Microsoft-Teams-Einführung durch Experten

Keine Kontrolle, jeder macht, was er will. Dieses Fazit zieht so manches Unternehmen, nachdem Microsoft Teams von heute auf morgen gestartet wurde. Das Problem: Das Potenzial des Tools kann sich nur durch eine optimierte Microsoft-Teams-Einführung voll entfalten. 
Wir erklären, warum Sie nach der übereilten Einführung unbedingt eine Microsoft-Teams-Beratung durch einen Experten benötigen.

Damit die Mitarbeiter zufrieden sind, muss die Microsoft-Teams-Einführung optimiert sein. Bild: Microsoft

Microsoft-Teams-Einführung übers Knie gebrochen?

Versetzen wir uns einige Monate zurück. Die Corona-Krise war bis vor kurzem noch weit weg, jetzt trifft sie Deutschland – und deutsche Unternehmen – mit voller Wucht. Innerhalb weniger Tage zeichnet sich der Lockdown ab. Unternehmen stehen vor der Aufgabe, nichtsdestotrotz ihren Betrieb so weit wie möglich aufrecht zu erhalten. Viele satteln von heute auf morgen auf das Home Office um.
In dieser Situation kommt das Angebot Microsoft Teams kostenlos genau richtig. Die Nutzerzahlen explodieren – allein innerhalb einer Woche steigen die Zahlen im März von 32 Millionen auf 44 Millionen weltweite Nutzer an. Ende April waren es dann schon 75 Millionen tägliche Nutzer.
Dieser Boom ist auch kein Wunder. Mit Anwendungen für digitale Konferenzen, Dateiaustausch und Zusammenarbeit bietet Microsoft Teams genau das, was Unternehmen für das Home Office benötigen. Das Tool bringt Mitarbeiter trotz räumlicher Distanz virtuell an einem Ort zusammen. Also alles Friede, Freude, Eierkuchen?

Jetzt zeigen sich Microsoft-Teams-Probleme

So einfach ist es leider nicht. Unternehmen, die zu Anfang der Corona-Krise auf MS Teams umschwenkten, konnten mit Hilfe des umfassenden Kollobarationstools zwar besser aus dem Home Office agieren. Inzwischen zeigen sich aber auch Probleme auf. Typische Microsoft-Teams-Probleme nach einer schnellen Einführung sind beispielsweise:

• Wenn jeder Teams erstellen darf, entsteht Chaos. Sowohl Sie selbst als auch Ihre Mitarbeiter verlieren irgendwann den Überblick und wissen nicht mehr, welche Teams es gibt und welche Information in welchem Team zu finden ist. Projektbezogene Teams können nach dem Projektende als Teams-Leiche das System verstopfen.
• Die vielen verschiedenen Funktionen von MS Teams sind Fluch und Segen zugleich. Denn: Falls es bei den Funktionen Überschneidungen mit Anwendungen gibt, die schon seit längerer Zeit im Unternehmen zum Einsatz kommen, ist unklar, welche Lösung denn nun genutzt werden soll.
• In vielen Unternehmen weiß niemand genau, was Teams alles kann. Dadurch bleiben einige hilfreiche Funktionen unentdeckt. Stattdessen kommen oft andere, oft kostenpflichtige Lösungen zum Einsatz. Das Potenzial von Microsoft Teams wird dementsprechend nicht ausgeschöpft und zusätzliche Kosten entstehen.
• Sensible Daten geraten in die falschen Hände. Nicht nur innerhalb des eigenen Unternehmens kann es vorkommen, dass vertrauliche Informationen durch einen Bedienfehler in ein falsches Team gelangen. Oft sind sich Teammitglieder auch nicht bewusst, wer alles Zugriff auf das jeweilige Team hat. Noch komplizierter wird es in Teams, in denen auch externe Mitglieder erlaubt sind.
• Es kommt vor, dass sich niemand für ein Team verantwortlich fühlt. Dadurch können Projekte ins Stocken kommen, was wiederum die Geschäftsabläufe des gesamten Unternehmens behindert.
• Bei der initialen Einführung war keine Zeit, Regeln, Konventionen und Prozesse zu definieren? Auch dadurch kann es zu Unzufriedenheit kommen. Dabei ließe sich das ziemlich einfach ändern.

Das sind nur einige wenige Beispiele für Probleme, die sich letztendlich erst in der Praxis zeigen. Aber was lässt sich dagegen tun?

Zur Microsoft-Teams-Einführung beraten lassen

Mit den richtigen Einstellungen im Zuge einer optimierten Microsoft-Teams-Einrichtung lassen sich viele solcher Probleme in den Griff bekommen. Zum Beispiel: Mit der richtigen Governance-Strategie können nur bestimmte Personen neue Teams erstellen, über ein konsequentes Lifecycle-Management lassen sich längst vergessene Teams löschen und über standardisierte Funktionalitäten sind nur jene Anwendungsbereiche nutzbar, die im Unternehmen auch tatsächlich benötigt werden.
Sie fragen sich, wie Sie mit solchen Maßnahmen dem Teams-Dschungel Herr werden? Wissen Sie gar nicht genau, was die Ursache für die Microsoft-Teams-Probleme in Ihrem Unternehmen ist? Sie wünschen sich ein MS Teams, das perfekt auf die Anforderungen Ihres Betriebs zugeschnitten ist? Wenn Sie auch nur eine dieser Fragen bejaht haben, ist eine Microsoft-Teams-Beratung genau richtig.
Suchen Sie sich einen externen Microsoft-Teams-Experten, der sich mit der Software bestens auskennt, schildern Sie ihm Ihre Probleme und lassen Sie ihn die Microsoft-Teams-Konfiguration vornehmen. Unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK stehen Ihnen gern zur Verfügung. Fest steh: Erst durch die richtige Microsoft-Teams-Einführungen kann die Kollaborationslösung ihr Potenzial voll entfalten.

Geschrieben von

Janina Kröger

Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich – anfangs in der Position der Online-Redakteurin und inzwischen als Content Marketing Managerin. Die studierte Germanistin/Anglistin und ausgebildete Redakteurin behält das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, verfolgt gespannt neue Trends und Technologien und beobachtet aktuelle Bedrohungen im Bereich des Cybercrime. Die relevantesten… Weiterlesen

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