Elektronische Kassensysteme: Meldepflicht ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Unternehmen müssen ihre Kassensysteme rechtzeitig beim Finanzamt registrieren, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.

Wir erklären, was Sie dazu wissen müssen und wie Unternehmen die neuen Anforderungen effizient umsetzen können.

Steuerbetrug bleibt ein Problem

Seit Jahren kämpfen die Finanzbehörden intensiv gegen Steuerbetrug, insbesondere im Bereich der Bargeldgeschäfte. Manipulationen an Kassensystemen erschweren die ordnungsgemäße Erfassung von Umsätzen und führen zu erheblichen Steuerausfällen. Darüber hinaus entsteht ein ungleicher Wettbewerb, der ehrliche Unternehmen stark benachteiligt.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, wurden in den vergangenen Jahren bereits mehrere gesetzliche Maßnahmen eingeführt. Eine zentrale Rolle spielen dabei die zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) für elektronische Kassensysteme. Diese Sicherheitsmodule sollen sicherstellen, dass alle Kassenvorgänge manipulationssicher und unveränderbar aufgezeichnet werden.

Nun geht der Gesetzgeber noch einen Schritt weiter: Ab dem 1. Januar 2025 wird eine Meldepflicht für alle elektronischen Kassensysteme eingeführt. Die Maßnahme soll die Kontrolle weiter verschärfen und Manipulationen noch effektiver verhindern. Dieser Beitrag stellt die bisherigen Maßnahmen zur Bekämpfung von Steuerbetrug vor und erklärt, was es mit der neuen Meldepflicht auf sich hat.

Um Steuerhinterziehung bei Barzahlungen zu verhindern, gilt ab Januar 2025 eine neue Meldepflicht. Bild: Unsplash/Emil Kalibradov

Gesetzliche Vorgaben für mehr Transparenz

Um den Steuerbetrug im Bereich der Bargeldgeschäfte einzudämmen, sind bereits verschiedene gesetzliche Regelungen eingeführt worden. Die Regelungen greifen dabei ineinander und bilden ein umfassendes Kontrollsystem, das darauf abzielt, Manipulationen zu verhindern und die Steuerehrlichkeit zu gewährleisten. Hier ein kurzer Überblick:

• GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern):
  Die GoBD bilden die Grundlage für die Buchführungspflichten in Deutschland. Seit 2017 müssen Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem verwenden, sicherstellen, dass sämtliche Einzelinformationen aus der digitalen Kasse für mindestens zehn Jahre manipulationssicher gespeichert werden. Dies schließt alle Daten zu Kredit- und EC-Kartenzahlungen sowie Protokolle über Änderungen an der Kassensoftware ein. So sind alle steuerrelevanten Daten nachvollziehbar und dauerhaft verfügbar.
• KassenSichV (Kassensicherungsverordnung):
  Die 2020 eingeführte Verordnung baut auf den GoBD auf und konkretisiert die technischen Anforderungen an elektronische Kassensysteme. Ein zentrales Element der KassenSichV ist die Pflicht, Kassensysteme mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Diese Einrichtung sorgt dafür, dass alle Kassenvorgänge manipulationssicher und unveränderbar aufgezeichnet werden. Zudem regelt die KassenSichV auch die Kassenmeldepflicht und die Belegerteilungspflicht.
• Belegerteilungspflicht:
  Ein wichtiges Element der KassenSichV ist die Belegerteilungspflicht, die Unternehmen dazu verpflichtet, jedem Kunden einen Kassenbon anzubieten. Diese Regelung wurde eingeführt, um die Transparenz bei Barzahlungen zu erhöhen. Der Kassenbon dient als Nachweis für den ordnungsgemäßen Abschluss eines Kassenvorgangs und ist ein wichtiges Kontrollinstrument für die Finanzbehörden. Auch wenn Kunden den Bon nicht annehmen müssen, sind Unternehmen dennoch verpflichtet, einen Beleg auszustellen.
• Meldepflicht für elektronische Kassensysteme:
  Die Kassenmeldepflicht ist weiterer ein integraler Bestandteil der KassenSichV. Ursprünglich sollte diese Pflicht bereits 2020 in Kraft treten, ihre Einführung wurde jedoch aufgrund fehlender technischer Voraussetzungen mehrfach verschoben. Ab dem 1. Januar 2025 wird die Meldepflicht jedoch endgültig wirksam.

Zusammen bilden GoBD, KassenSichV, Kassenmeldepflicht, TSE und Belegerteilungspflicht ein engmaschiges Netz von Vorschriften, das die Erfassung von Barzahlungen und die Manipulationssicherheit von Kassensystemen sicherstellen soll. Darauf, was die Kassenmeldepflicht genau besagt, gehen wir nachfolgend ein.

Was ist die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme?

Bei der Kassenmeldepflicht (auch: Meldepflicht für elektronische Kassensysteme) handelt es sich um eine gesetzliche Vorgabe, die Unternehmen dazu verpflichtet, ihre elektronischen Kassensysteme sowie die dazugehörigen technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) beim Finanzamt zu registrieren. Ziel dieser Maßnahme ist es, die Kontrolle über Bargeldgeschäfte zu verschärfen und Manipulationen künftig besser zu verhindern.

Durch die verpflichtende Registrierung wird sichergestellt, dass alle eingesetzten Systeme den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und manipulationssicher betrieben werden. Die Meldepflicht betrifft dabei nicht nur neu angeschaffte Kassensysteme, sondern auch solche, die bereits in Betrieb sind. Unternehmen müssen sämtliche relevanten Informationen – darunter die Art des Kassensystems, die Seriennummer, die TSE und das Anschaffungsdatum – über ein über „Mein Elster“ und die ERiC-Schnittstelle an die Finanzbehörden übermitteln.

Diese systematische Erfassung ermöglicht es den Finanzbehörden, einen umfassenden Überblick über die eingesetzten Kassensysteme zu erhalten und sicherzustellen, dass diese ordnungsgemäß und gesetzeskonform funktionieren. Dadurch wird die Integrität der Kassensysteme gestärkt und der Steuerbetrug effektiv eingedämmt.

Die neue Meldepflicht, die jedes elektronisches Kassensystem betrifft, soll die Steuerhinterziehung bekämpfen. Bild: Unsplash/Simon Kadula

Welche Systeme und Unternehmen sind betroffen?

Die Meldepflicht umfasst alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die für den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen verwendet werden und eine Kassenfunktion haben. Sprich: alle Kassensysteme, die Zahlungsvorgänge erfassen und abwickeln können. Hierzu zählen auch vergleichbare elektronische Zahlungsformen wie Geldkarten, virtuelle Konten oder Bonuspunktesysteme.

Betroffen sind demnach klassische Registrierkassen, computergestützte Kassensysteme, digitale Kassen sowie spezielle Lösungen für den Einzelhandel oder die Gastronomie. Diese Systeme müssen mit der bereits erwähnten zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, um Manipulationen zu verhindern. Darüber hinaus müssen sie den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Wichtig: Auch gemietete oder geleaste Geräte fallen unter die Meldepflicht und müssen fristgerecht registriert werden.

Umzusetzen ist die Meldepflicht von Unternehmen aller Branchen, in denen Barzahlungen eine Rolle spielen – darunter Einzelhandel, Gastronomie, Handwerk und viele weitere. Unternehmen, die der Meldepflicht unterliegen, sollten rechtzeitig prüfen, ob ihre Kassensysteme ordnungsgemäß funktionieren und alle notwendigen Sicherheitsstandards erfüllen. Nur so kann sichergestellt werden, dass die gesetzlichen Anforderungen vollständig erfüllt sind.

Elektronische Kassensysteme fristgerecht melden!

Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme offiziell in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt steht Unternehmen die technische Infrastruktur zur Verfügung, um ihre Kassensysteme über „Mein Elster“ und die ERiC-Schnittstelle beim Finanzamt zu registrieren. Tatsächlich haben Unternehmen aber etwas noch etwas Schonfrist: Sie müssen elektronische Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, erst bis zum 31. Juli 2025 gemeldet haben – spätestens!

Für neu angeschaffte Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen werden, ist die Meldefrist dann etwas strenger: Unternehmen müssen diese Kassensysteme innerhalb eines Monats nach der Anschaffung registrieren. Es ist daher unerlässlich, die Anschaffungsdaten genau im Blick zu behalten, um diese recht kurze Frist auf keinen Fall zu versäumen.

Übrigens: Die Meldepflicht gilt auch für die Außerbetriebnahme von Kassensystemen. Das bedeutet: Wenn ein Kassensystem aus dem Betrieb genommen wird, ist das Finanzamt ebenfalls binnen eines Monats darüber zu informieren.

Ob kleiner Einzelhändler oder große Kette: Jedes Unternehmen, das ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss der Meldepflicht nachgehen. Bild: Pexels/MART PRODUCTION

Sanktionen bei Missachtung der Meldepflicht vermeiden

Die Nichtbeachtung der Meldepflicht kann für Unternehmen schwerwiegende Folgen haben. Auch wenn ein Verstoß nicht unmittelbar als Ordnungswidrigkeit geahndet wird, sind die Finanzbehörden befugt, Zwangsmaßnahmen zu ergreifen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Diese Maßnahmen können nicht nur zu erheblichen Betriebsstörungen führen, sondern auch zusätzlichen Verwaltungsaufwand und Kosten verursachen.

Darüber hinaus kann die Nichteinhaltung der Meldefristen das Vertrauen der Finanzbehörden in die ordnungsgemäße Buchführung eines Unternehmens erheblich beeinträchtigen. Dies könnte zu intensiveren Prüfungen oder Nachfragen seitens der Behörden führen. Besonders kritisch wird es dann, wenn ein Unternehmen wiederholt gegen die Meldepflicht verstößt, da dies als Anzeichen für weitergehende Unregelmäßigkeiten gewertet werden könnte.

Unser Tipp: Nehmen Sie die neuen Regelungen besser ernst und halten Sie die Meldefristen unbedingt ein, um mögliche Sanktionen durch das Finanzamt zu vermeiden. Stellen Sie frühzeitig sicher, dass Ihre Kassensysteme ordnungsgemäß registriert sind und alle erforderlichen Informationen fristgerecht übermittelt werden – denn so können Sie unangenehme Konsequenzen verhindern!

IT-Dienstleister unterstützen bei rechtlichen Vorgaben

Die Einführung der Meldepflicht ab 2025 stellt also einen weiteren wichtigen Schritt im Kampf gegen Steuerbetrug und für mehr Steuergerechtigkeit dar. Die IT-Dienstleister aus unserem Netzwerk können Ihnen zwar nicht die Aufgabe abnehmen, die in Ihrem Unternehmen eingesetzten elektronischen Kassen ordnungsgemäß zu melden, nichtsdestotrotz leisten unsere IT-Profis aber ihren Beitrag bei der Umsetzung der in diesem Beitrag vorgestellten gesetzlichen Regelungen. Stichwort: GoBD.

Die Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK unterstützen Sie dabei, die strengen GoBD-Anforderungen in Ihrem Unternehmen richtig umzusetzen. Durch diese Unterstützung stellen sie sicher, dass Ihre Buchführung den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird und dass im Falle einer Prüfung durch die Finanzbehörden alle notwendigen Daten ordnungsgemäß vorliegen. Das hört sich gut an? Kontaktieren Sie uns gern für weitere Informationen!

Weiterführende Informationen:
BMF, BMF, BMF, handwerk.com, DIHK, HANDWERKSBLATT, PC-SPEZIALIST
Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text die männliche Form. Gemeint sind jedoch immer alle Geschlechter und Geschlechtsidentitäten.

Geschrieben von

Janina Kröger

Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich – anfangs in der Position der Online-Redakteurin und inzwischen als Content Marketing Managerin. Die studierte Germanistin/Anglistin und ausgebildete Redakteurin behält das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, verfolgt gespannt neue Trends und Technologien und beobachtet aktuelle Bedrohungen im Bereich des Cybercrime. Die relevantesten… Weiterlesen

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