Asynchrones Arbeiten

1. Mehr Vernetzung, nehr Flexibilität
2. Was ist asynchrones Arbeiten?
3. Synchrones vs. asynchrones Arbeiten
4. Umsetzungsmöglichkeiten des asynchronen Arbeitens
   • Erster Tipp: Öffentliche Einsicht der Termine
   • Zweiter Tipp: Einführung von festen Antwort-Zeiten
   • Dritter Tipp: Regelmäßige Status-Updates
5. IT-Fachleute legen die Grundlage

Mehr Vernetzung, mehr Flexibilität

Die digitale Vernetzung ermöglicht vollkommen neue Wege der zwischenmenschlichen Interaktion: Dank des technischen Fortschritts ist es nun möglich, jederzeit miteinander zu kommunizieren. Digitale Konferenzen ermöglichen das Zusammentreffen mehrerer Personen, auch wenn sie in Wirklichkeit im jeweiligen Home Office kilometerweit voneinander entfernt sind. Kommunikationstools sorgen zwischendurch für schnelle Absprachen per Nachrichtenchat. Kurz gesagt: Wir sind überall und jederzeit für jeden erreichbar.

Gleichzeitig lässt sich einhergehend mit der verstärkten Arbeit aus dem Home Office auch ein Trend weg von früheren Kernarbeitszeiten und hin zu flexibleren Arbeitszeiten beobachten. Für Arbeitnehmer ist diese neu gewonnene Flexibilität natürlich ein großer Gewinn und dadurch auch für den Arbeitnehmer, den er macht sich dadurch einmal mehr attraktiv.

Aber: Diese neue Form des Arbeitens – asynchrones Arbeiten genannt – stellt auch vor neue Herausforderungen, wenn Kollegen nicht dieselben Arbeitszeiten haben, aber wichtige Absprachen zu treffen sind. Nachfolgend wollen wir daher einen Blick darauf werden, was asynchrones Arbeiten genau ist und was Unternehmen dabei beachten müssen.

Asynchrones Arbeiten ermöglicht auch das Arbeiten von Zuhause. Bild: Unsplash/ Markus Spiske

Was ist asynchrones Arbeiten?

Das asynchrone Arbeiten ist eine neue Arbeitsform, die immer mehr Unternehmen in Ihren Bann zieht. Unter dem Begriff der Asynchronität wird bekanntlich die zeitliche Versetzung eines Prozesses und somit das Gegenteil der Synchronität verstanden. Davon abgeleitet ist das asynchrone Arbeiten eine Arbeitsform, bei der jeder Mitarbeiter seinen Arbeitstag und seine Arbeitszeiten selbstständig planen kann. Anders gesagt, heißt es nun: „Bye Bye 9-to-5!“ und „Hallo, maximale Flexibilität!“

Diese Abwendung von strikten Tagesabläufen und die nahezu vollständige Entscheidungsfreiheit bezüglich der Arbeitszeit gehen dabei damit konform, dass auch der Arbeitsort in vielen Unternehmen seit einigen Monaten frei wählbar ist – ob Büro, im Home Office oder rein theoretisch auch in einem Strandkorb. Durch das asynchrone Arbeiten ist dabei auch eine ganz andere Zeitzone denkbar. Alles ist möglich – solange die Ergebnisse stimmen.

Aber was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Es bedeutet zum Beispiel, dass die bisher kaum zeitverzögerte Kommunikation über Instant Messenger wie Slack oder Microsoft Teams deutlich in den Hintergrund rückt. Zwar werden diese Tools beim asynchronen Arbeiten weiterhin verwendet, sie findet aber seltener und dafür strukturierter statt.

Synchrones vs. asynchrones Arbeiten

Blicken wir noch einmal auf den Arbeitsalltag eines typischen 9-to-5-Modells zurück: Das synchrone Arbeiten hat lange Zeit in Unternehmenskonzepten dominiert. Dieses charakterisiert sich durch die stetige Erreichbarkeit der Mitarbeiter, welche auf der gleichzeitigen Arbeitszeit basiert. Meetings und andere Formen der internen Besprechung sind hier ein zentraler Bestandteil des Arbeitsalltages, wodurch dieser streng getaktet ist. Um Punkt 5 Uhr werden dann aber die Computer heruntergefahren und jeder verabschiedet sich in seinen Feierabend. Aber was, wenn die Aufgabe noch nicht fertig ist? Dann wird sie einfach auf den nächsten Tag verschoben.

Doch damit soll nun Schluss sein, denn: Mitarbeiter fordern jetzt mehr Flexibilität durch die freie Wahl der Arbeitszeiten ein. Dies zeigt eine Studie von Slack, bei der mehr als die Hälfte der Beschäftigten angaben, lieber asynchron arbeiten zu wollen. Dadurch, dass  alle Mitarbeiter ihren Arbeitsalltag eigenständig planen können, wird maximale Entscheidungsfreiheit gewährleistet – und das ist ganz nach dem Geschmack der Mitarbeiter.

Asynchrones Arbeiten ermöglicht eine individuelle Wahl des Arbeitsortes. Bild: Unsplash/Kornel Mahl

Umsetzungsmöglichkeiten des asynchronen Arbeitens

Sollten Sie das asynchrone Arbeiten auch in Ihrem Unternehmen umsetzen wollen, müssen wir Ihnen an dieser Stelle sagen: Ein Wechsel zu diesem (neuen) Arbeitsmodell findet nicht über Nacht statt. Die Änderung von Arbeitsprozessen sowie die Umschulung der Mitarbeiter benötigt Zeit und Geduld. Schließlich muss gewährleistet werden, dass Ihre Unternehmensprozesse aufgrund der Umstellung von einer synchronen zu einer asynchronen Arbeitsform keinen Schaden nehmen und Sie gleichermaßen Erfolge erzielen können.

Es gibt allerdings ein paar Dinge, die Sie in Ihrem Unternehmen bereits im Vorfeld allmählich einführen können. Denn: Mit einem schrittweisen Wechsel der Vorgehensweise ermöglichen Sie einen reibungslosen Übergang und stellen sicher, dass keine Prozesse dabei behindert werden. Wir stellen Ihnen nachfolgend unsere Tipps vor, wie Sie mit der Einführung des asynchronen Arbeitens in Ihrem Unternehmen starten können!

1.Tipp: Öffentliche Einsicht der Termine

Mithilfe eines öffentlich einsehbaren Kalenders wissen alle Mitarbeiter stets über die terminliche Verfügbarkeit ihrer Kollegen bescheid und können die eventuelle Antwortzeit auf eine Nachricht abschätzen. Dadurch lässt sich die Interaktion trotz räumlicher Distanzen erleichtern. Darüber hinaus sollten im Kalender auch Blocker für die Bearbeitung wichtiger Projekte eingefügt werden. Denn: Durch die Einstellung, dass in dieser Zeit nicht gestört werden sollte, lassen sich Ablenkungen durch eingehende Nachrichten verhindern.

Die meisten Messaging Tools bieten zudem eine direkte Verknüpfung mit den Kalendern der Mitarbeiter an. Dadurch wird bei dem Versuch, jemanden zu kontaktieren, direkt angezeigt, falls sich derjenige gerade in einem Termin befindet. Alternativ lässt sich der eigene Status auch mithilfe von Emojis setzen – die Kollegen wissen dann zum Beispiel, wenn jemand krank ist oder gerade Mittagspause macht. Auch hier steht die Vereinfachung der Verständigung untereinander im Fokus der Überlegungen.

2. Tipp: Einführung von festen Antwortzeiten

Auch unser zweiter Tipp thematisiert die Verwaltung von Nachrichten: Hierbei führen Sie und Ihre Mitarbeiter feste Antwortzeiten für eingehende Nachrichten in den Arbeitsalltag ein, um dadurch strukturierter arbeiten zu können. Die Planung solcher fester Antwortzeiten ermöglicht es, den Arbeitsalltag flexibel zu gestalten, ohne immer wieder von eingehenden Nachrichten abgelenkt zu werden.

Dabei reichen je nach Dringlichkeit zwei oder drei feste Zeiträume am Tag für die Beantwortung der in der Zwischenzeit eingegangenen Nachrichten vollkommen aus. Dagegen deaktivieren Sie und Ihre Mitarbeiter in der Zeit dazwischen die Benachrichtigungen, sodass Sie effektiv an Ihren Aufgaben weiterarbeiten können. Damit lässt sich dass auch der Versuchung widerstehen, sich von Benachrichtigungen ablenken zu lassen.

3. Tipp: Regelmäßige Status-Updates

Mithilfe von regelmäßigen Status-Update-Meetings können Mitarbeiter das gesamte Team über den derzeitigen Stand aktueller Projekte in Kenntnis setzen. Dadurch ersparen sie sich auch die Zeit dafür, mehreren Einzelpersonen separat schreiben zu müssen. Außerdem stellen Status-Meetings sicher, dass auch wirklich jedes Teammitglied von den Fortschritten erfährt und niemand im Informationsfluss vergessen wird. Und zu guter Letzt können auch Kollegen außerhalb des Kernteams zu solchen Terminen eingeladen werden, um externes Feedback einzuholen und neue Perspektiven zu gewinnen.

Solche fest terminierten Meetings kann jeder Mitarbeiter in seinen Tagesablauf einbauen und den Rest seines Arbeitstages flexibel drum herum stricken – auf diese Weise ist dann immer noch eine bestmögliche Flexibilität in der restlichen Tagesplanung möglich.

Auch beim asynchronen Arbeiten sind Absprachen wichtig. Bild: Unsplash/Chris Montgomery

IT-Fachleute legen die Bausteine

Der Wandel von einem synchronen Arbeitsmodell zum asynchronen Arbeiten bedarf neben Zeit und Geduld aber vor allem auch Expertenwissen. Schließlich eignen sich nicht alle Arbeitsprozesse für einen Wechsel zum asynchronen Arbeiten. In einigen Bereichen ist und bleibt die synchrone Vernetzung mit den Kollegen – und Kunden sowie Geschäftspartnern – unabdingbar, sodass ein Wechsel zum asynchronen Arbeiten den Arbeitserfolg behindern könnte.

Zur individuellen Abschätzung der Vor- und Nachteile ist qualifiziertes Fachpersonal gefragt. Außerdem benötigen Sie für einen erfolgreichen Umstieg die die ein oder andere Software, damit Arbeitsprozesse bei asynchronem Arbeiten genauso gut funktionieren wie beim synchronen Arbeiten. Die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK beraten Sie dazu gern und helfen Ihnen bei der Einrichtung eines geeigneten Programms, das eine asynchrone Arbeitsform auch in Ihrem Unternehmen ermöglicht.

Weiterführende Links:
funkschau