Die strategische Personalplanung gewinnt – auch für KMUs – immer mehr an Relevanz. Damit Aufwand und Nutzen zueinander passen, bietet sich der Einsatz digitaler Tools an.
Welche Vorteile das hat und welche Möglichkeiten es gibt, die SPP mittels moderner Software auf ein neues Level zu heben, erfahren Sie hier.
Strategische Personalplanung in Unternehmen
Die strategische Personalplanung (SPP) ist schon lange kein Kunststück mehr, das vornehmlich nur Personaldienstleister oder Logistiker vollziehen müssen. Durch den allgemeinen Fachkräftemangel und die seit Jahren steigende Zahl von Krankheitstagen pro Arbeitnehmer (enorm verstärkt durch die Corona-Pandemie als solches und ihre Nebeneffekte auf die psychische Gesundheit), sind Unternehmen aller Größen und Branchen gezwungen, sich verstärkt mit dem Thema strategische Personalplanung auseinander zu setzen.
Die Frage ist nur häufig: Wie betreibt man die SPP professionell und effizient? Die Lösung ist dabei erst einmal einfach: mit digitalen Tools bzw. entsprechender SPP-Software. Aber das Angebot ist so vielfältig wie unübersichtlich, sodass es mitunter schwer fallen kann, ad hoc die beste Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Allein aus diesem Grund ist es wichtig, sich im Vorfeld gut zu überlegen, welche individuellen Anforderungen im eigenen Unternehmen existieren. Oder anders: Welche Funktionen es braucht und welche nicht.
Digital statt analog lautet das Motto. Das gilt auch für Personalthemen. Bild: Pexels/Anete Lusina
Ziele der strategischen Personalplanung
Bei der SPP geht es sowohl um das große Ganze als auch um jeden einzelnen Mitarbeiter. Das übergeordnete Ziel ist dabei klar: Die Mitarbeiter sollten dort eingesetzt werden, wo sie benötigt werden. Auftragsspitzen müssen daher ebenso Beachtung finden wie die Schulferientermine, Weiterbildungen oder eben auch die Zeiten, in denen nicht viel los ist. Gute Software für die Personalplanung vermag aber noch mehr als nur mit Terminen und Ressourcen zu jonglieren. Sie ist mitunter auch in der Lage, selbstständig systematische Bedarfsanalysen durchzuführen oder die Kompetenzen des Teams zu erfassen.
Die Bedienung derartiger Tools erfolgt meist intuitiv über übersichtliche Dashboards. Was allerdings nicht bedeutet, dass neben der Investition für die SPP-Software selbst auch eine in entsprechende Schulungen erfolgen sollte. Ein weiterer Aspekt also, der bei diesem Thema Berücksichtigung finden sollte.
Einfach und gewohnt: Personalplanung mit Office
Die strategische Personalplanung muss nicht zwingend mit spezieller Software erfolgen, auch Excel und Access eigenen sich durchaus. Der Vorteil: Die Programme selbst sind etabliert und gewohnt, viele Mitarbeiter versiert im Umgang mit selbigen. On top lassen sich die Klassiker mit Add-on-Programmen „pimpen“, sodass auch hierüber beispielsweise Risiken für die Personalplanung erkannt werden oder Maßnahmen abgeleitet werden können.
Vor einigen Jahren hat das Bundesarbeitsministeriums in Zusammenarbeit mit dem Institut für Beschäftigung und Employability der Hochschule Ludwigshafen auch das Tool Pythia entwickelt. Überraschung: Es basiert auf klassischem Excel. Speziell für die Belange von KMUs konzipiert, eignet es sich optimal für den Einstieg in die SPP. Mit Pythia sind sowohl Analysen der Mitarbeiter-Zahlen als auch die Erstellung von Ergebnisberichten und die Überführung von Grafiken in PowerPoint für Präsentationszwecke möglich. Es steht als kostenloser Download ohne Registrierung zur Verfügung.
Tipp: Es existiert auch ein Schwesterprogramm namens Sibyl, dessen Kern die strategischen Kompetenzplanung ist. Auch hier steht eine kostenlose Download-Version zur Verfügung.
Die strategische Personalplanung mit modernen Tools bringt viele Vorteile. Bild: Pexels/Alena Darmel
Spezial-Software für die strategische Personalplanung
Wer sich vom Einsteiger zum Fortgeschrittenen mausern möchte, ist mit einer spezifischen Software wohl besser beraten als mit Excel. Diese so genannten Stand-alone-Lösungen können auch interessant werden, wenn kleinere Tools oder Self-made-Lösungen nicht mehr mit dem Wachstum des Unternehmens mithalten können.
Der Software-Markt gibt dabei eine Menge her. Während die Grundfunktionen mehr oder minder gleich sind, existieren naturgemäß je nach Hersteller zusätzliche Features – beispielsweise für die Schichtplanung oder gar die Planung neuer Unternehmensstandorte. Auch Themen wie die allgemeine Organisationsentwicklung, agiles Arbeiten oder Veränderungen im Zuge des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses können ein Bestandteil sein. Unser Tipp lautet daher: Machen Sie sich Gedanken darüber, welche Funktionen eine Personalplanungssoftware für Ihr Unternehmen wirklich benötigt. Es macht wenig Sinn, in ein komplexes Programm zu investieren, dessen Funktionsumfang ungenutzt bleibt. Auf der anderen Seite sollte es ebenso wenig passieren, dass nach der Kaufentscheidung guter Rat teuer ist, weil wichtige Funktionalitäten fehlen.
Personalplanung mit KI
Für größere Unternehmen und Konzerne darf es gern ein bisschen mehr sein. Personalplanungssoftware für ihre Belange basiert teilweise auf KI und entsprechenden Algorithmen, die beispielsweise in der Lage sind, je Mitarbeiter persönliche Learning Journeys zu erstellen oder zu analysieren, wer in welchen Bereichen noch Wissenslücken hat.
Derartige Programme nutzen dabei nicht nur die Unternehmensdaten, sondern greifen auch auf externe Quellen und Echtzeit-Datenbanken zurück. Dadurch lassen sich dann auch allgemeine Trends des Arbeitsmarktes erkennen und analysieren. Häufig stehen dann aber auch eher die Themen Daten- und Unternehmensanalyse mehr im Fokus als praktische Funktionen zur strategischen Personalplanung. Für kleine und mittelständische Unternehmen sind derartige Lösungen daher in der Regel nicht zu empfehlen.
Jedes Unternehmen ist anders – und braucht die passende Software. Bild: Pexels/Mikhail Nilov
Die richtige Personalsoftware finden
Unsere Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK sind für Sie da, wenn Sie die strategische Personalplanung in Ihrem Unternehmen etablieren möchten und dafür auf der Suche nach der optimalen Software sind. Unsere erfahrenen IT-Dienstleister können Ihnen dabei nicht nur die jeweiligen Vor- und Nachteile der verschiedenen Angebote verständlich erklären, sondern analysieren vorab auch, welche konkreten Anforderungen überhaupt existieren. Hierbei kann auch eine Ist-Analyse gute Dienste leisten. Denn je nach der bereits in Ihrem Unternehmen eingesetzten Software eignen sich bestimmte Lösungen besser oder auch schlechter (Stichwort: Kompatibilität und Ressourcen). Nach der Auswahl und Beschaffung kümmern sich unsere Experten dann natürlich auch um die Installation und laufende Verwaltung der Software.
Kontaktieren Sie gern vollkommen unverbindlich einen unserer Partner aus Ihrer Region und lassen Sie sich persönlich beraten. Denn eines ist sicher: Die SPP bietet Unternehmen aller Größen viele Vorteile und verhindert gleichzeitig ressourcenbedingte Risiken.
Weiterführende Links:
Haufe, Personal-Pythia
Geschrieben von
Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen
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