Videomeetings haben sich bewährt. So sehr, dass inzwischen viele Unternehmen planen, auch nach der Corona-Pandemie vermehrt darauf zu setzen, anstatt Mitarbeiter durch die Weltgeschichte zu schicken. Aber haben Sie in Ihren Besprechungsräumen bereits qualitativ hochwertige Videokonferenz-Systeme im Einsatz?
Wir erklären, wie Sie Meeting-Räume mit der richtigen Technik für Online-Geschäftstermine perfekt in Szene setzen.
Fast schon eine Medizin für sich: Videokonferenz-Systeme. Bild: Logitech
Videomeetings: Not wird zur Tugend
Vor der Pandemie waren Videokonferenzen eher Ausnahme als Regel. Durch die Notwendigkeit, Mitarbeiter so weit wie möglich ins Home Office zu schicken, hat sich im Frühjahr 2020 aber ein drastischer Wandel vollzogen: Plötzlich war die Videokonferenz zu einer Notwendigkeit geworden.
Mitarbeiter erhielten Laptops mit Kamera für die Arbeit von zuhause oder nutzten ihre privaten Geräte, wenn es keine andere Möglichkeit gab. Ein Fazit aus der Anfangszeit ist, dass besonders die fehlende Home-Office-Ausstattung so manches Unternehmen vor eine riesige Herausforderung gestellt hat.
Aber so hart die Umstellung zu Beginn auch gewesen sein mag, haben letztlich doch viele Unternehmen eine positive Erfahrung damit gemacht. Einerseits mit Remote Work an sich, andererseits aber auch mit Videokonferenzen als eines der Hauptkommunikationsmittel. Es hat sich gezeigt, dass viele Gespräche auch per Webmeeting funktionieren und ein Treffen von Angesicht zu Angesicht gar nicht immer notwendig ist. Aus der Not ist sozusagen eine Tugend geworden.
Vorteile der Videokonferenz
Die Vorteile der Videokonferenz liegen auf der Hand. Auf der einen Seite entfallen einige Kosten, die bei den früher üblichen Dienstreisen für Reise und Unterkunft anfielen. Auf der anderen Seite ist eine deutliche Zeitersparnis erkennbar. Früher war es nicht unüblich, dass ein Mitarbeiter für einen einstündigen Geschäftstermin Stunden auf der Autobahn verbrachte – Zeit, die in den meisten Fällen ungenutzt verstrichen ist.
Im Endeffekt wird durch das Verlegen solcher Meetings vom physischen in den virtuellen Raum und den geringeren Aufwand Zeit zu Geld gemacht. Vielleicht können Sie sogar Ihren Fuhrpark deutlich reduzieren und anstatt mehrere günstigere Fahrzeuge zu nutzen, künftig in etwas teurere E-Modelle investieren.
Neben diesen rein wirtschaftlichen Vorteilen gibt es noch einen weiteren positiven Effekt, der nicht vergessen werden darf: Es hilft der Umwelt, wenn Mitarbeiter ein (kurzes) Gespräch virtuell führen, statt mit Auto, Bus und Bahn zu dem Termin fahren zu müssen. Sie verbessern durch reduzierte Geschäftsreisen also zusätzlich die Ökobilanz Ihres Unternehmens.
Besprechungsraum wird mit Videokonferenz-Systemen virtuell
Insbesondere bei Meetings mit nur zwei oder drei Gesprächspartnern reicht eine Videokonferenz über die Kamera und das Mikrofon des Laptops meist schon aus. Anders liegt der Fall, wenn Sie sich mit mehreren Kollegen in einem Ihrer Konferenzräume in eine Videokonferenz einschalten möchten.
Sicherlich ist es Ihnen besonders bei Videomeetings mit externen Gesprächspartnern wichtig, dass Sie und Ihre Mitarbeiter Kompetenz ausstrahlen. Da reicht es nicht, einfach einen Laptop in die Mitte des Konferenztisches zu stellen und dessen Kamera immer auf die jeweils sprechende Person auszurichten.
Sofern Sie Videokonferenzen dauerhaft einsetzen und nicht wie ein Amateur wirken möchten, ist es an der Zeit, Ihre Besprechungsräume mit der richtigen Technik auszustatten. Denn: Hochwertige Videokonferenz-Hardware sorgt für eine perfekte Übertragung und setzt sowohl den Raum als Repräsentation Ihres Unternehmens als auch die Anwesenden perfekt in Szene.
Über einen Touch-Controller lassen sich Videokonferenz-Systeme einfach steuern. Bild: Logitech
Videokonferenz-Systeme: die Bestandteile im Überblick
Und genau an dieser Stelle wird es kompliziert, denn es gibt inzwischen eine große Bandbreite verschiedener Systeme. Das fängt bei einer All-in-One-Touch-Lösung an, bei der Kamera, Mikro und Lautsprecher in einen Bildschirm integriert sind, und reicht bis zu mehrteiligen Videokonferenz-Systemen mit mehreren Bestandteilen. Die wichtigsten Komponenten für solche Systeme haben wir einmal für Sie zusammengefasst:
- Bildschirm: Der Bildschirm gehört zu den wichtigsten Komponenten für die Videokonferenz in Meetingräumen. Sie haben die Wahl: Wie groß soll das Display sein? Welche Auflösung soll es haben? Soll es ein Touch-Display sein?
- Kamera: Das Spektrum reicht von einer einfachen Webcam bis zum Modell mit Schwenk-, Neige- und Zoom-Funktion sowie Full-HD-Bildqualität.
- Lautsprecher: Besonders in größeren Räumen kommen häufig mehrere Lautsprecher zum Einsatz, sodass eine vollständige Sound-Abdeckung gesichert ist.
- Mikrofon: Besonders in größeren Räumen sind für eine qualitativ hochwertige Gesprächswiedergabe oft mehrere Mikrofone notwendig.
- Freisprecheinrichtung: Die Freisprechanlage vereint Lautsprecher und Mikrofon in einem Gerät und verfügt zudem über einige Bedienelemente.
- Touch-Controller: Die Fernbedienung war gestern, denn jetzt kommt der Touch-Controller. Über das Touch-Display lässt sich das Meeting steuern.
Welches der vielen Videokonferenz-Systeme am Markt mit welchen Bestandteilen das richtige für Sie ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Eine große Rolle spielt beispielsweise die Größe des auszustattenden Meeting-Raums. Und auch die individuellen Anforderungen des Unternehmens spielen eine Rolle. Ein Beispiel: Möchten Sie den Bildschirm auch als Whiteboard nutzen, sodass er eine Touch-Funktion braucht?
Videokonferenz-Systeme gesucht? Wir beraten Sie!
Nicht jedes System erfüllt Ihre individuellen Ansprüche, nicht jede Lösung passt zu der in Ihrem Betrieb eingesetzten Software. Bei der Auswahl einer Konferenzraumtechnik müssen Sie zusätzlich zu den technischen Details der Hardware auch die Voraussetzungen vor Ort berücksichtigen.
Wie ist es um die verfügbare Bandbreite bestellt? Reicht diese für die perfekte Übertragung von Ton und Bild in Echtzeit aus? Und erfüllt Ihr IT-Netzwerk die nötigen Voraussetzungen? Diese und weitere Fragen sollten bei einer potenziellen Kaufentscheidung Einfluss nehmen. Eindeutig: Expertenwissen ist gefragt.
Die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK stellen ihre Fachkenntnis gern in Ihren Dienst. Informieren Sie sich bei unseren Fachleuten über die Optionen und lassen das gewünschte System fachgerecht von uns einrichten. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Geschrieben von
Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich. Neue IT-Trends? Wichtige Business-News? Die studierte Germanistin und ausgebildete Redakteurin behält nicht nur das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, sondern versteht es zudem, das IT-Wissen des IT-SERVICE.NETWORK verständlich aufzubereiten.
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