Informationsfluss im Unternehmen

4 Tipps für ein gutes Informationsmanagement


20. März 2019, von in Aktuelles

In vielen Unternehmen ist der Informationsfluss eher ein vor sich plätscherndes Bächlein als ein reißerischer Strom. Und genau das kann der größte Stolperstein auf dem Weg zu einer optimalen Organisationsentwicklung sein.

Wir haben vier Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu verbessern – und von der gesteigerten Effizienz ordentlich zu profitieren.

informationsfluss

Eine Verbesserung des Informationsflusses lohnt sich immer
© Pixabay

Informationsfluss verbessern – goldende Maßnahmen

Die interne Kommunikation im Unternehmen ist ab einer gewissen Größe Dreh- und Angelpunkt der Organisationsentwicklung. Wenn es hier hakt, hakt es ganz schnell an allen möglichen anderen Stellen. Und das wiederum kann immense Auswirkungen auf das Arbeitsklima, das Leistungsniveau oder auch die Innovationsstärke von Team und Produkten haben. Also: Ärmel hochkrempeln und los geht es!

Optimierung der internen Kommunikation

Läuft die interne Kommunikation schief, langsam oder falsch, sollten Sie schnell aktiv werden. Denn es ist ganz einfach: viele Mitarbeiter, die das Gefühl haben, nur unzureichend oder gar falsch über unternehmerische Entwicklungen informiert zu werden, werden gern entweder unzufrieden oder selbst kreativ. Beides kann übel enden. Unzufriedene Mitarbeiter sind bekanntermaßen keine Leistungsträger. Mitarbeiter, die eigenmächtig über Strategien und Pläne spekulieren, setzen gern mal Gerüchte in die Welt, die sich dann wie ein Lauffeuer verbreiten. Die simple Lösung: regelmäßige Mitarbeiterversammlungen, interne Newsletter, Aushänge oder Tools wie Yammer und Slack (bei der Implementierung hilft Ihnen gern ein Experte aus dem IT-SERVICE.NETWORK). Steuern Sie den Informationsfluss einfach selbst, indem Sie proaktiv handeln. Das gilt vor allem, wenn Veränderungen hinsichtlich Organisation, Strategie oder den Arbeitsbedingungen anstehen.

Informationsmanagement etablieren

Je nach Unternehmensgröße und -ausrichtung muss aber auch nicht jeder Mitarbeiter in jeder Abteilung im gleichen Maße informiert werden. Beispiel: das Reinigungspersonal, das nach dem offiziellen Feierabend ins Gebäude kommt, soll einen neuen Putzplan erhalten. Das dürfte alle anderen Mitarbeiter wenig bis gar nicht interessieren. Umgekehrt sieht es beispielsweise aus, wenn der Jahresabschluss früher erstellt werden soll. Diese Information ist für die Mitarbeiter aus der Buchhaltung hochrelevant, aber zumindest auch die Abteilungsleiter der Teams, die Zahlen oder Dokumente zuliefern, müssen informiert werden, dass sich ihre Deadline verschiebt. Das Schlagwort hier lautet Informationsmanagement. Dabei wird festgelegt, wer welche Information zu welchem Zeitpunkt und in welcher Tiefe erhalten sollte.

Informationen richtig aufbereiten

Stichwort: „In den falschen Hals bekommen.“ Beim Informationsfluss geht es nicht nur darum, die Informationen zu verteilen, sondern auch entsprechend aufzubereiten. Gerade bei Regeländerungen, die für die Mitarbeiter negativ sind, spielt das „Wie“ eine entscheidende Rolle. Das wiederum hängt nicht nur davon ab, wie die Information formuliert wird, sondern auch davon, wer sie verteilt (Teamleiter, Ableitungsleiter, Geschäftsleitung). Manchmal kann es auch sinnvoll sein, die Information durch den Betriebsrat, Vertrauenspersonen oder die Mitarbeitervertretung ins Unternehmen zu tragen.

Informationen nachhaltig bereitstellen

Schön und gut, dass jetzt alle Bestandsmitarbeiter wissen, wie das neue Zeiterfassungssystem funktioniert. Was aber ist mit den Kollegen, die neu hinzukommen? Statt Mentoren lange Zeit mit der persönlichen Einarbeitung von ihren eigentlichen Aktivitäten abzuhalten, empfiehlt sich die Implementierung eines eigenen Firmen-Wikis. Das kann ein Wiki im Stil von Wikipedia sein oder beispielsweise auch die Software Confluence. Derartige Plattformen geben Ihnen die Möglichkeit, allgemein gültige Regeln (z. B. für die Beantragung von Urlaub, Zeiterfassung, Krankheit), Anleitungen (z. B. Telefonanlage) oder Prozesse (z. B. Weitergabe von Rechnungen an die Buchhaltung) für alle Kollegen sichtbar abzubilden. Das Ergebnis: eine Zeit- und damit auch automatisch Kostenersparnis.

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