Was ist Confluence?

Was ist Confluence, haben Sie sich diese Frage schon einmal gestellt? Verwunderlich wäre es nicht, schließlich ist die Software bei vielen Unternehmen und in den Medien in aller Munde.
Wir beantworten diese Frage und stellen die vielfältigen Funktionen der Enterprise-Wiki-Software vor.

Confluence dient als eine Art Gehirn des Unternehmens-Know-hows.
© Pixabay / TheDigitalArtist

Was ist Confluence – Kurzdefinition

Bei der Software Confluence handelt es sich um eine kommerzielle Wiki-Software, also ein Tool, das in erster Instanz der Kommunikation und Wissensdokumentation in Organisationen und Unternehmen dient. Aber auch als Lösung für öffentliche Wikis bzw. Wissensdatenbanken im Netz kommt die Software des australischen Anbieters Atlassian häufig zum Einsatz. Aktuell sollen bereits mehr als 40.000 Teams mit Confluence arbeiten – Tendenz weiter steigend. Und das ist eventuell auch ein Grund dafür, wieso der Erpressertrojaner Gandcrab das beliebte Tool aktuell angreift.

Welche Vorteile bietet Confluence?

Unabhängig von den spezifischen Eigenschaften von Confluence hat die Einführung eines Wikis innerhalb einer Organisation eigentlich immer Vorteile. Prozesse und Anleitungen können übersichtlich, transparent und für jeden Mitarbeiter zugänglich beschrieben werden – das spart beispielsweise wertvolle Zeit und Ressourcenbindung bei der Einarbeitung neuer Kollegen.
Aber auch alte Hasen profitieren von Enterprise Systemen. Sie können sich rückversichern, wenn sie beispielsweise weitestgehend unbekannte Aufgaben im Rahmen einer Vertretung übernehmen, und haben vor allem die Möglichkeit, ihr eigenes Wissen weiterzugeben.
Zusätzlich bietet das Tool die Möglichkeit, beliebig viele Kollegen zeitgleich an Dokumenten arbeiten zu lassen und verfügt über Schnittstellen zu anderen Programmen, zum Beispiel dem Ticket-System Jira. Der Anbieter selbst fasst den Nutzen auf seiner Website wie folgt zusammen: „Aufgaben erstellen, zusammen bearbeiten und aufbewahren – alles an einem einzigen Ort.“

Wikis: Mitarbeiter gestalten aktiv mit

Darüber hinaus wird behauptet, dass Wikis, die in Unternehmen eingesetzt werden, einen positiven Einfluss auf die aktive Mitgestaltung des Arbeitsalltags durch die Mitarbeiter selbst haben. Denn die Plattform ist nicht nur eine Wissensdatenbank, sondern kann auch zu Diskussionszwecken genutzt werden.
Zu guter Letzt bieten Programme wie Confluence und Co. auch vielfältige Kommunikationsmöglichkeiten. Statt das Schwarze Brett zu bepinnen oder E-Mails an „alle@“ zu versenden, kann beispielsweise per Blog-Beitrag über die Einstellung neuer Kollegen oder den Termin für die Weihnachtsfeier informiert werden. Und darüber, wie wichtig ein gutes Informationsmanagement innerhalb von Betrieben ist, gibt es in der Regel keine zwei Meinungen.

Confluence-Funktionen im Überblick

• Nutzung als internes Wiki bzw. Wissensdatenbank; Erstellen von Seiten mit Texten, Bildern, Gifs oder Videos; individuelle Layouts und zahlreiche Gestaltungsoptionen, auch zahlreiche Vorlagen verfügbar
• Paralleles Arbeiten durch beliebig viele Nutzer in Echtzeit
• Einfache Organisation und Verwaltung inkl. Suchfunktionen, Baumstruktur u. v. m.
• Simples Zugriffsmanagement für gesamte Bereiche oder einzelne Dokumente
• Schnittstellen zu zahlreichen Apps und Programmen wie zum Beispiel Jira, Trello
• Freie Wahl des Hostings (Cloud-Lösung, Stand-alone oder verteiltes System)
• Skalierbare Kosten

Was kostet Confluence?

Zunächst die gute Nachricht: Es gibt eine kostenfreie Testversion. Diese kann eine Woche lang von beliebig vielen Mitarbeitern genutzt werden. Erst danach entscheidet man sich für oder gegen die Enterprise-Software und zahlt entsprechend. Und eine weitere gute Nachricht: Confluence ist auch in der Bezahlversion nicht übermäßig teuer. Zehn Benutzer kosten pro Monat 10 Dollar, ab dem elften Nutzer kostet eine Lizenz pro Person nur noch 5 statt 10 Dollar.
Zudem hat man immer die Möglichkeit, inaktive Nutzer zu deaktivieren und so die monatlichen Kosten zu reduzieren – beispielsweise bei Kündigung von Mitarbeitern, Wechseln der Aufgabengebiete, Elternzeit oder längeren Urlauben. Wer direkt für ein ganzes Jahr bucht, erhält einen Rabatt in Höhe von zwei kompletten Monaten.
Bei Implementierung und Update-Management von Software-Anwendungen und Tools wie Confluence und Co. bieten Ihnen die Experten aus dem IT.SERVICE-NETWORK gern professionelle Unterstützung.

Update vom 20.06.2019: Hackerangriffe gegen Confluence

Wie jedes Tools kann auch Confluence Opfer von Hacker-Angriffen werden. So geschehen im April diesen Jahres. Hier nutzen Cyberkriminelle eine Sicherheitslücke aus, um sich Zugang zu verschaffen. Der Anbieter selbst lieferte zum Glück in Rekordzeit einen entsprechenden Patch, der die Lücke schloss. Dennoch gilt wie eigentlich immer: ohne Patch-Management gibt es keine ausreichende Sicherheit. Achten Sie also bei der Einführung des Enterprise-Systems direkt darauf, jemanden inhouse oder einen externen Dienstleister mit der Überwachung der Sicherheit zu betrauen.

Geschrieben von

Lena Klaus

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen

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