Work from anywhere

Wie lassen sich talentierte Fachkräfte finden und binden? Diese Frage beschäftigt angesichts des Fachkräftemangels immer mehr Unternehmen. Der Arbeitstrend Work from Anywhere könnte eine Antwort sein. 

Wir erklären, was Anywhere-Jobs sind und welche Möglichkeiten sie Unternehmen und Mitarbeitern eröffnen.

Keiner will mehr ins Büro?

Wer hätte vor wenigen Jahren gedacht, wie sehr sich die Arbeitswelt innerhalb kürzester Zeit verändern würde? Das gilt natürlich vor allem, wenn man auf die Büroflächen blickt: In vielen Unternehmen sind viele Arbeitsplätze auch nach der Pandemie verwaist. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, im Home Office arbeiten zu können, zu schätzen gelernt, während Unternehmen die Erfahrung gemacht habe, dass die Arbeit auch dann erledigt wird, wenn Mitarbeiter nicht im Büro sitzen. Laut Statistik boten im August 2023 daher sechs von zehn deutschen Unternehmen die Telearbeit weiterhin an.

Eigentlich ist das auch kein Wunder. Denn: Die Arbeitgeberattraktivität steigt dadurch enorm, was in Zeiten des Fachkräftemangels maßgebend ist. Gleichzeitig vergrößert sich der Pool potenzieller Arbeitskräfte enorm, wenn Unternehmen bei der Mitarbeitersuche nicht mehr auf einen Radius von vielleicht 100 Kilometern beschränkt sind.

Remote-Arbeit eröffnet also ganz neue Perspektiven. Und teilweise gehen diese weit über den heimischen Schreibtisch hinaus. Der Wunsch nach Flexibilität und Mobilität hat dazu geführt, dass immer mehr Menschen nach Möglichkeiten suchen, ihre Arbeit von überall aus zu erledigen. Work from Anywhere – so lautet die Devise.

Was ist Work from Anywhere?

Das Konzept Work from Anywhere bezeichnet die Möglichkeit, unabhängig von einem festen Bürostandort von überall auf der Welt zu arbeiten. Es geht damit weit über das traditionelle Home-Office-Konzept hinaus und ermöglicht es den Mitarbeitern, gleichzeitig ihrer beruflichen Tätigkeit nachzugehen und die Welt zu bereisen – oder auch an einem fernen Ort sesshaft zu werden, während der Beruf weiterhin für ein Unternehmen in Deutschland ausgeübt wird.

Work from Anywhere bietet demnach eine flexible Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter die Freiheit haben, ihren Arbeitsort ganz nach ihren persönlichen Bedürfnissen und Interessen zu wählen. Alles, was es für einen Work-from-Anywhere-Job (auch: Anywhere-Job oder Remote-Job) braucht, sind eine entsprechende technische Ausstattung und eine Internetverbindung. Arbeitsort kann ein Hotelzimmer, eine Airbnb-Unterkunft, ein Straßencafé, eine Liege am Strand oder – idealerweise – ein Coworking-Space sein.

Theoretisch sind hier keine Grenzen gesetzt. Praktisch sollte natürlich auf gewisse grundlegende Arbeitsbedingungen geachtet werden (zum Beispiel keine pralle Sonne oder keine zu lauten Umgebungen).

Innovative Arbeitsweisen als Chance

Die Zahl der Menschen, die sich mehr Flexibilität bezüglich Arbeitsort und -zeit wünschen, nimmt rapide zu. Digitale Nomaden, die das Work-from-Anywhere-Modell bereits leben, nutzen vor allem den deutschen Winter, um von Ort zu Ort zu reisen und flexibel von dort aus zu arbeiten. Die Zahl der Arbeitnehmer, die das Work-from-Anywhere-Konzept für sich entdeckt haben, ist zwar bisher vergleichsweise klein; vor allem junge Arbeitnehmer der Generation Y liebäugeln aber zunehmend damit, ihren Arbeitsplatz ebenfalls nach Mallorca, Lissabon oder Sofia zu verlegen.

Viele Unternehmen haben das bereits erkannt und so steigt auch die Zahl der Unternehmen, die innovative Arbeitsweisen wie das Work-from-Anywhere-Modell einführen oder immerhin in Erwägung ziehen. Große Konzerne wie Microsoft, Twitter und Facebook haben bereits angekündigt, dass sie langfristig auf Remote-Arbeit setzen werden und von dort ist der Weg zur Arbeit von überall nicht mehr weit. Und es sind nicht nur die Giganten der Tech-Branche, die ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität bieten wollen: Unternehmen aller Größen und Branchen erkennen die Vorteile des mobilen Arbeitens im Allgemeinen und von Work from Anywhere im Besonderen.

Anywhere-Jobs: Vorteile für Unternehmen

Tatsächlich profitieren nämlich nicht nur die Mitarbeiter von diesen ganz neuen Möglichkeiten bezüglich der Mobilität: Work from Anywhere einzuführen, kann sich auch für Unternehmen durchaus auszahlen und einen echten Wettbewerbsvorteil darstellen. Hier die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Mitarbeiter binden:
  Bei bestehenden Mitarbeitern kommt es durchaus vor, dass sich persönliche Umstände verändern. Vielleicht hat der Partner ein Jobangebot im Ausland; oder das Fernweh gewinnt bei einem Angestellten die Oberhand. In solchen Situationen kann es sich bezahlt machen, dem Mitarbeiter durch das Work-from-Anywhere-Modell weiterhin eine Beschäftigung anzubieten, anstatt die Position durch einen langwierigen Recruitierungs- und Einarbeitungsprozess neu zu besetzen. Work from Anywhere fördert in diesem Zuge die Mitarbeiterzufriedenheit und wohlmöglich auch die Produktivität, da die Mitarbeiter ihre Autonomie zu schätzen wissen und sich noch mehr ins Zeug legen.
• Mitarbeiter finden:
  Aber auch bei der Mitarbeitersuche entstehen ganz neue Möglichkeiten: Für Unternehmen eröffnet sich die Welt sozusagen genauso wie für die Mitarbeiter, denn sie können ohne geografische Einschränkungen global nach Talenten suchen. Dadurch erhöhen sich die Chancen, hochqualifizierte Mitarbeiter zu finden, ungemein.
• Kosten reduzieren:
  Darüber hinaus können Unternehmen ihre Betriebskosten senken, wenn immer mehr Mitarbeiter Remote arbeiten und weniger Schreibtische benötigt werden. Die Büroflächen lassen sich dadurch reduzieren und beispielsweise mit dem Desk-Sharing-Konzept nutzen. Auch Reisekosten fallen potenziell weniger an, wenn Mitarbeiter nicht mehr zwingend ins Büro kommen müssen. Dadurch sinken wiederum die Umweltauswirkungen, was den ökologischen Fußabdruck von Unternehmen verbessert.
• Effizienz steigern:
  Einige Unternehmen könnten sogar ihre Effizienz und Agilität steigern, wenn Mitarbeiter in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten und den Kunden dadurch zu jeder Tages- und Nachtzeit Service bieten können.

Sie sehen: Work from Anywhere hat das Potenzial, die Tür zu einer neuen Ära der Mitarbeitermobilität zu öffnen und die Art und Weise, wie wir arbeiten, zu verändern. Aber vielleicht stellen Sie sich jetzt die Frage, wie das konkret funktionieren kann?

Tipps: So funktioniert Work from Anywhere

Die Idee hinter Work from Anywhere dürfte also sowohl für reiselustige Arbeitnehmer als auch für Unternehmen interessant sein. Allerdings sollten Unternehmen unbedingt klare Regeln und Richtlinien festlegen, damit diese Idee in der Praxis tatsächlich funktioniert. Hier die wichtigsten Tipps:

1. Arbeitszeiten und Erreichbarkeit festlegen: 
   Für notwendige Abstimmungen sollten nach Möglichkeit klare Arbeitszeiten definiert sein, in denen Work-from-Anywhere-Mitarbeiter erreichbar sein müssen. Auch bezüglich der Reaktionszeit auf E-Mails, Anrufe und Nachrichten sollte Abmachungen erfolgen.
2. Kommunikation und Meetings terminieren:
   Um die Teambindung über die Entfernung hinweg zu stärken, sind regelmäßige virtuelle Meetings sinnvoll. Entsprechende digitale Kommunikationstools sollten dazu im Unternehmen implementiert sein.
3. Datenschutz und Sicherheit berücksichtigen:
   Für die IT-Sicherheit ist es maßgeblich, dass Remote-Mitarbeiter sichere Verbindungen nutzen und den Datenschutzrichtlinien folgen. Sie sollten dazu unbedingt geschult werden, beispielsweise zur sicheren Verwendung von (öffentlichen) WLAN-Netzen.
4. Passende Arbeitsumgebung definieren:
   Bei Anywhere-Jobs sollten Mitarbeiter dazu angehalten sein, sich für ihre Arbeitszeit eine möglichst ruhige Arbeitsumgebung zu schaffen, in der es sich tatsächlich produktiv arbeiten lässt.
5. Ergebnisorientierte Arbeit vereinbaren:
   Dass Fernarbeit durchaus funktioniert, hat die Corona-Zeit gezeigt. Hilfreich ist es, mit klaren Zielen und Leistungskennzahlen zu arbeiten.
6. Offene Kommunikationskultur pflegen:
   Unternehmen sollten ihre Tele-Mitarbeiter dazu ermutigen, Feedback zu geben und bei Problemen proaktiv Unterstützung zu suchen, um gegebenenfalls gemeinsam eine Lösung finden zu können.
7. Flexibilität und Work-Life-Balance:
   Auch außerhalb der Büroräume sollten Mitarbeiter auf die Work-Life-Balance und Pausen während der Arbeit achten – und Unternehmen sollten sie dazu ermutigen. Wichtig ist auch, dass individuelle Umstände und Bedürfnisse der Mitarbeiter, beispielsweise zu flexiblen Arbeitszeiten, berücksichtigt werden.
8. Regelungen für Ausfallzeiten und Notfälle:
   Bei Büromitarbeitern ist klar geregelt, wie im Krankheitsfall vorzugehen ist. Bei Mitarbeitern, die Work from Anywhere (aus dem Ausland) praktizieren, sieht die Lage anders aus. Hier sollten Unternehmen festlegen, wie im Falle von Ausfallzeiten oder Notfällen zu reagieren ist und wie sie sich abmelden müssen.

Diese Regeln können als Ausgangspunkt dienen und je nach den spezifischen Anforderungen und der Unternehmenskultur angepasst werden. Wichtig ist, dass sie klar kommuniziert werden, damit alle Tele-Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen sind ebenfalls entscheidend, um sicherzustellen, dass das Work-from-Anywhere-Modell erfolgreich bleibt.

Work from Anywhere: Ausstattung

Um produktiv von überall aus arbeiten zu können, benötigen Mitarbeiter eine angemessene Ausstattung. Hier eine Liste mit Equipment, das die Mobilität von Mitarbeitern beim Work-from-Anywhere-Ansatz unterstützt:

• Ein Laptop ist bei Work from Anywhere das wichtigste Arbeitsutensil. Er sollte möglichst leicht und auf die spezifischen Tätigkeiten des Mitarbeiters ausgerichtet sein.
• Reiseadapter, Ladegeräte und Powerbanks sind unverzichtbar, wenn es darum geht, dass die Geräte der Mitarbeiter unterwegs immer einsatzbereit sind. Sie gehören daher zur Grundausstattung.
• Ein spezielles Hotspot-Gerät sorgt dafür, dass Mitarbeiter überall eine zuverlässige Internetverbindung haben, auch wenn gerade kein WLAN verfügbar ist.
• (Drahtlose) Peripheriegeräte machen den Arbeitsplatz an jedem beliebigen Ort perfekt. Sinnvoll sind kabellose Tastaturen, Mäuse und Headsets. Sehr nützlich sind auch mobile Zweit-Monitore für unterwegs. Mobile Drucker sind bei digitalen vermutlich eher weniger notwendig. Falls die integrierte Hardware nicht ausreicht, können tragbare Webcams und Mikrofone die Qualität von Videokonferenzen verbessern.
• Ohne Smartphone wird es mit der Erreichbarkeit vermutlich schwierig. Natürlich kann auch der Laptop mit einer Telefonie-Software ausgestattet sein, aber nicht immer ist der Laptop an.
• Die richtige Software ist generell ein wichtiger Punkt. Sicherheitssoftware und eine Anwendung für eine Fernwartung durch IT-Mitarbeiter sind essenziell. Genauso wie VPN-Dienste, die eine sichere Verbindung zum Unternehmensnetzwerk ermöglichen und sensible Daten schützen, wenn Mitarbeiter von öffentlichen WLAN-Hotspots aus arbeiten. Auch cloud-basierte Tools machen es möglich, dass Mitarbeiter von überall aus auf Dateien und Anwendungen zugreifen und nahtlos zusammenzuarbeiten können.
• Nice-to-have sind auch Produktivitäts-Apps wie Notiz-Apps, Aufgabenlisten und Kalender-Apps, um Aufgaben zu organisieren. Mit Hilfe von Projektmanagement-Apps lassen sich die ortsunabhängige Zusammenarbeit und die Verfolgung von Projekten von überall aus erleichtern.

Diese spezialisierte Ausstattung ermöglicht es Mitarbeitern, mobil und flexibel zu arbeiten, ohne auf Leistungsfähigkeit und Sicherheit zu verzichten. Die richtige Kombination dieser Tools und Geräte kann die Produktivität und Effizienz steigern und gleichzeitig die Mobilität und Flexibilität der Mitarbeiter fördern.

Wie können IT-Dienstleister helfen?

Sofern Sie sich mit der Idee des Work-from-Anywhere-Modells angefreundet haben, sollten Sie sich mit weiteren wichtigen Aspekten befassen. Einerseits kommen arbeits- und steuerrechtliche Fragen auf. Denn: Wenn Arbeitnehmer über längere Zeit an einem bestimmten Ort im Ausland tätig sind, kann es sein, dass dort eine lokale Sozialversicherungs- und auch Steuerpflicht entsteht. Andererseits tauchen aber sicherlich auch Fragen zur technischen Umsetzung auf.

Und genau hier kommen die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK ins Spiel. Unsere IT-Dienstleister können Unternehmen bei der Einrichtung einer sicheren und zuverlässigen IT-Infrastruktur unterstützen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, von überall aus auf Unternehmensressourcen zuzugreifen. Darüber hinaus können sie bei der Einrichtung von Cloud-Lösungen, der Schulung der Mitarbeiter und der Beschaffung der IT-Ausstattung unterstützen.

In einer Welt, in der die Arbeitskultur ständig im Wandel ist, ist Work from Anywhere ein Ansatz, den Unternehmen ernsthaft in Betracht ziehen sollten. Es eröffnet die Möglichkeit, talentierte Mitarbeiter aus der ganzen Welt anzuziehen und eure Produktivität und Flexibilität zu steigern. Wir helfen gern dabei, diese Chance zu nutzen!

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Weiterführende Informationen:
haufe, FORTINET, LinkedIn, IT-BUSINESS, kpmg, statista
Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text die männliche Form. Gemeint sind jedoch immer alle Geschlechter und Geschlechtsidentitäten.