Virtuelle Weihnachtsfeier

Steuervorteile & Umsetzungstipps für Unternehmer

Von in Aktuelles
25
Nov
'20

Eine virtuelle Weihnachtsfeier stellt in diesem Jahr die sicherste (und eigentlich auch einzige) Alternative zum alljährlichen Firmenfest dar. Es ist einfach alles anders als gewohnt. Mit einer an die aktuelle Situation angepassten Weihnachtsfeier kann dennoch die gewünschte Stimmung aufkommen.

Wir verraten, wie Sie eine virtuelle Weihnachtsfeier umsetzen und welche steuerlichen Vorteile die Weihnachtsfeier-2020-Variante bringt.

virtuelle weihnachtsfeier

Eine virtuelle Weihnachtsfeier ist in diesem Jahr die sicherste (und einzige) Alternative. Bild: Pixabay/Pexels

Virtuelle Weihnachtsfeier – nicht nur „besser als nichts“

Die traditionelle Firmen-Weihnachtsfeier ist mehr als ein kollektives Feiern. Vielmehr stehen echte Emotionen im Vordergrund. Der Arbeitgeber bedankt sich bei seinen Angestellten für deren Einsatz im bald endenden Jahr und die Kollegen stoßen untereinander auf die vergangenen Monate an, in denen sie gemeinsam viel geleistet haben. Die allgemeine Weihnachtstimmung trägt ebenfalls dazu bei, dass die Fete zum Jahresabschluss ein unvergessliches Event wird.

So oder so ähnlich sah es zumindest in den vergangenen Jahren in vielen Unternehmen aus. 2020 ist nun bekanntlich alles anders. Wer bis vor kurzem noch glaubte, wenigstens Mitte Dezember ein Stück geliebte Normalität genießen zu können, wurde durch die jüngsten Nachrichten bereits eines Besseren belehrt.

Was also tun, um trotzdem vom psychologischen Effekt der traditionellen Weihnachtsfete zu profitieren und sich bei seinen Mitarbeitern bedanken zu können? Es bleibt eigentlich nur eines: die virtuelle Weihnachtsfeier. Und wer dieses Projekt durchdacht angeht, spart nicht nur bares Geld, sondern kann auch ein Event gestalten, das zwar „anders“, aber deshalb nicht unbedingt schlechter ist.

Zu sehen ist eine Mann, der Microsoft Teams kostenlos für ein Webmeeting nutzt. Die Meeting-Teilnehmer sind in klein eingeblendet. Bild: Screenshot Microsoft

Die Durchführung einer virtuellen Weihnachtsfeier gelingt zum Beispiel mit Microsoft Teams. Bild: Screenshot Microsoft

Weihnachtsfeier ohne AHA-Regel – Video-Konferenzsysteme machen es möglich

Machen wir uns nichts vor: Eine physische Weihnachtsfeier ist gemäß der AHA+A+L-Regel nur schlecht realisierbar. Maßnahmen wie Abstand, Händewaschen, Alltagsmaske, App und Lüften sind zwar im Büroalltag machbar, bei einer Feier aber kaum durchzuhalten. Noch dazu erlauben die aktuellen Bestimmungen zum Infektionsschutz ohnehin keine großen Zusammenkünfte.

Beim Schwenk auf eine virtuelle Weihnachtsfeier hingegen kann auf Abstand, Masken und Co. verzichtet werden. Jeder Mitarbeiter nimmt einfach per Video-Übertragung an dem Event teil. Nahezu jedes gängige Kommunikationstool ist dafür geeignet, wobei das Augenmerk auf der maximalen Teilnehmerzahl liegen sollte. Platzhirsch Microsoft Teams ermöglicht Video-Konferenzen mit bis zu 350 Teilnehmern gleichzeitig, Skype mit 50 und Zoom kommt sogar auf 1.000 Personen. Google Meet als Teil von Google Workspace eignet sich für Unternehmen jeder Größe; die Teilnehmerzahl hängt hier von der jeweiligen Lizenz ab.

Ideen für die virtuelle Weihnachtsfeier

Der ein oder andere Leser mag sich jetzt fragen, was das Konzept der virtuellen Weihnachtsfeier überhaupt hergibt. Die Antwort: eine ganze Menge. Es benötigt nur ein wenig Planung. Zunächst einmal sollte ein Moderator abgestellt werden, denn wenn alle Teilnehmer wild durcheinander quasseln, ist keinem geholfen. Unser Tipp: Fordern Sie Teilnehmer situativ auf, ihr eigenes Mikrophon stumm zu schalten, um eine gute Übertragungsqualität zu gewährleisten.

Aus demselben Grund (und auch steuerrechtlich, siehe nächster Absatz) ist auch die Festlegung eines Rahmenprogramms sinnvoll. Dabei sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Ob Kostümwettbewerb, Witze-Contest, gemeinsames Öffnen von Wichtelgeschenken, Gesangseinlagen oder Reden der Geschäftsführung – alles, was gefällt, ist auch erlaubt. Rufen Sie am besten vorab Ihre Mitarbeiter dazu auf, Ideen einzureichen. Bestimmt ist etwas dabei, das sich gut virtuell umsetzen lässt und einen Unterhaltungswert für alle Teilnehmer hat.

rahmenprogramm für virtuelle weihnachtsfeier

Fixieren Sie das Rahmenprogramm schriftlich – das Finanzamt könnte nachfragen.
Bild: Pixabay/kalhh

Kosten für virtuelle Events von der Steuer absetzen

Auch wenn die Kosten einer virtuellen Weihnachtsfeier vermutlich um ein Vielfaches unter dem liegen, was Sie unter normalen Umständen zahlen würden, lohnt sich ein kurzer Ausflug ins Steuerrecht. Steuervorteile gibt es nämlich auch bei der virtuellen Variante der Weihnachtsfeier – zumindest wenn das Event nachgewiesenermaßen einen „geselligen Charakter“ hat und als Betriebsversammlung eingestuft werden kann. Das Finanzamt kann in diesem Zusammenhang auch nach dem exakten Ablauf beziehungsweise dem Rahmenprogramm fragen. Sie sollten für diesen Fall also vorbereitet sein.

Grundsätzlich können Kosten für verschiedenste Dinge entstehen. Zum Beispiel für die Dekoration, für Auftritte von Gast-Künstlern wie Bands, Comedians oder einem Zauberer oder auch für „Lunch-Pakete“, die Sie passend zur Feier an Ihre Mitarbeiter für den Verzehr zu Hause austeilen. Sofern Sie die Einladung traditionell verschicken, kommen natürlich auch Kosten für die Karten und deren Versand dazu. Zu guter Letzt kommen vielleicht noch die Mitarbeitergeschenke zu Weihnachten hinzu.

Checkliste für die Steuer hilfreich

Dabei gibt es einige Aspekte, die zu beachten sind, damit nachher kein Ärger mit dem Finanzamt droht. Hier kommt eine kleine Übersicht:

  • Die virtuelle Weihnachtsfeier muss ein offizielles Firmenevent sein. Daher sind beispielsweise alle Mitarbeiter einzuladen. Halten Sie zudem das Rahmenprogramm schriftlich fest, sodass Sie es dem Finanzamt auf Anfrage aushändigen können.
  • Etwaige Geschenke für Mitarbeiter zu Weihnachten dürfen pro Stück nicht mehr als 60 Euro brutto gekostet haben.
  • Beachten Sie den Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter für Betriebsfeiern. Bleiben Sie unter diesem Betrag, entsteht kein sozialversicherungs- und steuerpflichtiger Arbeitslohn. Sollten doch Mehrkosten entstehen, lassen sich diese aber pauschal versteuern.
  • Dokumentieren Sie das Event mindestens durch eine entsprechende Teilnehmerliste.

In diesem Sinne: Machen Sie sich doch einfach an die Planung. Dann kann das Jahr 2020 Ihnen zumindest in Sachen Weihnachtsfeier keinen Strich durch die Rechnung machen.

Experten schaffen technische Voraussetzungen

Scheitern kann das Projekt einer virtuellen Weihnachtsfeier dann höchstens noch an der Technik. Möglicherweise schöpfen Sie die vollen Möglichkeiten Ihres Kollaborationstools nämlich noch gar nicht richtig aus – wenn Sie denn schon eines nutzen. Als Beispiel dafür dient Microsoft Teams. Wildwuchs bei den Teams-Kanälen kann nämlich die Kommunikation in so manchem Unternehmen ins Chaos stürzen.

Damit MS Teams sein Potenzial tatsächlich entfalten kann, macht es daher durchaus Sinn, auf eine professionelle Microsoft-Teams-Einführung zu setzen. Dasselbe gilt natürlich genauso für Tools wie Zoom, Google Workspace und Co.

Die gute Nachricht: Sollten Sie technische Unterstützung benötigen, stehen Ihnen unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK gern zur Verfügung. Nehmen Sie Kontakt auf und lassen sich beraten – dann klappt’s auch auf jeden Fall mit der virtuellen Weihnachtsfeier.


Weiterführende Links:
Billomat.com

Lena Klaus

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Seit 2013 kennt sie die IT-Branche und hat sich in diesem Zusammenhang auf B2C- und B2B-orientierte Content-Plattformen spezialisiert.

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