Urlaubsübergabe

Bevor es in den Urlaub geht, wird es oft nochmal etwas stressig: Die Urlaubsübergabe steht an. Gute Vorbereitung ist alles, damit bei der Arbeit auch in Urlaubszeiten alles reibungslos weiterläuft.

Wir erklären, warum die Urlaubsvorbereitung so wichtig ist und liefern eine Checkliste für eine gründliche Urlaubsübergabe.

The Show Must Go On – auch in Urlaubszeiten

So schön Urlaubszeiten für Mitarbeiter auch sind – für Unternehmen können sie durchaus herausfordernd sein. Das beginnt damit, alle Urlaubswünsche unter einen Hut zu bekommen. Mitarbeiter mit Kindern haben dabei oft Vorrang, denn sie sind an die Ferienzeiten in Schulen und Kindertagesstätten gebunden. Oft erfordert es einigen Abstimmungsbedarf, damit es im Team oder im ganzen Unternehmen nicht zu Unstimmigkeiten kommt.

Eine Herausforderung ist es auch, trotz der Abwesenheit von Kollegen den Geschäftsbetrieb ungestört am Laufen zu halten. Zwar macht sich meist flächendeckend ein gewisses Sommerloch breit, trotzdem wollen Kundenanfragen beantwortet, Geschäftspartner informiert und Prozesse fortgeführt werden. Ganz nach dem Motto „The Show Must Go On“ muss sichergestellt sein, dass die Arbeit nicht zum Erliegen kommt.

Konkret heißt das: Teams müssen sich umorganisieren, Aufgaben müssen verteilt und wichtige Informationen müssen hinterlassen werden. Am besten gelingt das mit Hilfe einer gründlichen Urlaubsübergabe.

Was ist eine Urlaubsübergabe?

Eine Urlaubsübergabe ist ein organisierter Prozess, bei dem ein Mitarbeiter, der zeitnah in den Urlaub geht, alle relevanten Informationen und laufenden Projekte an einen oder mehrere Kollegen als Vertretung überträgt. Dazu werden Aufgabenbereiche klar definiert, Verantwortlichkeiten übertragen und notwendige Zugänge zu Systemen und Dokumenten bereitgestellt. In diesem Zuge sollten beispielsweise auch Prioritäten und Fristen kommuniziert werden, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Projekte und Kundenvorgänge ohne Verzögerungen fortgesetzt werden können.

Die Urlaubsübergabe stellt demnach sicher, dass auch in Abwesenheit eines Mitarbeiters der Betrieb nahtlos fortgeführt wird, die Produktivität erhalten bleibt und Projekte weiterlaufen. Unterbrechungen werden im Idealfall minimiert oder gänzlich vermieden und auch die zurückbleibenden Kollegen, die nach bestem Wissen und Gewissen auf die zu erledigenden Aufgaben vorbereitet sind, genießen eine möglichst stressfreie Zeit.

Darum ist die Urlaubsübergabe entscheidend

Eine gut vorbereitete Urlaubsübergabe ist für den nahtlosen Betriebsablauf unerlässlich. Sie verhindert, dass Projekte ins Stocken geraten, Fristen verpasst werden und Kundenabfragen unbeantwortet bleiben – was den Unternehmenserfolg direkt beeinträchtigen kann.

Mit einer klaren Übergabe wissen Vertretungen genau, welche Aufgaben zu erledigen sind, wodurch Unsicherheiten und potenzielle Fehler minimiert werden. Zudem fühlen sich Vertretungskollegen wertgeschätzt und sicher, wenn sie wissen, was genau von ihnen erwartet wird und wie sie die ihnen übertragenen Aufgaben bewältigen können.

Darüber hinaus ermöglicht eine effektive Urlaubsübergabe dem abwesenden Mitarbeiter, seinen Urlaub vollständig zu genießen, ohne sich Sorgen um die Arbeit machen zu müssen. Dies steigert nicht nur die Erholung und Zufriedenheit des Einzelnen, sondern auch die allgemeine Produktivität und Motivation innerhalb des Teams nach der Rückkehr.

Urlaubsvorbereitung: die 4 größten Fehler

Eine unzureichend vorbereitete Urlaubsübergabe kann ziemlich schnell zu Komplikationen führen. Im aller schlimmsten Fall bleibt nur der Griff zum Telefon, um sich dringend benötigte Informationen beim urlaubenden Kollegen einzuholen – eine Störung, die strenggenommen rechtlich schwierig ist. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, die vier größten Fehler bei der Urlaubsvorbereitung zu kennen, um sie zu umgehen. Hier sind sie:

• Zu späte Kommunikation: Die Ankündigung der Urlaubspläne sollte frühzeitig erfolgen, damit das Team genug Zeit hat, sich auf die Änderungen einzustellen und Fragen zu klären. Eine erst späte Information kann zu Hast und Missverständnissen führen.
• Unklare Zuständigkeiten: Eine klare Definition, wer welche Aufgaben übernimmt, ist entscheidend. Unklarheiten können ansonsten zu doppelten Arbeiten oder vernachlässigten Aufgaben führen.
• Unvollständiges Briefing: Wichtig ist, dass die Urlaubsvertretung alle nötigen Informationen erhält, um die übertragenen Aufgaben erfolgreich erledigen zu können. Eine unzureichende Einarbeitung kann andernfalls zu Fehlern und Verzögerungen führen.
• Chaotischer Arbeitsplatz: Ein ordentlich organisierter Arbeitsplatz und gut dokumentierte Arbeitsprozesse erleichtern der Vertretung den Einstieg und die Weiterführung der Projekte. Hier macht es für den baldigen Urlauber Sinn, im Vorfeld seines Urlaubsantritts die Clean-Desk-Regel zu befolgen und vielleicht auch eine digitale Aufräumaktion zu starten.

Durch das Vermeiden dieser Fehler lässt sich sicherstellen, dass die Urlaubsübergabe reibungslos verläuft und das Team effektiv weiterarbeiten kann. Aus diesen Fehlern und einigen weiteren Hinweisen ergibt sich eine wertvoller Leitfaden für die Urlaubsvorbereitung – unsere Checkliste!

Checkliste für eine perfekte Urlaubsübergabe

Um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird, ist eine gründliche Vorbereitung unerlässlich. Diese Checkliste sollen Ihnen dabei helfen, vor dem Urlaub alles Wichtige zu organisieren:

• Vertretung bestimmen: Wählen Sie eine Person aus, die während Ihrer Abwesenheit die Verantwortung für Ihre Aufgaben übernimmt. Stellen Sie sicher, dass diese Person über die nötigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt, um Ihre Projekte erfolgreich weiterzuführen.
• Urlaubszeiten und Vertretung kommunizieren: Informieren Sie Ihr Team, Ihre Vorgesetzten und wichtige Stakeholder frühzeitig über Ihre Abwesenheit und die Details Ihrer Vertretung.
• Aufgaben und Projekte dokumentieren: Erstellen Sie eine detaillierte Übersicht aller laufenden und anstehenden Projekte sowie der zugehörigen Deadlines und speziellen Anforderungen.
• Prozesse überprüfen: Sofern Sie Ihre Aufgaben in Prozessen festgehalten haben, sollten Sie diese noch einmal überprüfen. Falls es noch keine Prozessbeschreibungen gibt, kann es durchaus Sinn machen, sie noch anzulegen, damit Vertretungskollegen etwas Handfestes haben, an dem sie sich orientieren können. Screenshots und Bildschirmaufnahmen sind hierbei oft nützlich.
• Schriftliche Urlaubsübergabe erstellen: Verfassen Sie ein umfassendes Übergabedokument, das alle notwendigen Informationen enthält. Geben Sie darin klare Anweisungen und heben Sie wichtige Termine und Deadlines hervor. Sie sollten in diesem Schritt auch dafür sorgen, dass alle relevanten Dateien und Dokumente leicht zugänglich und gut organisiert sind. Besonders eigenen sich dafür gemeinsame Cloud-Speicher oder Laufwerke.
• Check-In-Termine planen: Vereinbaren Sie Termine, in denen Ihre Vertretung im Vorfeld Rückfragen klären kann und  Sie nach Ihrer Rückkehr Updates erhalten. Im letzten Teammeeting vor Ihrem Urlaub können Sie eine Erinnerung an die erfolgte Urlaubsübergabe als Thema auf die Agenda setzen und noch einmal Fragen beantworten.
• Stakeholder informieren: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten externen Partner wie Kunden und Lieferanten über Ihre Abwesenheit und Ihre Vertretung informiert sind.
• Abwesenheitsnotiz anlegen: Eine der letzten Amtshandlungen vor dem Urlaubsantritt ist es, eine klare und informative Abwesenheitsnotiz in Ihrem E-Mail-Programm einzurichten, die den Zeitraum der Abwesenheit und die Kontaktdaten der Vertretung enthält. Dabei sollten Sie auch festlesen, ob und an wen E-Mails weitergeleitet werden sollen.
• Telefonische Weiterleitung einrichten: Wer häufig telefonischen Kontakt hat, sollte sich kurz vor Schluss ebenfalls darum kümmern, dass eine telefonische Weiterleitung zur Vertretung eingerichtet ist.

Wir empfehlen Ihnen, diese Punkte konzentriert abzuarbeiten. Indem Sie die Checkliste nach und nach abhaken, können Sie beruhigt in den Urlaub starten. Eine Frage, die Sie für sich selbst beantworten müssen: Wie halte ich es mit der Erreichbarkeit im Urlaub – darf mich die Vertretung im äußersten Notfall kontaktieren?

Vorlage für die schriftliche Urlaubsübergabe

Die schriftliche Urlaubsübergabe sollte eine strukturierte und detaillierte Übersicht über die zu übernehmenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten sicherstellen. Wir haben eine Vorlage vorbereitet, sie Sie natürlich an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können:

1. Allgemeine Informationen:
   • Name des Abwesenden:
   • Zeitraum der Abwesenheit:
   • Vertretungsperson(en): Name und Kontaktinformationen
   • Weitere Kontakte: Namen und Informationen wichtiger Ansprechpartner (intern und extern)
2. Zugriffsrechte und Ressourcen:
   • Systemzugänge: Liste der Systeme und Plattformen inklusive notwendiger Benutzernamen und Passwörter (am besten in einem Passwort-Manager bereitstellen oder – wenn nicht anders möglich – separat übergeben)
   • Wichtige Dokumente und Dateien: Namen und Standorte, wo diese zu finden sind (physisch oder digital)
   • Sicherheitsprotokolle: Besondere Hinweise zu Datenschutz und Sicherheit
3. Laufende Projekte:
   • Projektübersicht: Kurzbeschreibung jedes Projekts
   • Aktueller Status: Wo steht das Projekt? Was wurde zuletzt bearbeitet?
   • Nächste Schritte: Was muss während der Abwesenheit erledigt werden?
   • Wichtige Deadlines: Wann sind welche Ergebnisse fällig?
   • Besondere Anmerkungen: Spezifische Hinweise oder Warnungen
4. Wichtige Termine:
   • Meetings: Zeit, Ort, Zweck und notwendige Vorbereitung
   • Präsentationen: Erwartete Beiträge, Zielgruppe und Ziele
   • Berichterstattungen: Fälligkeitstermine und Formate
5. Regelmäßige Aufgaben:
   • Tägliche/Routinemäßige Aufgaben: Beschreibung und Angabe dazu, wie oft sie ausgeführt werden müssen
   • Wöchentliche/Monatliche Pflichten: Details zu wiederkehrenden Aufgaben und deren Deadlines
6. Besondere Anweisungen:
   • Kritische Aspekte: Was muss unbedingt beachtet werden?
   • Problembehandlung: An wen wendet sich die Vertretung bei Schwierigkeiten?
7. Abschließende Hinweise:
   • Übergabe-Checkliste: Hat die Vertretung alle notwendigen Informationen erhalten?
   • Feedback-Möglichkeiten: Wie kann die Vertretung Rückmeldung geben?

Diese Vorlage kann als Grundlage für die Erstellung eines detaillierten Dokuments dienen, das sowohl die Übertragung von Verantwortlichkeiten als auch die Aufrechterhaltung der Betriebskontinuität während Ihrer Abwesenheit sicherstellt.

Übergabemappe: ein Bündel für die Urlaubsvertretung

Mit der fertigen schriftlichen Urlaubsübergabe in der Hand beziehungsweise auf dem Bildschirm kann es mit der Erstellung einer physischen oder digitalen Übergabemappe losgehen. Diese Mappe sollte zuallererst das Dokument der schriftlichen Urlaubsübergabe enthalten, das dann sozusagen auch als Leitfaden für die Urlaubsmappe dient. Ebenfalls in der Mappe abgelegt werden sollten alle weiteren essentiellen Dokumente – darunter beispielsweise wichtige E-Mails, Projektpläne, Protokolle oder Prozessbeschreibungen. Achten Sie hierbei unbedingt auf Vollständigkeit, denn nur dann lässt sich die Kontinuität der Arbeitsprozesse sicherstellen.

Für Unternehmen kann es übrigens sinnvoll sein, normierte Übergabemappen und verpflichtende Übergabeprozesse einzuführen. Eine standardisierte Vorgehensweise erleichtert nicht nur die Vorbereitung auf Abwesenheiten, sondern stellt auch sicher, dass alle relevanten Informationen systematisch übergeben werden. Dies minimiert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Informationsverlusten und stärkt die Zuverlässigkeit der betrieblichen Abläufe. Und: Eine solche Regulierung kann eine Kultur der Transparenz fördern, was besonders in dynamischen oder wachsenden Unternehmen hilfreich ist.

Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub

Nach der Rückkehr aus dem Urlaub ist es wichtig, die durchgeführte Urlaubsübergabe zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verlaufen ist und um eine zukünftige Urlaubsvorbereitung zu verbessern – getreu dem Motto „Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub“.

Es macht dabei Sinn, möglichst zeitnah ein Feedbackgespräch mit der Vertretung anzusetzen, um sich einen Überblick über alle Vorkommnisse während der Abwesenheit zu verschaffen. Einerseits ist hierbei der Status aller wichtigen Projekte und Aufgaben zu erfragen, andererseits ist der Blick noch einmal auf die Effektivität der Übergabe zu richten, um einen möglichen Optimierungsbedarf für eine zukünftige Urlaubsübergabe zu identifizieren. Die Erkenntnisse sollten Sie vermerken und direkt in Ihrer  Vorlage zur Urlaubsübergabe einarbeiten.

Vergessen Sie nicht, sich bei Ihrer Vertretung und allen Beteiligten für ihre Mühe während Ihrer Abwesenheit zu bedanken. Denn: Anerkennung fördert die Motivation und Bereitschaft, auch zukünftig Verantwortung zu übernehmen.

IT-Dienstleister sorgen für Urlaubszeiten vor

Haben Sie eine Idee, was IT-Dienstleister mit einer durchdachten Urlaubsübergabe zu tun haben könnten? Die Antwort: Sie implementieren Technologien n Unternehmen, die eine Urlaubsübergabe deutlich erleichtern können. Beispielsweise richten sie sichere und leicht zugängliche Ablagesysteme ein, die es den Teammitgliedern ermöglichen, alle notwendigen Informationen zu teilen und abzurufen – und zwar entweder auf gemeinsam genutzten lokalen Unternehmensservern oder über eine Cloud-Lösung.

Die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK halten sich bei der Einrichtung solcher Plattformen an den Grundsatz, dass die Sicherheit und Integrität der Unternehmensdaten unter allen Umständen gewahrt bleiben muss. Gleichzeitig stellen sie durch ihre Unterstützung sicher, dass die Kontinuität des Geschäftsbetriebs gesichert ist.

Sie möchten mehr dazu erfahren, wie unsere IT-Dienstleister Ihnen bei der Einrichtung und Optimierung von Unternehmensnetzwerken unterstützen können? Dann nehmen Sie zu einem unserer IT-Systemhäuser in Ihrer Nähe Kontakt auf!

---

Weiterführende Informationen:
Stepstone, Brunel, Robert Half, TechSmith
Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text die männliche Form. Gemeint sind jedoch immer alle Geschlechter und Geschlechtsidentitäten.