Abwesenheitsnotiz formulieren

Nützlich, persönlich oder sogar lustig – eine Abwesenheitsnotiz kann viele Formen annehmen. Grundsätzlich gilt aber: Eine Abwesenheitsnachricht gehört in der Geschäftswelt zum guten Ton. Aber welche Tonart ist dabei die richtige?

Wir erklären, warum eine automatische Antwort bei Abwesenheit notwendig ist und wie Sie eine Abwesenheitsnotiz formulieren.

Out of Office: Ich bin dann mal weg!

Der langersehnte Urlaub steht an, es geht zu einer geschäftlichen Konferenz oder vielleicht beginnt die Elternzeit – immer mal wieder kommt es im Berufsalltag zu Situationen, in denen Mitarbeitende durch Abwesenheit glänzen. Diese temporäre Abwesenheit ist (in den meisten Fällen) völlig legitim. Trotzdem können daraus Probleme entstehen – und zwar dann, wenn Kontakte vergeblich auf eine Antwort-E-Mail zu einem möglicherweise dringenden Sachverhalt warten.

Damit sich weder interne noch externe Kontakte in solchen Zeiten wegen einer ausbleibenden elektronischen Antwort vor den Kopf gestoßen fühlen und ein schlechtes Bild des Unternehmens bekommen, gehört eine automatische Antwort auf E-Mails in der Geschäftswelt einfach zum guten Ton. Die gute Nachricht: In den meisten E-Mail-Programmen lässt sich so eine Abwesenheitsnotiz mit nur wenigen Klicks erstellen.

Die einzige Herausforderung, die sich dabei oft stellt, ist die des Inhalts. Welche Informationen müssen enthalten sein? Wie sollte die Abwesenheitsnachricht klingen? Wie lässt sich eine elegante Abwesenheitsnotiz formulieren? Oft ist es gar nicht so einfach, die passenden Antworten auf diese Fragen zu finden.

Abwesenheitsnotiz: Der Ton macht die Musik

Darüber, dass eine Abwesenheitsnotiz – auch: Autoresponder – unbedingt notwendig ist, besteht in der Geschäftswelt weitgehend Einigkeit. Sehr uneinheitlich ist dagegen der Umgang damit. Während manche Unternehmen einen festen standardisierten Text vorgeben, der nur noch geringfügig anzupassen ist, stellen andere Unternehmen ihren Mitarbeitenden frei, wie sie ihre Abwesenheitsnotiz formulieren.

Und das kann wohlmöglich problematisch werden. Denn: Die Tonart kann höchst unterschiedlich ausfallen. Häufig sind Abwesenheitsnotizen sehr sachlich gehalten und enthalten einfach nur die wichtigsten Infos; dabei lässt sich entsprechend auch nicht viel falsch machen. Genauso gibt es aber auch Abwesenheitsmeldungen mit einem persönlicheren Touch – zum Beispiel dadurch, dass Persönliches preisgegeben oder humorvoll geschrieben wird. Manchmal werden Mitarbeitende dabei etwas zu sehr kreativ und schlagen möglicherweise über die Stränge.

Unternehmen sollten sich daher übergeordnet einmal Gedanken dazu machen, ob sie ihren Mitarbeitenden wirklich freie Hand lassen wollen oder lieber einen einheitlichen Standard für Abwesenheitsnotizen definieren wollen. Immerhin vermitteln auch Abwesenheitsmeldungen nach außen ein bestimmtes Bild des Unternehmens – und das sollte nach Möglichkeit natürlich positiv sein.

Arten der Abwesenheitsmeldung & ihre Tücken

Mit einer sachlichen Abwesenheitsnotiz lässt sich, wie erwähnt, eigentlich nichts falsch machen; Ihre Mitarbeitenden liegen damit also im Prinzip immer richtig. Manchmal kann es aber auch förderlich sein, wenn auch persönliche Informationen preisgegeben werden, um dadurch eine tiefere Form der Kundenbindung zu erreichen. Beispielsweise wäre ein Hinweis auf das Reiseziel möglich, vielleicht sogar begleitet von einem Foto. Aber: Es kommt ganz auf das Unternehmen und die Branche an, ob solche persönlichen Details angemessen sind – sie können nämlich auch schnell unprofessionell wirken.

Genauso liegt der Fall bei (vermeintlich) lustigen Abwesenheitsnotizen. Problematisch dabei ist: Jeder hat einen anderen Sinn für Humor – und was in der Abwesenheitsmeldung lustig gemeint war, kann der Gegenpart als wenig lustig und sogar unprofessionell empfinden, was wohlmöglich das ganze Unternehmen in ein schlechtes Licht rückt.

Bei aller Liebe zur Kreativität: Weniger ist manchmal doch mehr. Das gilt auch im Fall der Abwesenheitsnotiz. Wichtig ist in erster Linie, dass überhaupt eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet wird und diese alle wichtigen Informationen enthält. Aber welche Informationen gehören in eine Abwesenheitsnotiz auf jeden Fall?

Welchen Inhalt hat eine Abwesenheitsnotiz?

Es gibt keine fest definierten Regeln, anhand derer eine Abwesenheitsnotiz zu formulieren wäre. Einige Bestandteile sollten aber möglichst enthalten sein. Hier eine Übersicht:

• Begrüßung:
  Eine kurze Begrüßung ist besonders in geschäftlicher Korrespondenz allein aus Höflichkeit ein Muss. Da Sie nicht wissen, wer von extern schreiben könnte, ist eine neutrale und förmliche Anrede a lá „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder ein kurzes „Hallo!“ sinnvoll.
• Dank:
  Ebenfalls aus Gründen der Höflichkeit hat sich ein kurzer Dank für die eingegangene Nachricht etabliert – zum Beispiel mit den Worten „Vielen Dank für Ihre Nachricht!“.
• Abwesenheitszeit:
  Am meisten interessiert natürlich, wann die abwesende Person wieder erreichbar ist, um etwaige Anliegen anschließend klären zu können. Hier sind präzise Formulierungen wichtig. Sprich: „Ich bin bis einschließlich 31. August 2021 nicht zu erreichen.“ oder „Ich bin ab dem 1. September 2021 wieder im Büro.“ Der Grund für die Abwesenheit ist nicht unbedingt zu nennen. Mitarbeitende sollten sich sogar gut überlegen, ob sie darauf eingehen – Stichwort: Datenschutz.
• Weiterleitung:
  Ist eine Weiterleitung an eine Vertretung eingerichtet? Diese Information darf in keiner Abwesenheitsnotiz fehlen. Schließlich will der Absender wissen, was mit seiner E-Mail und seinem Anliegen passiert. Entweder ist also mitzuteilen: „Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Nach meiner Rückkehr werde ich Ihre Nachricht zeitnah beantworten.“ Oder: „Ihre E-Mail wird an meine Kollegin Frau Mustermann weitergeleitet. Sie wird sich bei Ihnen melden.“
• Alternative:
  Für den Fall, dass keine Weiterleitung eingerichtet, ein Anliegen aber dringend ist, sollten Sie eine Alternative bieten. Zum Beispiel: „In dringenden Fällen können Sie sich an unsere Zentrale (Tel.: XXX; E-Mail: XXX) wenden.“
• Schlussformel: 
  Eine Schlussformel schließt die geschäftliche Kommunikation grundsätzlich ab – und das ist im Fall der Abwesenheitsnotiz nicht anders. Möglicherweise haben Sie diese schon in Ihrer Signatur hinterlegt, sodass sie automatisch generiert wird.

Falls Sie internationale Kontakte haben, sollten Sie den Text in den verschiedenen Sprachvarianten hinterlegen.

Elegante Abwesenheitsnotiz formulieren

Vor einer Abwesenheit ist es oft noch einmal besonders stressig. Projekte wollen noch abgeschlossen werden, die Übergabe an die Vertretung ist vorzubereiten und oft gehen dabei die letzten Kraftreserven vor dem Urlaub endgültig zur Neige.

Auf eine Abwesenheitsnachricht zu verzichten, ist dennoch keine Option. Kollegen, Geschäftspartner und Kunden sind unbedingt darüber aufzuklären, dass sie derzeit keine Antwort von dem Empfänger ihrer E-Mail erwarten können. Außerdem müssen Sie wissen, wie es mit ihrem Anliegen weitergeht.

Um es Ihnen ein wenig leichter zu machen, haben wir eine Textvorlage in zwei Varianten für Sie vorformuliert – gern können Sie diese Vorlagen für eine elegante Abwesenheitsnotiz nutzen.

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