Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip hat schon einige Jahrzehnte auf dem Buckel, ist aber immer noch eine hochfunktionale Möglichkeit, sein Zeitmanagement zu optimieren.

Wie das Modell funktioniert und dabei helfen kann, den Arbeitsalltag zu entzerren, verraten wir jetzt.

Das Eisenhower-Prinzip – organisieren wie ein Präsident

Dwight D. Eisenhower, seines Zeichens von von 1953 bis 1961 Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika, war naturgemäß ein vielbeschäftigter Mann. Die nach ihm benannte Methode – das Eisenhower-Prinzip – soll ihm täglich dabei geholfen haben, die richtigen Prioritäten zu setzen und seine Aufgaben zu sinnvoll zu klassifizieren. Im Kern geht es darum, zunächst das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen, sich einen Überblick der langfristigen Aufgaben zu verschaffen und zu entscheiden, was delegiert werden kann – oder komplett in die Tonne fliegt.

In diesem Zusammenhang soll der US-Präsident angeblich gesagt haben: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend.“ Fun Fact: Weder das Zitat, noch die Methode selbst lassen sich Eisenhower eindeutig über Belege zuordnen.

Gutes Zeitmanagement – eine Herausforderung, nicht nur für Führungskräfte

Ob Big Boss oder kleiner Angestellter: Wohl jeder kennt diese Tage, an denen das Postfach explodiert und das Telefon im Minutentakt klingelt. Oft bleiben dann umfangreiche Aufgaben, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern, auf der Strecke. Und zum Feierabend bleibt das frustrierende Gefühl, eigentlich gar nichts geschafft zu haben. Die Eisenhower-Methode soll dabei helfen, genau das zu vermeiden.

Die Idee hinter dem Modell ist dabei eigentlich recht einfach: Man ordnet sämtliche Aufgaben einer von vier verschiedenen Kategorien in einer Matrix zu. Diese lauten:

• A-Aufgaben, sofort selbst erledigen – wichtig und dringend, Themen mit einer Deadline
• B-Aufgaben, terminieren und selbst erledigen – wichtig, aber nicht dringend, zum Beispiel klassische Projekte mit mittel-bis langfristigem Zeitplan
• C-Aufgaben, delegieren – nicht wichtig, aber dringend, beispielsweise die Erstellung eines Arbeitszeugnisses nach dem Auftritt des Mitarbeiters
• D-Aufgaben, löschen/ignorieren – nicht wichtig und auch nicht dringend – reine Zeitfresser ohne Nutzen; Beispiel: Teilnahme an einer Telefonumfrage

In der Praxis kann die Zuordnung der einzelnen Aufgaben dann natürlich doch etwas anspruchsvoller aussehen als gedacht. Der Grund hierfür liegt – wie so oft – im Menschen selbst, der nicht selten auf emotionaler statt rationaler Ebene agiert. Dennoch kann das Eisenhower-Prinzip sehr hilfreich dabei sein, sich in stressigen Zeiten nicht zu verzetteln.

Eisenhower-Modell trennt die Spreu vom Weizen

Um erfolgreich mit der Methode arbeiten zu können, ist es wichtig, sich möglichst wenig von außen beeinflussen zu lassen. Denn es liegt auf der Hand, dass jeder Kunde oder Kollege, der sich mit seinem Anliegen Gehör verschafft, fest davon überzeugt ist, selbiges hätte oberste Priorität.

Statt sich sofort emotional mitreißen zu lassen, sollte das Thema auf sachlicher Ebene betrachtet und dann der Eisenhower-Matrix zugeordnet werden. Denn der schlimmste Fehler, der gemacht werden kann und einen wieder an den Anfang bringt, ist, zu viele vermeintliche A-Aufgaben zu definieren.

Experten raten daher dazu, sich immer die Frage zu stellen, was eigentlich passiert, wenn die Aufgabe nicht sofort erledigt wird. Geht die Welt unter? Springt der Kunde für immer ab? Gerät das Unternehmen in finanzielle Schieflage? Entsteht ein Image-Schaden? Bringen Sie jemanden in Not? Lassen sich all diese Fragen mit einem „Nein“ beantworten, weiß man, wie sie einzuordnen ist.

Arbeitstag nach Prioritäten gestalten

Für jede Aufgaben-Kategorie gibt es die passende Zeit. A-Aufgaben sollten idealerweise morgens auf der To-do-Liste stehen, denn hier ist der Mensch in der Regel besonders konzentriert und produktiv. Da bei B-Aufgaben leider oft das Risiko besteht, dass sie zu lange vor sich hergeschoben werden, sollten sie über den Tag verteilt immer wieder Beachtung finden.

C-Aufgaben lassen sich hingegen hervorragend delegieren, D-Aufgaben kann man getrost in P-Aufgaben (Papierkorb) verwandeln. Wer als One-Man-Show agiert und daher keine Möglichkeit hat, die C-Aufgaben an einen Mitarbeiter zu übertragen, sollte sich einen festen Zeitblock dafür einplanen. Experten empfehlen, diesen nicht in die Morgenstunden zu legen, sondern selbige ausschließlich den A-Aufgaben zu lassen. Ein guter Zeitpunkt für C-Aufgaben sind daher die Stunden nach dem Mittagessen oder vor dem Wochenende.

Die Schwachstellen beim Eisenhower-Prinzip

Wie bereits erwähnt kann ein Problem bei der Anwendung der Eisenhower-Methode darin liegen, dass sich der Mensch verkalkuliert. Einige Fachleute für Zeitmanagement gehen davon aus, dass mindestens die Hälfte aller Dinge, die wir täglich erledigen, zwar dringend, aber nicht wichtig seien. Die Krux liegt darin, sich mit Fingerspitzengefühl von äußeren Einflüssen freizumachen.

Ein klares Nein und eine gesunde Selbstdisziplin sind die Voraussetzungen dafür, mit dem Eisenhower-Modell Erfolg zu haben. Auch ist Vorsicht vor einem Aufgabenstau geboten, wenn die Verteilung sehr ungleichmäßig ausfällt.

Darüber hinaus liegt der Schlüssel darin, die Methode konsequent an jedem Tag und bei jeder Aufgabe anzuwenden. Das Zeitmanagement und die Aufgaben-Priorisierung müssen eine tägliche Routine darstellen, sonst nützt die schönste Idee leider nichts. Zudem ist es gerade zu Beginn die Frage zu stellen, wie viel Zeit man aktuell eigentlich mit der Erledigung von A-, B-, C und D-Aufgaben verbringt. Was grundsätzlich dabei helfen kann, seine Aufgaben smart zu managen: Software und Tools wie beispielsweise Trello oder Jira.

Tools für die Arbeitsorganisation und das Zeitmanagement

Unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK unterstützen Sie und Ihr Unternehmen gern dabei, den Arbeitsalltag perfekt zu organisieren. Beispielsweise über smarte Tools und Software, die bei der Erledigung und Zuweisung von Aufgaben helfen.

Unsere IT-Experten beraten Sie herstellerunabhängig zu den etablierten Produkten und helfen Ihnen dabei, die Entscheidung für das richtige Tool zu treffen. Anschließend kümmern sie sich gern um die fachgerechte Implementierung, die Einweisung Ihrer Mitarbeiter und die laufende Wartung im Rahmen unseres Patch-Managements.

 

---

Weiterführende Links:
Impulse, Karriere-Bibel