Microsoft Teams bietet zahlreiche (neue) Möglichkeiten, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu optimieren und die Effizienz des ganzen Unternehmens zu steigern. Wie das funktioniert? Unter anderem mit einer strukturierten Datenablage, smarten Bots und interaktiven Live-Events.
Wir präsentieren Ihnen die praktischen Features im Detail inklusive möglicher Anwendungsszenarien und haben alle Vorteile der Business-Lösung übersichtlich für Sie zusammengefasst.
Microsoft Teams bietet zahlreiche Funktionen und Features. Bild: Microsoft
Microsoft Teams – Zusammenarbeit auf einem neuen Level
Microsoft Teams ist in erster Linie eine funktionsstarke Collaboration-Plattform, die es vermag, Arbeitsabläufe in Unternehmen maßgeblich zu optimieren. Idealerweise profitieren Sie als Unternehmer davon gleich dreifach, denn sämtliche Prozesse lassen sich durch den Einsatz von Microsoft Teams nicht nur beschleunigen, sondern auch effizienter und transparenter gestalten. Dazu stehen unterschiedliche Instrumente innerhalb der Anwendung zur Verfügung, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen und erklären.
Vorab aber noch eine nicht unwichtige Kerninformationen: Im Anschluss an das Lesen unseres Artikels können Sie sich direkt selbst von Microsoft Teams überzeugen. Die Basis-Version der Anwendung steht allen Nutzern kostenlos zur Verfügung. Die Business-Essentials bzw. Business-Premium-Version steht für einen monatlichen Betrag von 4,20 bzw. 10,50 pro Anwender zur Verfügung. Welche Version welche Funktionen bietet, ist auf der Microsoft-Website übersichtlich dargestellt.
„Meet now“ – schnelle Abstimmungen nach Bedarf
Die sogenannte „Meet now“-Funktion von Microsoft Teams eignet sich ideal für kurze Abstimmungen, die möglichst schnell erfolgen müssen. Einfach und schnell via Klick auf den entsprechenden Button werden alle Mitglieder innerhalb der vorab definierten Nutzergruppe zur Sofort-Besprechung eingeladen. Wer auf die Schnelle nicht teilnehmen kann oder will, schaut sich einfach die entsprechende Aufzeichnung an, die im Anschluss an das Direkt-Meeting im jeweiligen Channel bereitgestellt wird.
Während des Online-Meetings können die Teilnehmer dank der vollständigen Integration in Microsoft Office übrigens in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen arbeiten. Allein dadurch ist eine Steigerung der Produktivität nahezu vorbestimmt.
KI Bots an Bord
Was viele (noch) nicht wissen: Die Anwendung fungiert auch als eine Art zentrale Informationsbibliothek des Unternehmens. Über entsprechende Bots nutzt MS Teams künstliche Intelligenz, um Fragen zur Plattform zu beantworten und darauf basierend aus sich selbst heraus zu lernen. Bedeutet: Die Antworten werden immer besser, die Suche maximal effizient.
Zudem lässt sich das System dank einer stetig wachsenden Bots-Bibliothek im Microsoft-Teams-Store erweitern und sich verändernde oder zusätzliche Abfragen anpassen. Wer entsprechende Experten beschäftigt oder auf den Service von professionellen IT-Dienstleistern zurückgreift, kann sogar selbst eigene Bots inklusive Schnittstellen zu anderen Datenbanken erstellen. So passt sich MS Teams schnell perfekt an Ihr Unternehmen an.
Live-Event statt physischer Betriebsversammlung
Immer mehr Unternehmen gewähren Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, aus dem Homeoffice heraus zu arbeiten – unter anderem, um Job und Familie gut unter einen Hut zu bekommen. Steht dann aber zum Beispiel eine Betriebsversammlung an, kann das einen großen Organisationsaufwand für die gesamte Belegschaft bedeuten.
Ganz davon abgesehen, dass auch noch der Außendienst irgendwie den Weg in die Zentrale finden muss. Auch hier bietet Microsoft Teams eine praktische Alternative. Statt möglichst alle Mitarbeiter zeitgleich in die Büroräumlichkeiten zu bekommen, wird die Versammlung einfach gestreamt. Alles, was dazu nötig ist, ist eine stabile Internetverbindung.
Wer sich von unterwegs oder Zuhause aus an Abstimmungen oder Diskussionen beteiligen möchte, nutzt einfach die integrierte Chat-Funktion. Die Mitarbeiter, die das Live-Event beispielsweise wegen Urlaub oder Krankheit nicht verfolgen können, schauen sich bei Zeiten einfach die Aufzeichnung an. Übrigens: Auch das Einladen externer Teilnehmer ohne Teams Lizenz ist ohne weiteres möglich.
Schnittstellen & übergreifende Zusammenarbeit
Eine große Besonderheit ist, dass Teams nicht dort endet, wo das Microsoft Angebot aufhört. Neben der Möglichkeit, nahezu alle Office-365-Anwendungen zu verbinden, sorgen die sogenannten „Connectors“ für die Anbindung anderer, bekannter Dienste wie beispielsweise Yammer, Twitter oder auch Facebook. Verbunden mit einem übergreifenden Single-Sign-On hat das den Vorteil, dass zeitraubende Einzel-Logins entfallen und innerhalb des Teams Transparenz herrscht.
Auch die Option, effektiv mit Externen zu arbeiten, ist gegeben. Dazu wird einfach ein entsprechender Gast-Zugriff eingerichtet. Schon können Dienstleister, Freelancer oder Partner auf Dateien und Dokumente zugreifen oder die Chat- und Besprechungsfunktion nutzen. Das Ganze funktioniert übrigens auch mit mobilen Endgeräten und bietet somit eine noch größere Flexibilität.
Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen nutzen
Wenn Sie Fragen zu Microsoft Team haben, mehr über die Vorteile erfahren möchten oder professionelle Unterstützung bei der Nutzung benötigen, wenden Sie sich einfach an einen unserer Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK. Wir freuen uns auf Ihre unverbindliche Kontaktaufnahme und stehen Ihnen bei allen Aufgaben, Herausforderungen und Fragen rund um Microsoft-Produkte zur Verfügung.
Geschrieben von
Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen
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