Mit Zoom zur Videokonferenz

Tool bietet viele Möglichkeiten für Online-Meetings

Von in IT-Infrastruktur
02
Apr
'20

Mitarbeiter, die im Home Office arbeiten, kommen um ein Tool für Videokonferenzen nicht herum. Denn: Auch aus der Ferne müssen Abstimmungen getroffen werden. Mittlerweile haben sich in diesem Feld einige Anbieter mit ihren Lösungen etabliert. Ganz vorne mit dabei: das Kommunikationstool Zoom. 

Wir erklären, wie das Tool funktioniert und warum es in der Kritik steht.

Die Ausstattung Ihrer Mitarbeiter für die Arbeit aus dem Home Office

Zu sehen sind ein PC und ein Handy-Bildschirm, auf denen das Tool Zoom verwendet wird. Bild: Screenshot Zoom

Das Kommunikationstool Zoom ermöglicht unter anderem Video-Konferenzen und Chats. Bild: Screenshot Zoom

Zoom – kurz und knapp erklärt

Bei Zoom handelt es sich um ein Kommunikationstool, das sich für viele verschiedene Bereiche eignet. Es bietet Möglichkeiten für virtuelle Meetings und Chats; einsetzbar ist es sowohl mobil, im Home Office als auch in Konferenzräumen; es kann das klassische Telefonsystem ersetzen; und auch für Videowebinare ist es bestens ausgelegt. Zugleich eignet sich Zoom für vielerlei Branchen, darunter das Finanzwesen, Bildungseinrichtungen, staatliche und städtische Institutionen.

Zoom Cloud Meetings ist dabei vor allem auf Unternehmen ausgerichtet und punktet hierbei mit starken Funktionen. Dazu zählen die Möglichkeit, hochauflösende Videokonferenzen mit bis zu 1.000 Teilnehmern durchführen zu können, aber auch die Integration von verschiedenen Anwendungen wie Gmail oder auch Microsoft Office 365 ist bei Zoom möglich.

Aber warum ist Zoom im Vergleich zur Konkurrenz so stark und bei den Online-Meeting-Lösungen, die gerade aufgrund der Corona-Krise stark wachsende Nutzerzahlen an den Tag legen, ganz vorne mit dabei?

Funktionen von Zoom im Überblick

Die Antwort auf die Frage, weshalb Zoom Cloud Meetings aktuell so erfolgreich ist, hat einen einfachen Grund: Die Funktionen überzeugen. Eine Auswahl dieser Funktionen stellen wir Ihnen ausführlicher vor.

  • Geräteübergreifende Nutzung: Sowohl auf dem Desktop (per Client oder im Browser über den Zoom Redirector) als auch auf dem Mobiltelefon können Sie das Tool ohne Einschränkungen nutzen.
  • Videokonferenzen: Interne und externe Kommunikation sind hier ganz einfach möglich – zum Beispiel indem Sie einen Einladungslink an externe Gesprächspartner versenden. Sie können Online-Meetings mit bis zu 1.000 Teilnehmer realisieren und bis zu 49 Teilnehmer gleichzeitig eingeblendet sehen. Die Videos werden dabei in HD-Qualität übertragen.
  • Aufzeichnungen: Sie können die Online-Meetings lokal oder in der Cloud aufzeichnen, ein durch künstliche Intelligenz generiertes Transkript anstoßen sowie Notizen erfassen. Aber Achtung: Für eine Aufzeichnung benötigen Sie die Zustimmung aller Teilnehmer.
  • Chat: Hier können Sie private und öffentliche Gruppen erstellen, Nachrichten mit Einzelpersonen austauschen und Dateien freigeben. Der Chat wird auf allen Geräten synchronisiert.
  • Bildschirm teilen: Wie bei anderen Lösungen können Sie Ihren Bildschirm teilen, um zum Beispiel Präsentationen einzublenden. Mehrere Teilnehmer können sogar gleichzeitig ihre Bildschirme teilen.
  • Virtueller Hintergrund: Sie möchten nicht, dass Ihre Gesprächspartner in Ihr Arbeitszimmer schauen? Bei Zoom können Sie einen Bild als virtuellen Hintergrund auswählen.
  • Integrationen: Verbinden Sie Ihre bestehenden E-Mail- und Kalenderanwendungen mit Zoom, um alle Termine und elektronisch eingegangene Informationen an einem Ort abrufen zu können. Besprechungen können Sie auch über Outlook, Google Mail oder iCal starten.
  • Sicherheit: Alle Meetings sollen per Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gesichert sein. Zudem können Rollen vergeben, Passwörter festgelegt und Warteräume eingerichtet werden.

Das Kommunikationstool ist für zwei Teilnehmer unbegrenzt kostenlos, ab drei bis 100 Teilnehmer ist das Gespräch in der Gratisversion auf maximal 40 Minuten begrenzt. Für mehr Teilnehmer oder mehr Redezeit werden 14,99 Euro/Monat fällig.

Kritik am Kommunikationstool

Neben die positiven Schlagzeilen über Nutzerrekorde und vielfältige Funktionen haben sich in letzter Zeit aber auch negative Berichte gesellt. Am 25. März 2020 ist bekannt geworden, dass Zoom Daten von Handy-Nutzern an Facebook weitergibt. Dabei soll es sich um Informationen wie Typ und Version des Betriebssystems, die Zeitzone und das Gerätemodell gehandelt haben. Angeblich geschah die Datenübermittlung aber unbewusst, wie es im Zoom-Blog heißt: Erst durch das Magazin Motherboard habe das Unternehmen den Fehler entdeckt.

Im Blogbeitrag wird erklärt, dass das Problem durch den Login über Facebook entstanden ist. Die Entwickler wollten den Nutzern damit den Einstieg in das Tool erleichtern. Ihnen war dabei aber nicht klar, dass Facebook dadurch Informationen der Smartphones sammelt, die Zoom selbst gar nicht benötigt, um seinen Dienst anbieten zu können.

Mittlerweile haben die Entwickler bereits gegengesteuert, um die Privatsphäre der Zoom-Nutzer zu schützen. Über den Browser können sich diese immer noch über Facebook einloggen, in der iOS-App-Version ist das dagegen nicht mehr möglich.

Zu sehen sind ein PC und ein Handy-Bildschirm, auf denen das Tool Zoom verwendet wird. Bild: Screenshot Zoom

Neben Videocalls bietet Zoom auch Chat-Funktionen. Bild: Screenshot Zoom

Trolle hacken sich in Video-Meetings ein

Die Datenübermittlung an Facebook war aber nicht der einzige Kritikpunkt in den vergangenen Wochen. Denn: Nicht nur private Nutzer, Schulen und Institutionen haben die eigentlich auf Unternehmen ausgerichtete Videoplattform für sich entdeckt, um darüber Schulunterricht, Vorlesungen, Besprechungen und mehr laufen zu lassen; auch Trolle haben die Videoplattform  ins Visier genommen.

Berichte legen nahe, dass sich die Trolle in Konferenzen einschalten und dabei die standardmäßige Funktion ausnutzen, dass jeder Teilnehmer seinen Bildschirm teilen kann. Diese Funktion lässt sich aber zumindest manuell deaktivieren. Bei Wahlkampf- und Diskussionsveranstaltungen, bei der Verteidigung einer Doktorarbeit, aber auch in privaten Videokonferenzen haben Trolle offenbar die Bildschirm-Teilen-Funktion ausgenutzt und zum Beispiel pornographische Inhalte geteilt.

Wie genau die Trolle es überhaupt geschafft haben, den Videocalls beizutreten, geht aus den Berichten nicht hervor. Die Datenschutz- und Sicherheitspraktiken des Anbieters werden aber angeblich auch von offizieller Seite schon genau unter die Lupe genommen – die New Yorker Staatsanwaltschaft hat sich nämlich eingeschaltet.

Expertenhilfe für Tool-Implementierung

Sie möchten ebenfalls eine Kommunikationslösung in Ihrem Unternehmen einführen? Dann lassen Sie sich doch von einem Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK beraten, welche sich speziell für Ihre Anforderungen am besten eignet. Neben Zoom gibt es immerhin noch einige weitere Lösungen mit ähnlichen Funktionen – darunter zum Beispiel Microsoft Teams oder Slack.

Oftmals ist eine solche Lösung Teil eines umfassenden Home-Office-Konzepts. Auch hierbei sind Ihnen unsere Partner gerne behilflich. Sie stellen Ihre IT-Infrastruktur genauso auf, dass sie für die Option auf Home Office für Ihre Mitarbeiter perfekt ausgerichtet ist. Das beginnt bei der wichtigen technischen Hardware-Ausstattung, reicht über Kommunikationstools, die ihre Mitarbeiter auch ortsunabhängig miteinander verbinden, und führt bis zur Einführung einer VPN-Lösung, die für einen sicheren, verschlüsselten Zugriff aus der Ferne sorgt.

Sie möchten sich eingehender zum Thema Home Office informieren? Dann schauen Sie sich doch in unserer umfangreichen Sammlung von Blog-Beiträgen zu diesem Thema um.

Update vom 15.04.2020: Zoom verbessert Sicherheit

In einem offiziellen Blogpost entschuldigt sich Eric S. Yuan für die aufgetauchten Sicherheitsprobleme. Er begründet die Problematik damit, dass man nicht mit einem solchen Ansturm gerechnet habe: Während Zoom noch Ende Dezemeber 2019 maximal 10 Millionen tägliche Nutzer verzeichnete, waren es im März plötzlich 200 Millionen.

Und eines ist sicher: Dort, wo sich plötzlich viele User tummeln, sind auch Cyberkriminelle nicht weit. Sie haben sich sämtliche Lücken zunutze gemacht, die zu finden waren. Daher rühren auch neue negative Schlagzeilen. Eine halbe Million aus Zoom gestohlene Zugangsdaten sind im Dark Web aufgetaucht. Google hat die Software mittlerweile von den Geräten seiner Mitarbeiter verbannt.

Die gute Nachricht: Die Entwickler arbeiten mit Hochdruck daran, die Software sicherer zu machen. Dazu wurde eigens ein „Feature Freeze“ verhangen. Bedeutet: Seit dem 1. April 2020 ist die Entwicklung neuer Features erst einmal für 90 Tage lang eingefroren. Viele Verbesserungen wurden auch schon umgesetzt. Unter anderem gibt es Meeting-Einladungen nur noch mit Passwort.

Janina Kröger

Seit Anfang 2019 ist Janina Kröger für den Blog des IT-SERVICE.NETWORK verantwortlich. Neue IT-Trends? Wichtige Business-News? Die studierte Germanistin und ausgebildete Redakteurin behält nicht nur das Geschehen auf dem IT-Markt im Blick, sondern versteht es zudem, das IT-Wissen des IT-SERVICE.NETWORK verständlich aufzubereiten.

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