Print-Management für Unternehmen

Print-Management ist das Mittel der Wahl, wenn Unternehmen Kosten sparen wollen. Denn die Vision vom „papierlosen Büro“ lässt sich bis heute nicht mit der Realität vereinbaren. 
Wir verraten, was ein effizientes Print-Management ausmacht und welche Lösungen sich für Unternehmen eignen.

Effizientes Print-Management kann bares Geld bringen.
Bild: Pixabay

Print-Management zur Kostenreduzierung

Das Druckvolumen in Unternehmen ist trotz des vor Jahren prophezeiten „papierlosen Büros“ nahezu unverändert hoch. Ob Rechnungen, E-Mail-Verläufe, Vertragsunterlagen oder Berichte: es wird munter gedruckt und abgeheftet. Laut IDC existiert noch die Hälfte aller prozessbezogenen Dokumente auf Papier, laut Bitkom entstehen jährlich Kosten von rund 34 Milliarden Euro.
Abgesehen von den Geldern für Drucker, Wartung, Papier, Toner, ist das nicht besonders umweltfreundlich. Viele Unternehmen haben daher schon seit längerem einen Aufruf an das Gewissen unter ihren Firmen-E-Mails etabliert. Wohl so ziemlich jeder kennt den Absatz in Signaturen: „Der Umwelt zuliebe – muss diese E-Mail wirklich ausgedruckt werden?“. Der Effekt ist kaum messbar. Die Folge aber, dass weder die Umweltbelastung noch die Druckerkosten in den letzten Jahren merklich reduziert werden konnten. Und genau hier setzt das sogenannte Print-Management an.

Was bedeutet Print-Management?

Kurz gesagt ist Print-Management eine der größten Herausforderungen in der Informationstechnologie. Und zwar nicht, weil es nahezu unmöglich ist, eine gut funktionierende und mitdenkende Software sowie Geräte für das Druck- und Dokumenten-Management zu entwickeln, sondern weil die Notwendigkeit der selbigen zunächst einmal in die Köpfe der Unternehmer hineindringen muss. Einige Experten sprechen dem Print-Management sogar eine sehr große Bedeutung zu und bezeichnen es als den ersten Schritt zur digitalen Transformation.
Aber was genau ist Print-Management jetzt überhaupt? Einfach erklärt: die Optimierung dokumentenintensiver Workflows und die Etablierung einer Dokumentenstrategie. Das Ganze natürlich in Einklang mit den Möglichkeiten der Cloud und der erhöhten Nutzung mobiler Geräte in Zeiten von New Work.

Was ist Print Management? – Eine Antwort bekommen Sie in unserem IT-Lexikon.

Druckverhalten analysieren

Das Einfachste, was jeder Unternehmer zunächst selbst tun kann, ist, das Druckverhalten zu analysieren. Dazu kann man aus nahezu allen (halbwegs) modernen Geräten die entsprechenden Zahlen ziehen. Wie viel wird gedruckt, wer druckt und in welcher Form? Oftmals können schon deutlich Kosten gesenkt werden, in dem die Standard-Druckereinstellung „Farbe“ in „Schwarz Weiß“ geändert wird.
Zudem sollte man genau prüfen, welche Dokumente ausgedruckt werden und warum. Allein die Nutzung der Cloud, in der Daten und Dokumente sicher gespeichert werden, kann das Druckvolumen deutlich reduzieren.
Generell lautet unser Tipp: Tun Sie das Thema „Drucken“ nicht leichtfertig ab. Es mag weniger attraktiv klingen als andere IT-Projekte, stiftet dafür aber oft einen extremen Nutzen. Oft empfiehlt es sich auch, einen IT-Experten zu Rate zu ziehen und/oder das Thema Print-Management zu einem richtigen Projekt zu machen.

Managed Print Services (MPS) – was ist das und was bringt es?

Noch einen Schritt weiter als das klassische Print-Management gehen Managed Print Services (kurz MPS). Im Kern geht es um die Steuerung des Drucker-Outputs des gesamten Unternehmens sowie um die Optimierung des Verbrauchs und die Automatisierung von Verbrauchsmaterialbestellungen. Letzteres heißt im Klartext: Der Toner ist fast leer, neuer Toner ist bestellt. Das allein behebt ein tatsächlich großes Problem in vielen Büros.

Ein Fallbeispiel zum Print-Management

Kollege A druckt einen langen Vertrag aus. Es erscheint die Meldung „Toner fast leer“. Kollege A denkt kurz daran, Kollege B aus dem Einkauf Bescheid zu sagen, vergisst es aber wieder, weil er auf dem Weg dorthin Kollege C trifft und dieser ihn in ein Gespräch verwickelt. So zieht sich die Kette dann immer weiter, bis auch schließlich ein Schütteln des Toners nicht mehr bringt als hellgraue Streifen auf dem Papier. Endlich macht sich jemand auf den Weg zu Kollege B aus dem Einkauf. Der ist nur heute leider krank und der Einzige, der weiß, wie die Toner-Bestellung abläuft.
Bei MPS wird der neue Toner schon in dem Moment bestellt, in dem Kollege A am Drucker auf seinen Vertrag wartet. Unabhängig davon lässt sich mittels der Gerätesoftware die Druck-Infrastruktur genau analysieren und optimieren.
Ob es darum geht, Dokumentenprozesse zu automatisieren oder den Verbrauch zu reduzieren: Das Ergebnis sind eingesparte Kosten. Und als Unternehmer haben Sie ganz bestimmt eine gute Idee, an welcher Stelle Sie das Geld besser investieren können.

Geschrieben von

Lena Klaus

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen

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