Coworking Space

Durch zunehmend flexible Arbeitsmodelle ist die Idee von Coworking Spaces geboren: Menschen aus unterschiedlichen Positionen und Unternehmen kommen hier zusammen, um gemeinsam aber doch jeder für sich zu arbeiten.

Wir erklären, was Coworking Spaces sind, welche Vorteile und Nachteile sie bieten und warum sie interessant sein können.

Arbeitswelt wird immer flexibler

Noch vor wenigen Jahren fuhren Heerscharen von Arbeitnehmern jeden Morgen ins Büro und ungefähr nach neun Stunden wieder nach Hause. Abweichungen von diesem klassischen Modell gab es nur wenig. Heute sieht das vielerorts anders aus: Digitalisierung und Pandemie haben gemeinsam dafür gesorgt, dass die Arbeitswelt weitaus flexibler aussieht.

Zahlreiche Arbeitnehmer arbeiten inzwischen tageweise oder vollständig remote, also fernab des Unternehmensstandorts. Anfangs waren vor allem Führungskräfte durchaus skeptisch, ob das Arbeiten jenseits ihrer wachsamen Augen funktionieren kann. Die Ausnahmesituation während der Pandemiezeit hat darauf aber eine sehr eindeutige Antwort geliefert, sodass viele Unternehmen auch danach an den flexiblen Arbeitsmodellen festhalten.

Im Zuge dieser neuen Flexibilität ist, zunächst in den USA, die Idee der Coworking Spaces geboren: Hier kommen Menschen zusammen, um gemeinsam, aber häufig doch jeder für sich zu arbeiten. Auch in Deutschland sind Coworking Spaces inzwischen in den meisten (größeren) Städten zu finden.

Was ist ein Coworking Space?

Coworking bedeutet auf Deutsch Zusammenarbeit, ein Coworking Space ist dementsprechend ein gemeinschaftlich genutzter Arbeitsraum. Aber: Anders als zum Beispiel beim klassischen Großraumbüro im Unternehmen kommen hier nicht Kollegen zusammen, sondern Menschen aus verschiedenen Unternehmen und Organisationen. Sie können sich entweder stunden-/tageweise oder auch dauerhaft einen Platz anmieten.

Vor allem Freiberufler, Selbstständige, Geschäftsreisende, Remote-Mitarbeiter oder Beschäftige von Startups nutzen die Büroräumlichkeiten, um dort bessere Arbeitsbedingungen nutzen zu können, als es beispielsweise Zuhause, im Hotelzimmer oder im Café der Fall wäre. Zudem sind sie eine kostengünstige und flexible Alternative zum traditionellen Büro und bieten die Möglichkeit, neue Kontakte zu knüpfen und sich über einzelne Branchen hinweg zu vernetzen.

Coworking Spaces sind dabei unterschiedlich aufgebaut. In der Regel stellen sie aber klassische Büroumgebungen zur Verfügung: Häufig gibt es Büroflächen mit großen Arbeitsinseln oder auch einzelnen Arbeitsplätzen, Besprechungsräume, gemütliche Sofaecken und eine Kaffeeküche. Häufig sind sie auch mit Highspeed-Internet, Druckern, Scannern und Faxgeräten ausgestattet.

Coworking Space: Das sind die Vorteile

Tatsächlich haben Coworking Spaces einige Vorteile zu bieten, die sie bei Unternehmen und Mitarbeitern durchaus schmackhaft machen. Wir haben dazu eine Übersicht erstellt:

• Flexible Modelle:
  Coworking Spaces bieten oft flexible Mitgliedschaftsmodelle, sodass Nutzer nur für den Platz und die Zeit bezahlen, die sie tatsächlich benötigen. Praktisch ist das vor allem für Freiberufler, Selbstständige oder Remote-Mitarbeiter, aber auch für Start-ups und Unternehmen, die sich schnell vergrößern oder verkleinern und die angemietete Bürofläche flexibel an ihre Bedürfnisse anpassen möchten.
• Gute Erreichbarkeit:
  Es gibt inzwischen in zahlreichen Städten Coworking-Büros. Die Lage ist häufig sehr zentral und gut zu erreichen, mit vielen Lunch-Optionen in der Nähe. Das ist nicht nur für diejenigen praktisch, die in der Nähe wohnen und eine professionelle Arbeitsumgebung nutzen wollen, sondern auch für diejenigen, die Work from Anywhere oder Workation praktizieren: Vor oder nach einem privaten Wochenende in einer anderen Stadt lässt sich im Coworking-Office bequem noch ein Arbeitstag dranhängen.
• Geringere Kosten:
  Es ist gut möglich, dass ein Coworking Space kostengünstiger ist als die Anmietung eines eigenen Büros. Warum? Weil sich die Betriebskosten durch die gemeinsame Nutzung von Ressourcen und Einrichtung reduzieren. In der Regel sind mit den Mietkosten die Nutzung von Arbeitsräumen, Highspeed-Internet, Druckern, Scannern, Faxgeräten und Besprechungsräumen bereits abgedeckt. Die geteilten Ressourcen sind zudem nachhaltiger und können daher dazu beitragen, die Umwelt zu schonen.
• Professionelle Arbeitsumgebung:
  Gute Coworking Spaces können eine professionelle Arbeitsumgebung mit moderner Ausstattung, Konferenzräumen und Büroinfrastruktur vorweisen, was insbesondere für Freiberufler und kleine Unternehmen wichtig ist, die keine eigenen Räumlichkeiten haben. Bei Kunden und Geschäftspartnern kann das einen positiven Eindruck hinterlassen.
• Möglichkeit zur Vernetzung:
  In Coworking-Büros arbeiten Menschen aus unterschiedlichen Branchen Seite an Seite, und es lassen sich beim Plausch zwischendurch sehr schnell neue Leute kennenlernen. Dadurch können sich durchaus neue Geschäftsmöglichkeiten, Partnerschaften und Freundschaften ergeben.
• Höhere Produktivität:
  Die kollaborative und inspirierende Umgebung in Coworking Spaces kann die Produktivität steigern, da sie Abwechslung in die Arbeitsroutine bringt und Kreativität fördert. Nutzer haben auch die Möglichkeit, während ihres Arbeitstages verschiedene Arbeitsplätze auszuprobieren – den klassischen Arbeitstisch, das Sofa, einen Meetingräume etc.
• Flexible Arbeitszeiten:
  Coworking Spaces bieten oft rund um die Uhr Zugang, sodass Nutzer zu ihren eigenen bevorzugten Zeiten arbeiten können. Dies ist besonders vorteilhaft für Personen mit unregelmäßigen Arbeitszeiten, beispielsweise beim Asynchronen Arbeiten.
• Zusätzliche Angebote:
  Einige Coworking Spaces bieten zusätzliche Dienstleistungen wie Schulungen, Mentoring, Veranstaltungen und Workshops, um die berufliche Entwicklung ihrer Mitglieder zu fördern.

Diese Vorteile haben dazu beigetragen, dass Coworking Spaces in den vergangenen Jahren immer beliebter geworden und zu einer wichtigen Option für viele Beschäftigte und Unternehmen geworden sind.

Coworking-Büros können auch Nachteile haben

Es gibt allerdings auch Nachteile, die mit einem Aufenthalt in einem Coworking Space einhergehen können. Diese Nachteile können je nach den individuellen Bedürfnissen und Erwartungen der Nutzer unterschiedlich stark ins Gewicht fallen. Hier sind einige der häufigsten Nachteile von Coworking Spaces:

• Störung der Konzentration:
  Oft handelt es sich bei Coworking Spaces um offene Arbeitsumgebungen, in denen sich viele Menschen aufhalten und in denen es zu zahlreichen Ablenkungen kommen kann. Auch eine mögliche Lärmbelästigung durch Gespräche kann sich negativ auf die Konzentration und Produktivität auswirken.
• Mangel an Privatsphäre:
  Coworking Spaces bieten mit ihrem Großraum-Format nur wenig Privatsphäre. Dies kann problematisch sein, wenn vertrauliche Gespräche (am Telefon) erforderlich sind. Spezielle Phone-Boxen gibt es nicht in jedem geteilten Büro und teilweise nicht in ausreichender Zahl. Auch für die Zusammenarbeit an vertraulichen Projekten bieten Coworking-Büros nicht unbedingt die besten Rahmenbedingungen.
• Eingeschränkte Sicherheit:
  Die Arbeit in einem Coworking-Büro birgt durchaus Sicherheitsrisiken. Wer seinen Platz inklusive Laptop und Co. kurzzeitig verlässt, kann sich nicht zu 100 % sicher sein, dass bei seiner Rückkehr noch alles an seinem Platz ist. Auch ein gemeinsam genutztes WLAN kann ohne entsprechende Sicherheitsmaßnahmen Gefahren mit sich bringen, speziell für wichtige (Unternehmens-)Daten.
• Hohe Kosten:
  Obwohl Coworking Spaces gemeinhin als kostengünstiger gelten als die Anmietung eines eigenen Büros, können sie je nach Lage, Ausstattung und angebotenen Dienstleistungen auch teurer sein als traditionelle Büroflächen – und vor allem als ein Platz im Home Office. Monatliche Mitgliedschaftsgebühren können besonders für Freiberufler und kleine Unternehmen mit begrenztem Budget eine finanzielle Belastung darstellen.
• Begrenzte Verfügbarkeit:
  Wer sich spontan in einem Coworking Space einbuchen möchte, kann Pech haben, wenn bereits alle Plätze belegt sind. Auch Besprechungsräume sind nur begrenzt verfügbar, was die Planung von Meetings erschweren kann. Da sich die Nutzer in Coworking Spaces zudem Ressourcen wie Drucker, Kopierer und Küchen teilen, kann es auch hier gelegentlich zu Engpässen kommen.
• Spezifische Gegebenheiten:
  Nutzer müssen bezüglich ihres Arbeitsplatzes im Coworking Space flexibel sein, denn sie haben keinen Einfluss auf das Arrangement oder die Ausstattung. Bei speziellen Anforderungen an die Arbeitsumgebung kann das schwierig sein.
• Vernetzungsdruck:
  Obwohl Networking ein Vorteil sein kann, stellt es für einige Menschen auch eine Belastung dar, insbesondere wenn sie auf der Suche nach einem ruhigen Arbeitsplatz sind und nicht immer am sozialen Miteinander teilhaben möchten.
• Fehlende Unternehmensidentität:
  Für Unternehmen, die Coworking Spaces nutzen, weil sie keine eigenen Räumlichkeiten haben, kann es problematisch sein, eine eigene Unternehmensidentität zu entwickeln.
• Einschränkungen bei der Mitgliedschaft:
  Einige Coworking Spaces haben spezifische Mitgliedschaftsbedingungen oder Einschränkungen in Bezug auf die Art der Nutzer, die sie aufnehmen, was für manche Menschen unpassend sein kann.

Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Coworking Spaces dieselben Vor- und Nachteile haben, und die Erfahrung  von Ort zu Ort variieren kann. Daher ist es ratsam, sorgfältig zu prüfen, ob ein Coworking Space den eigenen Anforderungen und Erwartungen entspricht.

Tipps für effizientes Arbeiten im Coworking Space

Es kommt bekanntlich immer darauf an, was man selbst aus einer Situation macht – das ist bei der Nutzung von Coworking Spaces ganz genauso. Mit einigen Tipps meistern Sie die Herausforderungen bei der Arbeit im Coworking-Büro mühelos. Hier die wichtigsten zehn Tipps:

1. Recherchieren Sie im Voraus:
   Verschaffen Sie sich einen Überblick über die angebotenen Coworking Spaces in der Umgebung, um denjenigen auszuwählen, der am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Lage, Preis, Ausstattung und Gemeinschaft. Auch Rückzugsmöglichkeiten sind ein wichtiges Kriterium.
2. Planen Sie frühzeitig:
   Dieser Punkt ist besonders bezüglich der Kapazitäten wichtig, damit Sie sich einen freien Platz sichern können. Eine Planung ist aber auch hilfreich, um Ihren Arbeitstag zu strukturieren, sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren und die Zeit effizient zu nutzen.
   
3. Bringen Sie Ihr eigenes Equipment mit:
   Coworking Spaces bieten oft grundlegende Ausstattung wie Schreibtische und Stühle, das technische Equipment ist dagegen selbst mitzubringen. Dazu gehören unter anderem Laptop, Smartphone, Ladekabel und Kopfhörer. Mehr dazu später im Absatz zur optimalen technischen Ausrüstung.
4. Schützen Sie Ihre Daten:
   Da Sie in einer gemeinsam genutzten Umgebung arbeiten, ist es wichtig, Ihre Daten zu schützen. Erkundigen Sie sich daher nach den Sicherheitsvorkehrungen. Grundsätzlich sollten Sie sichere Passwörter, verschlüsselte Verbindungen und Backup-Lösungen nutzen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten und Arbeitsergebnisse sicher bleiben. Lassen Sie Laptop und Co. nicht unbeaufsichtigt!
5. Nehmen Sie Kopfhörer mit:
   Kopfhörer – am besten mit Noise Cancelling – sind nützlich, um sich vor Ablenkungen und Lärm zu schützen. Außerdem sind sie hilfreich, wenn Sie sich in Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen einschalten möchten.
6. Vernetzen Sie sich:
   Nutzen Sie die Gelegenheit, andere Nutzer des Coworking Spaces kennenzulernen und sich zu vernetzen. Dies kann sich als wertvoll erweisen, sei es für zukünftige Zusammenarbeit, den Austausch von Ideen oder einfach nur für soziale Interaktion.
7. Verhalten Sie sich respektvoll:
   Respektieren Sie die Regeln des Coworking Spaces und die Privatsphäre der anderen Mitglieder. Wenn Sie in einem Gemeinschaftsbereich arbeiten, vermeiden Sie lautes Telefonieren oder störende Gespräche. Halten Sie Ihren Arbeitsbereich ordentlich und sauber und schaffen damit eine positive Arbeitsumgebung für alle.
8. Kommunizieren Sie offen:
   Wenn Sie auf Probleme stoßen oder Verbesserungsvorschläge haben, zögern Sie nicht, diese mit dem Management des Coworking Spaces zu besprechen. Offene Kommunikation hilft dabei, Probleme zu lösen und die Arbeitsumgebung zu optimieren.
9. Verwalten Sie Ihre Zeit:
   Behalten Sie Ihre Arbeitszeit im Auge und legen Sie Pausen fest, um sich zu erholen. Coworking Spaces können manchmal dazu verleiten, länger zu arbeiten, da sie flexibel zugänglich sind.
10. Nutzen Sie die angebotenen Dienstleistungen:
    Einige Coworking Spaces bieten zusätzliche Dienstleistungen wie Schulungen, Workshops und Veranstaltungen. Diese können Ihre berufliche Entwicklung fördern, also scheuen Sie sich nicht davor, daran teilzunehmen.

Durch sorgfältige Planung, Rücksichtnahme auf andere Mitglieder und die optimale Nutzung Ihrer technischen Ausstattung können Sie die Vorteile eines Coworking Spaces in vollem Umfang nutzen und Ihre Produktivität steigern.

IT-Ausstattung für die Arbeit im Coworking-Office

Auch die technische Ausstattung ist für ein erfolgreiches Arbeiten im Coworking-Büro entscheidend. Während ein Schreibtisch, ein Schreibtischstuhl, Steckdosen und Internetzugang bereitgestellt werden, muss das persönliche Equipment mitgebracht werden. Hier ist es wichtig, auf eine optimale Ausrüstung zu achten.

Dass neben dem Smartphone der eigene Laptop mitzubringen ist, versteht sich von selbst. Inklusive Ladegeräte, denn nicht jedes Gerät schafft es mit einer Akkuladung über den gesamten Arbeitstag. Wenn Ihnen Ergonomie wichtig ist, wären auch eine externe Maus und eine externe Tastatur sinnvoll. Mit zusätzlichen mobilen Bildschirmen erweitern Sie Ihren digitalen Arbeitsbereich und können dadurch die Produktivität steigern. Das gilt auch für ein Noise-Cancelling-Headset: Die Kopfhörer helfen, die Umgebung auszublenden und die Konzentration zu verbessern. Für Online-Meetings ist ein Headset genauso unentbehrlich.

Weitere technische Ausstattung kann je nach Anforderung variieren. Vielleicht möchten Sie sich nicht auf einen Drucker vor Ort verlassen? Dann könnte ein mobiler Drucker sinnvoll sein. Vielleicht benötigen Sie das Tablet, um darauf Zeichnungen anzufertigen. Oder Sie wollen einen Podcast aufnehmen und brauchen dazu ein Mikrophon. Unser Tipp: Erstellen Sie einmalig eine Checkliste und gehen diese vor jedem Besuch im Coworking Space durch.

IT-Experten helfen beim Coworking-Setup!

Es fehlt wichtiges Equipment für die Arbeit im Coworking Space? Oder sind Sie sich nicht sicher, wie Sie Ihre (Unternehmens-)Daten auch im Coworking-Büro sicher schützen können? Dann sollten Sie sich die Unterstützung eines unserer Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK sichern!

In unserem Netzwerk haben sich professionelle IT-Dienstleistungsunternehmen zusammengeschlossen, die sich auf IT-Services für kleine und mittelgroße Unternehmen spezialisiert haben. Sie unterstützen ihre Kunden dabei nicht nur bei der Beschaffung der benötigten Hardware und Software, sondern setzen auch IT-Sicherheit im Unternehmensnetzwerk um. Viele unserer IT-Partner bieten auch spezielle Schulungen an, sodass Mitarbeiter einen sicheren Umgang mit wichtigen Unternehmensdaten erlernen und beherrschen. All das ist auch für die Arbeit im Coworking Space relevant.

Sie möchten weitere Informationen dazu einholen? Dann zögern Sie nicht und nehmen direkt Kontakt zu einem unserer IT-Dienstleister in Ihrer Nähe auf  – wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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Weiterführende Informationen:
Gabler, FG, COWORKING GUIDE, Bundesverband Coworking Spaces
Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text die männliche Form. Gemeint sind jedoch immer alle Geschlechter und Geschlechtsidentitäten.