Projekt-Management-Tools

Den Überblick bewahren, Aufgaben bestimmten Personen zuweisen, Deadlines einhalten und die Projekte zum Abschluss bringen – das alles ist gar nicht so einfach. Es kann aber zumindest einfacher werden: durch den Einsatz von Projekt-Management-Tools.

Wir erklären, welche Vorteile Projekt-Management-Programme haben und stellen die 5 beliebtesten Lösungen vor.

Projekte & Aufgaben: den Überblick bewahren

Sie kennen es sicherlich aus Ihrem Alltag: Der Vorgesetzte übergibt Ihnen eine dringende Aufgabe, der Kollege bittet um Unterstützung bei einer Sache und bei jenem Projekt müssen Sie am Ball bleiben. Bei all den To Dos, die im Arbeitsalltag auf Sie einprasseln, wird es irgendwann schwierig, den Überblick zu bewahren. Das Chaos droht oder bricht sogar über Sie herein und ein Gefühl der Überforderung stellt sich ein.

Manchmal arbeiten Sie auch nicht allein an einem Projekt; vielmehr handelt es sich um eine Team-Aufgabe mit mehreren Kollegen. Wenn hier die Hand nicht weiß, was der Fuß gerade tut, droht ein wohlmöglich noch größeres Chaos. Denn für ein gut laufendes Projekt müssen alle Beteiligten ihren Teil beitragen; wenn es da an einer Aufgabe oder bei einem Kollegen hakt, zeigt sich schnell eine Kettenreaktion und das gesamte Projekt droht an Ineffizienz zu scheitern.

Zum Glück gibt es auch für dieses Problem digitale Helferlein: Projekt-Management-Tools sind angetreten, um das Chaos in seine Schranken zu weisen.

Was sind Projekt-Management-Tools?

Bei Projekt-Management-Tools handelt es sich um Software-Lösungen, die Projektmanagern, Führungskräften, Projektteams und Einzelpersonen bei Verwaltung und Organisation von Projekten und Aufgaben helfen. Ziel ist es, dass die Nutzer jederzeit Überblick über ihre Projekte und Aufgaben haben, die Organisation innerhalb von Teams besser funktioniert und die Projekte und Aufgaben dadurch erfolgreich und fristgerecht zum Abschluss kommen. Aufgrund dieser speziellen Ausrichtung existieren auch die Begriffe Work-Management-Tools und Arbeitsmanagement-Lösung.

Inzwischen gibt es auf dem Markt eine Vielzahl von Projekt-Management-Tools, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern den absoluten Durchblick verschaffen können. Bereitgestellt werden sie meist über den Webbrowser, sodass alle Mitarbeiter darüber immer den aktuellen Stand der Projekte einsehen können. Excel-Tabellen und To-Do-Listen auf Post-its haben durch die mittlerweile starke Verbreitung von Projekt-Management-Tools (auch: Projekt-Management-Lösungen, Projekt-Management-Programme, Projekt-Management-Software) ausgedient.

Projekt-Management-Tools: die Vorteile

Dass Projekt-Management-Tools inzwischen so beliebt sind, liegt vor allem daran, dass sie für die (Büro-)Arbeit in Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten. Hier ein Überblick:

• Projekt-Management-Tools können Projekte oder auch die Abarbeitung von Aufgaben vereinfachen. Der schnelle Überblick über ein zentrales Dashboard ist dabei die halbe Miete. Zudem ist es bei mehreren Beteiligten hilfreich, immer den aktuellen Stand des Projekts in Echtzeit einsehen zu können – und das bringt eine deutliche Zeitersparnis mit sich. Auch Fragen danach, ob ein Projekt im Zeitplan liegt und der Projektfortschritt wie geplant läuft, lassen sich schnell klären.
• Einzelne Aufgaben lassen sich in dem Dashboard darstellen und Personen zuweisen. Es ist auch möglich, innerhalb des Dashboards zu den einzelnen Aufgaben zu kommunizieren und darüber Absprachen zu treffen oder wichtige Hinweise zu geben. Auch die fertigen Ergebnisse der jeweiligen Aufgabe lassen sich hinterlegen. Die Kommunikation zu einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Aufgabe lässt sich dadurch erleichtern.
• Jemand hat etwas am Projekt oder an einer Aufgabe geändert? Auch das lässt sich über das Dashboard nachvollziehen, sodass sich alle Mitwirkenden informieren können. Zudem erhöht sich dadurch auch die Transparenz innerhalb des Projekts und Teams.
• Wer hat wann Zeit für eine Aufgabe? Wie ist es um benötigte Ressourcen bestellt? Projekt-Management-Tools helfen auch bei solchen Fragen. Verfügbarkeiten, Auslastung, Zeiterfassung und Kosten lassen sich mit solchen Lösungen überblicken.
• Dadurch, dass sich Dokumente verknüpfen lassen, beinhalten die Tools auch eine Dokumenten-Verwaltung. Als hilfreich kann sich bei der Suche nach Dokumenten oder Aufgaben die Suchfunktion erweisen.
• Sowohl klassisches Projekt-Management als auch agiles Projekt-Management oder hybrides Projekt-Management lassen sich mit den modernen Tools abbilden.

Sie sehen: Der Einsatz von Projekt-Management-Tools kann sich als absolut vorteilhaft erweisen und die Produktivität von Mitarbeitern und Teams enorm steigern. Unternehmensziele lassen sich schneller erreichen. Aber was sind die beliebtesten Projekt-Management-Lösungen?

Die 5 beliebtesten Projekt-Management-Lösungen

Hier ist es natürlich gar nicht so einfach, eine Auswahl zu treffen. Die Vorlieben variieren nämlich oft nach den spezifischen Anforderungen innerhalb eines Unternehmens, nach den genauen Einsatzgebieten der Projekt-Management-Tools und auch nach den entstehenden Kosten für das jeweilige Tool. Die Budgets, die Unternehmen für spezifische Software-Lösungen zur Verfügung stehen, sehen schließlich auch in jedem Unternehmen anders aus.

Trotzdem haben sich einige Tools herauskristallisiert, die im Unternehmenseinsatz offenbar besonders beliebt sind. Wir stellen Ihnen die 5 beliebtesten Projekt-Management-Lösungen vor, geben einen Überblick über ihre Funktionen und erklären, warum Nutzer diese spezifischen Lösungen als sehr gut bewerten. Es handelt sich dabei um die Tools Asana, Trello, Monday, Wrike und awork. Viel Spaß mit unserer Zusammenstellung!

Asana

Mit Projekt-Management, Aufgabenverwaltung und Kommunikation vereint Asana wichtige Funktionen auf einer Oberfläche und konzentriert sich dabei vor allem auf die Zeitplanung von Aufgaben. Zu den beliebtesten Programmen für Projekt-Management gehört Asana, weil es als sehr intuitiv und benutzerfreundlich gilt, ein ansprechendes Design mit sich bringt und transparentes, agiles Arbeiten unterstützt. Zudem sind alle Funktionen auch in einer mobilen App verfügbar.

Eine kostenlose Variante von Asana gibt es für maximal 15 Team-Mitglieder. Unternehmen, die mehr Nutzer integrieren wollen, müssen daher auf eine kostenpflichtige Variante zurückgreifen. Im Gegenzug bieten die kostenpflichtigen Varianten aber auch zusätzliche Funktionen, darunter eine Zeitleiste, unbegrenzte Dashboards, Meilensteine und Projektberichte.

Trello

Als „viraler Unternehmenserfolg“ wird das Tool Trello des Anbieters Atlassian gefeiert. Auch bei diesem Projekt-Management-Tool geht es darum, Team-Projekte nachvollziehen zu können, Aufgaben zuzuweisen und die Zielerreichung nicht aus den Augen zu verlieren. Auch zur Verwaltung der eigenen To Dos von Einzelpersonen eignen sich die übersichtlichen Boards von Trello sehr gut.

Verschiedene Listen lassen sich zum Beispiel mit „To Do“, „In Arbeit“ und „Fertig“ überschreiben, die einzelnen Aufgaben- oder Projektkarten lassen sich dann entsprechend zuordnen. Dabei können Nutzer die Karten ganz einfach verschieben, jede Veränderung wird innerhalb der Karte dokumentiert. Die Karten können außerdem mit Checklisten für Teilaufgaben versehen werden.

Es gibt eine kostenlose Variante für bis zu zehn Boards und unbegrenzte Mitglieder. Zusätzliche Features wie eine neue Dashboard-Ansicht, eine Zeitleisten-Ansicht, eine Arbeitsbereich-Tabellenansicht und eine Kalenderansicht bieten aber nur die kostenpflichtigen Premium- und Enterprise-Varianten.

monday.com

Ob einfache oder komplexe Einzelprojekte oder komplexere Projekte über mehrere Teams und Abteilungen hinweg: monday.com ist ein Projekt-Management-Tool mit vielen Funktionen. Auch dieses Tool punktet mit einer einfachen und intuitiven Bedienung. Dabei gibt es acht verschiedene Datenvisualisierungstypen und diverse Automatisierungsmöglichkeiten. Mit mehr als 200 visuellen und anpassbaren Vorlagen und mehr als 30 anpassbare Spaltentypen sind ein schneller Einstieg und ein einfaches Erstellen von Workflows möglich.

Auch bei monday.com gibt es verschiedene Abonnement-Pläne. Die kostenlose Variante ist eher für Einzelpersonen gedacht, für Teams eigenen sich dagegen die Pläne Basic, Standard, Pro und Enterprise mit jeweils unterschiedlichen Leistungsumfängen. Zeitleisten, Kalenderansicht und Automatisierung gibt es beispielsweise erst ab der Standard-Variante, Diagrammansicht, Zeiterfassung und Formelspalte kommen erst ab der Pro-Variante hinzu.

Wrike

Das Tool Wrike, das zum Software-Unternehmen Citrix gehört, ist ebenfalls eine sehr beliebte Arbeitsmanagement-Plattform. Es lässt sich sehr individuell an die spezifischen Anforderungen von Unternehmen anpassen – unter anderem durch benutzerdefinierte Dashboards und teamspezifische Automatisierung.

Echtzeit-Benachrichtigungen, Live-Bearbeitung und dynamische Berichte vereinfachen bei Wrike die Arbeit im Team. Das erklärte Ziel von Wrike ist es, genauso wie bei den anderen Work-Management-Lösungen auch, die Produktivität und Effizienz von Teams bei jeder Aufgabe und bei jedem Projekt zu erhöhen. Vor allem bei der Priorisierung von Aufgaben beweisen sich die umfassenden Funktionen von Wrike.

Auch bei Wrike gibt es verschiedene Pläne mit unterschiedlichen Leistungsumfängen: Free, Professional, Business und Enterprise. Individuelle Anpassungen bieten dabei die Business- und Enterprise-Variante.

awork

Projekte planen, den Überblick behalten, Zeiten erfassen – all das geht mit dem Projekt-Management-Tool awork. Neben einer tabellarischen Projektplanung ist auch eine visuelle Projektplanung möglich. Das einfach zu bedienende Tool erleichtert dabei die Arbeit an Projekten enorm.

Das Aufgaben-Management hilft dabei, Aufgaben zu organisieren, Verantwortliche und Fristen zu definieren und auch projektübergreifende Aufgaben zu überblicken. Mit Meilensteinen und Deadlines wird die Zeitplanung visualisiert. Für die Zeiterfassung lassen sich Aufgaben und Projekte per Stoppuhr erfassen, was beispielsweise bei der genauen Kalkulierung des Zeitaufwands und der Rechnungsstellung helfen kann.

Eine kostenlose Version gibt es bei awork nicht. Wählen können Interessierte nur zwischen einer Premium-Variante für kleine und mittlere Teams mit bis zu 50 Mitarbeitern und einer Enterprise-Variante für große Organisationen, die sie speziellen Enterprise-Features benötigen. Welche Leistungen genau zu welcher Variante gehören, ist nicht so einfach ersichtlich.

IT-Fachleute implementieren Tools

Die vorgestellten Tools lassen sich ganz einfach online buchen. Die meisten Anbieter bieten bei der Einrichtung auch schnellen und unkomplizierten Support. Sie benötigen noch andere Software? Sie möchten eines der oben genannten Tools über Schnittstellen mit anderen in Ihrem Unternehmen eingesetzten Software-Lösungen verknüpfen? In solchen Fällen helfen Ihnen die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK.

Unsere IT-Fachleute kümmern sich um die Beschaffung der benötigten Software-Lizenzen, übernehmen die Implementierung der Lösungen in Ihrem Netzwerk und kümmern sich auf Wunsch auch künftig um das Lizenz-Management. Sie haben Interesse an einer ersten unverbindlichen Beratung zur Software-Beschaffung oder einer anderen unserer zahlreichen IT-Dienstleistungen? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf!

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Weiterführende Links:
PM-Tools, Asana, Trello, CIO, monday.com, OMR, awork, Wrike