Die virtuelle Messe stellt in Zeiten der Pandemie eine der wenigen Alternativen zu großen Veranstaltungen dar. Aber sind digitale Veranstaltungen ohne den direkten Kontakt von Mensch zu Mensch wirklich eine Lösung?
Wir verraten, welche Vor- und Nachteile virtuelle Messen bieten und wie Sie für sich herausfinden, ob sich die Durchführung lohnt.
Physische Messen gibt es in diesem Jahr kaum, dafür aber virtuelle Messen. Bild: area30/cube30
Virtuelle Messe – wie gut ist der Ersatz?
Zunächst einmal lässt sich sicherlich festhalten, dass uns die Corona-Pandemie gezeigt hat, dass auch vieles anders geht. Sperrten sich bis vor wenigen Monaten noch viele Unternehmen gegen das Home Office, berichten heute selbst die größten Skeptiker von Produktivitätssteigerungen und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit. Auch Außendienstler sind bisweilen froh, nicht mehr Stunden auf der Autobahn zu verbringen, sondern ihre Kundenbesuche digital via Microsoft Teams, Zoom oder Google Hangouts durchführen zu können. Ja, die Pandemie hat – das muss sagen – einiges für die Digitalisierung, Remote Work und sogar die Umwelt getan.
Das Thema Messen spaltet allerdings die Gemüter. Denn das persönliche „Get together“, das Feierabendbierchen am Messestand und die anschließenden After-Fair-Partys ersetzt kein Tool dieser Welt. Vielleicht sollte man sich daher vorweg darauf einigen, dass die virtuelle Messe zwar kein vollständiger Ersatz für das typische „Messe-Feeling“ ist, sich aber dennoch gut eignet, um Kunden und Partnern Neuheiten und Entwicklungen vorzustellen. Fiele das auch weg, wäre die ausgefallene Standparty das geringste Problem.
Virtuelle Events und Online-Messen – so nah wie möglich am Original
Wer glaubt, eine virtuelle Messe wäre eine Art XXL-Videokonferenz, irrt. Denn: Die Anbieter hinter der Software für virtuelle Messen versuchen vielmehr, möglichst viel echte Messe digital zu ermöglichen. Heißt: Es gibt virtuelle Messestände (auch als „Digital Twin“ bezeichnet), virtuelle Standevents, Messecafés, Fachvorträge auf Live-Bühnen, Workshop-Räume usw.
Für Aussteller sind die virtuellen Messestände natürlich das Maß aller Dinge. Hier präsentieren Sie Ihre neuen Produkte oder Services, nur eben in digitaler Form. Statt gedruckter Kataloge und Flyer ist sämtliches Info-Material direkt in den digitalen Stand eingebunden und kann von den Besuchern betrachtet und heruntergeladen werden. Und natürlich ist es auch möglich, vorab konkrete Termine am Stand zu vereinbaren, die dann im Rahmen einer Video-Konferenz stattfinden. On top gibt es sogar digitale Give-aways und Goodie-Bags.
Innerhalb der öffentlichen Bereiche der virtuellen Messe sorgen integrierte Chat-Funktionen für einen spontanen Austausch mit anderen Besuchern. Viele Elemente der eigentlichen Messe lassen sich also auch in die virtuelle Welt übertragen.
Wer keine Hygiene-Regeln durchsetzen kann, sollte auf physische Messen verzichten. Bild: Unsplash/Kelly Sikkema
Online-Messen und hybride Events durchführen
Zahlreiche Messezentren haben ihre Veranstaltungen bereits nach Digitalien verlagert, weitere werden folgen. Unternehmen, die bislang also auf Messen ausgestellt haben, können früher oder später damit rechnen, nach ihrer Teilnahme für das digitale Pendant gefragt zu werden. Anders sieht das natürlich bei eigens veranstalteten Hausmessen oder dem berühmten „Tag der offenen Tür“ aus. Hier gilt es, abzuwägen.
Erwarten Sie eine überschaubare Anzahl an Besuchern, die sich mit dem Infektionsschutz in Einklang bringen lässt? Geben es Ihre Räumlichkeiten her, Abstands- und Hygieneregeln konsequent durchzusetzen? Und können Ihre internationalen Besucher überhaupt einreisen? Sollten Sie nur eine dieser Fragen mit „Nein“ beantworten, ist die virtuelle Messe Ihre einzige Alternative. Abgesehen natürlich von einer kompletten Absage der Veranstaltung.
Software für virtuelle Messen
Ein Blick auf die Google Ergebnisse zeigt: Es gibt eine ganze Reihe an Veranstaltungsagenturen, die die benötigte Software für die Umsetzung von Online-Messen anbieten. Zwei der größten Anbieter sind Meetyoo und Expo-X. Das Angebot ist vielfältig, sodass Sie vorab im Detail festlegen sollten, welche Bausteine Sie benötigen und welche nicht. In der Regel ist eine Online-Messe immer kostengünstiger als eine physische Veranstaltung, weil Reisekosten, Mieten, Catering usw. entfallen.
Ob sich der initiale Aufwand einer virtuellen Messe für Ihr Unternehmen lohnt, ist abhängig von der Besucheranzahl und dem zu erwartenden Einkaufsverhalten. Aber schon mit einmaliger Durchführung stellen Sie die Weichen für die Zukunft. Denn im Gegensatz zu klassischen Messen, bei denen die allgemeine Besucherzahl oft nur anhand der Tickets erfasst wird, lässt sich der Erfolg einer digitalen Messe viel dezidierter messen.
Wie lange waren die Besucher online? Welche Stände waren gefragt? Welches Angebot wurde in Anspruch genommen? Alls das erfahren Sie und können das Event von Jahr zu Jahr verbessern.
Virtuelle Messe – Zukunft oder Lückenbüßer?
Mittelfristig ist davon auszugehen, dass sich die virtuelle Messe durchsetzt – aber eher als Add-on und weniger als Ersatz. Dank innovativer Technologien wie AR, VR und KI ist das Ende der Fahnenstange noch lange nicht erreicht. Letztlich spielt hier auch der Lerneffekt eine entscheidende Rolle. Mit jeder virtuellen Veranstaltungen machen Sie neue Erfahrungen und ziehen Ihre Lehren daraus. Und auf diese Weise verbessert Sie das Erlebnis für die Besucher Ihrer virtuellen Messe stetig.
Am Ende bleibt die Frage: Eignet sich die virtuelle Variante dauerhaft als Ersatz für physische Messen? Wohl eher nicht. Es fehlt einfach an der Lebendigkeit des Originals. Schlimm ist das aber nicht. Denn: Warum sollte das Neue nicht das Bewährte ergänzen?
Geschrieben von
Lena Klaus arbeitet seit 2018 als freie Autorin und SEO-Expertin für das IT-SERVICE.NETWORK. Besonders die Themen rund um den digitalen Wandel und New Work haben es ihr angetan. Darüber hinaus ist die erfahrene Texterin immer wieder fasziniert davon, welche neue Methoden und Tricks Hackern und Cyberkriminellen einfallen. Seit 2013 kennt Lena Klaus die IT-Branche und… Weiterlesen
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