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Professionelle E-Mail-Signatur

Mit diesen Tipps können Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellen

von 06.03.2024
Zu sehen ist ein Mann am Laptop. Er verwendet eine professionelle E-Mail-Signatur. Bild: Pexels/MART PRODUCTION
Eine professionelle E-Mail-Signatur gehört in der Geschäftskommunikation zum Pflichtprogramm. Bild: Pexels/MART PRODUCTION 

Jeden Tag aufs Neue werden unzählige E-Mails zur geschäftlichen Kommunikation versendet. Für einen guten (ersten) Eindruck ist eine professionelle E-Mail-Signatur dabei elementar.

Wir erklären, was eine E-Mail-Signatur eigentlich ist, und geben Tipps zur Einrichtung einer professionellen Signatur.

E-Mails gehören zum Geschäftsalltag

Es sind Millionen von E-Mails, die in der (deutschen) Wirtschaft Monat für Monat versendet werden. Die jüngste E-Mail-Verkehrsstatistik des Bundesamts für Sicherheit in der Informationsstatistik (BSI) zeigt, dass die monatliche Anzahl der geschäftlichen E-Mails dabei sehr schwankt: Mal sind es „nur“ 27 Millionen, mal sind es 58 Millionen, mal sind es mehr als 100 Millionen. Unabhängig von diesen Schwankungen lässt sich aber grundsätzlich festhalten: Die E-Mail ist nach wie vor das Mittel der Wahl, wenn es um die geschäftliche Kommunikation geht.

Damit ist sie auch so etwas wie das Aushängeschild eines Unternehmens. Und genau deshalb sollten Unternehmen verstärkt den Fokus darauf legen, dass Mitarbeiter in der geschäftlichen Kommunikation per E-Mail einige wichtige Grundregeln befolgen. Dies gilt sowohl für die sprachliche Umsetzung, die die Netiquette einhalten sollte, als auch für die formale Gestaltung. Ein wichtiger Bestandteil ist hierbei eine professionelle  E-Mail-Signatur. Sie fragen sich, war eine E-Mail-Signatur genau ist und worauf Sie bei der Erstellung achten sollten? Wir geben Antworten!

Zu sehen ist eine Frau am Laptop. Sie verwendet eine professionelle E-Mail-Signatur. Bild: Pexels/Karolina Grabowska

Unternehmen sollten für alle Mitarbeiter eine einheitliche Vorlage für die E-Mail-Signatur erstellen. Bild: Pexels/Karolina Grabowska

Was ist eine E-Mail-Signatur?

Die E-Mail-Signatur dient als digitale Visitenkarte, die – am Ende einer E-Mail platziert – in jeder geschäftlichen Korrespondenz mit gesendet wird. In den meisten E-Mail-Programm lässt sich die Signatur in den Einstellungen hinterlegen und automatisiert in jede E-Mail einfügen, sodass Nutzer sie nicht jedes Mal aufs Neue manuell eingeben müssen. Dabei sollte die Signatur wesentliche Informationen wie den Namen, die Position, Kontaktdaten und eventuell auch das Firmenlogo enthalten.

Richtig eingesetzt, spiegelt die E-Mail-Signatur Professionalität wider und fördert den Markenauftritt eines Unternehmens. Aber nicht nur das: Eine gut gestaltete Signatur ermöglicht es E-Mail-Empfängern auch, schnell und unkompliziert Kontakt aufzunehmen. Zudem kann sie Links zu Unternehmenswebseiten oder sozialen Netzwerken enthalten, um die Online-Präsenz zu stärken und über das Unternehmen zu informieren. Beim Erstellen einer E-Mail-Signatur gilt es, ein harmonisches Design zu wählen, das zur Unternehmensidentität passt und gleichzeitig lesbar und übersichtlich bleibt.

Kurz gefasst lässt sich festhalten: Die E-Mail-Signatur ist ein entscheidendes und markenbildendes Element, das den professionellen Eindruck jeder E-Mail unterstreicht und zur effektiven Kommunikation beiträgt. Sie sollte daher in jedem Unternehmen eine große Bedeutung haben.

Tipps für eine professionelle E-Mail-Signatur

Eine professionelle E-Mail-Signatur ist also ein entscheidender Faktor für einen guten (ersten) Eindruck in der geschäftlichen Kommunikation. Sie vermittelt Professionalität und kann die Markenwahrnehmung signifikant beeinflussen. Hier unsere Tipps:

  • Grundlegende Informationen:
    Der vollständige Name des Absenders, die Position im Unternehmen, der Unternehmensname sowie Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind essenziell. Diese Angaben ermöglichen eine schnelle Identifikation und erleichtern die Kontaktaufnahme.
  • Unternehmensinformation:
    Für Unternehmen ist es sinnvoll, auch Angaben zum Vorstand und zum Handelsregister zu machen. Diese Informationen verleihen Glaubwürdigkeit und zeigen die formelle Einbindung in das Handelsregister. Auch ein Link zu den Datenschutzbestimmungen ist wichtig, um Transparenz zu zeigen und rechtlichen Anforderungen zu entsprechen.
  • Verlinkungen:
    Verlinkungen zur Unternehmenswebsite und zu ausgewählten sozialen Medien erweitern die Möglichkeiten der Vernetzung und stärken die Online-Präsenz. Zudem können Adressaten darüber schnell weitere Informationen über das Unternehmen erhalten und die Seriosität prüfen.
  • Design:
    Neben dem Inhalt der E-Mail-Signatur ist auch die Darstellung entscheidend. Eine übersichtliche und klar strukturierte Signatur sorgt unter anderem für eine bessere Lesbarkeit. Ein minimalistisches Design vermeidet Ablenkungen und stellt sicher, dass die wesentlichen Informationen im Vordergrund stehen.
  • Farben und Schriftarten:
    Professionelle und standardisierte Schriftarten sowie Farben, die Ihr Unternehmensdesign widerspiegeln, schaffen ein harmonisches Gesamtbild. Sie sollten darauf achten, dass der E-Mail-Text und die Signatur in derselben Schriftart (und Farbe) gehalten sind.
  • Firmenlogo:
    Ein visuelles Element wie das Firmenlogo verstärkt den Wiedererkennungswert und fördert den Markenauftritt. Allerdings ist es vom E-Mail-Programm anhängig, ob die Einbindung eines Bildelements überhaupt möglich ist.
  • Mobilgerätetauglichkeit:
    Die Signatur sollte auf allen Endgeräten, insbesondere auch auf Smartphones und Tablets, gut aussehen. Dies garantiert, dass die Informationen universell zugänglich und lesbar sind.

Eine professionelle E-Mail-Signatur ist ein integraler Bestandteil Ihrer Geschäftskommunikation und Markenidentität. Indem Sie diese Tipps befolgen, stellen Sie sicher, dass jede E-Mail, die Ihr Unternehmen verlässt, Ihre Professionalität unterstreicht.

Zu sehen ist ein Mann, der mit Laptop und Smartphone arbeitet. Vielleicht hat er eine E-Mail mit einer E-Mail-Signatur erhalten. Bild: Pexels/Michael Burrows

E-Mail-Signaturen sollten sowohl auf dem PC als auch auf Smartphone und Tablet gut aussehen. Bild: Pexels/Michael Burrows

Muster-Vorlage für die E-Mail-Signatur

Sie fragen sich, wie diese Tipps in einer konkreten Umsetzung aussehen könnten? Dann haben wir hier eine Muster-Vorlage als Beispiel für eine professionelle E-Mail-Signatur, die die wichtigsten Elemente enthält und ein klares, ansprechendes Design bietet:

Max Mustermann
Position
Unternehmen

Mobil: +49 123 4567890
Tel: +49 321 6549870
E-Mail: max.mustermann@webseite.de
Web: www.webseite.de

Unternehmensinformationen:
Vorstand: Maxine Musterfrau/Max Mustermann
Handelsregister: Amtsgericht Musterstadt, HRB 12345
Datenschutzbestimmungen

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Sie können diese Vorlage gern als Muster verwenden und gegebenenfalls an Ihr Unternehmen anpassen. Unser Tipp: Legen Sie unternehmensweit eine Vorlage fest, die alle Mitarbeiter für sich individualisieren und verpflichtend verwenden sollen. Dadurch sorgen Sie in der Außendarstellung für ein einheitliches Bild.

IT-Dienstleister unterstützen bei E-Mails

Die Nutzung einer professionellen E-Mail-Signatur setzt natürlich voraus, dass Ihr Unternehmen in Sachen E-Mail-Programm gut ausgestattet ist. Sie sind mit der aktuell genutzten Lösung nicht zufrieden? Oder ist das Programm möglicherweise nicht optimal auf die individuellen Anforderungen in Ihrem Unternehmen abgestimmt?

In solchen Fällen sind Sie bei den Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK an der richtigen Adresse. Die Systemhäuser aus unserem Netzwerk können Ihnen bei der Wahl eines passenden E-Mail-Programms behilflich sein und sorgen für eine optimale Konfiguration des ausgewählten E-Mail-Systems. Dabei zeigen sie Ihnen natürlich auch, wo und wie Sie Signaturen nach professionellen Standards anlegen können.

Darüber hinaus legen unsere Spezialisten großen Wert auf die Implementierung einer rechtskonformen E-Mail-Archivierung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD). Damit stellen sie sicher, dass Ihr Unternehmen nicht nur in puncto Kommunikation, sondern auch in Bezug auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben auf der sicheren Seite ist. Vertrauen Sie auf die Expertise unserer Experten und schaffen eine solide Basis für Ihre geschäftliche Kommunikation!


Weiterführende Informationen:
BSI, mailchimp
Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text die männliche Form. Gemeint sind jedoch immer alle Geschlechter und Geschlechtsidentitäten.

Geschrieben von

Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich – anfangs in der Position der Online-Redakteurin und inzwischen als Content Marketing Managerin. Die studierte Germanistin/Anglistin und ausgebildete Redakteurin behält das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, verfolgt gespannt neue Trends und Technologien und beobachtet aktuelle Bedrohungen im Bereich des Cybercrime. Die relevantesten… Weiterlesen

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