Digital Workplace

Der Digital Workplace verbindet Büro, Homeoffice und mobiles Arbeiten. Voraussetzung sind eine sichere IT-Infrastruktur, passende Endgeräte und zuverlässige Anwendungen.

Wir zeigen, was eine digitale Arbeitsumgebung ist, welche Technik Unternehmen dafür benötigen und worauf es bei der Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes ankommt.

Was ist ein Digital Workplace?

Der Digital Workplace bezeichnet eine digitale Arbeitsumgebung, über die Beschäftigte auf Anwendungen, Daten und Kommunikationsmöglichkeiten zugreifen können. Ziel ist es, Arbeitsprozesse möglichst unabhängig von einem bestimmten Arbeitsplatz oder Gerät zu ermöglichen.

Dazu gehören beispielsweise Notebooks, Smartphones, Cloud-Dienste, Videokonferenzsysteme, E-Mail, Dateiablagen und Kollaborationsplattformen. Auch Zugriffsrechte, IT-Sicherheit und die Verwaltung der eingesetzten Endgeräte sind wichtige Bestandteile.

Eine digitale Arbeitsumgebung ist deshalb mehr als ein Notebook für das Homeoffice. Entscheidend ist das Zusammenspiel verschiedener Systeme. Beschäftigte sollen benötigte Informationen und Anwendungen möglichst einfach erreichen können, unabhängig davon, ob sie im Büro, zu Hause oder unterwegs arbeiten.

Warum der Digital Workplace für Unternehmen wichtiger wird

Die Arbeitswelt hat sich in den vergangenen Jahren deutlich verändert. Viele Beschäftigte arbeiten nicht mehr ausschließlich an einem festen Arbeitsplatz im Unternehmen. Homeoffice und hybride Arbeitsmodelle sind für einen Teil der Erwerbstätigen inzwischen fester Bestandteil des Arbeitsalltags.

Nach aktuellen Zahlen des Statistischen Bundesamtes arbeiteten im Jahr 2025 24,6 Prozent der Erwerbstätigen in Deutschland zumindest teilweise von zu Hause. Im Jahr 2019 lag dieser Anteil noch bei 12,9 Prozent.

Besonders verbreitet ist das Homeoffice bei Tätigkeiten, die überwiegend digital ausgeführt werden können. Unternehmen müssen deshalb dafür sorgen, dass Beschäftigte auch außerhalb des Firmengebäudes zuverlässig auf benötigte Systeme und Daten zugreifen können.

Welche Technik gehört zum Digital Workplace?

Ein Digital Workplace besteht aus mehreren technischen Komponenten. Welche davon erforderlich sind, hängt von der Größe des Unternehmens, den Arbeitsabläufen und den eingesetzten Anwendungen ab. Eine wichtige Grundlage bilden zunächst die Endgeräte der Beschäftigten.

Dazu gehören beispielsweise Notebooks, Desktop-PCs, Smartphones, Tablets, Monitore, Headsets oder Dockingstationen. Hinzu kommen Anwendungen und Dienste für die tägliche Arbeit. Dazu zählen E-Mail-Systeme, Kalender, Office-Anwendungen, Dateiablagen, Cloud-Speicher und Programme zur Zusammenarbeit.

Auch Videokonferenzen und digitale Kommunikationsplattformen sind inzwischen fester Bestandteil vieler Arbeitsplätze. Beschäftigte können damit Nachrichten austauschen, Besprechungen durchführen und gemeinsam Dokumente bearbeiten. Unternehmen müssen jedoch darauf achten, dass nicht für jede Aufgabe eine neue Anwendung eingeführt wird.

Digital Workplace ermöglicht hybrides Arbeiten

Ein wichtiger Vorteil des Digital Workplace ist die Unterstützung von hybriden Arbeitsmodellen. Beschäftigte können dabei teilweise im Unternehmen und teilweise von einem anderen Ort aus arbeiten. Technisch sollte es möglichst keinen Unterschied machen, von welchem Arbeitsplatz auf eine Anwendung oder Datei zugegriffen wird.

Benötigte Daten müssen verfügbar sein und Änderungen sollten für andere berechtigte Beschäftigte nachvollziehbar bleiben. Cloud-Anwendungen können dies erleichtern. Dateien und Anwendungen befinden sich dabei nicht ausschließlich auf einem bestimmten Computer im Büro, sondern werden über zentrale Systeme bereitgestellt.

Das bedeutet allerdings nicht, dass jede Anwendung automatisch in die Cloud verlagert werden muss. Unternehmen sollten prüfen, welche Systeme sich für eine Cloud-Lösung eignen und wo lokale oder hybride Lösungen sinnvoller sind.

Zusammenarbeit und Kommunikation am digitalen Arbeitsplatz

Wenn Beschäftigte an unterschiedlichen Orten arbeiten, verändert sich auch die Zusammenarbeit. Informationen können nicht mehr ausschließlich im persönlichen Gespräch im Büro weitergegeben werden. Unternehmen benötigen deshalb klare Kommunikationswege. Chat, Videokonferenzen, E-Mail, gemeinsame Kalender und digitale Dateiablagen helfen dabei, Informationen unabhängig vom Standort verfügbar zu machen.

Wichtig ist eine klare Regelung, welche Anwendung für welchen Zweck eingesetzt wird. Werden Dateien beispielsweise gleichzeitig per E-Mail, Chat und über verschiedene Cloud-Speicher verteilt, entstehen schnell unterschiedliche Versionen. Auch Besprechungen müssen an hybride Arbeitsformen angepasst werden.

Beschäftigte im Homeoffice sollten genauso teilnehmen können wie Kollegen im Besprechungsraum. Dafür benötigen Unternehmen geeignete Kameras, Mikrofone, Lautsprecher und Konferenzsysteme.

IT-Sicherheit am digitalen Arbeitsplatz

Mit der zunehmenden Zahl an mobilen Geräten und externen Zugriffen steigen auch die Anforderungen an die IT-Sicherheit. Beschäftigte greifen möglicherweise aus dem Homeoffice, von unterwegs oder über verschiedene Netzwerke auf Unternehmensdaten zu. Unternehmen sollten deshalb sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Anwendungen und Informationen erhalten.

Mehrfaktor-Authentifizierung, sichere Passwörter und klar geregelte Zugriffsrechte gehören zu den grundlegenden Schutzmaßnahmen. Auch die eingesetzten Endgeräte müssen regelmäßig aktualisiert und zentral verwaltet werden. Mithilfe eines Mobile Device Managements lassen sich beispielsweise Sicherheitsrichtlinien auf Notebooks, Smartphones und Tablets durchsetzen.

Auch private Geräte sollten nicht ohne klare Vorgaben für geschäftliche Aufgaben verwendet werden. Geht ein Gerät verloren oder wird ein Benutzerkonto kompromittiert, können ansonsten vertrauliche Unternehmensdaten gefährdet sein.

IT-Dienstleister unterstützen beim Digital Workplace

Ein funktionierender Digital Workplace verbindet Hardware, Software, Cloud-Dienste, Kommunikation und IT-Sicherheit. Unternehmen müssen dabei unterschiedliche Systeme aufeinander abstimmen und gleichzeitig dafür sorgen, dass Beschäftigte einfach und sicher arbeiten können.

Vor der Einführung sollte deshalb geprüft werden, welche Anwendungen bereits vorhanden sind und welche Anforderungen die Beschäftigten haben. Auch Netzwerk, Internetanbindung, Endgeräte und Zugriffsrechte müssen berücksichtigt werden.

Die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK unterstützen und beraten Unternehmen bei der Planung und Umsetzung moderner digitaler Arbeitsplätze. Sie helfen bei der Auswahl geeigneter Hardware und Software, richten Cloud- und Kommunikationslösungen ein und sorgen für sichere Zugriffe auf Unternehmensdaten. Auch bestehende IT-Infrastrukturen lassen sich überprüfen und schrittweise modernisieren.

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Weiterführende Informationen:
destatis, gartner, BSI, BSI, bitkom
Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text die männliche Form. Gemeint sind jedoch immer alle Geschlechter und Geschlechtsidentitäten.