Agile Arbeitsmethoden

Agile Arbeitsmethoden sollen Unternehmen dynamischer machen. Aber können Sie diesem Anspruch tatsächlich gerecht werden? Und wie sieht agiles Arbeiten eigentlich aus?

Wir erklären, was agile Arbeitsmethoden sind, welche Vorteile sie versprechen und wie Unternehmen sie erfolgreich einsetzen.

Digitale Arbeitswelt: schneller, flexibler, anpassungsfähiger

Die Digitalisierung entwickelt sich in den vergangenen Monaten und Jahren rasant. Unternehmen können daraus zahlreiche Vorteile für sich schöpfen – zum Beispiel gab es im Jahr 2019 wohl noch keinen Gedanken daran, dass das Home Office mit den richtigen Mitteln mehr oder weniger problemlos möglich sein würde.

Das rasante Tempo dieser ganzen Entwicklung hin zu einer vollkommen digitalisierten (Arbeits-)Welt stellt Unternehmen aber auch vor gewaltige Herausforderungen. Denn: Sie müssen irgendwie mit diesem Tempo mithalten, um nicht abgehängt zu werden. Und das erfordert jede Menge Flexibilität, eine enorme Anpassungsfähigkeit und besondere Schnelligkeit.

Mit traditionellen Arbeitswesen ist das kaum zu bewältigen. Daher bahnen sich auch zunehmend moderne Arbeitsweisen ihren Weg in die Unternehmen. Beispielsweise sind agile Arbeitsmethoden derzeit in aller Munde. Aber warum ist das so? Wie genau sehen solche agilen Methoden aus? Welche Vorteile verspricht die daraus gewonnene Agilität? Und wie können Unternehmen agiles Arbeiten erfolgreich umsetzen?

Software-Entwicklung: Ursprung der Agilität

Im Jahr 2001 veröffentlichten einige erfahrene Software-Entwickler das „Agile Manifest“ und begründeten damit das Konzept der Agilität. Sie hielten darin ihre Erfahrungen bezüglich der Abwicklung von Software-Projekten fest und formulierten einige wichtige Ideen und Prinzipien für eine agile Arbeitsweise. Unter anderem stellten sie fest, dass Individuen und Interaktionen, funktionierende Software, Zusammenarbeit mit dem Kunden und ein Eingehen auf Veränderungen als wichtiger einzuordnen seien als Prozesse und Werkzeuge, umfangreiche Dokumentationen, Vertragsverhandlungen und das Festhalten an einem strikten Plan.

Damit sprachen sie sich konkret gegen die bis dato übliche Wasserfallmethode aus, bei der alle wichtigen Entscheidungen in der Planungsphase getroffen werden und erst nach der Design- und Entwicklungsphase im Test festgestellt werden kann, ob die ursprüngliche Idee überhaupt funktioniert. Falls nicht, war eine Reaktion erst kurz vor der abschließenden Produktionsphase möglich – also eigentlich viel zu spät.

In der Realität waren die besagten Software-Entwickler daher längst zu anderen Arbeitsweisen übergegangen – und zwar zu agilen Arbeitsmethoden, die teilweise schon Jahre zuvor entstanden sind.

Was sind agile Arbeitsmethoden?

Für agile Arbeitsmethoden werden die Software-Entwicklung im Besonderen und Projektabläufe im Allgemeinen dagegen durch einzelne Kreisläufe definiert. Planung, Umsetzung, Überprüfung und Anpassung beziehen sich dabei auf Teilaspekte der Gesamtidee und werden in kurzen Zeitabschnitten abgewickelt. Ist der Kreislauf abgeschlossen, folgt der nächste Teilaspekt. Der Kern dieser agilen Methode ist es demnach, dass eine zeitige Überprüfung stattfindet und sich fehlerhafte Ansätze direkt verwerfen lassen.

Demzufolge bedeuten agile Arbeitsmethoden, dass Teams durch kurze Arbeitszyklen flexibel und schnell auf gewonnene Erkenntnisse reagieren können, sich nicht in falsche Ideen verrennen und dadurch nicht das Risiko eingehen, wichtige Zeit zu verlieren, bevor sie bei einem zufriedenstellenden Produkt oder Ergebnis angekommen sind. Sie können gezielt gegenlenken und beispielsweise auch das Feedback der Kunden kontinuierlich einbeziehen und darauf reagieren. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise auch Fehlentscheidungen vorbeugen.

Agile Arbeitsmethoden zeichnen sich dabei insbesondere auch durch den Teamgedanken, durch Selbstorganisation und durch Transparenz aus. Viele Unternehmen haben auch die Erfahrung gemacht, dass Mitarbeiter durch agiles Arbeiten motivierter und entspannter sind.

Überblick: die bekanntesten agilen Methoden

Seitdem das Agile Manifest sozusagen den Startschuss gegeben hat, sind agile Arbeitsmethoden aus der Software-Entwicklung auf viele andere Bereiche übergeschwappt. Denn: Für Projektarbeit aller Art eignet sich diese spezielle Herangehensweise. Die Kreativbranche ist dafür ein gutes Beispiel, aber auch in vielen anderen Einsatzgebieten hat sich das agile Arbeiten etabliert und bewährt.

Sie fragen sich, weshalb wir den Begriff „agile Arbeitsmethoden“ beständig im Plural verwenden? Das liegt natürlich daran, dass es nicht die eine allgemeingültige Methode gibt, sondern dass im Laufe der Zeit verschiedene Konzepte entstanden sind. Besonders drei verschiedene agile Methoden sind inzwischen sehr verbreitet: Scrum, Kanban und Design Thinking. Diese drei Methoden wollen wir im Folgenden kurz vorstellen.

Scrum

Der Begriff „Scrum“ stammt aus dem Rugby und steht dort für das angeordnete Gedränge rund um den Ball, das nach kleineren Regelverstößen in einer Standardsituation entsteht. Ineinander verkeilt, versuchen die Teammitglieder mit vereinten Kräften Ball und Boden zu gewinnen. Dieses Bild überträgt die Scrum-Methode auf moderne Arbeitsweisen.

Alles konzentriert sich dabei auf das Projektteam, das sich interdisziplinär zusammensetzt und selbstorganisiert arbeitet. Mit dem „Product Owner“, der unter anderem das Ziel und die Anforderungen in einem Backlog formuliert, und dem „Scrum Master“, der die organisatorische Verantwortung und die Rolle als Moderator übernimmt, gibt es zwei zentrale Rollen.

Die Entwicklung/der Prozess splittet sich in Zyklen von maximal vier Wochen auf – die Sprints. Jeder Sprint fokussiert sich auf eine Aufgabe aus dem Backlog. Beim Daily Scrum tauschen sich die Teammitglieder über ihre Fortschritte aus und holen Feedback ein. Das finale Ergebnis wird mit dem Product Increment präsentiert. Die Sprint Retrospective schließt mit einer Bewertung der Teamarbeit den Zyklus ab.

Kanban

Die Kanban-Methode hat ihren Ursprung in Japan und fand bei Toyota bereits im Jahr 1947 Anwendung. Der Begriff „Kanban“ setzt sich dabei aus den beiden japanischen Silben „kan“ und „ban“ zusammen und lässt sich in etwa mit Signalkarte übersetzen. Diese Signalkarten sind sozusagen Programm. Arbeitsabläufe werden nämlich in einzelne Teilaufgaben unterteilt – und jede davon wird durch eine Signalkarte oder auch Post-it repräsentiert.

Diese Karten finden sich dann auf dem Kanban-Board wieder, das quasi den Kern der Kanban-Methode darstellt und die einzelne Arbeitsschritte visualisiert. Das Board wird in verschiedene, mindestens aber drei Spalten unterteilt. Diese können zum Beispiel mit „Backlog“, „To Do“, „In Progress“ und „Completed“ überschrieben werden. Die einzelnen Aufgaben, visualisiert durch die Karten, durchlaufen dann eine Phase nach der anderen nach der Pull-Methode immer dann, wenn es wieder freie Kapazitäten gibt – bis zu ihrem Abschluss.

Die Grundidee der Kanban-Methode ist damit erklärt, sie ließe sich aber noch viel ausführlicher thematisieren, da sie noch viele weitere Möglichkeiten bietet – zum Beispiel die der Priorisierung.

Design Thinking

Mit der Design-Thinking-Methode sollen sich komplexe Probleme kreativ lösen lassen. Zentral ist dabei eine gemeinschaftliche Arbeits- und Denkstruktur, die auf drei Säulen aufbaut: multidisziplinären Teams, variablen Räumen und einem iterativen Prozess.

Die multidisziplinären Teams setzen sich meist aus fünf oder sechs Personen zusammen, die aus unterschiedlichen Fachrichtungen kommen und damit unterschiedliches Wissen in den kreativen Prozess einbringen. Sie kommen dazu in variablen Räumen zusammen, also einer freien und flexiblen Arbeitsumgebung mit verschiebbaren Möbeln, Whiteboards und verschiedenen Materialien zur Ideenfindung und -gestaltung. Der iterative Prozess setzt sich aus verschiedenen Phasen zusammen. Zum Beispiel: Verstehen, Erforschen/Beobachten, Sichtweise definieren/Synthese, Ideenfindung, Prototypentwicklung, Test.

Oft werden im iterativen Prozess auch Möglichkeiten ausgetestet, die im Bereich des Unmöglichen zu liegen scheinen. Dadurch ist das Design Thinking auch durch eine offene Fehlerkultur geprägt. Der Mensch steht dabei im Mittelpunkt und nutzt sowohl das analytische als auch kreativ-intuitive Denken. Kern des Design Thinking ist demnach eine empathische Herangehensweise und ein ebensolches Entwickeln.

Agile Arbeitsmethoden: Vorteile für Unternehmen

Gerade als Mittel, die digitale Transformation mitgehen zu können, werden agile Arbeitsmethoden regelrecht gefeiert. Und tatsächlich ist es so, dass sie Unternehmen einige Vorteile einbringen. Hier eine Übersicht:

• Agile Arbeitsmethoden verhelfen Unternehmen dazu, Ideen schneller anzuwenden, falsche Wege schneller wieder zu verwerfen und ständig aus den Zwischenergebnissen zu lernen.
• Unternehmen steigern durch agile Methoden ihre Anpassungsfähigkeit enorm. Und diese kann sich wiederum als entscheidender Wettbewerbsvorteil entpuppen, wenn plötzliche Veränderungen eine abrupte Anpassung erforderlich machen.
• Durch die enge Zusammenarbeit stärken die Teammitglieder ihre Kommunikationsfähigkeit – genauso wie das Wir-Gefühl. Durch eine gemeinsam entwickelte Kultur mit mehr Moral und Miteinander fühlen sich Mitarbeiter mit dem Team und dem Unternehmen verbunden, was die Mitarbeiterbindung stärkt. Auch die Mitarbeitergewinnung kann durch die positive Unternehmenskultur gefördert werden.
• Das fokussierte Arbeiten lässt eine höhere Produktivität zustande kommen. Iterativ wird eine Verbesserung nach der anderen eingeführt, eine Aufgabe nach der anderen wird abgehakt.
• Alle Beteiligten wissen über den Stand eines Projekts genau Bescheid und tragen auch gemeinsam die Verantwortung. Die Transparenz ist dadurch enorm. Zudem wird Zeit eingespart, da zeitaufwändige Briefings zum Stand der Dinge nicht mehr notwendig sind.
• Neben der Eigenverantwortung ist die Selbstorganisation entscheidend. Mitarbeiter, die selbst organisieren und mitentscheiden dürfen, werden gemeinhin als motivierter angesehen. Auch die Akzeptanz für gemeinsam getroffene Entscheidungen steigt.
• Agile Methoden, die auf multidisziplinären Teams basieren, setzen die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter gezielt ein. Dadurch werden diese Mitarbeiter auch in ihren jeweiligen Interessen gestärkt. Auch das Silodenken wird durch diese Art der Teambildung überwunden.

So zahlreich diese Vorteile auch sind: Nicht jedes Projekt eignet sich für die Anwendung agiler Methoden. In machen Fällen ist das klassische Modell, bei dem Aufgaben Punkt für Punkt abgehakt werden, sinnvoller.

Schritt für Schritt zu agilen Arbeitsmethoden

So gewinnbringend sich agile Arbeitsmethoden auch erweisen können, in einigen Fällen scheitern sie bereits bei der Einführung im Unternehmen. Hier sollte die Unternehmensführung mit Bedacht vorgehen. Hier unsere Tipps für eine gelungene Einführung agiler Methoden:

• Schaffen Sie Akzeptanz unter Ihren Mitarbeitern!
  Das ist sozusagen die Grundvoraussetzung. Der Mensch ist nun einmal ein Gewohnheitstier und muss erst einmal begreifen, warum seine bis dato gewohnte Arbeitsweise in Frage gestellt und eine neue Methode eingeführt werden soll. Es ist entscheidend, dass Führungskräfte die Bedenken ausräumen und alle Mitarbeiter auf dem Weg zu einem agil agierenden Unternehmen mitnehmen.
• Sorgen Sie für ein gemeinsames Verständnis agiler Methoden!
  Was versteht die Führungsregie genau unter „agilen Methoden“? Wichtig ist, dass hier ein gemeinsamer Nenner besteht und Einigkeit darüber besteht, was zum Beispiel mit einem agilen Mindset gemeint ist. Auch die in Frage kommenden Methoden sollten vorgestellt und besprochen werden, damit nach Möglichkeit alle Beteiligten auf demselben Wissensstand sind.
• Suchen Sie nach ersten Ansatzpunkten für agiles Arbeiten!
  Als guter Weg erweist es sich oft, agile Arbeitsweisen zunächst mit einem einzelnen Team zu erproben, das dann allen anderen Mitarbeitern von seinen Erfahrungen berichten kann. Das Pilot-Team kann an einem ersten kleinen Projekt die ausgewählte Methodik selbst erlernen, die unternehmensspezifischen Anforderungen dabei berücksichtigen und einen Fahrplan entwickeln, wie sich die agile Arbeitsmethode unternehmensweit ausrollen und umsetzen lässt.
• Trainieren Sie die Beteiligten!
  Die Einführung agiler Methoden ist definitiv ein Lernprozess. Mitarbeiter sollten daher gezielt dafür geschult werden. Indem Unternehmen spezielle Trainingseinheiten organisieren, breitet sich das Verständnis und die Sachkenntnis bezüglich der neuen agilen Methoden immer weiter aus.

Machen Sie sich bewusst: Der Übergang zu agilen Arbeitsmethoden gelingt sicher nicht von heute auf morgen. Geben Sie sich und Ihren Mitarbeitern daher unbedingt Zeit für den Change-Prozess.

IT-Fachleute implementieren passende Tools

Sie möchten agile Arbeitsmethoden auch in Ihrem Unternehmen etablieren? Dann testen Sie doch einfach mal die verschiedenen Methoden aus und machen sich ein Bild davon, ob auch für Ihr Unternehmen daraus Vorteile entstehen. Es gibt auch Coaches, die sich darauf spezialisiert haben, Unternehmen mit solchen agilen Methoden vertraut zu machen. Sie begleiten dann bei einem ersten Projekt und stehen beratend zur Seite.

Manche Methoden, die durch den direkten Austausch der Projektteams leben, stehen durch die Verlagerung ins Home Office natürlich vor diversen Herausforderungen. Aber: Es gibt inzwischen auch viele Software-Lösungen, die agile Methoden aufgreifen und sie sozusagen für die digitale Welt aufbereiten. Einige Projekt-Management-Tools sind zum Beispiel auf Kanban und Co. ausgerichtet.

Bei der Wahl und Implementierung solcher Tools können die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK Unternehmen unterstützen. Die IT-Fachleute in unserem Netzwerk integrieren neue Software-Tools perfekt in die bestehende IT-Landschaft und sorgen für eine optimale Verknüpfung. Interesse? Dann melden Sie sich!

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Weiterführende Links:
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