Eine virtuelle Weihnachtsfeier stellt zum zweiten Mal in Folge die sicherste Alternative zum jährlichen Firmenfest dar. Zwar ist das anders als gewohnt, doch auch virtuell kann Feststimmung aufkommen.
Wir verraten, wie Sie eine virtuelle Weihnachtsfeier umsetzen und welche steuerlichen Vorteile die Weihnachtsfeier-2021-Variante bringt.
Virtuelle Weihnachtsfeier – nicht nur „besser als nichts“
Die traditionelle Firmen-Weihnachtsfeier ist mehr als ein kollektives Feiern. Vielmehr stehen echte Emotionen im Vordergrund. Der Arbeitgeber bedankt sich bei seinen Angestellten für deren Einsatz im bald endenden Jahr und die Kollegen stoßen untereinander auf die vergangenen Monate an, in denen sie gemeinsam viel geleistet haben. Die allgemeine Weihnachtstimmung trägt ebenfalls dazu bei, dass die Fete zum Jahresabschluss ein unvergessliches Event wird.
So oder so ähnlich sah es zumindest früher in vielen Unternehmen aus. 2020 war dann alles anders. Und auch im Jahr 2021 deuten die erneut steigenden Corona-Inzidenzen daraufhin, dass die eigentlich wieder traditionell geplante Weihnachtsfeier mit allen Kollegen in Präsenz wohl doch wieder nicht stattfinden kann.
Was also tun, um trotzdem vom psychologischen Effekt der traditionellen Weihnachtsfete zu profitieren und sich bei seinen Mitarbeitern bedanken zu können? Es bleibt eigentlich wieder nur eines: die virtuelle Weihnachtsfeier. Und wer dieses Projekt durchdacht angeht, spart nicht nur bares Geld, sondern kann auch ein Event gestalten, das zwar „anders“, aber deshalb nicht unbedingt schlechter ist.
Die Weihnachtsfeier 2021: In Präsenz geplant, jetzt doch wieder virtuell? Bild: Pexels/picjumbo.com
Weihnachtsfeier: Video-Konferenzsysteme machen es möglich
Machen wir uns nichts vor: Eine physische Weihnachtsfeier ist mit dem gebotenen Abstand nur schlecht realisierbar. Maßnahmen wie Händewaschen, Alltagsmaske, App und Lüften sind zwar im Büroalltag machbar, bei einer Feier aber kaum durchzuhalten. Ein Festlegen auf 3G (Geimpft, Genesen, Getestet) oder sogar 2G (Geimpft, Genesen) ist ebenso wenig eine wirkliche Alternative. Denn: Ist es wirklich wünschenswert, einige Mitarbeiter bewusst von der Feier auszuschließen? Und die Idee, auf Parkplätze auszuweichen und die Weihnachtsfeier mit Heißgetränken an der frischen Luft zu verbringen, ist zwar eine Möglichkeit, stellt aber auch nicht sicher, dass Abstände gewahrt bleiben – vor allem zu späterer Stunde.
Beim Schwenk auf eine virtuelle Weihnachtsfeier hingegen kann auf Abstand, Masken und Co. verzichtet werden. Jeder Mitarbeiter nimmt einfach per Video-Übertragung an dem Event teil. Nahezu jedes gängige Kommunikationstool ist dafür geeignet, wobei das Augenmerk auf der maximalen Teilnehmerzahl liegen sollte. Hier bieten Platzhirsch Microsoft Teams, Skype, Zoom und Google Meet jeweils verschiedene Möglichkeiten, die aber im zweiten Jahr der Pandemie durchaus bekannt sein dürften.
Ideen für die virtuelle Weihnachtsfeier
Wer im Jahr 2020 noch keine virtuelle Weihnachtsfeier erlebt hat, wird sich vielleicht fragen, was das Konzept der virtuellen Weihnachtsfeier überhaupt hergibt. Die Antwort: eine ganze Menge. Es benötigt nur ein wenig Planung. Zunächst einmal sollte ein Moderator abgestellt werden, denn wenn alle Teilnehmer wild durcheinander quasseln, ist keinem geholfen. Unser Tipp: Fordern Sie Teilnehmer situativ auf, ihr eigenes Mikrophon stumm zu schalten, um eine gute Übertragungsqualität zu gewährleisten.
Aus demselben Grund (und auch steuerrechtlich) ist auch die Festlegung eines Rahmenprogramms sinnvoll. Dabei sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Ob Kostümwettbewerb, Witze-Contest, gemeinsames Öffnen von Wichtelgeschenken, Gesangseinlagen oder Reden der Geschäftsführung – alles, was gefällt, ist auch erlaubt. Rufen Sie am besten vorab Ihre Mitarbeiter dazu auf, Ideen einzureichen. Bestimmt ist etwas dabei, das sich gut virtuell umsetzen lässt und einen Unterhaltungswert für alle Teilnehmer hat.
Mit einem Glühwein lässt sich auch die virtuelle Weihnachtsfeier genießen. Bild: Pexels/Treedeo Footage
Virtuelle Events von der Steuer absetzen
Auch wenn die Kosten einer virtuellen Weihnachtsfeier vermutlich um ein Vielfaches unter dem liegen, was Sie unter normalen Umständen zahlen würden, lohnt sich ein kurzer Ausflug ins Steuerrecht. Steuervorteile gibt es nämlich auch bei der virtuellen Variante der Weihnachtsfeier – zumindest wenn das Event nachgewiesenermaßen einen „geselligen Charakter“ hat und als Betriebsversammlung eingestuft werden kann. Das Finanzamt kann in diesem Zusammenhang auch nach dem exakten Ablauf beziehungsweise dem Rahmenprogramm fragen. Sie sollten für diesen Fall also vorbereitet sein.
Grundsätzlich können Kosten für verschiedenste Dinge entstehen. Zum Beispiel für die Dekoration, für Auftritte von Gast-Künstlern wie Bands, Comedians oder einem Zauberer oder auch für „Lunch-Pakete“, die Sie passend zur Feier an Ihre Mitarbeiter für den Verzehr zu Hause austeilen oder auch versenden. Sofern Sie die Einladung traditionell verschicken, kommen natürlich auch Kosten für die Karten und deren Versand dazu. Zu guter Letzt entstehen vielleicht noch Kosten für die Mitarbeitergeschenke zu Weihnachten.
Checkliste für die Steuer hilfreich
Dabei gibt es einige Aspekte, die zu beachten sind, damit nachher kein Ärger mit dem Finanzamt droht. Hier kommt eine kleine Übersicht:
- Die virtuelle Weihnachtsfeier muss ein offizielles Firmenevent sein. Daher sind beispielsweise alle Mitarbeiter einzuladen. Halten Sie zudem das Rahmenprogramm schriftlich fest, sodass Sie es dem Finanzamt auf Anfrage aushändigen können.
- Etwaige Geschenke für Mitarbeiter zu Weihnachten dürfen pro Stück nicht mehr als 60 Euro brutto gekostet haben.
- Beachten Sie den Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter für Betriebsfeiern. Bleiben Sie unter diesem Betrag, entsteht kein sozialversicherungs- und steuerpflichtiger Arbeitslohn. Sollten doch Mehrkosten entstehen, lassen sich diese aber pauschal versteuern.
- Dokumentieren Sie das Event mindestens durch eine entsprechende Teilnehmerliste.
In diesem Sinne: Machen Sie sich doch einfach an die Planung. Dann kann Ihnen das Jahr 2021 zumindest in Sachen Weihnachtsfeier keinen Strich durch die Rechnung machen.
Auch die virtuelle Weihnachtsfeier kann Spaß machen. Bild: Pexels/KoolShooters
Experten schaffen technische Voraussetzungen
Scheitern kann das Projekt einer virtuellen Weihnachtsfeier dann höchstens noch an der Technik. Möglicherweise schöpfen Sie die vollen Möglichkeiten Ihres Kollaborationstools nämlich noch gar nicht richtig aus – wir vermuten an dieser Stelle einfach mal, dass Sie bereits eines oder mehrere nutzen.
Als Beispiel dafür dient Microsoft Teams. Wildwuchs bei den Teams-Kanälen kann nämlich die Kommunikation in so manchem Unternehmen ins Chaos stürzen. Damit MS Teams sein Potenzial tatsächlich entfalten kann, macht es übrigens durchaus Sinn, auf eine professionelle Microsoft-Teams-Einführung zu setzen. Dasselbe gilt natürlich genauso für Tools wie Zoom, Google Meet und Co.
Die gute Nachricht: Sollten Sie technische Unterstützung benötigen, stehen Ihnen unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK gern zur Verfügung. Nehmen Sie Kontakt auf und lassen Sie sich beraten – dann klappt’s auch auf jeden Fall mit der virtuellen Weihnachtsfeier!
Weiterführende Links:
Billomat.com, LinkedIn, Handelsblatt
Geschrieben von
Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen
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