Deep Work

Kennen Sie es, wenn Sie derart in Ihre Arbeit vertieft sind, dass Sie gar nicht mitbekommen, was um Sie herum geschieht? Für genau so einen Zustand gibt es jetzt einen Begriff: Deep Work. 

Wir erklären, wie das Konzept Deep Work zu verstehen ist und wie Mitarbeiter konzentriert arbeiten können.

Konzentriertes Arbeiten leidet unter Ablenkungen

Ablenkungen lauern in der digitalen Arbeitswelt von heute hinter jeder Ecke. Es ploppt ein Benachrichtigungsfenster auf, das den Eingang einer Direktnachricht in einem Kommunikationstool wie Microsoft Teams oder Slack ankündigt; an einem Nachbartisch telefoniert jemand vielleicht ein kleines bisschen zu laut; ein Kollege klingelt durch, um etwas zu erfragen; vielleicht ist es aber auch das Smartphone, das auf Neuigkeiten in den Sozialen Netzwerken hinweist und so die Konzentration stört.

Wie extrem das Problem der Ablenkung ist, zeigt eine Studie des Thinktanks Next Work Innovation, an der 637 in der Wissensarbeit tätige Personen aus 25 Unternehmen teilnahmen: Alle vier Minuten wurden die Befragten in ihrer Tätigkeit unterbrochen. Es versteht sich von selbst, dass konzentriertes Arbeiten in der verbleibenden Zwischenzeit nur schwer möglich ist. Unternehmen geht dadurch wertvolle Schöpfungskraft verloren, während sich Mitarbeiter durchaus unproduktiv fühlen können, was wiederum zu Unzufriedenheit – und mehr Ablenkung – führt.

Um dieser Abwärtsspirale zu entkommen, hat der Autor Cal Newport das Konzept Deep Work entwickelt. Aber was genau ist darunter zu verstehen? Und kann das Konzept wirklich für konzentriertes Arbeiten sorgen?

Was ist Deep Work?

Deep Work bezeichnet die Fähigkeit, sich tief und konzentriert auf eine Aufgabe oder ein Projekt fokussieren zu können, ohne sich durch Ablenkungen aus diesem Zustand höchster Konzentration reißen zu lassen. Den Begriff und das Konzept dahinter hat der Informatikprofessor Cal Newport in seinem Buch „Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World“ („Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen“; 2016) eingeführt. Inzwischen ist er in der Arbeitswelt etabliert.

Newport argumentiert in seinem Buch, dass Deep Work in der heutigen Welt, in der Beschäftige (und Privatpersonen) ständig von Ablenkungen umgeben sind, immer wichtiger wird. Es geht darum, sich hochkonzentriert einer Aufgabe zu widmen und dabei die kognitiven Fähigkeiten maximal auszuschöpfen.

Der englische Ausdruck „to be in the zone“ ist für diesen Zustand sehr treffend: Man ist derart in seine Aufgabe vertieft, dass man sich wie in einem Rausch befindet und das Drumherum vollkommen ausblendet. Auch der Ausdruck „im Flow“ (deutsch: im [Arbeits-]Fluss) zu sein, drückt diesen Zustand sehr gut aus. Komplexe Aufgaben lassen sich dadurch in einer hohen Qualität erledigen, was wiederum die Effizienz enorm steigert.

Wie das Konzept Deep Work funktioniert

Das Konzept basiert also auf der Annahme, dass ständige Kommunikation, der Einfluss sozialer Medien und Unterbrechungen in der heutigen digitalen Welt dominant sind und dass dadurch die Fähigkeit zur tiefen Konzentration und zur Erledigung anspruchsvoller Aufgaben verloren geht. Darüber hinaus erklärt Cal Newport aber auch, wie sich das Deep-Work-Konzept mit dem Ziel, Ablenkungen zu minimieren oder sogar zu eliminieren, anwenden lässt. Im Wesentlichen unterteilen sich die Methoden hinter Deep Work in zwei Hauptbereiche:

1. Praktische Vorbereitung:
   • Deep Work beinhaltet die Planung von Zeitblöcken, die sich jeweils einer einzelnen Aufgabe widmen. Diese Zeitblöcke sollten idealerweise mehrere Stunden dauern, um in den Zustand des Flows einzutauchen.
   • Es ist dabei entscheidend, für die Dauer einer solchen Deep-Work-Phase Ablenkungen jeglicher Art zu minimieren und eine ruhige Arbeitsumgebung zu schaffen. Das lässt sich beispielsweise umsetzen, indem das (private) Smartphone ausgeschaltet oder in einen anderen Raum verbannt wird; möglich ist auch, eine Fokuszeit festzulegen, in der auf dem Laptop keine Benachrichtigungen angezeigt und keine Anrufe durchgestellt werden. Ein ruhiger Arbeitsplatz lässt sich im Home Office naturgemäß einfacher schaffen als im Großraumbüro – in Letzterem kann höchstens der Griff zu Noise-Cancelling-Kopfhörern helfen.
2. Mentale Vorbereitung:
   • Deep Work erfordert (mentale) Disziplin. Dies kann durch Konzentrationstraining – beispielsweise durch Meditation – oder durch Achtsamkeitsübungen verbessert werden.
   • Hilfreich ist auch, mit Priorisierung zu arbeiten. Anstatt sich in unwichtigen Tätigkeiten zu verlieren, gilt es, gezielt die wichtigsten und wertvollsten Aufgaben anzugehen.
   • Die Schaffung von täglichen Routinen und Gewohnheiten kann dazu beitragen, Deep Work in den Alltag zu integrieren und die Konzentrationsfähigkeit zu verbessern.

Letztlich ist der Kern von Deep Work, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und dadurch bessere Ergebnisse zu erzielen. Es erfordert allerdings einiges an Engagement und Übung, um die digitale Ablenkungskultur zu durchbrechen. Aber: Die Vorteile, die aus der Umsetzung der Methode entstehen, sind den Einsatz wert.

Deep Work – das sind die Vorteile

Es versteht sich von selbst, dass konzentriertes Arbeiten, wie es mit dem Deep-Work-Konzept einhergeht, viele Vorteile mit sich bringt. Mitarbeiter und Unternehmen profitieren davon gleichermaßen. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Vorteile:

• Durch den Fokus auf anspruchsvolle Aufgaben lässt sich die Produktivität erheblich steigern. Mitarbeiter können Aufgaben schneller erledigen und erzielen bessere Ergebnisse.
• Indem sie in den „Flow“ gelangen, können Mitarbeiter zu innovativen Lösungen kommen und kreative Durchbrüche erleben. Sie sind also in der Lage, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.
• Auch in Sachen Weiterbildung ist Deep Work hilfreich: Durch die intensive Konzentration lassen sich neue Fähigkeiten und Kenntnisse schneller erwerben und behalten.
• Das gezielte Zeit-Management und die Priorisierung von Aufgaben tragen dazu bei, dass diese effektiver erledigt werden und die Arbeitszeit effizienter genutzt werden kann.
• Wenn Benachrichtigungen und E-Mails als potenzielle Ablenkungen konsequent ausgeschaltet sind, kann auch der Stresslevel sinken. Denn: Mit den Nachrichten trudeln meist auch neue Aufgaben mit ein – mittels Deep Work werden diese zumindest temporär ausgeblendet. Und weniger Stress fördert die Mitarbeitergesundheit.
• Wer es schafft, tief in der Arbeit zu versinken uns dabei wichtige Fortschritte zu machen, fühlt sich produktiv und erfolgreich, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und persönlichem Erfolg führt.
• Qualitativ gute Arbeitsergebnisse sind auch für den weiteren beruflichen Erfolg wichtig. Langfristig kann die Fähigkeit, Deep Work zu praktizieren, daher auch die Karrierechancen verbessern.
• Und wenn Mitarbeiter produktiver, effizienter und qualitativ hochwertiger arbeiten, wenn sie weniger gestresst und dadurch seltener krank sind und wenn sie mit sich und ihrer Arbeit zufrieden sind, ist das natürlich auch immer ein Gewinn für das Unternehmen.

Sie sehen: Es ist durchaus sinnvoll, sich eingehender mit dem Deep-Work-Konzept zu befassen und es im Unternehmen zu implementieren. Aber wie können Unternehmen ihren Mitarbeitern dabei helfen, sich die Fähigkeit anzueignen, Ablenkungen durch Technologie oder Umgebungsstörungen auszublenden?

So setzen Unternehmen Deep Work ein

Eines vorweg: Die Einführung von Deep Work im Unternehmen erfordert Zeit und Engagement auf allen Ebenen der Organisation. Wir haben eine kleine Anleitung erstellt, die Unternehmen dabei helfen kann, Deep Work in ihrer Arbeitskultur zu etablieren:

1. Verständnis und Bewusstsein schaffen:
   Beginnen Sie damit, den Mitarbeitern das Konzept von Deep Work zu erklären und die Vorteile für die individuelle Produktivität und den Unternehmenserfolg aufzuzeigen. Spezifische Workshops können hierbei hilfreich sein.
2. Schulung und Unterstützung bieten:
   Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter über die notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen verfügen, um Deep Work anzuwenden. Dies kann Schulungen zu speziellen Tools oder auch zu Konzentrationstechniken umfassen.
3. Flexible Arbeitsumgebung ermöglichen:
   Schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, die Deep Work unterstützt. Dies kann bedeuten, ruhige Arbeitsbereiche einzurichten, in denen Mitarbeiter ungestört arbeiten können.
4. Klare Priorisierung setzen:
   Ermutigen Sie Mitarbeiter, ihre Arbeit nach Prioritäten zu organisieren. Identifizieren Sie die wichtigsten Aufgaben und Projekte, die Deep Work erfordern, und unterstützen Sie Mitarbeiter dabei, sich darauf zu konzentrieren.
5. Zeit-Management fördern:
   Integrieren Sie Zeit-Management-Techniken wie die Pomodoro-Technik oder Time Blocking in die Arbeitsweise der Mitarbeiter, um konzentrierte Arbeitsphasen zu planen.
6. Kommunikationsrichtlinien festlegen:
   Etablieren Sie klare Richtlinien für die interne Kommunikation. Reduzieren Sie unnötige Meetings, fördern Sie die Nutzung von Kommunikationstools wie E-Mails oder Chat für nicht dringende Angelegenheiten und ermutigen Sie Mitarbeiter, Benachrichtigungen in Fokuszeiten auszuschalten.
7. Technologieregeln definieren:
   Schaffen Sie Regeln für die Nutzung von Technologie während Deep-Work-Phasen. Dies kann das Stummschalten von Benachrichtigungen oder die Einführung von Tools zur zeitweisen Sperrung von Websites und Apps umfassen.
8. Vorbildfunktion nutzen:
   Führungskräfte sollten als Vorbilder fungieren, indem sie Deep Work selbst praktizieren. Dies sendet ein starkes Signal an die Mitarbeiter und ermutigt sie, dasselbe zu tun.
9. Feedback und Anpassung einholen:
   Sammeln Sie regelmäßiges Feedback von Mitarbeitern, um herauszufinden, wie gut Deep Work in der Organisation funktioniert. Passen Sie die Strategien und Richtlinien entsprechend an.
10. Flexibilität bewahren:
    Es ist wichtig, die Flexibilität zu bewahren und sicherzustellen, dass Deep Work nicht zur Zwangsjacke wird. Es gibt Aufgaben, die regelmäßige Kommunikation und Kollaboration erfordern, und dies sollte berücksichtigt werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass Deep Work nicht für jede Aufgabe oder jedes Team geeignet ist. Gleichzeitig sollte das Konzept als eine wertvolle Technik betrachtet werden, die bei Bedarf genutzt werden kann.

Was IT-Dienstleister für Sie tun können

IT-Dienstleister können eine entscheidende Rolle dabei spielen, Deep Work im Unternehmen zu etablieren. Sie können nämlich dabei helfen, die Voraussetzungen dafür zu schaffen. Wie? Hier sind einige Möglichkeiten:

1. Bereitstellung von Produktivitätstools:
   IT-Dienstleister können Unternehmen bei der Auswahl und Implementierung von Produktivitätstools unterstützen, die Deep Work fördern. Dazu gehören Time-Tracking-Software, Projekt-Management-Tools und spezielle Anwendungen zur Blockierung von Ablenkungen.
2. Schaffung einer effizienten IT-Umgebung und IT-Support:
   Auch IT-Probleme und -Störungen zählen zu den unerwünschten Ablenkungen, die die Arbeit unnötig erschweren. IT-Dienstleister sorgen dafür, dass es dazu gar nicht kommt und Mitarbeiter unbehelligt arbeiten können. Und sollte es doch einmal zu einem Problem kommen, ist ein schneller und zuverlässiger IT-Support entscheidend.
3.  Gewährleistung von Netzwerksicherheit und Datenschutz:
   Auch eine sichere und stabile Netzwerkumgebung ist wichtig. Indem IT-Dienstleister dabei helfen, die Netzwerksicherheit zu gewährleisten und Datenschutzbestimmungen einzuhalten, können sich Mitarbeiter auf ihre Tätigkeit fokussieren, ohne sich um Sicherheitsprobleme oder Datenschutzbedenken sorgen zu müssen.
4. Aufbau von Remote-Arbeitsumgebungen:
   Wie erwähnt, ist Deep Work im Home Office einfacher zu gestalten als im Großraumbüro. Dafür sollte der Remote-Arbeitsplatz aber möglichst optimal gestaltet sein. IT-Dienstleister sind – spätestens seit der Corona-Pandemie – darauf spezialisiert, effiziente Remote-Arbeitslösungen bereitzustellen.
5. Durchführung von Schulungen:
   IT-Dienstleister können Schulungen anbieten, um Mitarbeiter mit den implementierten Tools vertraut zu machen, sodass die neuen Technologien in der Praxis effektiv genutzt werden können. Dies kann die Verwendung von Tools zur Zeiterfassung und zur Blockierung von Ablenkungen einschließen.

Es besteht also durchaus Potenzial, wie IT-Dienstleister bei der Umsetzung von Deep Work im Unternehmen helfen können. Wichtig ist dazu eine enge Zusammenarbeit zwischen IT-Dienstleister und Unternehmensführung.

Unsere IT-Experten stehen Ihnen zur Seite!

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Dazu machen sich unsere IT-Profis zunächst ein Bild von Ihrem spezifischen Bedarf, um auf dieser Grundlage konkrete Empfehlungen aussprechen zu können. Haben Sie sich für deren Umsetzung entschieden, übernehmen unsere IT-Experten auch dies. Mit der Abwicklung dieses Projekts muss die Zusammenarbeit aber noch lange nicht beendet sein: Durch den kontinuierlichen IT-Support im Rahmen von sogenannten Managed Services stehen Ihnen unsere Fachleute auf Wunsch auch gern dauerhaft zu Seite. Klingt gut? Dann kontaktieren Sie uns!

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Weiterführende Informationen:
ZEIT ONLINE, Utopia, asana
Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text die männliche Form. Gemeint sind jedoch immer alle Geschlechter und Geschlechtsidentitäten.