourcen sparen

Durch den Umstieg auf eine elektronische Rechnungsstellung sparen Sie Zeit und Aufwand bei Ihren Mitarbeitern. Denn: Alle Rechnungen sind mit wenigen Klicks auffindbar. Das kann besonders wichtig sein, wenn Kunden oder Partner Fragen zu ihren Rechnungen haben. Allein das lästige Wälzen dicker Aktenordner gehört damit der Vergangenheit an. Und: Jeder Mitarbeiter findet sich gleich schnell zurecht.

Statt bei Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen blind herumzusuchen, findet jeder autorisierte Kollege innerhalb von Sekunden genau die Dokumente, die er sucht. Von einer Zeitersparnis profitieren auch alle, die sonst mit dem Eintüten, Frankieren und dem Weg zum nächsten Briefkasten beschäftigt waren. Selbst bei nur relativ wenig Rechnungen pro Tag, greift hier das Motto „Kleinvieh macht auch Mist“. Und als findiger Geschäftsführer haben Sie sicherlich schon eine Idee, wofür die gewonnene Zeit stattdessen eingesetzt werden kann.

E-Rechnung spart Papier und Porto

Elektronische Rechnungen, die einfach und schnell per Klick an den Empfänger versendet werden, kosten selbsterklärend weder Papier noch Porto. Gleiches gilt auch für Druckertoner und zusätzliches Büromaterial wie Ordner. In Summe kann sich all das bei Ihren Ausgaben schnell bemerkbar machen.

Einer Erhebung des Consulting-Unternehmens LogiaCMG zufolge beträgt die europaweit mögliche Kosteneinsparung durch elektronische Rechnungen mindestens 18 Milliarden Euro pro Jahr – die EU-Kommission kommt hingegen sogar auf knapp 65 Milliarden Euro. Pro Unternehmen soll die Kostenersparnis bei einem Total-Umstieg bei 20 bis 35 Prozent liegen. Zudem beruhigt ein möglichst geringer Papierverbrauch auch das ökologische Gewissen.

Minimierung von Risiken und Gewinn von Nutzfläche

Wer noch immer Papierberge und mit unzähligen Ordnern vollgestopfte Archive bevorzugt, kann schnell eine böse Überraschung erleben. Ein Blitzeinschlag, ein Brand oder ein Wasserschaden reichen aus, um aus den Papier-Rechnungen Asche oder Matsche zu machen. Das fänden nicht nur Sie mäßig gut – auch das Finanzamt schaltet sich früher oder später ein, wenn der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist von Rechnungen nicht Folge geleistet werden konnte.

Unabhängig von den Risiken können Sie durch den Umstieg auf elektronische Rechnungen auch wieder (mehr) Fläche schaffen. Wo keine langen Regale mit Ordnern mehr stehen, ergibt sich beispielsweise Platz für neue Schreibtische oder einen Meeting-Raum. Und wer gar ein externes Lager angemietet hatte, spart sich künftig hohe Mietausgaben.

Zu sehen ist ein Stapel von Papieren. Mit der e-Rechnung werden solche Papierberge unnötig. Bild: www.unsplash.com / Sharon McCutcheon

Papierberge adé – die Einführung eine elektronischen Rechnungsstellung bietet viele Vorteile. Bild: www.unsplash.com / Sharon McCutcheon

Schneller Umstieg auf elektronische Rechnungsstellung sofort möglich

Wer den Wechsel bislang gescheut hat, weil er hohe Investitionen fürchtete oder keine IT-Experten in den eigenen Reihen vorweisen konnte, kann jetzt beruhigt sein. Die Umstellung auf E-Rechnungen ist verhältnismäßig schnell erfolgt. Und das Angebot entsprechender Software-Lösungen ist so vielfältig, dass auch für Ihr Unternehmen garantiert die optimale Lösung dabei ist.

Unser Tipp: Nutzen Sie die Beratung durch unsere Partner aus dem IT-SERVICE.NETWORK. In einem gemeinsamen Gespräch finden wir schnell heraus, welches Programm am besten zu Ihnen passt. Im Anschluss kümmern wir uns um die Beschaffung und die Installation des entsprechenden Programms, übernehmen die Einrichtung von Schnittstellen zu Ihren Warenwirtschafts-, CRM- oder ERP-Systemen und weisen auch Ihre Mitarbeiter bezüglich der Nutzung ein.

Informieren Sie sich zeitnah über die verschiedenen Möglichkeiten und beginnen besser früh als spät mit der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Lena Klaus

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Seit 2013 kennt sie die IT-Branche und hat sich in diesem Zusammenhang auf B2C- und B2B-orientierte Content-Plattformen spezialisiert.

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