Geschäftsbrief schreiben

Jeder kennt die typischen Floskeln der Geschäftskorrespondenz. Aber sind diese noch up to date? Wer einen modernen Geschäftsbrief schreiben möchte, sollte einige wichtige Punkte beachten.

Warum ein lockerer Umgangston und das Gendern die Geschäftskommunikation verändern.

Geschäftskommunikation an der Tagesordnung

So ziemlich jeder Berufstätige hat in seinem Alltag mit geschäftlicher Korrespondenz zu tun. Während auf postalischem Weg verschickte Briefe zugegebenermaßen inzwischen eher selten zum Einsatz kommen, ist bei E-Mails ein deutlicher Zuwachs zu verzeichnen: Durchschnittlich gehen täglich 42 E-Mails in jedem beruflichen E-Mail-Postfach in Deutschland ein. Das geht aus einer repräsentativen Befragung im Auftrag des Digitalverbands Bitkom aus dem Jahr 2023 hervor. Zum Vergleich: 2021 waren es noch 26 Mails, 2018 nur 21 Mails und 2014 lediglich 18 Mails. Wie viele E-Mails selbst verfasst wurden, gibt die Studie dagegen nicht an.

Sicherlich sind unter diesen E-Mails auch einige Newsletter; ein Großteil entfällt aber wohl auch weiterhin auf die Geschäftskommunikation, sowohl intern als auch extern. Und hierbei fällt es vielen Absendern zunehmend schwer, die richtigen Worte und den richtigen Ton zu finden. Es gibt nämlich vor allem zwei Trends, die für Veränderungen in der Geschäftskommunikation sorgen. Einerseits ist hier ein zunehmend lockerer Tonfall zu nennen, andererseits die Verwendung einer gendersensiblen Sprache.

Geschäftsbriefe schreiben: lockerer Ton gefragt

Bürokratisch, steif, distanziert – viele althergebrachte Förmlichkeiten kommen in der modernen Geschäftswelt nicht mehr so gut an. Für Unternehmen, die sich eigentlich als innovativ und fortschrittlich präsentieren möchten, können die typischen Floskeln in Geschäftsbriefen und geschäftlichen E-Mails sogar zu einem Problem werden. Denn: Veraltete Floskeln und Standardsätze können nach außen einen Eindruck von Rückwärtsdenken vermitteln, der sich in der Folge auf das Image der Firma überträgt.

Viele Unternehmen gehen daher dazu über, Förmlichkeiten zu reduzieren und in der Geschäftskorrespondenz einen lockereren Ton anzuschlagen. Es gilt dabei vor allem, die gängigen und oft unkonkreten Formulierungen durch eine konkrete und persönliche Wortwahl zu ersetzen. Dabei ist das Rezept für eine moderne und knackige Ausdrucksweise im Grunde genommen recht einfach. Nachfolgend haben wir fünf Tipps für Sie.

1. Tipp: keine veralteten Floskeln & Standardsätze

Die übliche Form eines Geschäftsbriefs – mit Betreffzeile, Anrede, Einstiegssätzen, Mittelteil und Schlussform – sollten Sie auch weiterhin verwenden, aber Floskeln und Standardsätze sollten Sie definitiv in der Schublade lassen. Stattdessen punkten Sie, indem Sie knackig und prägnant zum Punkt kommen. Hierzu einige Beispiele:

• Alt: Bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom …
  Neu: Vielen Dank für Ihr Schreiben vom …
• Alt: Hiermit teile ich Ihnen mit …
  Neu: Ich teile Ihnen mit …
• Alt: Beiliegend sende ich Ihnen die gewünschten Unterlagen.
  Neu: Die gewünschten Unterlagen finden Sie im Anhang.
• Alt: Wir hoffen, Ihnen hiermit behilflich gewesen zu sein.
  Neu: Haben Sie noch Fragen?
• Alt: Über eine zeitnahe Rückmeldung würden wir uns freuen.
  Neu: Wir freuen uns, bald von Ihnen zu hören.

Die „neuen“ Versionen weichen dabei gar nicht allzu sehr von der „alten“ Fassung ab – sie wirken aber schon durch kleine Veränderungen moderner und knackiger.

2. Tipp: aktive & kurze Sätze

Altbackene Texte weisen häufig umständliche und aufgeblähte Formulierungen auf. Häufig steckt das Übel dabei in der vermeintlichen Höflichkeitsform „möchten“. Diese gilt es dementsprechend besser zu vermeiden. Zu einer aktiven Wortwahl zählt übrigens auch, dass – wenn möglich – Verben die im Vergleich schwerfälligen Substantive ersetzen. Auch hierzu wieder einige Beispiele:

• Passiv: Wir möchten Sie bitten, sich am Empfang zu melden.
  Aktiv: Melden Sie sich bitte am Empfang, wenn Sie da sind.
• Passiv: Wir möchten Sie herzlich zu unserem Tag der offenen Tür einladen.
  Aktiv: Wir laden Sie herzlich zu unserem Tag der offenen Tür ein.
• Passiv: Wir möchten Sie hiermit darauf hinweisen, dass die Unterlagen bereits verschickt wurden.
  Aktiv: Wir haben die Unterlagen bereits verschickt.
• Passiv: Zwecks Terminierung bitten wir Sie um Kontaktaufnahme.
  Aktiv: Bitte rufen Sie uns zeitnah an, damit wir einen Termin abstimmen können.
• Passiv: Wir bitten um die Überweisung des fälligen Betrags auf unser Konto.
  Aktiv: Bitte überweisen Sie das Geld auf unser Konto.

Nicht immer, aber häufig gelingen durch diese kleinen Änderungen auch kürzere Sätze. Und das wiederum bringt zusätzlichen Schwung in den Geschäftsbrief oder die geschäftliche E-Mail.

3. Tipp: immer positiv bleiben

Sie sollten versuchen, Ihre Geschäftsbriefe möglichst positiv zu schreiben. Denn: Ein positiver Tonfall transportiert gemeinhin eine freundliche Einstellung – und das kann sogar bei einem negativen Thema wie einer Mahnung die Stimmung des Empfängers positiv beeinflussen. Das heißt, dass Sie verneinende Satzkonstruktionen und negative Wörter wie „kein“, „nicht“ und „leider“ am besten aus Ihrem Wortschatz streichen. Hier unsere Beispiele:

• Negativ: Leider können wir Ihre Bestellung nicht pünktlich liefern.
  Positiv: Sie erhalten Ihre Bestellung in fünf Tagen. Technische Probleme haben zu einer kleinen Verzögerung geführt.
• Negativ: Da uns die Unterlagen noch nicht vorliegen, bitten wir um eine baldige Einreichung.
  Positiv: Bitte schicken Sie uns die Unterlagen bis zum [Datum] zu.
• Negativ: Zu unserem Bedauern ist die Zahlung für Ihre Bestellung vom [Datum] noch nicht auf unserem Konto eingegangen.
  Positiv: Haben Sie uns vergessen? Bitte denken Sie daran, das Geld bis zum [Datum] auf unser Konto zu überweisen.
• Negativ: Leider konnte Ihre Anfrage noch nicht bearbeitet werden.
  Positiv: Sie warten noch auf eine Antwort? Bitte haben Sie noch etwas Geduld: Wir beantworten Ihre Anfrage so bald wie möglich.
• Negativ: Wir müssen uns für diesen Fehler entschuldigen.
  Positiv: Bitte entschuldigen Sie diesen Fehler – in Zukunft machen wir es besser!

Diese Beispiele zeigen, dass es mit kleinen Kniffen einfach ist, negative Signalwörter zu vermeiden. Vor allem unangenehme Nachrichten sind seitens des Empfängers oft besser zu verdauen, wenn sie möglichst positiv formuliert sind. Der Ton macht hier die Musik!

4. Tipp: der Empfänger im Blick

Indem Sie in Ihren Sätzen die direkte Anrede „Sie“ nutzen, stellen Sie den Empfänger Ihres Geschäftsbriefs oder Ihrer E-Mail in den Mittelpunkt. Auch das vermittelt – oft ganz unbewusst – einen positiven Eindruck bei Ihrem Kontakt. Unsere Beispiele:

• Indirekt: Vielen Dank für das Interesse an unserem Produkt.
  Direkt: Vielen Dank, dass Sie sich für unser Produkt interessieren!
• Indirekt: Wir bitten um eine Überprüfung der beigefügten Unterlagen.
  Direkt: Bitte prüfen Sie die Unterlagen, die Sie beiliegend finden.
• Indirekt: Bei weiteren Fragen stehen wir gern zur Verfügung.
  Direkt: Sie haben noch Fragen? Dann melden Sie sich gern!
• Indirekt: Ich verbleibe mit freundlichen Grüßen.
  Direkt: Ich freue mich, wieder von Ihnen zu hören und sende Ihnen herzliche Grüße.
• Indirekt: Wir bitten um Beachtung der AGB.
  Direkt: Bitte beachten Sie unsere AGB.

Indem Sie den Empfänger konkret in Ihre Formulierungen einbeziehen, holen Sie ihn viel besser ab und verleihen Ihrem Geschäftsbrief beziehungsweise Ihrer E-Mail eine persönlichere Note.

5. Tipp: korrekt schreiben

Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben oder eine geschäftliche E-Mail formulieren möchten, bleibt vor allem an einer alteingesessenen Tradition nichts zu rütteln: Sie sollten nach wie vor darauf achten, dass die Rechtschreibung korrekt ist. Fehler sind zwar durchaus menschlich, sollten in der Geschäftskorrespondenz aber nach Möglichkeit ausgebessert werden.

Andernfalls können Flüchtigkeitsfehler nämlich davon zeugen, dass Sie sich für eine sorgfältige Korrekturlesung – und damit auch für den Adressaten – keine Zeit genommen haben. Da nützt es dann auch nichts, wenn Sie alle anderen Tipps umgesetzt haben: Auf Seiten des Empfängers hinterlassen Rechtschreibfehler oft einen schlechten Eindruck, der sich unter Umständen auch längerfristig hält. Nehmen Sie sich daher vor dem Ausdrucken und/oder Abschicken auf jeden Fall noch einen Augenblick Zeit und lesen den Text sorgfältig durch.

Geschäftsbriefe schreiben: gendersensible Sprache

Dass hölzerne Formulierungen vermieden und stattdessen ein lockererer Tonfall genutzt werden, ist aber nicht der einzige Trend in der modernen Geschäftskommunikation. Ein weiterer wichtiger Trend ist die gendersensible Sprache. So gibt es inzwischen Tendenzen, die typische Anrede mit „Sehr geehrte Frau“, „Sehr geehrter Herr XY“ und „Sehr geehrte Damen und Herren“ und damit geschlechtsspezifische Angaben zu vermeiden. Aber welche Möglichkeit der Anrede gibt es stattdessen?

Bei Audi geht man seit März 2021 dazu über, ausschließlich mit Vorname und Nachname zu agieren. Die Anrede lautet dann zum Beispiel: „Guten Tag Max Mustermann“. Oder es kommt alternativ ein Gender-Zeichen zum Einsatz. Dann heißt es in der Anrede beispielsweise „Sehr geehrte Audi-Kund_innen“ (auch: Audi-Kund*innen oder Audi-Kund:innen).

Die politisch korrekte Ansprache ist aber nicht nur bei Audi, sondern auch in vielen anderen Unternehmen Thema. Vor allem im Bereich Banken, Versicherungen und Behörden wird das Thema Gendern aktuell hoch priorisiert und allmählich zum Kommunikationsstandard.

IT-Fachleute sichern Geschäftskommunikation ab

Grundsätzlich gilt es zu bedenken, dass sowohl Geschäftsbriefe als auch E-Mails immer auch eine Visitenkarte eines Unternehmens sind. Es macht daher Sinn, dass Sie bestimmte Regeln für die Geschäftskommunikation unternehmensweit fest- und umsetzen. Denn auch Einheitlichkeit spielt in der Außenwahrnehmung eine wichtige Rolle.

Und dann wäre noch zu beachten, dass in der Geschäftskommunikation einige weitere wichtige Punkte zu berücksichtigen sind. Das fängt zum Beispiel damit an, dass es für Geschäftskorrespondenz – sowohl auf dem Postweg als auch über elektronische Kanäle –bestimmte Aufbewahrungspflichten gibt. Zudem sind personenbezogene Daten zu schützen. Ob ein Dokument nun ausgedruckt oder elektronisch verschickt wurde: Die Datei muss sicher aufbewahrt werden. Bei einem E-Mail-Versand kommt zusätzlich hinzu, dass eine E-Mail-Verschlüsselung zum Einsatz kommen sollte.

Sollten Sie zu Aufbewahrungspflichten und Datenschutz Fragen haben, verweisen wir Sie gern an die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK. Denn: Die IT-Dienstleister in unserem Netzwerk kennen sich in diesem Bereich bestens aus und geben Ihnen Tipps für die richtige Umsetzung.

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Weiterführende Links:
bitkom, bitkom, IT-BUSINESS, Business-Wissen, working@office