Die Cloud hält Einzug in immer mehr Büros und fast täglich kommen neue Apps und Funktionen für Unternehmen dazu. Doch warum sind Cloud-Services gerade für das Büro so sinnvoll? Was sollte zuerst ausgelagert werden? Und wie gelingt ein Einstieg in die Datenwolke?
Wir haben die wichtigsten Vorteile für Sie zusammengestellt.
Mit den richtigen Cloud-Services machen Sie Ihr Büro fit für die Zukunft. Bild: Pixabay/Wynn Pointaux
Cloud-Services für das Büro immer beliebter
Von praktisch bis ausgefallen: Neue Büro-Technik macht den Arbeitsplatz immer mehr zu einer digitalisierten Hightech-Umgebung. Doch nicht nur ungewöhnliche Gadgets können den Büroalltag praktischer und angenehmer gestalten. Viele Unternehmen nutzen bereits Cloud-Services in Ihrem Geschäftsalltag – oft nur als Speicher- oder Backup-Möglichkeit.
Dabei kann die Cloud viel mehr, als nur ein Speicherplatz sein: Das Büro mit Anschluss an die Datenwolke ist räumlich flexibel und bietet neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit.
Vom Smartphone sind wir es bereits gewöhnt: Wir haben alle Kontakte, E-Mails und Daten immer dabei, nutzen Online-Banking und sind mit allen vernetzt. Diese Technologien schaffen es allerdings auch immer öfter in den Arbeitsalltag von kleinen und mittelständischen Unternehmen.
Das sind die Vorteile der Cloud
Aber was sind ganz konkret die Vorteile, von denen Unternehmen durch die Verlagerung in die Cloud profitieren können? Wir haben die drei wichtigsten Vorteile für Sie zusammengefasst:
- Flexibilität: Arbeiten Sie von überall – ob im Außendienst beim Kunden oder zu Hause vom Sofa aus. Ihr Büro haben Sie immer dabei; und das auf allen Geräten, egal ob Smartphone oder Laptop.
- Vernetzung: Hin- und Herschicken von Dokumenten zwischen Mitarbeitern wird überflüssig, denn alle sind immer auf dem neuesten Stand. Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Zusammenarbeit war noch nie so unkompliziert.
- Ressourceneinsparung: Bei einer Cloud-Lösung zahlen Sie nur für das, was Sie wirklich nutzen. Benutzerlizenzen und Speicherplatz lassen sich jederzeit Ihrem Bedarf anpassen. So können Sie mit festen monatlichen Kosten ideal kalkulieren.
Das hört sich schon einmal vielversprechend an. Fragt sich nur, wie sich der Wechsel in die Cloud vollziehen lässt. An dieser Stelle sei schon einmal verraten: So kompliziert ist das nicht.
Was ist die Cloud eigentlich? – Die Antwort bekommen Sie in unserem IT-Lexikon.
Auslagerung von zentralen Tools und Diensten
Von überall aus arbeiten können, mit den Mitarbeitern vernetzt sein und immer alles Wichtige dabei haben – das Cloud-Office bietet genau die Funktionen, die ein modernes Büro benötigt. Doch was genau sollte zuerst ausgelagert werden und wie funktioniert das?
Die am häufigsten genutzten Programme sind für die meisten Unternehmen Textbearbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme, ebenso wie der E-Mail-Dienst. Diese Funktionen können problemlos in den Cloud Storage ausgelagert werden. Services wie Google Docs oder auch Microsoft 365 bieten genau die Funktionen, die Sie von Ihren bisherigen Programmen für Text und Tabellen kennen.
Der Unterschied ist, dass die von Ihnen erstellten Dokumente im Cloud-Speicher abgelegt werden, statt auf Ihrem PC. So können Sie diese für Kunden oder Mitarbeiter zur Bearbeitung freigeben, ohne sie per E-Mail oder ausgedruckt weiterzugeben. Das spart Zeit und Platz im Postfach.
Die Verlagerung in die Cloud hat so manche Vorteile für Unternehmen. Bild: Pixabay/Pete Linforth
Cloud für die Archivierung und Absicherung Ihrer Daten
Nicht nur der Zugriff auf Ihre E-Mails wird durch die Cloud einfacher, sondern auch die rechtssichere Archivierung. Dass Sie Ihre E-Mails jederzeit auch über mobile Geräte abrufen können, kennen Sie vielleicht aus dem privaten Bereich. Das ist für ein Unternehmen genauso möglich. Ein weiterer Vorteil: Um Ihre geschäftlichen E-Mails sicher und gesetzeskonform zu speichern, ist eine Archivierung auf den externen Servern bestens geeignet.
Ein praktischer Nebeneffekt des Cloud Storage: Die Auslagerung von Prozessen oder Daten minimiert das Risiko eines Datenverlusts. Sind wichtige Daten oder Arbeitsfortschritte lokal auf dem Rechner eines Mitarbeiters oder auf einem unternehmenseigenen Server gespeichert, besteht das Risiko, dass diese verloren gehen.
Auf den externen Servern werden dagegen regelmäßig professionelle Backups vorgenommen. Damit sind auch bei einem Ausfall alle Daten sicher. Dasselbe gilt für Bedrohungen durch Schadsoftware, gegen die externe Server meist besser geschützt sind als Bürorechner und Unternehmensserver.
Cloud-Speicher und Apps: so gelingt der Einstieg
Am wichtigsten für einen sicheren und reibungslosen Einstieg in die Cloud ist eine gute Beratung. Bei der Vielzahl an Angeboten ist es nämlich oft schwer, das passende auszuwählen – vor allem für Laien ist die Entscheidung nicht einfach. Wichtig sind hier insbesondere Sicherheit, Funktionalität und Flexibilität.
Um genau die richtige Zusammenstellung von Anwendungen für Ihr Unternehmen zusammenzustellen, ziehen Sie am besten einen Experten zu Rate. Die IT-Dienstleister im IT-SERVICE.NETWORK sind in diesem Bereich Spezialisten und beraten Sie gern zu allen Themen rund um den Cloud Storage. Entdecken Sie die Möglichkeiten des Cloud-Computing für Ihr Unternehmen und finden Sie den passenden IT-Dienstleister in Ihrer Nähe.
Schreiben Sie einen Kommentar
* = Pflichtfelder
Bitte beachten Sie unsere Datenschutzerklärung