Print Management für Unternehmen

Vorteile von Managed Print Service & Co.

Von in IT-Infrastruktur
19
Mrz
'19

Print Management ist das Mittel der Wahl, wenn Unternehmen Kosten sparen wollen. Denn die Vision vom „papierlosen Büro“ lässt sich bis heute nicht mit der Realität vereinbaren. 

Wir verraten, was ein effizientes Print Management ausmacht und welche Lösungen sich für Unternehmen eignen.

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Effizientes Print Management kann bares Geld bringen.
© Pixabay

Print Management zur Kostenreduzierung

Das Druckvolumen in Unternehmen ist trotz des vor Jahren prophezeiten „papierlosen Büros“ nahezu unverändert hoch. Ob Rechnungen, E-Mail Verläufe, Vertragsunterlagen oder Berichte: es wird munter gedruckt und abgeheftet. Laut IDC existiert noch die Hälfte aller prozessbezogenen Dokumente auf Papier, laut Bitkom entstehen jährlich Kosten von rund 34 Milliarden Euro. Abgesehen von den Geldern für Drucker, Wartung, Papier, Toner, ist das nicht besonders umweltfreundlich. Viele Unternehmen haben daher schon seit längerem einen Aufruf an das Gewissen unter ihren Firmen-Mails etabliert. Wohl so ziemlich jeder kennt den Absatz in Signaturen „Der Umwelt zuliebe – muss diese E-Mail wirklich ausgedruckt werden?“. Der Effekt: kaum messbar. Die Folge: weder die Umweltbelastung, noch die Druckerkosten konnten in den letzten Jahren merklich reduziert werden. Und genau hier setzt das so genannte Print Management an.

Was ist Print Management?

Kurz gesagt: eine der größten Herausforderungen in der Informationstechnologie. Und zwar nicht, weil es nahezu unmöglich ist, eine gut funktionierende und mitdenkende Software sowie Geräte für das Druck- und Dokumentenmanagement zu entwickeln, sondern weil die Notwendigkeit der selbigen zunächst einmal in die Köpfe der Unternehmer hineindringen muss. Einige Experten sprechen dem Print Management sogar eine sehr große Bedeutung zu und bezeichnen es als den ersten Schritt zur digitalen Transformation.

Aber was genau ist Print Management jetzt überhaupt? Einfach erklärt: die Optimierung dokumentenintensiver Workflows und die Etablierung einer Dokumentenstrategie. Das Ganze natürlich in Einklang mit den Möglichkeiten der Cloud und der erhöhten Nutzung mobiler Geräte in Zeiten von New Work.

Druckverhalten analysieren

Das Einfachste, was jeder Unternehmer zunächst selbst tun kann, ist, das Druckverhalten zu analysieren. Dazu können aus nahezu allen (halbwegs) modernen Geräten die entsprechenden Zahlen gezogen werden. Wie viel wird gedruckt, wer druckt und in welcher Form? Oftmals können schon deutlich Kosten gesenkt werden, in dem die Standard-Druckereinstellung „Farbe“ in „Schwarz Weiß“ geändert wird. Zudem sollte genau geprüft werden, welche Dokumente ausgedruckt werden und warum. Allein die Nutzung der Cloud, in der Daten und Dokumente sicher gespeichert werden, kann das Druckvolumen deutlich reduzierten. Generell lautet unser Tipp: Tun Sie das Thema Drucken nicht leichtfertig ab. Es mag weniger attraktiv klingen als andere IT-Projekte, stiftet dafür aber oft einen extremen Nutzen. Oft empfiehlt es sich auch, einen IT-Experten zu Rate zu ziehen und/oder das Thema Print Management zu einem richtigen Projekt zu machen.

Managed Print Services (MPS) – was ist das und was bringt es?

Noch einen Schritt weiter als das klassische Print Management geht Managed Print Service (kurz MPS). Im Kern geht es um die Steuerung des Druckeroutputs des gesamten Unternehmens sowie um die Optimierung des Verbrauchs und die Automatisierung von Verbrauchsmaterialbestellungen. Letzteres heißt im Klartext: Toner fast leer, neuer Toner wird bestellt. Das allein behebt ein tatsächlich großes Problem in vielen Büros.

Ein Fallbeispiel: Kollege A druckt einen langen Vertrag aus. Es erscheint die Meldung „Toner fast leer“. Kollege A denkt kurz daran, Kollege B aus dem Einkauf Bescheid zu sagen, vergisst es aber wieder, weil er auf dem Weg dort hin Kollege C trifft und dieser ihn in ein Gespräch verwickelt.

So zieht sich die Kette dann immer weiter, bis auch schließlich ein Schütteln des Toners nicht mehr bringt als hellgraue Streifen auf dem Papier. Endlich macht sich jemand auf den Weg zu Kollege B aus dem Einkauf. Der ist nur heute leider krank und der Einzige, der weiß, wie die Toner-Bestellung abläuft.

Bei MPS wird der neue Toner schon in dem Moment bestellt, in dem Kollege A am Drucker auf seinen Vertrag wartet. Unabhängig davon lässt sich mittels der Gerätesoftware die Druck-Infrastruktur genau analysieren und optimieren. Ob es darum geht, Dokumentenprozesse zu automatisieren oder den Verbrauch zu reduzieren: Das Ergebnis sind eingesparte Kosten.

Und als Unternehmer haben Sie ganz bestimmt eine gute Idee, an welcher Stelle Sie das Geld besser investieren können.

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Lena Klaus

Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Seit 2013 kennt sie die IT-Branche und hat sich in diesem Zusammenhang auf B2C- und B2B-orientierte Content-Plattformen spezialisiert.

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