Termine abzustimmen, kostet Zeit. Zumindest dann, wenn die Abstimmung per Telefon oder E-Mail erfolgt. Der Google-Terminkalender bietet jetzt die Online-Terminbuchung als praktisches Feature.
Wir erklären, wie sich per Google-Kalender Termine online buchen lassen und welche Vorteile sich daraus ergeben.
Terminplanung ist gar nicht so einfach
Terminabstimmungen sind in fast jedem Unternehmen notwendig – insbesondere wenn es sich um Unternehmen mit intensiven Kontakten zu Kunden, Gästen, Klienten, Patienten oder Partnern geht. Kunden und Co. rufen an, nennen ihr Anliegen und mögliche Zeitfenster, Mitarbeiter prüfen die eigenen Kalender oder die Kalender der betroffenen Kollegen und können dann mögliche Termine vorschlagen. Während Gesprächspartner am Telefon direkt bestätigen können, ob ein Termin passt, braucht es bei Anfragen per E-Mail vielleicht auch mehrere Anläufe, bis ein für beide beziehungsweise alle Parteien geeigneter Termin gefunden ist.
Die Terminplanung kann auf diese Weise ganz schön viel Zeit in Anspruch nehmen. Was auf Seiten der Unternehmen als ineffiziente Nutzung wertvoller Arbeitszeit problematisch ist, kann auf Seiten der Kunden, Gäste, Klienten, Patienten, Partner und anderen Beteiligten zu Frustration führen, sofern sich die Abstimmung als schwierig erweist. Für viele Unternehmen ist das Grund genug, sich nach effizienteren Möglichkeiten zur Terminverwaltung umzusehen. Besonders favorisiert: die Online-Terminbuchung.
Für Google-Workspace-Nutzer ist die Nutzung der Online-Terminbuchung über den Google-Kalender kostenlos. Bild: Pexels/Firmbee.com
Was ist eine Online-Terminbuchung?
Die Online-Terminbuchung ermöglicht es Kunden, Gästen, Klienten, Patienten, Partnern und anderen Personen, Termine einfach und schnell über das Internet zu buchen. Anstatt anzurufen, eine E-Mail oder Nachricht zu schicken oder auch persönlich vorbeizukommen, können sie einfach eine Webseite oder Anwendung nutzen, um Termine selbstständig auszuwählen und zu buchen. Der große Vorteil: Diese Systeme sind 24/7 verfügbar, was bedeutet, dass Kunden auch außerhalb der Geschäftszeiten Termine online buchen können.
Für Unternehmen bedeutet ein Online-Terminplaner weniger Zeitaufwand für die Terminverwaltung und mehr Zeit, sich auf den Kern ihres Geschäfts zu konzentrieren. Auch die Kundenerfahrung profitiert durch die Flexibilität und Bequemlichkeit der Online-Terminbuchung, was die Kundenzufriedenheit steigern und sich durchaus als förderlich für das Geschäft erweisen kann. Ebenfalls nützlich: Dadurch, dass Online-Terminplaner automatisch an den gebuchten Termin erinnern, kann sich die Anzahl verpasster Termine reduzieren.
Damit macht die Online-Terminbuchung den Buchungsprozess für alle Beteiligten einfacher und effizienter und erweist sich als nützliches Instrument für eine ansonsten zeitaufwändige administrative Aufgabe.
Google-Kalender: Termine online buchen
Google bietet mit dem Google-Kalender eine praktische Lösung für die Online-Terminbuchung an. Dieses Tool erlaubt es Nutzern aus Unternehmen und Einrichtungen, ihre Verfügbarkeiten zu veröffentlichen, sodass Kunden direkt online Termine buchen können. Es ist eine einfache und effiziente Möglichkeit, den Buchungsprozess zu digitalisieren, wobei sowohl für den Anbieter als auch für den Kunden eine nahtlose Erfahrung geschaffen wird.
Unternehmen, die mit dem Google Workspace arbeiten, können die Terminbuchung über den Google-Kalender kostenlos nutzen, da das Feature dort direkt integriert ist. In diesem Fall profitieren die Mitarbeiter auch von der vereinfachten Verwaltung ihrer Termine in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung. In einem Google-One-Abo sind der Kalender und die Funktion der Online-Terminbuchung ebenfalls enthalten. Auch diejenigen, die den Google-Kalender mit einem privaten Konto verwenden, können kostenlos eine Reservierungsseite anlegen und unbegrenzt viele Termine darüber annehmen.
Ohne ein Google-Workspace- oder Google-One-Abonnement ist die Google-Terminbuchung für Unternehmen ansonsten nicht verfügbar.
Mit dem Google-Kalender lässt sich die Online-Terminbuchung schnell und einfach umsetzen. Bild: Google
Schritt für Schritt mit Google Termine buchen
Sie nutzen den Google Workspace in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Einrichtung bereits und wollen den Terminbuchungsprozess für Ihre Kunden so einfach wie möglich gestalten? Dann erklären wir Ihnen hier in einer kurzen Anleitung, wie Sie den Google-Kalender für die Terminbuchung nutzen können:
- Google-Terminplan einrichten:
Nutzen Sie diesen Link, um direkt eine sogenannte Reservierungsseite in Ihrem Google-Kalender anlegen zu können. Füllen Sie nun alle relevanten Informationen aus. Sie können unter anderem einen Titel festlegen, die Termindauer und die allgemeine Verfügbarkeit definieren und Co-Organisatoren nennen, wenn Sie als Team einen gemeinsamen Kalender führen wollen. Wenn Sie alle relevanten Informationen hinterlegt haben, klicken Sie auf „Weiter“ und es geht weiter mit dem nächsten Schritt. - Reservierungsseite einrichten:
In diesem Schritt können Sie die Reservierungsseite personalisieren. Sie können das Foto und den Namen anpassen, einen (virtuellen) Ort für den Termin festlegen, Ihren Service kurz beschreiben und Erinnerungen an den Termin anlegen, damit niemand den Termin verschwitzt (sofern Sie ein Google-Workspace- oder Google-One-Abo haben). Zudem können Sie bei kostenpflichtigen Terminen über Stripe Zahlungen annehmen und Stornierungsrichtlinien hinzufügen. Mit „Speichern“ legen Sie den Online-Terminplaner an. - Reservierungsseite veröffentlichen:
Nachdem Sie Ihren Terminplan und die Reservierungsseite eingerichtet haben, geht es daran, den Online-Terminplaner verfügbar zu machen. Dies können Sie über den Link zu Ihrer Reservierungsseite erledigen. Es ist beispielsweise möglich, den Link auf Ihrer Webseite einzubinden oder in der E-Mail-Signatur zu hinterlegen. - Online-Terminplan managen:
Kunden gelangen nun über den Link auf die Reservierungsseite, können dort einen Terminslot auswählen und ganz bequem online den gewünschten Termin buchen. Der Termin erscheint daraufhin automatisch in Ihrem Kalender, und beide Parteien erhalten eine Bestätigungs-E-Mail. Nun müssen Sie nur noch darauf warten, dass es soweit ist – so wie sie es definiert haben, werden Sie und die beteiligte Partei im Vorfeld des Termins per E-Mail und/oder Pop-up-Fenster daran erinnert.
Mit dem Google-Kalender integrieren Sie mühelos eine effiziente Terminplanung in Ihren Arbeitsalltag und bieten Ihren Kunden gleichzeitig eine bequeme Buchungsoption. Am besten legen Sie gleich los und testen die Funktion!
Google-Terminplaner: Das sind die Vorteile
Die Einführung der Online-Terminbuchung über den Google-Terminplaner bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die den Buchungsprozess für beide Seiten – Anbieter und Kunden – erheblich vereinfachen und verbessern. Hier die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Mit dem Google-Kalender können Sie mühelos einen benutzerfreundlichen Terminplan erstellen. Kunden können Ihre Verfügbarkeit in Echtzeit einsehen und Termine buchen, ohne telefonieren oder E-Mails senden zu müssen. Diese Zugänglichkeit steigert die Kundenzufriedenheit und fördert eine höhere Buchungsrate.
- Die Automatisierung des Buchungsprozesses spart sowohl Ihnen als auch Ihren Kunden wertvolle Zeit. Statt Zeit für die Terminabstimmung am Telefon zu verbringen, können Sie sich auf Ihre Kerngeschäftsaktivitäten konzentrieren, während der Google-Terminplaner die Terminverwaltung übernimmt.
- Ob einmalige oder wiederkehrende Termine, persönliche Treffen oder Videokonferenzen via Google Meet – der Google-Terminplaner bietet die Flexibilität, verschiedene Arten von Terminen nach Ihren spezifischen Bedürfnissen zu planen.
- Durch die Synchronisation mit dem eigenen beziehungsweise allen relevanten Google-Kalender/n werden Konflikte automatisch vermieden. Der Kalender berücksichtigt Ihre bestehenden Termine und verhindert Überbuchungen, indem nur verfügbare Zeiten angeboten werden.
- Die Möglichkeit, automatische E-Mail-Bestätigungen und Erinnerungen zu versenden, reduziert das Risiko von No-Shows und sorgt dafür, dass Kunden ihren Termin nicht vergessen.
- Für Dienstleistungen, die eine Vorauszahlung erfordern, bietet der Google-Terminplaner eine nahtlose Integration mit Stripe, wodurch der Zahlungsprozess vereinfacht und die Zahlungssicherheit gewährleistet wird.
- Als Teil des Google-Ökosystems profitiert der Google-Terminplaner von den Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien von Google, was sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden wichtig ist. Zudem kennen sich Mitarbeiter mit dem Workspace aus und müssen sich nicht in ein weiteres Tool einfinden.
Insgesamt vereinfacht die Online-Terminbuchung mit Google Kalender nicht nur den Buchungsprozess erheblich, sondern bietet auch eine professionelle und effiziente Möglichkeit, mit Ihren Kunden zu interagieren.
IT-Experten richten Google Workspace ein
Sie würden Google Workspace gern in Ihrem Unternehmen nutzen, scheuen aber wegen des Aufwands bei der Implementierung davor zurück? Dann könnte die Unterstützung durch erfahrene IT-Dienstleister den finalen Ausschlag geben. Einige unserer Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK bieten nämlich eine umfassende Unterstützung und Beratung rund um Google Workspace an und stellen damit sicher, dass Unternehmen und andere Organisation das volle Potenzial der leistungsstarken Suite ausschöpfen können.
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Weiterführende Informationen:
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Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text die männliche Form. Gemeint sind jedoch immer alle Geschlechter und Geschlechtsidentitäten.
Geschrieben von
Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich – anfangs in der Position der Online-Redakteurin und inzwischen als Content Marketing Managerin. Die studierte Germanistin/Anglistin und ausgebildete Redakteurin behält das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, verfolgt gespannt neue Trends und Technologien und beobachtet aktuelle Bedrohungen im Bereich des Cybercrime. Die relevantesten… Weiterlesen
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