Wer es mit der E-Mail-Verwaltung nicht so genau nimmt, geht schnell im Chaos der Nachrichten-Massen unter. Ob im Geschäfts- oder Privatleben: Täglich empfangen wir unzählige Mails und nicht selten verlieren wir den Überblick.
Daher geben wir Ihnen heute 3 Tipps, mit denen Sie Ihre E-Mail-Organisation perfektionieren und einen entspannten Blick in Ihr Postfach werfen können.
Eine durchdachte E-Mail-Verwaltung spart Zeit und Nerven
Hat man erst einmal Ordnung ins Chaos bekommen, lebt es sich schon viel leichter. Das gilt nicht nur für den Kleiderschrank, das Haus oder Büro, sondern auch für den elektronischen Posteingang. Und mit unseren Tipps zur E-Mail-Verwaltung ist das auch ganz einfach und schnell umzusetzen:
E-Mail Verwaltung leicht gemacht
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E-Mail-Accounts zusammenführen
Im Laufe der Jahre haben Sie bestimmt den ein oder anderen E-Mail-Account neu eröffnet. Witzigerweise hat noch fast jeder seinen allerersten E-Mail-Account. Vor allem, weil die entsprechende E-Mail-Adresse bei zahlreichen Plattformen hinterlegt ist und sich im Posteingang diverse Registrierungsbestätigungen und Anmeldedaten befinden. Nur aller Wahrscheinlichkeit nach haben auch Sie irgendwann einen zweiten Account eröffnet – nämlich weil der Anteil an Spam-Mails, den Sie über die erste Adresse erhalten haben, irgendwann zu viel wurde. Wer dann vielleicht auch noch irgendwann geheiratet und einen anderen Namen angenommen hat, ist schon bei Account Nummer drei. Und dann wäre da natürlich auch noch das separate geschäftliche E-Mail-Konto. Sie sehen: So kommt einiges zusammen und die perfekte E-Mail-Organisation fällt schwer. Einer Studie zufolge hat jeder E-Mail-Nutzer weltweit (und das sind ca. 3,8 Milliarden, also über die Hälfte der Weltbevölkerung) mehr als einen Account. Und allein deshalb verliert man schon den Überblick.
Die einfache Lösung: Nutzen Sie Programme wie Outlook, Thunderbird oder – im mobilen Bereich – das Standard-Mail-Programm des Smartphones und hinterlegen Sie dort alle vorhandenen und aktiven E-Mail-Konten. Damit sparen Sie sich die Zeit und die Mühe, täglich in verschiedene Postfächer oder Apps zu schauen und sehen alle neuen Nachrichten auf einen Blick.
Posteingang organisieren
Sie wissen: Es gibt genau zwei Arten von Menschen. Diejenigen, die jede E-Mail direkt in den passenden Ordner sortieren und diejenigen, deren Posteingang konstant Zahlen im Bereich ab 1.500 anzeigt. Beides kann zu Problemen führen. Derjenige, der unzählige Ordner nach Themen oder Personen angelegt hat, gerät spätestens dann ins Schwimmen, wenn Inhalt oder Empfänger-Kreis einer Nachricht theoretisch in gleich mehrere Ordner passen würden. Derjenige, der einfach jede E-Mail im Posteingang lässt, bekommt Probleme, wenn er beispielsweise eine ganz bestimmte Nachricht einer Person sucht, mit der er seit fünf Jahren jeden Tag zahlreiche Mails austauscht. Wie so oft, ist der goldende Mittelweg auch hier die beste Lösung.
Unser Tipp: Legen Sie zumindest einen Ordner für „wichtige E-Mails“ an. Dort legen Sie zum Beispiel alle Nachrichten ab, die sensible Zugangsdaten oder Account-Informationen enthalten. Ähnlich sinnvoll ist ein Ordner mit dem Titel „Rechnungen“. So finden Sie im Zweifel schnell genau das, was Sie suchen. Alle weiteren Ordner sollten Sie nach Ihrem ganz persönlichen Geschmack anlegen – oder eben auch nicht. Denken Sie nur daran: Zu viel ist genauso schlecht wie zu wenig.
E-Mail-Archivierung nutzen
Gibt es Nachrichten-Verläufe, die Sie nicht löschen wollen oder im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist auch nicht löschen dürfen? Dann sollten Sie eine E-Mail-Archivierung nutzen. So sind alle wichtigen Mails grundsätzlich zugänglich, aber belasten nicht Ihr Postfach. Bei der Einrichtung einer (cloud-basierten) E-Mail-Archivierungslösung unterstützen Sie unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK natürlich gern.
Geschrieben von
Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen
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