Das Hybrid Office ist Teil, wenn nicht sogar Sinnbild der neuen Arbeitswelt. Allerdings gilt es einiges zu beachten, damit hybrides Arbeiten wirklich funktioniert.
Wir erklären, was das Hybrid Office ist und welche Vorteile und Nachteile hybrides Arbeiten hat.
Die neue Arbeitswelt ist hybrid
Aktuell ist die Pandemiesituation schon wieder so ernst, dass die Bundesregierung erneut die Home-Office-Pflicht ausgesprochen hat. Aber auch in den Wochen, in denen sich die Lage etwas entspannter gezeigt hat, waren viele Büros nur teilweise besetzt: Hybrides Arbeiten hat in vielen Teilen der Unternehmenslandschaften die Regentschaft übernommen. Und das wird vermutlich auch über die Pandemie hinaus so bleiben.
Davon gehen laut der aktuellen „Hybrid Work Global Survey 2021“ von riverbed zumindest 83 Prozent von fast 1.500 befragten Business- und IT-Entscheidern auf der ganzen Welt aus. Sie glauben, dass mindestens 25 Prozent der Mitarbeiter auch nach dem Ende der Pandemie hybrid arbeiten werden – vorausgesetzt dieses Ende kommt…
Hybrides Arbeiten ist also definitiv gekommen, um zu bleiben. Fragt sich, was hybrides Arbeiten beziehungsweise das Hybrid Office überhaupt ist. Fragt sich außerdem, welche Vorteile und Nachteile hybrides Arbeiten hat. Und fragt sich zuletzt auch, wie das Hybrid Office zu einem funktionierenden Modell werden kann.
Ein Kollege ist aus dem Home Office zugeschaltet, während sich die anderen vor der Laptop-Kamera versammeln. Bild: Pexels/Anna Tarazevich
Was ist hybrides Arbeiten?
Der Begriff hybrides Arbeiten steht dafür, dass Mitarbeiter eines Unternehmens sowohl im Büro als auch aus dem Home Office arbeiten können. Die Regelungen, wie genau mit diesem hybriden Arbeitsmodell umgegangen wird, sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.
Teilweise können Mitarbeiter flexibel selbst entscheiden, an welchen Tagen sie ins Büro kommen und an welchen sie Zuhause – oder an einem anderen Ort mit stabiler Internetverbindung – arbeiten. In anderen Unternehmen ist dagegen festgelegt, an welchen Tagen die Präsenz vor Ort im Büro erwünscht und an welchen Tagen Home Office für die Mitarbeiter möglich ist.
Das Hybrid Office ist also kein physischer Ort, sondern ein Konzept, das sowohl den Unternehmenssitz als auch die Orte, an denen Mitarbeiter remote arbeiten, umspannt. Meistens ist der Remote-Arbeitsplatz wohl das Home Office, denkbar ist aber auch ein temporärer Arbeitsplatz in einem Café, in einem Coworking Space oder an einem verlängerten Wochenende vielleicht auch im Hotel in einer fremden Stadt.
Hybrides Arbeiten: Vorteile
Es hat sich inzwischen herausgestellt, dass das Hybrid Office so einige Vorteile mit sich bringt. Hier eine kurze Übersicht:
- Bessere Work-Life-Balance durch Flexibilität:
Der wohl größte Vorteil ist, dass sich die Work-Life-Balance durch hybrides Arbeiten verbessern kann. An den Home-Office-Tagen entfallen Zeitaufwände (und Kosten) für den Arbeitsweg, zudem lassen sich private Termine beispielsweise in die Mittagspause legen. Auch die Kinderbetreuung gestaltet sich durch die Arbeit im Home Office einfacher. - Das Beste aus beiden Welten:
Sowohl das Home Office als auch das Büro haben ihre Vorzüge. Durch das hybride Arbeitswelten lassen sich beide Welten miteinander vereinen. Im Home Office lässt es sich zum Beispiel oft ruhiger arbeiten als im belebten Großraumbüro, das Büro wiederum punktet durch den direkten Austausch mit den Kollegen und die sozialen Kontakte. - Plus-Punkt beim Recruiting:
Bei der Mitarbeitergewinnung kann sich das Angebot von Hybrid-Arbeit als wichtiges Argument erweisen. Denn viele (zukünftige) Mitarbeiter wollen nicht mehr auf die Möglichkeit zum Home Office verzichten und schlagen Stellen bewusst aus, bei denen diese Möglichkeit nicht besteht. - Kleinere Büros durch Shared Desks:
Unternehmen können durch das Hybrid Office finanziell profitieren. Durch das Shared-Desk-Prinzip müssen sie bei einem Mitarbeiterwachstum keine weiteren Büroflächen anmieten, sondern können geteilte Arbeitsplätzen einrichten. Mitarbeiter, die das hybride Arbeiten für sich nutzen, können diese Schreibtische flexibel buchen. - Einsparungen bei Nebenkosten:
Unterm Strich lässt sich festhalten, dass die Nebenkosten für Unternehmen sinken. Denn: Weniger Mitarbeiter nutzen mit ihren (mobilen) Geräten tagtäglich Strom, nur ein Teil der Mitarbeiter verbraucht Wasser und – wie erwähnt – braucht es weniger Büroflächen.
Dass sich diese Vorteile sowohl für das Unternehmen, als auch für die Mitarbeiter positiv auswirken, ist nicht von der Hand zu weisen. Aber: Wie es so oft der Fall ist, hat auch diese Medaille eine Kehrseite.
Der größte Vorteil durch hybrides Arbeiten ist die große Flexibilität im Home Office. Bild: Pexels/Tima Miroshnichenko
Hybrides Arbeiten: Nachteile
Auf der Kehrseite der besagten Medaille finden sich die Nachteile des Hybrid Office wider. Auch hierzu haben wir eine Übersicht zusammengestellt:
- Hürden bei der Zusammenarbeit:
Als es zu Beginn der Pandemie hieß, dass ein Wechsel ins Home Office notwendig ist, sind teilweise nur Übergangslösungen für die Zusammenarbeit auf Distanz eingerichtet worden. Unternehmen, die sich dauerhaft für hybrides Arbeiten entscheiden, sollten dafür ein Konzept erarbeiten und genau untersuchen, mit welchen Tools sich hybride Arbeitsmodelle am besten umsetzen lassen. - Hybride Meetings als Herausforderung:
Einige Mitarbeiter im Konferenzraum, andere im Home Office – das kann für hybride Meetings eine Herausforderung darstellen. Für die Remote-Mitarbeiter erweist es sich in manchen Fällen als schwierig, sich in lebhafte Diskussionen einzuschalten, denn sie werden schlicht vergessen. Hinzu kommen oft technische Herausforderungen, wenn die Ausstattung nicht stimmt. - Neuer Bedarf für die Ausstattung:
Das Hybrid Office stellt besondere Anforderungen an die Ausstattung. Die Konferenzräume müssen mit geeigneten Videokonferenz-Systemen ausgestattet sind. Mitarbeiter benötigen die richtige Technik, um bequem vom Home Office ins Büro und wieder zurück wechseln zu können. Und Desk-Sharing-Arbeitsplätze benötigen ebenfalls das dafür geeignete Equipment. - Anpassung der Bürokonzepte:
Beim hybriden Arbeiten werden Büros vorrangig als Orte des Austauschs verstanden. Hierzu ist es wichtig, dass Unternehmen geeignete Zonen schaffen. Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten, Treffpunkte für kollaboratives Arbeiten im Team, am besten mit interaktiven Whiteboards, oder auch die bereits perfekt ausgestatteten Konferenzräume für hybride Meetings.
Diese Nachteile klingen zwar nicht so gut. Es gibt aber auch Mittel und Wege, wie sie sich beheben oder zumindest abmildern lassen.
So setzen Unternehmen das Hybrid Office um
Aus den genannten Vorteilen und Nachteilen lässt sich gut ableiten, worauf Unternehmen achten müssen, um das Hybrid Office effektiv umzusetzen. Auch hierzu die wichtigsten Punkte in einer Übersicht:
- Testen, testen, testen!
Das gilt vor allem für neue Tools, die die Produktivität beim hybriden Arbeiten möglicherweise ankurbeln. Hier gilt es, offen für neue Technologien zu sein und bei kostenintensiveren Anschaffungen den Return-On-Investment mitzudenken. - Verwandeln Sie Ihr Büro in eine hybride Arbeitsumgebung!
Erstellen Sie ein Konzept, wie das Büro optimal auf hybrides Arbeiten ausgerichtet werden kann. Die Ausstattung der Konferenzräume, Kreativzonen mit digitalen Whiteboards, Ruhebereiche – all das sollten sie berücksichtigen. - Machen Sie hybrides Arbeiten zur Teamsache!
Beim dauerhaften Wechsel zum Hybrid Office muss sich die neue Arbeitsweise auch in den Köpfen der Mitarbeiter festigen. Sicherlich wird es einige Kollegen geben, die das traditionelle Arbeiten bevorzugen. Hier gilt es, wiederholt Feedback einzuholen und alle mitzunehmen. - Sammeln Sie Erfahrungen und ziehen Lehren daraus!
Vor allem zu Anfang sind aus den Erfahrungen Lerneffekte zu ziehen. Analysieren Sie Probleme, die durch das hybride Arbeitsmodell aufgetaucht sind, und entwickeln Sie Strategien, wie sich diese Probleme beheben lassen. - Statten Sie Mitarbeiter für hybrides Arbeiten perfekt aus!
Der Wechsel vom Home Office ins Büro muss so einfach wie möglich gelingen. Ein Laptop ist dafür die Basis. Auch externe Bildschirme und eine Dockingstation für Laptops für beide Arbeitsorte sind hilfreich. Ebenfalls sinnvoll: Headset, externe Maus, externe Tastatur. Achten Sie am besten auch auf Ergonomie! - Die Zukunft liegt in der Cloud!
Ohne Cloud-Technologien ist das Hybrid Office kaum möglich. Hier sollten Sie den Übergang nicht verpassen – ansonsten könnten Sie vom Wettbewerb abgehängt werden.
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Die Ausstattung muss für hybrides Arbeiten stimmen. Mitarbeiter im Home Office können durch die Laptop-Kamera oft nicht alles sehen. Bild: Pexels/MART PRODUCTION
IT-Fachleute richten das Hybrid Office ein
Plötzliche Veränderungen sind immer schwierig. Aber: Der durch die Pandemie ausgelöste Wechsel ins Home Office hat in vielen Unternehmen sehr gut funktioniert, andere hatten inzwischen genügend Zeit, um nachzubessern. Jetzt geht es darum, zu überlegen, wie die Zukunft des Arbeitens aussehen soll. Jedes Unternehmen trifft Entscheidungen diesbezüglich natürlich individuell. Aber: Es zeichnet sich ab, dass Angestellte nicht wieder zur Dauerpräsenz im Büro zurückkehren wollen – und gegebenenfalls eine neue Anstellung suchen, sollte der bisherige Arbeitgeber nicht mitziehen.
Unternehmen sind also gut beraten, sich diesem Trend nicht entgegen zu stellen. Besser ist, sie werden sogar zum Vorreiter – mit einem effektiven Konzept für hybrides Arbeiten, einem auf das Hybrid Office ausgelegten Büro und durch modernes Equipment für die Mitarbeiter.
Bei der Ausstattung mit geeigneter Hardware und Software sind Ihnen die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK gern behilflich. Unsere IT-Fachleute sind absolut versiert darin, Unternehmen für das Home Office und für hybrides Arbeiten auszustatten. Interesse an einer ersten unverbindlichen Beratung? Dann melden Sie sich!
Weiterführende Links:
riverbed, it-daily, IT-ZOOM, netzwoche
Geschrieben von
Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich. Neue IT-Trends? Wichtige Business-News? Die studierte Germanistin und ausgebildete Redakteurin behält nicht nur das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, sondern versteht es zudem, das IT-Wissen des IT-SERVICE.NETWORK verständlich aufzubereiten.
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