Abwesenheitsnotiz formulieren

Nützlich, persönlich oder sogar lustig – eine Abwesenheitsnotiz kann viele Formen annehmen. Grundsätzlich gilt aber: Eine Abwesenheitsnachricht gehört in der Geschäftswelt zum guten Ton. Aber welche Tonart ist dabei die richtige?  
Wir erklären, warum eine automatische Antwort bei Abwesenheit notwendig ist und wie Sie eine Abwesenheitsnotiz formulieren.

Out of Office: Ich bin dann mal weg!

Der langersehnte Urlaub steht an, es geht zu einer geschäftigen Konferenz oder vielleicht beginnt die Elternzeit – immer mal wieder kommt es im geschäftlichen Alltag zu Situationen, in denen Mitarbeitende durch Abwesenheit glänzen. Diese temporäre Abwesenheit ist natürlich völlig legitim. Trotzdem können daraus Probleme entstehen – und zwar dann, wenn Kontakte vergeblich auf eine Antwort-E-Mail zu einem möglicherweise dringenden Sachverhalt warten.
Damit sich weder interne als auch externe Kontakte in solchen Zeiten vor den Kopf gestoßen fühlen und ein schlechtes Bild des Unternehmens bekommen, gehört eine automatische Antwort auf E-Mails in der Geschäftswelt einfach zum guten Ton. In den meisten E-Mail-Programmen lässt sich sie eine Abwesenheitsnotiz mit wenigen Klicks erstellen.
Die einzige Herausforderung, die sich dabei oft stellt, ist die des Inhalts. Welche Informationen müssen enthalten sein? Wie sollte die Abwesenheitsnachricht klingen? Wie lässt sich eine elegante Abwesenheitsnotiz formulieren? Oft ist es gar nicht so einfach, die passenden Antworten zu finden.

Eine elegante Abwesenheitsnotiz zu formulieren, ist nicht immer einfach. Bild: Unsplash/Wes Hicks

Abwesenheitsnotiz: Der Ton macht die Musik

Darüber, dass eine Abwesenheitsnotiz – auch: Autoresponder – unbedingt notwendig ist, besteht in der Geschäftswelt also weitgehend Einigkeit. Sehr uneinheitlich ist dagegen der Umgang damit. Während manche Unternehmen einen festen standardisierten Text vorgeben, der nur noch geringfügig anzupassen ist, stellen andere Unternehmen ihren Mitarbeitenden frei, wie sie ihre Abwesenheitsnotiz formulieren – und dann kann es unter Umständen ziemlich kreativ werden.
Denn: Die Tonart kann höchst unterschiedlich sein. Häufig sind Abwesenheitsnotizen sehr sachlich gehalten und enthalten einfach nur die wichtigsten Infos. Genauso gibt es aber auch Abwesenheitsmeldungen mit einem persönlicheren Touch – zum Beispiel dadurch, dass Persönliches preisgegeben oder humorvoll geschrieben wird.
Sollte das noch nicht geschehen sein: Unternehmen sollten sich übergeordnet einmal Gedanken dazu machen, ob sie ihren Mitarbeitenden freie Hand lassen wollen oder lieber einen einheitlichen Standard für Abwesenheitsnotizen definieren wollen. Immerhin vermitteln auch individuelle Abwesenheitsmeldungen nach außen ein bestimmtes Bild des Unternehmens – und das sollte nach Möglichkeit positiv sein.

Arten der Abwesenheitsmeldung & ihre Tücken

Mit einer sachlichen Abwesenheitsnotiz lässt sich eigentlich nichts falsch machen, damit liegen Ihre Mitarbeitenden also im Prinzip immer richtig. Manchmal kann es aber auch förderlich sein, wenn auch persönliche Informationen preisgegeben werden, um dadurch eine tiefere Form der Kundenbindung zu erreichen. Beispielsweise wäre ein Hinweis auf das Reiseziel möglich, vielleicht sogar begleitet von einem Foto. Aber: Es kommt ganz auf das Unternehmen und die Branche an, ob solche persönlichen Details angemessen sind – sie können nämlich auch schnell unprofessionell wirken.
Genauso liegt der Fall bei (vermeintlich) lustigen Abwesenheitsnotizen. Problematisch dabei ist: Jeder hat einen anderen Sinn für Humor – und was in der Abwesenheitsmeldung lustig gemeint war, kann der Gegenpart als wenig lustig und sogar unprofessionell empfinden, was wohlmöglich das ganze Unternehmen in ein schlechtes Licht rückt.
Bei aller Liebe zur Kreativität: Weniger ist manchmal doch mehr. Das gilt auch im Fall der Abwesenheitsnotiz. Wichtig ist in erster Linie, dass überhaupt eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet wird und diese alle wichtigen Informationen enthält. Aber welche Informationen sollte eine Abwesenheitsnotiz auf jeden Fall enthalten?

Alle gängigen E-Mail-Programme bieten die Funktion, eine Abwesenheitsnotiz zu formulieren. Bild: Unsplash/Solen Feyissa

Welchen Inhalt hat eine Abwesenheitsnotiz?

Es gibt keine fest definierten Regeln, anhand derer eine Abwesenheitsnotiz zu formulieren wäre. Einige Bestandteile sollten aber möglichst enthalten sein. Hier eine Übersicht:

• Begrüßung:
  Eine kurze Begrüßung ist besonders in geschäftlicher Korrespondenz allein aus Höflichkeit ein Muss. Da Sie nicht wissen, wer von extern schreiben könnte, ist eine neutrale und förmliche Anrede a lá „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder ein kurzes „Hallo!“ sinnvoll.
• Dank:
  Ebenfalls aus Gründen der Höflichkeit hat sich ein kurzer Dank für die eingegangene Nachricht etabliert – zum Beispiel mit den Worten „Vielen Dank für Ihre Nachricht!“.
• Abwesenheitszeit:
  Am meisten interessiert natürlich, wann die abwesende Person wieder erreichbar ist, um etwaige Anliegen klären zu können. Hier sind präzise Formulierungen wichtig. Sprich: „Ich bin bis einschließlich 31. August 2021 nicht zu erreichen.“ oder „Ich bin ab dem 1. September 2021 wieder im Büro.“ Der Grund für die Abwesenheit ist nicht unbedingt zu nennen. Mitarbeitende sollten sich sogar gut überlegen, ob sie darauf eingehen – Stichwort: Datenschutz.
• Weiterleitung:
  Ist eine Weiterleitung an eine Vertretung eingerichtet? Diese Information darf in keiner Abwesenheitsnotiz fehlen. Schließlich will der Absender wissen, was mit seiner E-Mail und seinem Anliegen passiert. Entweder ist also mitzuteilen: „Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Nach meiner Rückkehr werde ich Ihre Nachricht zeitnah beantworten.“ Oder: „Ihre E-Mail wird an meine Kollegin Frau Mustermann weitergeleitet. Sie wird sich bei Ihnen melden.“
• Alternative:
  Für den Fall, dass keine Weiterleitung eingerichtet, ein Anliegen aber dringend ist, sollten Sie eine Alternative bieten. Zum Beispiel: „In dringenden Fällen können Sie sich an unsere Zentrale (Tel.: XXX; E-Mail: XXX) wenden.“
• Schlussformel: 
  Eine Schlussformel schließt die geschäftliche Kommunikation grundsätzlich ab – und das ist im Fall der Abwesenheitsnotiz nicht anders. Möglicherweise haben Sie diese schon in Ihrer Signatur hinterlegt, sodass sie automatisch generiert wird.

Falls Sie internationale Kontakte haben, sollten Sie den Text in den verschiedenen Sprachvarianten hinterlegen.

Elegante Abwesenheitsnotiz formulieren

Vor einer Abwesenheit ist es oft noch einmal besonders stressig. Projekte wollen noch abgeschlossen werden, die Übergabe an die Vertretung ist vorzubereiten und oft gehen dabei die letzten Kraftreserven vor dem Urlaub endgültig zur Neige. Auf eine Abwesenheitsnachricht zu verzichten, ist dennoch keine Option. Kollegen, Geschäftspartner und Kunden sind unbedingt darüber aufzuklären, dass sie derzeit keine Antwort von dem Empfänger ihrer E-Mail erwarten können. Außerdem müssen Sie wissen, wie es mit ihrem Anliegen weitergeht.
Um es Ihnen ein wenig leichter zu machen, haben wir eine Textvorlage in zwei Varianten für Sie vorformuliert – gern können Sie diese Vorlagen für eine elegante Abwesenheitsnotiz nutzen.

Wie lässt sich die Abwesenheitsnotiz am besten formulieren? Bild: Pexels/Vlada Karpovich

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Geschrieben von

Janina Kröger

Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich. Neue IT-Trends? Wichtige Business-News? Die studierte Germanistin und ausgebildete Redakteurin behält nicht nur das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, sondern versteht es zudem, das IT-Wissen des IT-SERVICE.NETWORK verständlich aufzubereiten.

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