Fühlen Sie sich auch von den vielen verschiedenen Tools in Ihrem Büroalltag überfordert? Dann sind Sie damit nicht allein: Immer häufiger wird das Tool-Chaos zum Problem.
Wir fassen die Erkenntnisse einer neuen Studie zusammen und erklären, wie Sie in Ihrem Unternehmen digitale Erschöpfung vermeiden.
Digitale Tools beherrschen den Büroalltag
Digitale Tools sind aus dem modernen Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Ob für die Kommunikation im Team, die Organisation von Aufgaben oder die Auswertung von Daten: Sie haben sich in vielen Unternehmen als unverzichtbare Helfer etabliert und prägen die Arbeitsweise in vielen Unternehmen inzwischen maßgeblich. Die Bandbreite reicht dabei von E-Mail-Programmen und Kalender-Apps über Kollaborationsplattformen und Bürowendungen bis hin zu Projekt-Management-Software und branchenspezifischen Programmen.
Laut der Studie „State of Work Innovation 2024“ haben 32 Prozent der deutschen Unternehmen elf oder mehr digitale Tools im Einsatz, die allesamt zur besseren Zusammenarbeit gedacht sind. Das ist allerdings nicht immer der Fall: In vielen Unternehmen führt die Vielzahl an verschiedenen Tools zu einem Tool-Chaos, das Mitarbeiter eher hemmt anstatt ihnen zu helfen.
In vielen Unternehmen sind zahlreiche verschiedene digitale Tools im Einsatz. Bild: Pexels/cottonbro studio
Studie: Wenn das Tool-Chaos zum Problem wird
Die Studie „State of Work Innovation 2024“ wurde vom Work Innovation Lab von asana erstellt und basiert auf einer Umfrage unter 2.002 Wissensarbeitern in Deutschland, darunter Führungskräfte sowie Mitarbeiter aus mittelständischen und börsennotierten Unternehmen. Sie zeigt die folgenden zentralen Probleme auf:
- Hohe Zeitverluste:
Mitarbeiter verbringen durchschnittlich zehn Stunden pro Woche damit, nach Informationen zu suchen. Hinzu kommen acht Stunden, die durch Tool-Hopping, also dem Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen, verloren gehen. Das Ergebnis sind eine fehlende Konzentration auf strategische Aufgaben und ein erhöhtes Risiko von Fehlern. - Fehlende Integration und Standardisierung:
Nur 33 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass die genutzten Tools in ihrem Unternehmen einheitlich genutzt werden. Diese mangelnde Standardisierung führt zu Missverständnissen und erhöht den Abstimmungsaufwand. - Zunehmende digitale Erschöpfung:
78 Prozent der Mitarbeiter gaben an, unter digitaler Überlastung zu leiden, die durch isolierte Technologien und ständige Benachrichtigungen verstärkt wird. Manche berichteten in diesem Zusammenhang auch von Burnout-Symptomen. Letztlich wird aber nicht nur die Produktivität einzelner Mitarbeiter durch das Tool-Chaos beeinträchtigt, sondern auch die Innovationskraft ganzer Teams.
Die Studie zeigt, dass das Tool-Chaos Unternehmen vor große Herausforderungen stellt. Denn: Die Konsequenzen der genannten Kernprobleme können durchaus weitreichend sein.
Digitale Erschöpfung hemmt Effizienz & Innovation
Eine dieser Konsequenzen: Die zunehmende digitale Überlastung stellt die Innovationskraft deutscher Unternehmen zunehmend infrage. Denn: Die Belastung kann sich direkt auf die Fähigkeit zur Innovation auswirken. Kreative Denkprozesse und strategische Entscheidungen benötigen oft Zeit und Raum für ungestörte Arbeitsphasen – und die sind im digitalen Chaos oft nicht gegeben. Viele Mitarbeiter berichten laut der „State of Work Innovation 2024“-Studie davon, dass sie sich durch den permanenten Druck, erreichbar zu sein, gar nicht in der Lage fühlen, innovative Ideen zu entwickeln oder voranzutreiben.
Derartige Aussagen erschüttern ein Land, das erst Anfang 2024 bei der Technik-Messe CES in Las Vegas erneut als eines des innovativsten Länder weltweit eingestuft worden ist, natürlich bis ins Mark. Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen daher gezielt gegensteuern, indem sie effektive Maßnahmen ergreifen und dem Tool-Chaos den Kampf ansagen.
In einer Studie gaben 78 Prozent der Mitarbeiter an, unter digitaler Überlastung zu leiden – teilweise dank Tool-Chaos. Bild: Pexels/Nataliya Vaitkevich
So bekommen Sie das Tool-Chaos in den Griff
Fakt ist: Unternehmen, in denen Mitarbeiter angesichts der zahlreichen eingesetzten Anwendungen unterzugehen drohen, müssen dringend handeln, um das Tool-Chaos in den Griff zu bekommen. Aber wie? Hier sind unsere Tipps:
- Standardisieren Sie Ihre Tools und sorgen für eine bessere Integration!
Überprüfen Sie die eingesetzten Anwendungen und entscheiden Sie, welche tatsächlich benötigt werden. Setzen Sie auf eine zentrale Plattform, die Aufgabenmanagement, Kommunikation und Reporting vereint, um redundante Tools zu eliminieren. - Definieren Sie klare Regeln für die Tool-Nutzung!
Legen Sie fest, welche Tools für welche Aufgaben eingesetzt werden sollen. Kommunizieren Sie diese Vorgaben klar an das Team, um Missverständnisse und ineffiziente Arbeitsweisen zu vermeiden. - Fördern Sie digitale Kompetenz!
Schulungen und regelmäßige Workshops helfen Mitarbeitern, digitale Tools effizient zu nutzen. Damit steigt nicht nur die Akzeptanz der Systeme, sondern auch ihre produktive Nutzung. - Optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse !
Analysieren Sie bestehende Arbeitsabläufe und vereinfachen Sie unnötig komplizierte Prozesse. Automatisierungen und KI-gestützte Funktionen können repetitive Aufgaben übernehmen und so Zeit für strategische Tätigkeiten schaffen. - Ermöglichen Sie Mitarbeitern Fokuszeiten!
Schaffen Sie Freiräume für konzentriertes Arbeiten, indem Sie beispielsweise „störungsfreie Zeiten“ ohne Meetings und Benachrichtigungen einführen. Dies fördert die Produktivität und reduziert Stress.
Indem Unternehmen diese Tipps umsetzen, können sie ihre Effizienz und Innovationskraft nachhaltig steigern. Das Ergebnis: weniger Stress und mehr Zeit für das, was wirklich zählt – Innovationen, die den Unternehmenserfolg sichern. Wer das Tool-Chaos meistert, legt den Grundstein für eine zukunftsfähige Arbeitskultur.
IT-Experten unterstützen bei Tool-Auswahl
Die richtige Auswahl und Implementierung digitaler Tools ist entscheidend, um das Tool-Chaos nachhaltig zu beseitigen. Doch welche Lösungen passen wirklich zu den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens? Wenn Sie sich bei der Beantwortung dieser Frage unsicher sind, können Sie sich Unterstützung sichern – zum Beispiel durch die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK! Die Systemhäuser aus unserem Netzwerk stellen ihre jahrelange Erfahrung und ihr umfassendes Know-how gern in den Dienst ihrer Unternehmenskunden, um sie bei der Auswahl, Integration und Optimierung der passenden Tools zu begleiten.
Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auch auf der Standardisierung und Vereinfachung der IT-Landschaft. Gemeinsam mit dem jeweiligen Kundenunternehmen analysieren unsere IT-Experten die bestehenden Systeme, identifizieren Schwachstellen und schlagen Lösungen vor, die Prozesse effizienter machen.
Ob Aufgabenmanagement, Kommunikation oder Automatisierung – unsere Spezialisten sorgen dafür, dass Ihre IT optimal aufgestellt ist. Vertrauen Sie auf die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK und schaffen Sie eine digitale Arbeitsumgebung, die Ihre Mitarbeiter entlastet und Innovation fördert. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Weiterführende Informationen:
it-daily, asana, it-daily
Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text die männliche Form. Gemeint sind jedoch immer alle Geschlechter und Geschlechtsidentitäten.
Geschrieben von
Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich – anfangs in der Position der Online-Redakteurin und inzwischen als Content Marketing Managerin. Die studierte Germanistin/Anglistin und ausgebildete Redakteurin behält das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, verfolgt gespannt neue Trends und Technologien und beobachtet aktuelle Bedrohungen im Bereich des Cybercrime. Die relevantesten… Weiterlesen
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